Höfundur:
Tamara Smith
Sköpunardag:
19 Janúar 2021
Uppfærsludagsetning:
1 Júlí 2024
Efni.
Kannski ertu námsmaður með fulla áætlun um námsálag og þú ert að reyna að stjórna tíma þínum betur, eða þú ert vinnuveitandi sem vill sjá til þess að starfsmenn hans hætti að sóa tíma. Burtséð frá því hvert hlutverk þitt er, munt þú líklega vilja einbeita þér að því hvernig þú getur búið til daglega rútínu sem tryggir að þú eyðir ekki tíma og nýtir þér sem mest úr deginum. Skipulagsaðferðir eins og listar og áætlanir geta verið gagnlegar, eins og að gera ráðstafanir til að útrýma truflun sem eyðir dýrmætum tíma þínum.
Að stíga
Aðferð 1 af 3: Notkun lista
Búðu til lista yfir verkefni þín fyrir daginn. Byrjaðu á pappír og penna. Hugsaðu um verkefnin sem þú vilt skipuleggja daginn eða þær skuldbindingar sem þú hefur og skrifaðu þau öll niður. Þetta gæti verið listi eins og „matvörur, þvottur, þrif, heimavinna“ eða „skýrslur um stöðu viðskiptavina, tölvupóst, fundi, pappírsvinnu.“ - Bættu við eins mörgum verkefnum og þér dettur í hug á listann, frá þeim minni til þeirra stærri. Reyndu að hugsa um hverja skuldbindingu eða verkefni dagsins til að ganga úr skugga um að hún komist á forgangslista þinn.
Skipuleggðu verkefni frá hæsta til lægsta forgangs. Ein leið til að vinna gáfaðri er að einbeita sér fyrst að hæsta forgangi og vinna sig síðan í gegnum listann að þeim stigum sem hafa lægsta forgang. Þetta er kallað 80/20 reglan þar sem aðgerðir sem bjóða þér mestan ávinning ættu að taka 80% af tíma þínum. Þær athafnir sem skila þér sem minnst ættu að taka um það bil 20% af tíma þínum. - Farðu í gegnum listann þinn og gefðu hverju verkefni tölu, frá hæsta til lægsta forgangs. Síðan ættirðu að setja þau í röð, þannig að þau séu raðað frá hæsta til lægsta, í forgangi og hverju verkefni færir þér.
Búðu til hópa af skyldum verkefnum. Þegar þú ert með númeraðan og skipaðan forgangslista skaltu búa til smærri hópa verkefna sem mynda ákveðið ferli. Til dæmis að búa til hóp verkefna eins og að bregðast við tölvupósti og hringja í viðskiptavini sem samanstendur af klukkutíma ferli og kallar það „samband við viðskiptavini“. Þú getur síðan á einfaldan og auðveldan hátt lokið hvaða verkefni sem er innan þess tímabils. - Reyndu að gera þetta fyrir öll verkefni þín svo þú þarft ekki að skipta á milli mismunandi ferla eða eyða tíma þínum í að finna út hvaða verkefni á að ljúka næst. Að flokka verkefni tengd hjálpar þér að bæta tímastjórnun þína og draga úr streitu þegar þú vinnur í gegnum forgangslistann.
Gefðu þér minni tíma fyrir hvert verkefni. Samkvæmt lögum Parkinson mun það draga úr þeim tíma sem það tekur að vinna það verkefni að hafa minni tíma til að ljúka verkefni. Frekar en að tímasetja tíma, takmarkaðu þann tíma sem þú losar fyrir hvert verkefni svo að þú neyðist til að ljúka því verkefni hraðar. Þú getur byrjað að gera þetta vandlega, smám saman tekið styttri tíma fyrir hvert verkefni, þangað til þú nærð kjörstað þar sem þér líður ekki eins og þú þurfir að flýta þér, en hefur heldur ekki tíma til að tefja eða eyða. - Með tímanum hefurðu þróað með þér góða tilfinningu fyrir tímastjórnun, sérstaklega ef þú ert neyddur til að eyða ekki meira en takmörkuðum tíma í hvert verkefni. Þetta er gagnlegt ef þú hefur tilhneigingu til að halda þig við sömu rútínu eða ef þú ert að fást við svipaðan verkefnalista á hverjum degi.
Verðlaunaðu þig þegar listinn er búinn. Þegar þú hefur merkt við öll verkefnin á listanum þínum, venjulega í lok vinnudags þíns, ættirðu að gefa þér lítil verðlaun. Þetta gæti verið ágætur kvöldverður, vínglas eða tími til skemmtunar og slökunar. Að verðlauna sjálfan þig mun tryggja að þú hafir hvatningu til að ljúka öllum verkefnum þínum á hverjum degi. - Þú getur einnig ákvarðað hver verðlaun þín verða áður en þú byrjar daginn svo að þú getur notað verðlaunin sem hvatning til að ljúka verkefnum þínum. Segjum til dæmis að þú verðir að læra fyrir próf og hafa áætlanir um að fara út að borða með vinum. Notaðu síðan þessar áætlanir fyrir kvöldmatinn sem ástæðu til að halda áfram að læra og klára þetta verkefni í dag svo þú missir ekki af kvöldmatnum.
Aðferð 2 af 3: Notaðu áætlun
Búðu til dagskrá fyrir hverja klukkustund dags. Skrifaðu þetta á blað eða notaðu dagatal í tölvunni þinni til að búa til kassa fyrir hvern klukkutíma vinnudagsins eða klukkustundir dags sem þú ert vakandi. Þetta getur verið frá níu til fimm eða frá tíu til sjö. Þó að þú þurfir ekki að fylla út hvert tímabil nákvæmlega til mínútu, þá getur verið gagnlegt að ganga úr skugga um að hver klukkutími dagsins sé með í áætlun þinni. - Byrjaðu á því að fylla hvern tíma dagsins með nauðsynlegu verkefni fyrir þann dag. Þú getur byrjað með mikilvægustu verkefnin og síðan haldið áfram að vinna þangað til þú kemst að mikilvægustu verkefnunum. Ef þú telur þig vera morgunmanneskju geturðu ákveðið að skipuleggja erfiðari verkefnin fyrr um daginn, en ef þú veist að þú byrjar venjulega aðeins eftir hádegismat geturðu ákveðið að vinna flóknari verkefnin aðeins seinna um daginn . dagur. Reyndu að laga áætlunina að þínum þörfum og vinnubrögðum, því þannig, ef þú byrjar að nota hana, þá eru líkurnar á árangri áætlunarinnar meiri.
- Þú getur búið til sniðmát fyrir áætlunina þína á töflu eða dagatali (í farsímanum) svo að þú getir uppfært það alla daga, allt eftir áætlun þinni fyrir þann dag.
Gefðu þér 10 mínútna hlé á tveggja til tveggja tíma fresti. Það getur verið erfitt að einbeita sér að verkefni eða hópi verkefna í meira en 1-2 klukkustundir. Gakktu úr skugga um að taka 10 mínútna hlé á klukkutíma fresti eða á tveggja tíma fresti svo að þér líði ekki of mikið eða of mikið. Í þessu litla pásu ættir þú að standa upp og ganga um skrifstofuna eða tala við kollega á kaffistofunni. Þú getur tekið þér kaffibolla eða farið í göngutúr úti. Reyndu að gera hlé ekki lengri en 10 mínútur eða minna svo dagskráin þín verði ekki í uppnámi. - Þú getur líka tekið 10 djúpt andann á klukkutíma fresti til að hreinsa hugann og draga þig í hlé. Þetta getur hjálpað þér að öðlast aðra sýn á verkefnið sem þú ert að gera eða ætlar að gera og halda þér einbeittum að sjálfum þér um stund þrátt fyrir mikinn vinnudag.
Reyndu að klára hvert verkefni rétt í fyrsta skipti. Það er betra að taka tíma þinn og fá hvert verkefni rétt strax en að hlaupa í gegnum dagatalið og sleppa því að skoða hvert verkefni. Að fara fljótt í gegnum tölvupóstinn þinn getur leitt til viðvarandi tölvupóstsskipta, sérstaklega ef þú ert að senda dulinn eða ruglingslegan tölvupóst til viðskiptavina. Stígðu á bremsuna og gefðu þér tíma til að skrifa skýran tölvupóst eða til að lesa glósurnar þínar frá skólanum. Að fá verkefni rétt í fyrsta skipti getur sparað þér mikinn tíma til langs tíma litið. 
Biddu vin eða samstarfsmann að halda þér einbeitt annað slagið. Stundum þurfum við stuðning annarra til að vera einbeittur í þeim verkefnum sem þarf að vinna. Biddu náinn vin, foreldri, systkini eða vinnufélaga að fylgjast með tímaáætlun þinni af og til. - Þeir geta þá fært þér kaffibolla eða sagt eitthvað fallegt svo þú getir tekið smá stund til að brosa eða hlæja og komast svo aftur að daglegum verkefnum þínum. Þó að þú getir verið upptekinn, þá getur félagsleg samskipti við vin þinn bætt skap þitt og leitt til betri tímastjórnunar.
Aðferð 3 af 3: Útrýma truflun
Forðastu að skoða tölvupóstinn þinn á óvart. Ef þú kannar tölvupóstinn þinn af handahófi geturðu búið til „start-stop-start“ mynstur á virkum degi þínum og leitt til sóaðs tíma. Forðastu að opna tölvupóstforritið stöðugt allan daginn, sérstaklega ef þú átt að einbeita þér að allt öðru verkefni. Skipuleggðu þrisvar sinnum á daginn til að athuga tölvupóstinn þinn: snemma morguns, eftir hádegismat og síðdegis. Þetta tryggir að stöðugur straumur tölvupósts truflar þig ekki allan daginn og að þú hefur sett tíma til að eyða tölvupóstinum. - Sömu reglu er hægt að beita á önnur samskiptaform, svo sem talhólf, textaskilaboð eða símhringingar. Ekki reyna að vera náð allan tímann nema þú búist við mikilvægum skilaboðum eða símhringingum. Þetta takmarkar truflanir á vinnuflæði þínu og hjálpar þér að halda fast við áætlun þína.
Slökktu á símanum og nettengingunni. Ef mögulegt er skaltu velja að minnsta kosti klukkustund af virkum degi þar sem síminn og nettengingin eru óvirk. Á þennan hátt geturðu einbeitt þér að verkum þínum þar sem þess er þörf, án truflana frá símanum eða internetinu. - Að bjarga þér þessari truflun getur einnig hjálpað þér við að skrifa ritgerð eða tæmandi skýrslu. Með því að þagga niður í símanum tryggirðu að þú hafir ekki afsökun til að athuga símann á fimm mínútna fresti eða sogast í að fletta í gegnum samfélagsmiðla.
Láttu aðra í kringum þig vita að þú vilt ekki trufla þig. Reyndu ekki að hvetja aðra til að afvegaleiða þig eða vera truflandi fyrir aðra með því að láta alla í kringum þig vita að þú ert að vinna.Þetta gæti þýtt að loka dyrunum eða setja upp skilti sem segir að þú viljir ekki trufla þig. Þú getur líka sent tölvupóst um skrifstofuna til að minna alla á að ákveðnir tímar eru rólegur skrifstofutími. 
Reyndu að láta þig ekki láta trufla þig frá venjunum. Þegar þú hefur búið til lista yfir verkefni (eða vinnuáætlun), þar með taldar öryggisráðstafanir til að forðast að vera annars hugar, skaltu nota viljastyrk þinn og einbeitingu til að halda þig við venjurnar. Flestir þekkja muninn á tíma sem vel er nýttur og sóað tíma, svo vertu varkár að lenda ekki í tímaskekkju. Notaðu áætlunina þína sem stuðning og í lok dags muntu njóta tilfinningarinnar um afrek og vel varið tíma.
