Efni.

• Að stíga
• Aðferð 1 af 4: Að biðja um endurgjöf á störf þín
• Aðferð 2 af 4: Að biðja um endurgjöf í skólanum
• Aðferð 3 af 4: Fáðu álit á handritinu
• Aðferð 4 af 4: Fáðu álit frá viðskiptavinum
• Ábendingar

Tölvupóstur, eins og önnur samskiptamáti, hefur sínar siðareglur og félagslegar leikreglur. Ef þú vilt biðja um endurgjöf með tölvupósti í vinnunni eða í skólanum, eða ef þú vilt fá viðbrögð við handritinu sem þú hefur skrifað, er mikilvægt að hugsa vel um hvernig þú mótar beiðni þína, hvernig þú byggir upp -póstur og þegar þú sendir það. Þannig gerir þú tölvupóstinn þinn eins áhrifaríkan og mögulegt er. Með því að vera kurteis, rétt og skýr í tölvupóstinum þínum geturðu fengið þau viðbrögð sem þú þarft.

Að stíga

Aðferð 1 af 4: Að biðja um endurgjöf á störf þín

1. Sendu beiðni þína til þess sem best getur metið verk þín. Þetta er oft yfirmaður þinn. Í öllum tilvikum er gott að byrja með umsjónarmanni þínum, eða með samstarfsmanni sem hefur starfað þar um nokkurt skeið. Þeir hafa rétta reynslu til að hjálpa þér og veita þér þau viðbrögð sem þú þarft.
2. Vertu kurteis og hógvær í tölvupóstinum þínum. Fylgdu siðareglum sem eiga við tölvupóst í vinnunni. Hógværð er frábær hlutur þegar kemur að endurgjöf en vertu ekki svo hógvær að yfirmaður þinn heldur að þú vitir ekkert um starf þitt. Reyndu frekar að móta spurningu þína á þann hátt að þú sýnir framfarirnar sem þú hefur þegar náð í verkefninu eða verkefninu sem þú ert að biðja um viðbrögð við. Þetta sýnir yfirmanni þínum að þú situr ekki og gerir ekki neitt á meðan þú bíður eftir viðbrögðum.
   • Þú getur til dæmis skrifað: „Ég er að klára kynninguna fyrir morgundaginn en ég er að lenda í spurningu um hönnunina. Ég hef efasemdir um hvað sé í takt við fyrirtækjamyndina. Ég hef látið hugtakakynninguna fylgja; ertu með tillögu að hönnuninni? Þakka þér fyrir hjálpina við þetta. “
   • Ekki gleyma að þakka viðtakandanum í tölvupóstinum fyrir hjálpina.
3. Vertu nákvæmur í beiðni þinni um endurgjöf. Þetta kemur í veg fyrir að þú fáir of víðtæk viðbrögð sem þú getur ekki notað. Forðastu spurningar sem geta aðeins svarað „já“ eða „nei“. Einbeittu þér að tilteknum hlutum verkefnisins sem þú glímir við. Reyndu ekki að yfirbuga yfirmann þinn eða kollega með því að spyrja skyndilega heilan helling af spurningum.
   • Til dæmis geturðu sagt: „Ég er ekki viss um hvernig ég á að halda áfram í Jansen skránni. Viðskiptavinurinn svarar ekki tölvupóstunum mínum og hann næst ekki í síma. Þar sem það er brýnt vil ég biðja um ráð varðandi hvernig ég geti best leyst þetta. “
   • Ef þú vilt fá almennari viðbrögð í formi mats eða skýrslu, vinsamlegast biðjið sérstaklega um það. Það hjálpar ef þú ert kurteis og eins nákvæmur og mögulegt er. Þú getur til dæmis beðið um mat á því hversu duglegur þú vinnur eða hversu skapandi þú ert. Ef þú biður um viðbrögð frá starfsmönnum sem þú hefur umsjón með getur það hjálpað ef þú lætur starfsmenn þína svara nafnlaust.
4. Þakka viðbragðsaðilanum. Sendu þakkir til þess sem gaf þér athugasemdir með tölvupósti. Ef endurgjöfin þýðir að þú þarft að bæta ýmislegt, tilgreindu þá stuttlega hvernig þú ætlar að gera það. Ekki bregðast hvatvís við; láttu endurgjöfina vinna á þér og ekki svara fyrr en tilfinningar þínar hafa róast aðeins.
   • Vertu viss um að svara innan tveggja daga.

Aðferð 2 af 4: Að biðja um endurgjöf í skólanum

1. Segðu hver þú ert. Kennarinn þinn getur haft hundruð nemenda, sérstaklega í stórum skóla eða háskóla. Þú vilt gera þér ljóst hver þú ert. Byrjaðu tölvupóstinn þinn með því að segja frá nafni þínu (fornafn og eftirnafni), í hvaða bekk þú ert og í hvaða tíma þú tekur með kennaranum. Þannig mun kennarinn þinn ekki eyða tíma í að komast að því hver þú ert aftur og hann eða hún getur eytt meiri tíma í að veita þér gagnleg viðbrögð.
2. Hafðu það viðskiptalegt. Sumir nemendur eiga erfitt með að senda kennara tölvupóst í fyrsta skipti. Notaðu eftirnafnið í kveðju tölvupóstsins nema kennarinn þinn vilji að ávarpað verði eftir eiginnafninu í bekknum. „Kæri herra De Vries“ eða „Kæri frú Smit“ er oft góður kostur. Ef þú veist að kennarinn þinn er mjög formlegur velurðu „Kæri herra De Vries“ eða „Kæri frú Smit“. Ef kennarinn þinn hefur sent þér tölvupóst áður skaltu velja kveðju sem er að minnsta kosti eins formleg og kennarinn þinn notaði. Haltu tóninum þínum viðskiptalega. Í staðinn fyrir „Hey, hvað finnst þér um ritgerðina mína? Feitt ekki satt? “ betra að segja, „Ég er ekki viss um að ég skilji verkefnið rétt. Ég hef nokkrar spurningar varðandi ritgerðina. “
3. Hafðu það stutt. Hafðu ekki áhyggjur af skýringum á því hvers vegna þú spyrð ákveðinna spurninga, nema sú skýring sé nauðsynleg til að kennarinn þinn skilji spurninguna rétt. Til dæmis, ef þú spyrð hvort þú getir sent inn ritgerð seinna, þá vill kennarinn þinn vita hvers vegna þú ert að spyrja, en ef þú hefur spurningu um hvað átt er við með ákveðnu verkefni, þarftu ekki að útskýra ítarlega hvernig hundur hefur heimavinnuna þína. borðað, eða annað sem ekki tengist verkefninu sjálfu.
4. Ekki bíða þangað til rétt fyrir lokafrestinn til að biðja um endurgjöf. Ekki aðeins verður kennarinn þinn ekki mjög ánægður ef þú biður um endurgjöf á síðustu stundu, heldur hefurðu ekki lengur tíma til að vinna úr endurgjöfinni. Ef þú ert enn með mjög brýnar spurningar á síðustu stundu skaltu vera eins gagnorður og mögulegt er í tölvupóstinum þínum og biðjast afsökunar á því að biðja um viðbrögð svo seint. Vonandi tekur kennarinn þinn tíma til að svara þér fljótt.
5. Notaðu skjalasniðið sem kennarinn þinn mælir fyrir um. Ef þú sendir viðhengi með tölvupóstinum (til dæmis drög að ritgerð þinni) skaltu ganga úr skugga um að viðhengið sé á skjalasniðinu sem kennarinn þinn sýnir í verkefnalýsingunni. Til dæmis, ef kennarinn þinn bað um .doc skjal, ekki senda .odt. Ef þú ert í vafa, sendu skjalið á tveimur sniðum. Einu sinni með því sniði sem þú bjóst til (til dæmis .doc eða .ppt) og einu sinni í .pdf. Í móðurmálinu getur kennarinn þinn auðveldlega tekið athugasemdir ef þörf krefur og hann getur lesið .pdf án vandræða, jafnvel þó að hann geti haft annan ritvinnsluhugbúnað en þú. Útskýrðu í tölvupóstinum að það er sama skjalið tvisvar.
6. Biðjið um viðbrögð eftir að hafa skilað ritgerð eða eftir próf. Einfaldlega sendu kennaranum tölvupóst og vertu kurteis. Til dæmis, segðu: "Kæri herra Smit, ég stóðst ekki prófið mitt eins vel og ég bjóst við. Viltu gefa mér aðeins meiri útskýringar á spurningunum sem ég fékk rangt, svo að ég geti gert næsta próf betra? „ Venjulega mun kennarinn þinn vera fús til að hjálpa þér við þetta.

Aðferð 3 af 4: Fáðu álit á handritinu

1. Sendu tölvupóst til einhvers sem þú þekkir fyrst. Ef þú vilt fá yfirgripsmikla endurgjöf er best að gefa handritinu til einhvers sem þú þekkir, helst vini eða samstarfsmanni. Þegar þú sendir einhverjum svona tölvupóst, gerðu það eins og venjulega. Þú þarft ekki allt í einu að vera viðskiptalegri en venjulega. Ef þú myndir hringja í þá í stað þess að senda þeim tölvupóst vegna annarra spurninga væri sniðugra að hringja í þá fyrst. Ef þú velur tölvupóst í stað símhringingar skaltu fyrst senda tölvupóst og spyrja hvort þeir vilji taka sér tíma til að koma með álit á handritið þitt. Aðeins þegar viðkomandi bregst jákvætt við sendir þú handritið til þeirra (í öðrum tölvupósti).
   • Jafnvel ef þú hefur áður talað við þann sem þú ert að biðja um viðbrögð við beiðni þinni skaltu vinsamlega útskýra stuttlega hver beiðni þín er í tölvupóstinum sem þú sendir handritið í.
2. Sendu tölvupóst á sérfræðing. Stundum viltu að raunverulegur sérfræðingur skoði handritið þitt. Sendu tölvupóst til sérfræðings sem þú þekkir og útskýrðu hvers vegna þú ert að biðja um viðbrögð. Ekki vera ýtinn. Vertu meðvitaður um að tími sérfræðingsins er líklegur til að vera af skornum skammti og skrifaðu eitthvað eins og: „Ég skil ef þú hefur ekki tíma til að gefa mér endurgjöf.“ Þú gætir jafnvel spurt hvort sérfræðingurinn sem þú sendir tölvupósti þekki einhvern sem gæti haft tíma, ef hann hefur það ekki.
3. Ekki senda handritið til óumbeðinna. Þú færð ekki einu sinni svar nema þú bjóðir í tölvupóstinum að greiða viðtakandanum fyrir hjálpina. Ef þú sendir óumbeðinn tölvupóst til þekktra rithöfunda eða rithöfunda er líklegt að netfangið þitt endi í ruslinu, þar sem þekktur rithöfundur fær hundruð slíkra tölvupósta. Í stað þess að snúa þér að frægu fólki skaltu spyrja einhvern nákominn fyrst. Til dæmis vinur, samstarfsmaður eða kennari. Þeir eru líklegri til að vilja hjálpa þér.
4. Vertu nákvæm í því hvers konar viðbrögð þú vilt fá. Til dæmis, gefðu til kynna að þú viljir fá uppbyggilega gagnrýni. Tilgreindu einnig hversu ítarleg þú vilt að endurgjöfin sé og hvort endurgjöfin ætti aðeins að vera um innihaldið (er það til dæmis fín saga) eða einnig um formið (málfræði, stafsetningu, hönnun). Ef sá sem þú biður um viðbrögð veit hvað þú þarft, getur hann hjálpað þér betur.
   • Jákvæð viðbrögð (hvað hinum líkar við handritið þitt) hjálpa þér að skilja betur styrk handritsins.
   • Góð viðbrögð eru alltaf uppbyggileg, jafnvel þótt viðbrögðin séu neikvæð. Ef þú færð neikvæð viðbrögð skaltu taka smá stund til að svara. Mundu að hinn aðilinn vill hjálpa þér af einlægni. Að fá neikvæð viðbrögð er ekkert skemmtilegt en það hjálpar þér að bæta handritið. Svo þakkaðu viðbragðsaðilanum fyrir viðbrögðin, jafnvel þótt þau séu neikvæð.
5. Gefðu viðtakanda tíma til að svara. Ef þú hefur beðið um ítarlegar umsagnir um handrit að bók, ekki búast við endurgjöf í pósthólfinu þínu innan dags. Og ekki innan viku. Það tekur tíma að lesa og gera athugasemdir við langt handrit. Ef þú hefur frest skaltu ganga úr skugga um að viðbragðsaðilinn viti það fyrirfram. Spyrðu viðbragðsaðilann hvort hann geti gefið viðbrögðin fyrir ákveðna dagsetningu. Hafðu í huga að viðbragðsaðilinn hefur aðra hluti að gera; hann mun ekki geta unnið handritið þitt í fullu starfi.
6. Þakka þjónustuaðilanum fyrir hjálpina. Ef umsagnaraðilinn er vinur þinn skaltu íhuga að gefa litla þakkargjöf. Til dæmis konfektkassa. Ef samstarfsmaður eða kennari hefur gefið þér athugasemdir geturðu sent tölvupóst til að þakka þeim. Láttu viðbragðsaðilann vita hversu mikið þú metur að hann hafi tekið svo mikinn tíma til að hjálpa þér. Ef þú þakkar ekki viðbragðsaðilanum munu þeir láta á sér standa að þú metur ekki hjálp þeirra og þeir vilja ekki hjálpa þér svo fljótt næst.

Aðferð 4 af 4: Fáðu álit frá viðskiptavinum

1. Ekki spyrja of margra spurninga. Viðskiptavinir fá þegar mikið af könnunum, frá nánast hverju fyrirtæki. Ef þú vilt ganga úr skugga um að viðskiptavinur hendi tölvupóstinum þínum beint í ruslið skaltu setja í heilan þvottalista með spurningum. Ef þú vilt að viðskiptavinurinn leggi sig fram um að hjálpa þér skaltu halda þig við eina eða tvær spurningar.
2. Spyrðu opinna spurninga. Í stað þess að spyrja já / nei spurninga skaltu orða spurningar þínar á þann hátt að þú fáir víðtækara svar. Í stað þess að spyrja: "Myndir þú mæla með okkur við vin þinn?" þú spyrð: "Hvernig myndir þú lýsa okkur fyrir vini?" Svör við ritgerðarspurningum veita þér meiri upplýsingar en einfalda já / nei spurningu.
3. Láttu viðskiptavininn vita að þú munt svara fljótt. Þetta gerir það ljóst að þú ætlar virkilega að gera eitthvað með ábendingu viðskiptavinarins og að það hverfur ekki í nafnlaust pósthólf. Þú munt líka líklega fá meira einlæg viðbrögð ef viðskiptavinurinn veit að hann mun fá svar frá þér.
   • Þegar þú svarar skaltu vera heiðarlegur og faglegur. Með vellíðan sem viðskiptavinir birta neikvæða reynslu á samfélagsmiðlum þessa dagana muntu hafa slæmt orðspor áður en þú veist af. Svaraðu alltaf af einlægni og fagmennsku.
4. Ekki nota Flash eða aðrar viðbætur sem gera póstinn þinn hægan. Ef viðskiptavinur hefur hæga nettengingu, þá er líklegt að þeir eyði tölvupóstinum um leið og þeir sjá að það er ekki hlaðið. Mundu að endurgjöfin er oft mikilvægari fyrir þig en viðskiptavininn þinn.
5. Notaðu vel hannað leturgerð og hönnun. Þú vilt að netfangið þitt sé skýrt og faglegt. Tölvupóstur með lélegum gæðamyndum eða með Comic Sans letri skilur viðskiptavin þinn ekki mjög eftir. Notaðu frekar algengari leturgerðir eins og Times New Roman eða Arial og hafðu myndir í lágmarki.
6. Gakktu úr skugga um að netfangið þitt henti öllum tækjum. Tölvupóstur sem samanstendur af einum dálki er sveigjanlegri en þegar þú velur hönnun með mörgum dálkum. Vertu einnig viss um að leturstærð þín sé ekki of lítil. Þú vilt að tölvupósturinn þinn líti vel út á fartölvum, snjallsímum og spjaldtölvum. Vegna þess að margir lesa tölvupóstinn sinn í símanum sínum er mikilvægt að taka tillit til þessa á sniði tölvupóstsins þíns.

Ábendingar

• Ekki trufla fólk; ef einhver segist ekki vilja gefa endurgjöf, láttu það þá liggja.
• Notaðu venjulegar siðareglur eins og þú myndir gera með aðra tölvupósta.