Efni.

• Að stíga
• Aðferð 1 af 2: Búðu til áætlun til að stjórna skipulagsbreytingum
• Aðferð 2 af 2: Fylgstu með breytingum á verkefni
• Ábendingar

Það eru tvær tegundir af áætlunum um breytingastjórnun. Maður hefur áhyggjur af áhrifum breytinga á skipulag og að milda umskiptin. Hinn gerir breytingar á einu verkefninu og framleiðir skýra skrá yfir þær breytingar eða breytingar sem gerðar voru á vörunni á verkefnistigi. Báðar áætlanir miða að því að hafa skýr samskipti um hvað þarf að gera á réttan og nákvæman hátt.

Að stíga

Aðferð 1 af 2: Búðu til áætlun til að stjórna skipulagsbreytingum

1. Sýnið ástæður fyrir breytingunni. Listi yfir þætti sem leiddu til ákvörðunar um breytingar, svo sem frammistöðubil, nýja tækni eða breytingu á verkefnayfirlýsingu stofnunarinnar.
   • Ein möguleg nálgun er að lýsa núverandi ástandi samtakanna og framtíðaraðstæðum sem þessi áætlun vill koma til.
2. Ákveðið hvaða breytingu á að gera og stærð hennar. Lýstu stuttlega væntanlegu eðli breytingastjórnunaráætlunarinnar. Tilgreindu hvort þetta muni hafa áhrif á starfslýsingar, verklag, stefnu og / eða skipulag. Skráðu deildir, vinnuhópa, kerfi eða önnur svæði sem verða fyrir breytingum.
3. Skráðu stuðning hagsmunaaðila. Skráðu alla hagsmunaaðila sem áætlunin hefur áhrif á, svo sem til dæmis yfirstjórnendur, verkefnastjórar, styrktaraðilar verkefna, notendur og / eða starfsmenn. Skrifaðu til hvers hóps ef hagsmunaaðilinn styður breytinguna.
   • Þú getur birt línurit til að miðla þessum gögnum stuttlega og skýrt. Þú getur skipt línuritunum í „Vitund“, „Stig stuðnings“ og „Áhrif“ fyrir hvern hagsmunaaðila, byggt á háu / miðlungs / lágu einkunn.
   • Ef mögulegt er, geturðu átt samtöl á milli til að fá stuðning.
4. Settu saman breytingastjórnunarteymi. Þetta teymi er ábyrgt fyrir því að eiga góð samskipti við alla hagsmunaaðila, telja upp áhyggjur og sjá til þess að breytingaferlið sé sem best. Veldu fólk sem nýtur mikils trúverðugleika í fyrirtækinu og hefur góða samskiptahæfni.
   • Í þessu teymi er frumkvöðull að breytingaferlinu frá hæsta stjórnunarstigi. Leggðu áherslu á að í því felist virk virk vinna við að knýja fram breytingarnar og að það snúist ekki bara um að samþykkja áætlunina.
5. Þróa nálgun til að fá stjórnendur stofnunarinnar um borð. Það er afar mikilvægt að fá stuðning frá leiðtogum samtakanna til að breytingarnar takist. Láttu hvern framkvæmdastjóra veita endurgjöf um breytingarnar og vinna með hverjum og einum að því að taka virkan þátt í að stuðla að breytingunni.
6. Gerðu áætlun fyrir hvern hagsmunaaðila. Metið áhættu og áhyggjur fyrir hvern hagsmunaaðila, þar með talið þá sem styðja breytinguna. Verkefni breytingastjórnunarteymisins til að leysa þessar áhyggjur.
7. Gerðu samskiptaáætlun. Samskipti eru mikilvægasti hluti breytingastjórnunaráætlunarinnar. Hafðu regluleg samskipti við alla sem hafa áhrif á breytingarnar á vinnu sinni. Leggðu áherslu á ástæður þess að gera breytingarnar og ávinninginn sem þeim fylgir.
   • Hagsmunaaðilum ætti að gefast kostur á tvíhliða samskipti augliti til auglitis. Einkafundir eru mjög mikilvægir.
   • Samskipti ættu að koma frá leiðandi frumkvöðli að breytingunni, frá næsta umsjónarmanni hvers starfsmanns og frá hverjum viðbótar talsmanni sem hagsmunaaðilinn treystir. Öll samskipti verða að miðla stöðugum skilaboðum.
8. Finndu hvaðan stjórnarandstaðan kemur. Breytingar leiða alltaf til andstöðu. Þetta gerist á einstaklingsstigi, svo talaðu persónulega við hagsmunaaðila til að komast að því hvers vegna. Fylgstu með kvörtunum svo breytingastjórnunarteymið geti leyst þær. Þetta felur einkum í sér:
   • fólk hefur enga hvata til að breyta eða enga tilfinningu fyrir neyð
   • fólk skilur ekki stærri myndina eða af hverju breytingarnar eru nauðsynlegar
   • það vantar þátttöku í ferlinu
   • fólk er í óvissu um starf sitt, framtíðarstöðu eða kröfur og færni
   • stjórnendur eru ekki að uppfylla væntingar varðandi framkvæmd eða samskipti breytinganna
9. Takast á við hindranir. Hægt er að taka á mörgum kvörtunum með því að hafa meiri samskipti eða með því að breyta samskiptastefnunni þannig að fjallað sé um sérstök vandamál. Aðrar kvartanir krefjast mismunandi aðferða sem hægt er að samþætta í áætlun þinni eða úthluta breytingastjórnunarteyminu til að framkvæma þær. Hugsaðu um hver af þessum aðferðum hentar aðstæðum í þínu skipulagi:
   • Til að gera breytingar á starfslýsingum eða verklagi, gera þjálfun starfsmanna forgang.
   • Ef þú býst við streituvaldandi umskiptum eða einum með litla hvata skaltu skipuleggja viðburð eða veita starfsmönnum fríðindi.
   • Ef hagsmunaaðilar eru ekki áhugasamir um að breyta, skaltu veita hvata.
   • Ef hagsmunaaðilar telja sig útilokaðir, skipuleggðu fund til að safna endurgjöf og íhugaðu hvaða breytingar þú getur gert á áætluninni.

Aðferð 2 af 2: Fylgstu með breytingum á verkefni

1. Skilgreindu breytingarstjórnunaraðgerðirnar. Skráðu aðgerðirnar sem úthlutað verður fyrir þetta verkefni. Lýstu ábyrgð og færni fyrir hverja stöðu. Þú verður að leggja fram að minnsta kosti einn verkefnastjóra til að hrinda breytingunni í framkvæmd á daglegum vettvangi og verkefnisstyrktaraðila til að fylgjast með heildarframvindu og taka ákvarðanir um háttsettar breytingar.
   • Fyrir stór verkefni í stóru skipulagi er hægt að skipta hlutverki verkefnastjóra á mismunandi fólk, hvert með sérstaka hæfni.
2. Hugleiddu að setja á fót breytinganefnd. Hugbúnaðarverkefni hafa yfirleitt breytingastjórnun sem skipuð er fulltrúum frá hverjum hagsmunaaðila. Þessi nefnd samþykkir breytingabeiðnir í stað verkefnastjóra og miðlar ákvörðunum til hagsmunaaðila. Þessi nálgun virkar vel fyrir verkefni sem taka þátt í mismunandi hagsmunaaðilum og verkefnum sem þarf að endurmeta umfang og markmið.
3. Settu upp verklag til að senda út beiðnir um breytingar. Þegar einhver í verkefnahópnum hefur fundið leið til að komast áfram, hvernig gerirðu þessa hugmynd að veruleika? Í þessari áætlun skaltu lýsa verklaginu sem liðið hefur samþykkt. Hér er dæmi:
   • Liðsmaður fyllir út eyðublað til að biðja um breytingu og sendir það til verkefnastjóra.
   • Verkefnisstjórinn slær inn formið í breytingabeiðnaskránni og uppfærir þennan annál þegar beiðnirnar eru framkvæmdar eða hafnað.
   • Stjórnandinn felur liðsmönnum að þróa nánari áætlun og áætla þá vinnu sem krafist er.
   • Verkefnastjóri sendir áætlunina til styrktaraðila verkefnisins til staðfestingar eða synjunar.
   • Breytingin er framkvæmd. Hagsmunaaðilar eru reglulega upplýstir um framfarir.
4. Búðu til eyðublað til að biðja um breytingu. Eftirfarandi upplýsingar ættu að fylgja með hverri beiðni og bæta við annálinn:
   • dagsetningu breytinga á umsókn
   • númer breytingabeiðninnar sem verkefnastjóri gefur upp
   • titill og lýsing
   • nafn, tölvupóstur og símanúmer sendanda
   • forgangsröð (há, miðlungs eða lág). Brýnar áætlanir um breytingastjórnun hafa mismunandi tímamörk.
   • vörunúmer og útgáfa (fyrir hugbúnaðarverkefni)
5. Bættu viðbótarupplýsingum við breytingaskrána. Þessi annál ætti einnig að skrá ákvarðanirnar og framkvæmd þeirra. Til viðbótar við upplýsingarnar sem gefnar eru í umsóknarforminu um breytingar, verður þú að veita pláss fyrir eftirfarandi upplýsingar:
   • samþykki eða höfnun
   • undirskrift þess sem samþykkir eða hafnar umsókninni
   • frestur til að hrinda breytingunni í framkvæmd
   • lokadagur breytingarinnar
6. Fylgstu með stórum ákvörðunum. Til viðbótar við breytingaskrána sem heldur utan um daglegar breytingar er einnig hægt að halda skrá yfir allar helstu ákvarðanir sem teknar eru. Þökk sé þessari skýrslu er auðveldara að finna langtímaverkefni eða verkefni sem taka breytingum á stjórnun þeirra. Þessi skýrsla getur einnig þjónað sem grundvöllur fyrir samskiptum við viðskiptavini eða yfirstjórnendur. Fylgstu með eftirfarandi upplýsingum fyrir allar breytingar á kjörtímabili, verkefnastærð eða kröfum verkefnisins, forgangsstigum eða stefnu:
   • sem tók ákvörðunina
   • þegar ákvörðunin var tekin
   • yfirlit yfir ástæður að baki ákvörðuninni og málsmeðferð við að framfylgja henni. Bættu við skjölum sem tengjast þessari aðferð.

Ábendingar

• Byggja upp traust og tryggð bæði við starfsfólk þitt og viðskiptavini. Fólk finnur oft fyrir óþægindum við breytingar. Með því að koma þeim skilaboðum á framfæri að þú setur hagsmuni starfsmanna í öndvegi vinnur þú stuðning þeirra.