Efni.

• Að stíga
• Hluti 1 af 2: Að skrifa tillögu þína
• 2. hluti af 2: Að leggja fram tillögu þína

Að undirbúa tillögu fyrir stjórnun er gagnlegt ef þú sérð tækifæri til að bæta ferla, auka veltu eða átta sig á sparnaði. Þú getur líka skrifað tillögu ef þú sérð eitthvað sem ætti eða má breyta í þínum augum. Ef þú vilt undirbúa tillögu fyrir stjórnun fyrirtækisins skaltu gefa þér tíma til að safna nauðsynlegum upplýsingum. Ræðið tillöguna við samstarfsmenn til að sjá hvort þeir séu sammála. Nálgaðu stjórnunina á viðeigandi hátt.

Að stíga

Hluti 1 af 2: Að skrifa tillögu þína

1. Þekkja vandamálið. Hvort sem þú vilt gera tillögu um hagræðingu í ferlum eða um lækkun kostnaðar, þá þarftu að hafa skýra mynd af því sem vandamálið er. Þú hefur oft hugmynd um þetta sjálfur en ef þú vilt taka fram og fá eitthvað leyst skaltu ganga úr skugga um að þú getir lýst vandanum nákvæmlega.
2. Gerðu rannsóknir þínar. Áður en þú byrjar að skrifa tillöguna þína er mikilvægt að þú athugir allar staðreyndir. Talaðu við hagsmunaaðila. Þetta gætu verið samstarfsmenn, yfirmenn eða viðskiptavinir. Lestu um sambærileg fyrirtæki og hvað þau gætu gert á annan hátt.
   • Til dæmis, ef þú heldur að fyrirtækið þitt ætti að skipta um veitingamann skaltu tala við starfsmenn í eldhúsinu sem vinna hjá núverandi veitingamanni. Hvað finnst þeim? Kannski hafa þeir unnið með öðrum veitingamönnum annars staðar? Hvaða mun sjá þeir? Hvað finnst kollegum þínum um veitingarann? Ef þú ert ekki sáttur við matinn gæti það bara verið þinn persónulegi smekkur í stað þess að gæðin séu undir pari.
3. Skrifaðu vandamálalýsingu. Til að kynna tillögu þína skaltu lýsa hver staðan er núna. Vinsamlegast tilgreindu allar viðeigandi staðreyndir. Til dæmis hverjir eiga í hlut, dagsetningar og staðsetningar. Ekki gera gildismat í þessum kafla ennþá; takmarkaðu þig við hlutlæga skissu af núverandi ástandi.
   • Í dæminu um veitingarann ​​getur þú skrifað til dæmis: „Fyrirtæki X hefur unnið með veitingamanni Y í 7 ár. Á þessu tímabili fækkaði máltíðum sem hægt er að velja úr fimm í tvær. Grænmetisréttum hefur fækkað og suma daga er alls ekki boðið upp á grænmetisrétti. “
4. Útskýrðu hver lausn þín er. Eftir að vandamálið hefur verið greint skal lýsa lausninni sem þú leggur til. Ef tillaga þín samanstendur af nokkrum þáttum skaltu byrja á mikilvægasta þættinum í tillögunni. Sýnið að niðurstöður þínar eru byggðar á rannsóknum.
   • Þú getur til dæmis skrifað: „Ég ráðlegg fyrirtækinu X að skipta yfir í annan veitingamann. Fyrirtæki X hefur nokkra möguleika hér. Caterer W og Caterer Z bjóða báðir meira val í máltíðum og eru með sambærilegt kostnaðarstig og núverandi veitandi. Að auki getur Cateraar Z komið betur til móts við starfsmenn okkar, þar sem þeir hafa mikið úrval af grænmetisréttum, vegan og glútenlausum réttum. Þó Cateraar W bjóði upp á minna af vegan réttum, þá væru þeir líka góður kostur. Rannsóknir fyrr á þessu ári sýna að 40% starfsmanna okkar eru grænmetisæta, 10% eru vegan og 2% starfsmanna fylgja glútenlausu mataræði. “
5. Gera áætlun. Lýstu hverju skrefi sem taka verður til að framkvæma tillöguna. Tilgreindu fyrir hvert skref hver kostnaður tengist því skrefi og hver leiðtími er. Vertu gagnsæ í því hvaða kostnaður er viss og fer eftir ákveðnum þáttum. Ef þess er óskað geturðu númerað skrefin. Gefðu síðan ítarlegri upplýsingar. Ekki ofmeta skil á tillögu þinni. Tilgreindu eins hlutlægt og mögulegt er hver vænt ávöxtun er.
   • ”Til að skipta um veitingamann er nauðsynlegt að: 1. Hætta við núverandi samning við veitingamann Y; 2. Bjóddu veitingamanni W og veitingamanni Z í reynslutíma; 3. Veldu val á einum af tveimur veitingamönnum; 4. Gerðu samning við valinn veitingamann. Gert er ráð fyrir að kostnaður við nýja samninginn verði sambærilegur við kostnaðinn við núverandi samning við veitingamann Y. Ef við höldum við uppsagnarfrestinn sem samið var um í núverandi samningi við veitingamann Y er enginn kostnaður tengdur riftuninni. Skiptin yfir í annan veitingamann geta því verið hlutlaus með mögulegum jákvæðum áhrifum á ánægju starfsmanna vegna þess að framboð í mötuneytinu er aukið. “
6. Taktu fram hvaða andmæli gætu verið. Sýndu að þú gerir þér grein fyrir að það eru mögulegar andmæli við tillögunni. Er til dæmis að vænta andspyrnu frá starfsmönnum? Kannski eru sumir samstarfsmenn miklir aðdáendur núverandi veitingamanns. Tilgreindu hvað er hægt að gera til að fjarlægja mótmæli og lágmarka áhættu.
7. Tilgreindu hvað þarf til að hrinda tillögunni í framkvæmd. Ef tillaga þín þýðir að kaupa þarf hluti eða setja aukalega starfsmenn út fyrir framkvæmdina, vinsamlegast tilgreindu þetta. Tilgreindu einnig hvaða tímaskuldbinding er krafist. Þú getur gert þetta í formi gátlista. Til dæmis:
   • "Nauðsynlegt: vinnuhópur sem metur mismunandi veitingahús (4 starfsmenn frá mismunandi hlutum stofnunarinnar), 2 klukkustundir fyrir reynslutímann, 3 klukkustundir til að útbúa matsskýrsluna."
8. Enda með helstu ávinningi. Hvaða breyting sem þú leggur til, endurtaktu hana í lokin. Náðu saman þremur mikilvægustu atriðunum þínum og ljúktu með einni yfirlits setningu. Hugsaðu um þetta sem samantekt stjórnenda. Til dæmis:
   • Eins og þessi tillaga sýnir hefur veitingamaður Y minnkað úrval rétta á síðustu 7 árum. Caterer W og Caterer Z bjóða stærra svið á sama kostnaði. Ég mæli með að skipuleggja prufutíma með þessum tveimur veitingamönnum með það að markmiði að velja nýjan veitingaraðila fyrir fyrirtækið okkar. Þess er vænst að þetta muni auka ánægju og varðveislu starfsmanna. “
   • Þekkja fjárhagslegan og megindlegan ávinning. Sem dæmi, leiðir nýsköpun þín til kostnaðarsparnaðar? Gefðu þá til kynna.
   • Þekkja eigindlegan ávinning. Stundum er ekki hægt að gefa kost á tillögu með hörðum tölum. Til dæmis, ef tillaga þín eykur ánægju starfsmanna, vinsamlegast tilgreindu þetta. Eigindlegur ávinningur getur verið jafn dýrmætur og megindlegur.

2. hluti af 2: Að leggja fram tillögu þína

1. Láttu lesa tillöguna fyrir samstarfsmann. Biddu samstarfsmann að gefa þér álit á tillögunni þinni. Kannski er samstarfsmaður þinn sammála tillögu þinni. Ef samstarfsmaður þinn er ekki alveg sammála tillögu þinni skaltu hugsa um andmæli þeirra. Ef þú telur að andmælin séu réttmæt skaltu laga tillöguna. Ef þú telur að andmælin séu í sjálfu sér réttlætanleg en leiði ekki til annarrar niðurstöðu, vinsamlegast gerðu grein fyrir andmælunum í þeim kafla þar sem þú útskýrir mögulegar andmæli við tillöguna.
2. Skafa upp. Þegar tillaga þín er tilbúin og þú hefur fengið prófarkalestur af einhverjum öðrum, farðu þá ítarlega í gegnum hana. Eru allar setningar í gangi, eru engar stafsetningarvillur, er það nógu hnitmiðað. Þú vilt ekki að tillaga þín verði of löng, því þá kynnu stjórnendur ekki að lesa hana. Hámark tvær blaðsíður er fín lengd.
3. Skila tillögunni til stjórnenda. Þegar tillaga þín er lokið skaltu ákvarða hverjum þú átt að leggja hana fyrir. Í sumum samtökum er ljóst hver hefur að segja um tiltekið efni. Þetta er ekki eins skýrt hjá öðrum samtökum. Spurðu við hvern að hafa samband. Oft eru skrifstofustjórar vel meðvitaðir um þetta.
   • Þegar þú hefur fundið réttu manneskjuna reyndu að skipuleggja líkamlegan fund með þeim til að ræða tillöguna. Þannig færðu meiri athygli fyrir tillöguna en þegar þú sendir hana á pappír eða með tölvupósti.