Efni.

• Skref
• Ráð
• Viðvörun

Sönnun á ráðningarbréfi (sérstaklega staðfestingarbréf) er opinbert skjal sem samið er af vinnuveitanda á grundvelli beiðni þriðja aðila í þeim tilgangi að samþykkja atvinnusögu starfsmannsins. flytja. Staðfestingarbréf er oft krafist þegar maður þarf á bankaláni, leiguhúsnæði, að sækja um starf eða þegar önnur ástæða er fyrir staðfestingu á starfsferli. Þegar þú skrifar starfsstaðfestingarbréf þarftu að útskýra hver þú ert, leggja fram nákvæmt yfirlit yfir skyldur starfsmannsins og staðfesta starf hans eða hennar. Allt þetta verður að vera kynnt á fagheitnu bréfsformi; Gakktu úr skugga um að þú hafir veitt allar upplýsingar um tengiliði og undirskrift. Lestu leiðbeiningarnar hér að neðan til að læra hvernig á að setja saman fullkomið og nákvæm auðkennisbréf.

Skref

Hluti 1 af 2: Undirbúa að útbúa auðkenningarbréf

1. 

   
   
   Hugleiddu af hverju þú skrifaðir persónubréf þitt. Innihald þitt og tónn verður mismunandi eftir lesendum. Ef þú sendir staðfestingarbréf til fjármálastofnunar ætti rödd þín að vera fagleg og meginmál bréfsins ætti að innihalda fjárhagsupplýsingar (t.d. laun, þóknun, launahækkun eða bónus). Hins vegar, ef þú skrifar til nýs starfsmanns, ætti raddblær þinn að vera vingjarnlegri og þú getur líka fjarlægt fjárhagsupplýsingar.
   • Að skilja tilgang og umfang staðfestingar fyrirtækisins mun hjálpa þér að semja bréf með því efni sem viðtakandi þinn þarfnast.

2. 

   
   
   Hugsaðu um hver ætti að skrifa sönnun fyrir ráðningu. Venjulega mun vinnuveitandinn fyrir hönd starfsmannsins skrifa bréf sem staðfestir vinnuna. Í þessum aðstæðum er líklegra að starfsmaðurinn nálgist þig, vinnuveitandann, og biðji um staðfestingu á ráðningu í ákveðnum tilgangi. Á hinn bóginn getur starfsmaðurinn einnig skrifað til staðfestingar á ráðningunni.Á þeim tíma munt þú, starfsmaðurinn, skrifa og biðja um undirskrift vinnuveitandans eða breyta innihaldi bréfsins að eigin mati vinnuveitanda. Þar sem því verður við komið ættu atvinnurekendur að skrifa bréf fyrir hönd starfsmanna og ættu ekki að láta starfsmenn skrifa bréf sjálfir.
   • Ef þú ert vinnuveitandi og þarft að skrifa til starfsmanna þinna ættirðu að vita hvernig þú getur stillt efni þitt að þeim stöðlum sem þarf að uppfylla, svo að þú getir stjórnað skilaboðunum í skilaboðunum. Á sama tíma, sem vinnuveitandi, mun sú staðreynd að þú skrifar bréf til að staðfesta verkið sjálfur færa þér einlægni og áreiðanleika. Gallinn er hins vegar sá að þú verður að eyða tíma í að skrifa þessi bréf. Sem vinnuveitandi eru líkurnar á því að áætlun þín sé nokkuð upptekin og að skrifa bréf getur verið tímafrekt. Staðfestingarbréf eru þó oft stutt og hnitmiðuð, svo þú þarft ekki að eyða of miklum tíma í að skrifa bréf, sérstaklega ef þú hefur áður haft svipaða reynslu.
   • Ef þú ert sjálfskrifaður starfsmaður geturðu tjáð nákvæmlega upplýsingarnar sem berast til viðtakandans án þess að eyða tíma í að lýsa hugmyndum þínum fyrir vinnuveitanda þínum. Á sama tíma mun skrifa þitt eigið staðfestingarbréf draga úr þrýstingi á vinnuveitanda þinn um þann tíma sem þeir þurfa að eyða í að skrifa bréfið (einkum og sér í lagi að skrifa bréfið sjálfur gerir yfirmanninn ánægðan. , vegna þess að hann þarf ekki að skrifa fyrir þig). Vinnuveitandinn verður þó alltaf að undirrita staðfestingarbréfið og þeir samþykkja ekki efnið sem þú býður. Þetta mun taka lengri tíma til að endurskrifa bréfið eða þú getur neytt vinnuveitandann til að skrifa þér bréfið.

3. 

   
   
   Safnaðu umbeðnum upplýsingum. Þegar þú hefur skilið hver lesandinn er og hver mun skrifa bréfið þarftu að safna öllum þeim upplýsingum sem þarf til að skrifa fullan vinnufestubréf.
   • Ef þú ert vinnuveitandi þarftu að ræða við starfsmann þinn um innihaldið sem á að vera með í bréfinu, sérstaklega upplýsingarnar um viðtakandann, tilgang bréfsins, upplýsingar sem eiga að vera með í bréfinu. innihald og tími til að senda bréfið.
   • Ef þú ert starfsmaður og skrifar sjálfum þér muntu hafa allar upplýsingar sem þú þarft að leggja drög að, en þú ættir líka að ræða við vinnuveitanda þinn fyrirfram um væntingar þeirra um bréf. staðfest verk. Þetta tryggir að þú skrifir bréfið í samræmi við þá staðla sem vinnuveitandinn hefur sett svo þeir geti samþykkt efni bréfsins.
   auglýsing

2. hluti af 2: Ritunarsönnun á starfsframa

1. 

   Notaðu titil fyrirtækisins. Þegar þú byrjar að skrifa staðfestingarbréfið þitt, vilt þú alltaf nota opinbera bréfpappír fyrirtækisins. Ef þú ert vinnuveitandi ættirðu að hafa efnislínuna þína tilbúna; Ef þú ert starfsmaður skaltu spyrja vinnuveitanda þinn hvort þú getir notað opinbera bréfpappír fyrirtækisins. Notkun formlegs bréfpappírs staðfestir bréfið og fær viðtakandann til að treysta efni þess.
   • Ef þú ert ekki með efnislínu í boði geturðu notað tölvuna þína til að búa til eina fyrir skilaboðin þín. Bréfpappírinn verður að innihalda nafn vinnuveitanda, heimilisfang, símanúmer og netfang. Fyrirsögnin ætti einnig að veita upplýsingar um þann sem skrifaði bréfið (sem og stöðu sína) og dagsetningu skrifa.

2. 

   Skráðu upplýsingar um viðtakendur eins nákvæmar og mögulegt er. Ef þú þekkir nafn viðtakandans sérstaklega skaltu senda skilaboð beint til hans eða hennar. Ef þú veist ekki hver verður móttakandi skilaboðanna skaltu láta nafn viðtakandans fylgja sem stofnun sem biður um, með myndatexta á meginmáli skilaboðanna.
   • Til dæmis, ef þú veist heimilisfang og nafn viðtakanda, skrifaðu þá rétt fyrir neðan efnislínuna og fylgdu með viðeigandi kveðju, svo sem „Kæri“.
   • Ef þú veist ekki hver viðtakandinn er skaltu senda skilaboðin til viðeigandi hluta fyrirtækisins með athugasemd um meginmál skilaboðanna. Til dæmis, þegar þú sendir bréf til fjármálastofnunar svo starfsmaður geti tekið lán, getur þú sent bréf til útibús þess með eftirfarandi neðanmálsgrein, „Viðurkenning fyrir vinnu fyrir Lánakvittun. “ Næst skaltu nota viðeigandi kveðju, td „Kæri herra / frú.“

3. 

   Útskýrðu hver þú ert. Í fyrstu málsgrein staðfestingarbréfs þíns verður þú að útskýra hver þú ert og tilgangur bréfsins. Upplýsingar sem krafist er inniheldur starfsheiti þitt hjá fyrirtækinu, hversu lengi þú vannst þar, svo og hversu lengi þú kynntist þeim starfsmanni sem nefndur er í bréfinu. Jafnvel ef þú ert starfsmaðurinn að skrifa til þín, skrifaðu eins og vinnuveitandinn sé að skrifa þér, þar sem það eru þeir sem samþykkja innihald bréfsins.
   • Til dæmis er hægt að skrifa: "Ég heiti Tran Van B, ég er aðstoðarframkvæmdastjóri sölu og markaðssetningar hjá ABC Group. Ég hef unnið hjá ABC Group í 12 ár og þekki þennan starfsmann. í 7 ár. Undanfarin 3 ár var ég bein framkvæmdastjóri starfsmannsins. "

4. 

   Veita vinnu staðfestingu. Næsta málsgrein í bréfinu er yfirlit yfir störf starfsmanna fyrirtækisins. Þetta felur í sér upphafs- og lokadagsetningu ráðningarinnar, stöðu starfsmannsins hjá fyrirtækinu, árstíðabundið eða langtímastarf og hvort starfsmaðurinn sé enn að vinna hjá fyrirtækinu eða ekki. Ef nauðsyn krefur skulu fjárhagsupplýsingar starfsmannsins einnig fylgja hér.
   • Dæmi um viðeigandi texta: "Ég er að skrifa þetta bréf til að staðfesta starf starfsmannsins. Starfsmaðurinn hefur verið hjá ABC Group í 7 ár, frá 7. september 2003. Starfsmaðurinn gegnir stöðu aðstoðarsöludeildar, langtímastarfi hjá ABC Group. Starfsmaðurinn er áfram staðgengill sölustjóra hjá ABC Group frá og með 7. janúar 2011. "
   • Annað dæmi gæti verið eftirfarandi: "Ég skrifa þetta bréf til að staðfesta að starfsmaðurinn hafi verið hjá ABC Group í 7 ár. Starfsmaðurinn hefur starfað hjá ABC Group frá 7. september 2003 til kl. 7. janúar 2011. Meðan hann starfaði hjá ABC Group var staða starfsmannsins staðgengill sölustjóri. Starfsmaðurinn vann í fullu starfi í 7 ár hjá ABC Group með 600 í árslaun milljón dong. “

5. 

   Yfirlit yfir skyldur starfsmanns. Þessi málsgrein mun lýsa skyldum starfsmanna hjá fyrirtækinu þínu. Þessar upplýsingar munu nýtast best þegar skrifaðar eru staðfestingarbréf til nýrra starfsmanna sem sækja um nýtt starf. Þrátt fyrir að staðfestingarbréfið sé ekki tilmælabréf mun það ekki vera vandamál ef þú bætir við nokkrum jákvæðum athugasemdum um starfsmanninn. Mannorð þitt sem vinnuveitandi mun breytast í jákvæða átt; Þú munt einnig aðstoða starfsmenn við að finna ný störf, leigja eignir eða taka lán í banka.
   • Þessi málsgrein er hægt að skrifa á eftirfarandi hátt: "Skyldur starfsmanna hjá ABC Group fela í sér: Starfsmaðurinn er ábyrgur fyrir sölu hitara á Norðurlandi. Starfsmaðurinn er í stöðu stjórnanda og ábyrgur. Ábyrgðin á að koma upp hópi sjö til níu afgreiðslufólks Starfsmenn verða að tryggja ánægju viðskiptavina, leysa kvartanir viðskiptavina og tilkynna ársfjórðungslega til aðalstöðvanna um framfarir. þróun í sölu. “

6. 

   Forðastu að deila viðkvæmum eða ólöglegum upplýsingum um starfsmenn. Í Bandaríkjunum hafa flest ríki lög sem setja fram hvað þú getur og hvað má ekki tala um í tilvísunarbréfi þínu og í yfirlýsingum til væntanlegs vinnuveitanda. Sum ríki leyfa þér aðeins að veita upplýsingar um starfsmenn með samþykki starfsmanns. Önnur ríki leyfa vinnuveitendum að birta næstum allar upplýsingar um starfsmanninn, að því tilskildu að slíkar upplýsingar séu réttar og veittar í góðri trú. Gakktu úr skugga um að þú athugir lög ríkisins áður en þú birtir viðkvæmar upplýsingar. Þú getur byrjað leitina hér.
   • Til dæmis heimila lögum í Alaska fylki vinnuveitanda að birta upplýsingar um frammistöðu starfsmanns og vinnuveitandinn verður ekki látinn bera ábyrgð á slíkum kröfum, nema ekki vinnuveitandi afhjúpar viljandi eða vitandi rangar eða villandi upplýsingar, eða upplýsingar sem brjóta í bága við borgaraleg réttindi starfsmanna.
   • Annað dæmi er ríki Connecticut þar sem atvinnurekendum er heimilt að upplýsa um allar staðreyndir og nákvæmar fullyrðingar.

7. 

   Gefðu upp upplýsingar um viðtakendur fyrir viðtakendur. Síðasta málsgrein staðfestingarbréfsins um atvinnu ætti að innihalda upplýsingar þínar (eða vinnuveitanda). Þú verður að sýna þessar upplýsingar, nema viðtakandinn hafi fleiri spurningar eða áhyggjur. Gakktu úr skugga um að þú hafir staðfest að viðtakandinn geti haft samband við þig.
   • Til dæmis gæti upplýsingar um tengiliðaupplýsingar líta svona út: „Ef þú hefur einhverjar spurningar eða vantar frekari upplýsingar, vinsamlegast hafðu samband í síma (84-4) 555-5555 eða með netfanginu tranvanb @ ABCCorp.com. “

8. 

   Undirritaðu og sendu bréfið. Þegar þú hefur lokið bréfinu, bætirðu við lokasetningunni, undirritar hana og skilar henni síðan til starfsmannsins eða sendir sjálfur viðtakandanum.
   • Enda með „Bestu kveðjur“.
   • Notaðu alltaf opinbera undirskrift og gefðu upp titil í bréfinu.
   • Bættu við öllum frímerkjum eða vottorðum sem fyrirtæki þitt notar venjulega fyrir slíka stafi.
   auglýsing

Ráð

• Þú gætir þurft að skrifa um stöðu starfsmannsins ef hann eða hún sækir um vegabréfsáritun eða grænt kort til að koma til Bandaríkjanna. Þú verður að kafa dýpra í mikilvægi vinnu sem starfsmaðurinn vinnur.
• Sum fyrirtæki tilnefna tiltekið fólk til að framkvæma staðfestingarstarfsemi og önnur geta haft sérstök bréfasniðmát sem þú ættir að nota fyrir persónuskilríki þitt. Ef þú ert í vafa ættirðu að leita til mannauðsdeildar stofnunarinnar.
• Sumir vinnuveitendur biðja starfsmenn um að leggja drög að bréfi og undirrita það síðan. Ef þú biður starfsmann um það, vertu viss um að lesa texta bréfsins vandlega áður en þú undirritar það.

Viðvörun

• Veittu aðeins fjárhagslegar upplýsingar ef starfsmaður krefst þess. Ef þú ert sjálfvottunarbréf starfsmanns geturðu bætt við þeim upplýsingum sem þú telur nauðsynlegar.
• Ekki minnast á persónulegar upplýsingar um starfsmanninn nema hann eða hún leyfi þér það.
• Ef starfsmaður þinn biður um staðfestingu á ráðningu þegar þú vinnur ekki lengur með þér, gefðu ekki ástæðu fyrir þeim að hætta að vinna með þér, jafnvel þó að sambandsslitin hafi gerst í friði.