Koma í veg fyrir misskilning

Efni.

Að stíga
Hluti 1 af 3: Samskipti á skýran hátt
Hluti 2 af 3: Vertu góður hlustandi
Hluti 3 af 3: Samskipti rafrænt
Ábendingar

Misskipting getur verið bæði fyndin og pirrandi. Ef þú vilt draga úr misskilningi, talaðu skýrt og gerðu ekki ráð fyrir neinu. Leitaðu til viðkomandi til að ganga úr skugga um að þér sé skilið. Þegar þú hefur samskipti rafrænt, vertu skýr, hnitmiðaður og upplýsandi. Að vera góður hlustandi getur líka hjálpað til við að koma í veg fyrir misskilning. Ef þú heldur athygli þinni á samtölunum geturðu dregið úr líkum á misskiptingu.

Að stíga

Hluti 1 af 3: Samskipti á skýran hátt

Hugsaðu áður en þú talar. Að hugsa um hvað á að segja fyrst getur hjálpað þér að skipuleggja hugsanir þínar og búa þig undir að segja eitthvað þroskandi. Sérstaklega ef þú ert að fara að eiga mikilvægt samtal skaltu ganga úr skugga um að orð þín séu skipulögð svo að þú getir sagt það sem þú meinar.
- Mundu að viðhorf þitt og tónn getur miðlað miklu. Takmarkaðu athygli þína á viðfangsefninu og reyndu að villast ekki frá því.
- Ef þú átt í vandræðum með að segja það sem þú vilt segja, skrifaðu niður nokkur stig til að vera viss um að þú gleymir ekki neinu sem þú vilt segja.
- Taktu meðvitað hlé áður en þú talar. Við höfum oft tilhneigingu til að sökkva koll af kolli í samtal en með því að gera hlé vísvitandi og taka smá stund til að skipuleggja hugsanir okkar áður en við tölum eykur líkurnar á að samskipti okkar verði skýr og viðstaddir eru tilbúnir að hlusta.
Vekja athygli. Að hafa athygli manns þýðir að ganga úr skugga um að hann eða hún hlusti og skilji það sem þú ert að segja. Hafðu augnsamband og vertu viss um að viðkomandi sé að hlusta. Ef annar aðilinn er annars hugar eða er upptekinn af öðru skaltu biðja um athygli hans eða prófa annan tíma. Ef hinn aðilinn virðist annars hugar við eitthvað skaltu biðja um athygli með því að segja: „Ég vil ganga úr skugga um að þú skiljir,“ eða „ég myndi þakka fullri athygli þinni.“
- Ef viðkomandi virðist vera annars hugar, segðu þá að þú talir seinna þegar hann eða hún er lausari.
- Til dæmis, ef þú þarft að tala við einhvern en þeir eru að gera eitthvað annað, láttu þá vita að þú þarft að tala og að þú viljir fá athygli þeirra.
- Ekki grenja eða hringja til einhvers til að vekja athygli - farðu til viðkomandi og ávarpaðu hann persónulega þegar mögulegt er.
Athugaðu forsendur þínar. Þú getur gengið út frá því að allir skilji hvað þú segir eða hvað þú biður þá um að gera, en bara til að vera í öruggri kantinum skaltu skýra allt sem viðkomandi gæti ekki verið viss um. Til dæmis, ef þú ert að gefa leiðbeiningar skaltu útskýra hvað annað þarf viðkomandi að gera til að undirbúa sig. Þú getur ofmetið eða vanmetið þekkingu eða færni einhvers, svo þú spyrð betur.
- Þetta á sérstaklega við þegar þú talar við einhvern frá annarri menningu en þinn. Þú getur gert ráð fyrir að þeir skilji hrognamál eða annað tungumál, en það skemmir ekki fyrir að spyrja. Ef einhver lítur út fyrir að vera ringlaður, reyndu að útskýra það betur.
Vertu kurteis. Að vera kurteis í samskiptum þýðir að vera opinn, heiðarlegur og góður. Þú segir ekki neitt sem gæti verið aðgerðalaus-árásargjarn, kaldhæðinn eða særandi gagnvart eða um þann sem þú ert að tala við. Einbeittu þér að því að vera góður og segja það sem þú meinar á þann hátt sem auðvelt er að skilja. Ef þú truflar, ert dónalegur eða vanvirðir við annað fólk muntu ekki eiga samskipti á áhrifaríkan hátt.
- Sarkasma má auðveldlega misskilja. Þó að það geti verið fyndið, þá getur það samt leitt til misskilnings ef þú segir hið gagnstæða við það sem þú raunverulega meinar. Fólk getur ruglast á því hvað þú ert í raun að meina. Sarkasm getur líka verið óviljandi vondur.
Athugaðu hvort þú skilur. Gakktu úr skugga um að viðkomandi hafi skilið þig. Þú gerir þetta með því einfaldlega að spyrja: „Er það ljóst?“ Eða „Hefur þú einhverjar spurningar?“ Þetta gefur viðkomandi tækifæri til að koma fram með efasemdir eða áhyggjur.
- Þetta getur hjálpað fólki að líða vel með að spyrja spurninga eða biðja um skýringar.
- Þegar þú gefur leiðbeiningar skaltu biðja viðkomandi að endurtaka þær svo þú vitir að hann eða hún skilur.
- Í sumum tilvikum er rétt að leggja fram stutta samantekt.
  - Til dæmis: „Svo að það sé skýrt, ætlum við að takast á við Ramaker reikninginn fyrst og síðan munum við eiga fljótlegan fund um hvernig hægt er að laga samskiptamálin. Skilið? '
Fylgja eftir. Hafðu samband við manneskjuna sem þú átt samskipti við til að ganga úr skugga um að þú hafir haft skýr samskipti. Til dæmis, ef þú sendir tölvupóst, sendu annan og spurðu: "Hvernig hefurðu það?" Hefur þú einhverjar spurningar? “Ef þú hefur talað við einhvern skaltu spyrja þá nokkrum dögum síðar,„ Vinsamlegast athugaðu. Allt gott?'
- Ef þú heldur að þú hafir haft vitlaust samskipti skaltu nota þessa stund til að koma öllu á framfæri og skýra hvað gæti verið ruglingslegt.

Hluti 2 af 3: Vertu góður hlustandi

Skilja líkamstjáningu. Mikil samskiptin eru ekki munnleg. Gefðu gaum að því; það getur verið mjög mikilvægt. Haltu augnsambandi og fylgist með breytingum á eigin augnsambandi eða augnsambandi annars aðila. Gefðu gaum að líkamsstöðu og svipbrigði og sjáðu hvort það er ósamræmi. Ef þú tekur eftir einhverjum ágreiningi skaltu spyrja aftur eða biðja um skýringar.
Hlustaðu vandlega. Gefðu fulla athygli þegar einhver er að tala. Margir reyna að hugsa um hvað þeir eiga að segja næst en halda áfram að taka þátt í þeim sem tala. Fólk metur það þegar það finnur fyrir því að það heyrist og skilst og ein besta leiðin til að gera þetta er með virkri hlustun. Beindu líkama þínum að þeim og hallaðu þér að þeim. Vertu ekki annars hugar (svo sem af farsímum) og vertu til staðar með viðkomandi.
- Hlustaðu ekki bara á orðin sem viðkomandi segir, heldur hlustaðu einnig á upplýsingarnar og samskiptin. Til dæmis getur rödd viðkomandi breyst þegar hann eða hún er að tala um eitthvað tilfinningalegt eða líður óþægilega.
Ekki trufla hitt. Ef einhver annar er að tala, gerðu þitt besta til að trufla þá ekki. Leyfðu manneskjunni að ljúka hugsunum sínum áður en hún bætir við eða segir eitthvað annað. Á þennan hátt sýnir þú að þú ert að hlusta og að þú metur það sem viðkomandi segir. Ef þú hefur tilhneigingu til að trufla fólk oft, getur það fundið fyrir pirringi og sagt ekki allt sem það vill segja.
- Að láta einhvern klára hugsanir sínar þýðir að þú hlustar alveg og hefur ekki áhyggjur af eigin orðum. Þannig mun manneskjunni líða betur með að deila öllu og ekki gleyma einhverju sem hann eða hún vildi segja vegna þess að samtalið fór á hliðina.
Spyrja spurninga. Ef eitthvað er óljóst eða ef þú skilur ekki alveg, vertu viss um að spyrja um það. Prófaðu að segja eitthvað eins og: „Viltu skýra hvað þú meinar með ___?“ Eða „Ég er ekki viss um að ég skilji ___. Geturðu útskýrt það? '
- Ef viðkomandi er enn að tala og þú vilt ekki trufla þá, skrifaðu þá niður spurninguna svo þú gleymir ekki að spyrja.

Hluti 3 af 3: Samskipti rafrænt

Skipuleggðu upplýsingarnar. Ef þú ert að reyna að koma upplýsingum á framfæri verður þú að tryggja að upplýsingarnar berist til viðkomandi á áhrifaríkan hátt. Til dæmis, ef þú ert að skipuleggja viðburð þarftu að gefa mikilvægar upplýsingar: stað, tíma og hvað fólk ætti að koma með. Veittu skýra leiðbeiningar eða skref fyrir fólk að taka og vertu viss um að upplýsingarnar séu skýrar.
- Áður en þú sendir upplýsingarnar eða boðið skaltu ganga úr skugga um að þær innihaldi allar nauðsynlegar upplýsingar.
Notaðu færri orð. Þegar þú hefur samskipti í gegnum textaskilaboð eða tölvupóst skaltu komast að punktinum. Langur tölvupóstur getur ruglað það sem þú vilt koma á framfæri. Til dæmis, ef þú leggur fram beiðni, farðu þá beint að efninu og leggðu fram beiðni þína. Þú getur sagt hvers vegna beiðnin ætti að koma fram, en ekki halda endalaust áfram. Segðu bara það sem þú þarft og kláraðu tölvupóstinn skömmu síðar.
- Ef þú hefur tilhneigingu til að skrifa langan tölvupóst eða texta mun fólk líklega fletta í gegnum þau í stað þess að lesa þau vandlega. Ef þú kemst ekki frá löngum bréfum skaltu íhuga að setja mikilvægustu hlutina efst.
- Hafðu í huga að tölvupóstur sendir ekki félagsleg merki eins og svipbrigði og raddblæ. Notaðu því skýrt mál og forðastu kaldhæðni.
  - Emojis eru gagnleg í félagslegum tölvupósti, en ekki í flestum tölvupóstum.
Einbeittu þér að einu efni. Hafðu skilaboðin eins einföld og mögulegt er. Ekki skrölta eða fara í mikið af auka smáatriðum og ekki takast á við mörg efni í einum tölvupósti. Það er betra að einbeita sér að einu atriði eða umræðuefni í einu en margt í einum tölvupósti. Ef þú hefur nokkur atriði til að ræða, ræðið eitt í einu með tölvupósti. Þannig getur viðkomandi eytt öllum tölvupósti þegar hann er búinn með hvert efni og ekki gleyma að gera eitthvað eða ávarpa eitthvað.
- Ef þú vilt algerlega fjalla um nokkur umræðuefni samtímis, gefðu skýra afmörkun. Notaðu kúlupunkta eða endurraðaðu það til að hjálpa til við að skýra innihaldið.
Komdu þér beint að efninu. Þó að það sé í lagi að byrja tölvupóstinn þinn með „Hvernig hefurðu það?“ Eða einhvers konar skemmtun, ekki eyða of miklum tíma í að tala um eitthvað sem hefur ekkert að gera með það sem þú vilt koma á framfæri. Einbeittu þér að beiðni þinni eða þeim upplýsingum sem þú vilt deila með viðkomandi. Ekki berja hringinn eða halda langa kynningu. Í staðinn, farðu að kjarna þess sem þú vilt eða þarft að segja.

Ábendingar

Forðastu að nota hæðni í spjalli, spjalli eða tölvupósti án emojis. Sarkasmum er oft ekki miðlað á réttan hátt með texta og því er betra að gera það persónulega.