Efni.

• Skref

Viðskiptaskýrslur eru ein áhrifaríkasta leiðin til að koma á framfæri viðskiptum í dag. Þrátt fyrir hin víðtæku markmið eru þau almennt notuð þegar fyrirtæki eða einstaklingur þarf að taka mikilvægar ákvarðanir. Til að skrifa árangursríkar viðskiptaskýrslur þarftu fyrst að skilja hvað þær eru og hvernig hægt er að nota þær.

Skref

Hluti 1 af 2: Ákveðið hvers konar skýrslu á að skrifa

1. 

   Kynntu hugmyndir. Þetta er týpan skýringar / tillögur. Þessar skýrslur er hægt að nota til að koma með tillögur til lykilstjórnenda eða ákvarðanataka í fyrirtæki, venjulega samsett úr tveimur hlutum: samantekt og innihaldi. Yfirlit dregur fram tillögu þína. Innihaldshlutinn (meginmál) greinir nánar ávinning, kostnað, áhættu osfrv. komið með það.
   • Segjum að þú viljir bjóða upp á þrívíddarprentara fyrir deildina þína. Til þess að sannfæra yfirmann þinn um að samþykkja kaup á þessu tæki þarftu að skrifa skýringar / meðmælaskýrslu til að biðja formlega um stjórnun.

2. 

   
   
   Lýstu áhættunni sem fylgir tilteknu tækifæri.Rannsóknarskýrsla hjálpa til við að ákvarða hve mikla áhættu fylgir ákveðinni aðgerð. Skýrsla af þessu tagi er afar gagnleg til að aðstoða fyrirtæki við að spá fyrir um mögulegar afleiðingar. Það felur í sér kynningu, rannsóknarefni og niðurstöður. Inngangur dregur fram málið sem er til skoðunar. Innihald könnunarinnar er notað til að ræða staðreyndir og niðurstöður rannsóknarinnar. Niðurstaðan er notuð til að draga saman vandamálið.
   • Segjum að lyfjafyrirtækið X vilji vinna með lyfjafyrirtækinu Y en hafi samt áhyggjur. Fyrirtæki X vill ekki vinna með fyrirtæki sem hefur fjárhagsvandræði nútímans eða áður. Þetta fyrirtæki mun gera rannsókn og nota rannsóknarskýrsluna til að fjalla ítarlega um fjárhagslegar upplýsingar fyrirtækisins Y og stjórnarmanna þess.

3. 

   
   
   Kynnir upplýsingar um samræmi við tiltekna eftirlitsstofnun. Þetta er skýrslu um samræmi, er notað til að hjálpa fyrirtæki að sýna fram á ábyrgð sína. Það sýnir fram á að farið sé að lögum / reglugerðum og eðlilegum útgjöldum fyrirtækja fyrir framan stjórnarstofnanir (borg, hérað, ríkisstjórn o.s.frv.). Þessi skýrsla inniheldur inngang, innihald skýrslunnar og niðurstöðu. Inngangur inniheldur venjulega yfirlit yfir megininntak skýrslunnar. Innihaldshlutinn táknar gögn, atburði o.s.frv. Framkvæmdastofnanir þurfa að vita. Ályktanir eru notaðar til að draga saman.
   • Til dæmis þarf Nestle að sýna stjórn sinni að þeir fylgi stefnu gistiríkja og leiðbeiningum um lög í gegnum tíðina. Þess vegna hafa þeir notað ársskýrslur sínar til að vera gagnsæjar um starfsemi sína á árinu.

4. 

   
   
   Lýstu hagkvæmni fyrirhugaðrar hugmyndar eða verkefnis. Könnunarskýrslur sem notaðar eru til að ákvarða hvort hugmynd er hagnýt eða ekki kallast á möguleg skýrsla. Þessa skýrslu ætti að vera háttað í tveimur hlutum: samantektinni og innihaldi skýrslunnar. Innihaldið sýnir ávinninginn, möguleg vandamál, kostnað sem fylgir og svo framvegis. fyrirhugaðrar hugmyndar. Fyrirtæki getur notað hagkvæmnisskýrslu til að kanna spurningar svipaðar eftirfarandi:
   • Er hægt að ljúka þessu verkefni innan fjárhagsáætlunar?
   • Verður þetta verkefni arðbært?
   • Er hægt að ljúka þessu verkefni innan tiltekins tíma?

5. 

   
   
   Kynning á rannsóknarniðurstöðum.Rannsóknarskýrsla um rannsóknir að kynna rannsóknir á vandamáli eða vandamáli. Það er venjulega ítarleg skoðun á tilteknu efni og ætti að innihalda hluta: samantekt, inngangur, rannsóknaraðferðafræði, fengnar niðurstöður, ályktanir og tillögur. Viðeigandi rannsóknir ættu einnig að vera með í þessari skýrslu.
   • Til dæmis gæti fyrirtæki stundað rannsóknir fyrirtækisins um hvort banna eigi reykingar í anddyri starfsmanna eða ekki. Rekstraraðilinn mun útbúa rannsóknarskýrslu um rannsóknir.

6. 

   
   
   Hjálpaðu fyrirtæki þínu að bæta stefnu sína, vöru eða viðskiptaferli með stöðugu eftirliti. Mótað með föstu millibili, svo sem vikum, mánuðum, ársfjórðungum osfrv. Reglulegar skýrslur frammistöðu, hagnað og tap eða önnur viðmið er hægt að fara ítarlega yfir tiltekið tímabil.
   • Til dæmis, í hverjum mánuði, mun sölufulltrúi lyfja líklega búa til töflu þar sem dregið er saman fjölda sölusímtala þeirra.

7. 

   
   
   Skýrðu frá tilteknum aðstæðum. Ólíkt föstum tímum er þörf á sérstökum aðstæðum greint frá stöðunni. Aðstæður hér geta verið eins einfaldar og upplýsingar fengnar frá málþingi eða eins flóknar og skýrslur um viðbrögð við náttúruhamförum. Þessi skýrsla inniheldur hluti: inngang, innihald og niðurstöður. Notaðu innganginn til að bera kennsl á atburðinn og fara yfir það sem fjallað verður um í innihaldi skýrslunnar. Niðurstaðan er notuð til að fullyrða um skuldbindingu eða aðgerðir sem þarf í þessum aðstæðum.
   • Til dæmis, eftir stórhríð, mun stjórnin þurfa ástandsskýrslu.

8. 

   Kynntu lausnina á vandamálinu eða aðstæðunum.Samanburðarskýrsla Hugleiddu nokkrar mögulegar lausnir á tilteknum aðstæðum. Byggt á niðurstöðum mun rithöfundurinn leggja til ákveðna leið. Það samanstendur venjulega af þremur hlutum: inngangur, innihald og niðurstaða. Í inngangi er gerð grein fyrir tilgangi skýrslunnar. Miðhlutinn lýsir aðstæðum eða vandamáli og mögulegum lausnum / valkostum. Niðurstaðan leiðir í ljós bestu lausnina eða valkostinn.
   • Hugleiddu bílaframleiðandann ABC vill opna verksmiðju í Asíu. Byggt á því sem fyrirtækið þarfnast gæti skýrslan þrengt úrvalið niður í þrjú lönd. Það mun síðan álykta sem er besta verksmiðjusvæðið af löndunum þremur.
   auglýsing

2. hluti af 2: Ritun viðskiptaskýrslu

1. 

   Skilgreindu markmið og skýrslu skýrslunnar. Spurðu sjálfan þig hvað þú vilt ná með skýrslunni. Veldu viðeigandi skýrslugerð af listanum sem talinn er upp hér að ofan á grundvelli markmiðs þíns.
   • Hver sem svarið verður, þá þarftu að tryggja stutt markmið þitt. Ef markmiðið er ekki skýrt mun skýrslan aðeins rugla lesendur og mögulega skerða trúverðugleika hennar.
   • Til dæmis ef þú vilt fá stærri auglýsingafjárhagsáætlun fyrir deildina þína. Skýrslan ætti síðan að beinast að núverandi fjárhagsáætlun og hvernig þú getur nýtt þér stærri fjárhagsáætlun þína á áhrifaríkan hátt.

2. 

   Þekkja áhorfendur. Lesendur geta verið með utanaðkomandi aðila (fólk sem vinnur ekki í þínu fyrirtæki) eða innlent fólk. Hugleiddu núverandi þekkingu sína eða kunnugleika þeirra við umfjöllunarefni sitt og hugsaðu um hvernig þeir munu nota upplýsingarnar sem kynntar eru í skýrslunni.
   • Mundu að sama hver áhorfendur þínir eru, það er engin sannfærandi niðurstaða en sú upphæð sem þú getur fært fyrirtækinu þínu eða viðskiptavinum.
   • Segjum sem svo að þú viljir keyra verkþátttökuforrit í deildinni þinni og skilgreina að áhorfendur hér séu yfirmaður starfsmannamála, framkvæmdastjóri og framkvæmdastjóri. Hugleiddu núverandi áhuga þeirra á þessu prógrammi. Svarið mun móta tón skýrslunnar. Hafi fyrirtækið aldrei hugleitt slíka áætlun verður þessi skýrsla bæði stefnumarkandi og fræðandi. Í hinu gagnstæða tilfelli ætti skýrslan að vera minna fróðleg og meira sannfærandi.

3. 

   Ákveðið hvað á að læra. Erfiðasti hlutinn er ekki í ritunarhlutanum heldur að draga ályktunina og safna þeim gögnum sem þarf til að styðja við það. Það þarf marga hæfileika, þar á meðal gagnasöfnun og markaðsgreiningu. Hvað þarftu og þá stjórnendur að vita til að taka upplýsta ákvörðun um það efni sem gefið er upp?

4. 

   Fáðu rétt gögn fyrir skýrsluna. Það er mikilvægt að gögnin þín séu vel rannsökuð. Annars gæti skýrslan skort trúverðugleika. Gagnaöflunin sjálf fer eftir því hvaða skýrslu þú skrifar. Gakktu úr skugga um að völdu gagnabreyturnar séu hnitmiðaðar og í samræmi við punkt skýrslunnar.
   • Gögn geta verið innherjaupplýsingar - sem þýðir að þú getur fljótt safnað þeim. Til dæmis er hægt að fá sölutölur frá söludeild með aðeins einu símtali. Með öðrum orðum, þú getur fengið gögnin og komið þeim fljótt inn í skýrsluna.
   • Einnig er hægt að geyma ytri gögn innbyrðis. Ef ákveðnar deildir hafa safnað greiningargögnum viðskiptavina, vinsamlegast spyrjið frá þeim. Þú þarft ekki að gera þá rannsókn sjálfur. Þrátt fyrir að það sé ósamræmi í mismunandi tegundum fyrirtækja þarf viðskiptafréttamaðurinn oft ekki að láta fara fram beina rannsókn.
   • Segjum að þú sért að skrifa skýringar / tillöguskýrslu. Þú verður þá að kanna alla kosti sem fylgja tillögum þínum og fella þessar rannsóknir í skýrsluna.

5. 

   Skipuleggðu og skrifaðu skýrslur. Hvernig á að velja útlit og skrifa skýrslu fer eftir markmiðum þínum. Til dæmis mun skipulag fylgiskýrslunnar vera frábrugðið skipulagi hagkvæmni skýrslunnar. Þegar þú hefur hugmynd um hvernig skýrslunni ætti að vera háttað geturðu byrjað á innihaldinu þínu.
   • Sundurlið tengd gögn í aðskilda hluta. Ekki er hægt að klúðra viðskiptaskýrslum með fullt af gögnum og upplýsingum. Að skipuleggja gögn í aðskilda hluti er lykillinn að góðri viðskiptaskýrslu. Til dæmis er hægt að aðskilja sölugögn frá greiningargögnum viðskiptavina og setja sérstaka fyrirsagnir fyrir þær.
   • Raðaðu skýrslunni saman við viðeigandi fyrirsagnir, sem fljótt geta komið upp á yfirborðið eins og sjálfstæð rannsókn en um leið stutt við undirliggjandi tilgang skýrslunnar.
   • Þar sem sumir hlutar geta verið háðir greiningu eða inntaki annarra er oft mögulegt að vinna í hverjum hluta fyrir sig meðan beðið er eftir niðurstöðum greiningarinnar.

6. 

   Dragðu ályktanir með sérstökum tillögum. Niðurstaðan sem gerð var ætti að vera skýr og ætti að vera eðlileg niðurstaða af gaumgæfilegri athugun á gögnum sem fram koma í skýrslunni. Ef við á, leggðu greinilega til bestu leiðina miðað við þessar ályktanir.
   • Sérhver markmið ættu að innihalda sértækar og mælanlegar aðgerðir. Skrifaðu niður allar breytingar á starfslýsingu, áætlun eða kostnaði sem þarf til að ljúka nýju áætluninni. Hver krafa ætti að vera með beinar nýjar aðferðir - þær sem hjálpa til við að ná því markmiði / lausn sem lýst er í skýrslunni.

7. 

   Skrifaðu verkefnayfirlit. Samantekt verkefnisins ætti að vera fyrsta síða skýrslunnar en ætti einnig að vera það síðasta sem þú skrifar. Í þessari samantekt eru rannsóknarniðurstöður og niðurstöður kynntar sem og mjög stutt yfirlit yfir það sem verður kynnt ef lesandinn kýs að halda áfram að lesa skýrsluna í heild sinni. Þetta er eins og kvikmyndatæki eða útdráttur á fræðigrein.
   • Samantektin er nefnd hér að ofan vegna þess að það er næstum það eina sem upptekinn stjórnarmaður mun lesa. Settu allt mikilvægt fyrir yfirmann þinn hér, 200-300 orð að hámarki. Afganginn gæti verið skoðaður betur ef þeir vilja vita meira.

8. 

   Notaðu upplýsingatækni til að nota gögnin ef þörf krefur. Í sumum tilfellum getur verið gagnlegt að setja fram magngögn í gegnum töflu eða línurit. Notaðu liti í kynningunni þinni þar sem þeir vekja meiri athygli og hjálpa til við að greina upplýsingar. Þegar mögulegt er skaltu nota punkta, nota tölur eða ramma gögn til að auðvelda þau lestur. Þannig aðskilurðu gögnin frá restinni af skýrslunni og sýnir hvað þau þýða.
   • Á heildina litið eru sjónræn áhrif frábær þáttur sem gerir skýrslugerð fyrirtækja áhugaverðari þegar textinn og tölurnar sjálfar geta verið tiltölulega þurrar. En ekki fara of langt, aðeins nota þegar við á og nauðsynlegt.
   • Síða sem er full af texta og inniheldur engar töflur eða myndir getur verið þreytandi. Vinsamlegast rammaðu inn innihaldið þar. Upplýsingakassinn getur einnig dregið saman kynningu þína á áhrifaríkan hátt.

9. 

   Vitna í heimildir eftir þörfum. Þú gætir þurft að gera grein fyrir upplýsingagjöf þinni eftir því hvaða rannsóknir eru gerðar. Tilgangur skjalasíðunnar eða tilvísunarheimildar í viðskiptaskýrslunni er að veita uppsprettu upplýsinga svo aðrir geti komist að meira eða fundið gögn ef þess er óskað.
   • Notaðu rétt snið til að tilkynna tilvitnanir, allt eftir atvinnugrein þinni.

10. 

    Lestu það aftur tvisvar. Stafsetningar- eða málvillur geta valdið því að lesendur finna að þú leggur ekki nægilega mikið upp úr skýrslunni og dregur í efa áreiðanleika rannsóknarniðurstaðna. Að auki, vertu viss um að leggja fram upplýsingar á skýran, hnitmiðaðan hátt.
    • Til dæmis, ofgerðu ekki fínum orðum eða notaðu mjög langar setningar.
    • Forðastu að nota slangur.
    • Ef bæði skýrslan og lesandinn eru nátengd tiltekinni atvinnugrein er hægt að nota tækniorðorð eða hugtök. En vertu varkár, ofgerðu þeim ekki.
    • Almennt eru viðskiptaskýrslur skrifaðar á óbeinu formi og eru eitt af fáum tilvikum þar sem óbeinna er betra.
    • Þú getur oft saknað villna þegar þú lest aftur verk þitt með því að finna til þekkingar frá því að þú skrifar. Íhugaðu að hafa einhvern annan í herberginu sem einnig vill gera árangursskýrslu, lesa hana yfir. Vertu opinn fyrir viðbrögðunum sem berast. Það er betra þegar samstarfsfólkið bendir á villuna í stað yfirmanna. Farðu yfir hverja athugasemd og endurskrifaðu skýrsluna.

11. 

    Búðu til efnisyfirlit. Sniððu viðskiptaskýrslur eins formlega og mögulegt er, búðu til efnisyfirlit til að auðvelda eftirfylgni og fljótlestur. Láttu alla mikilvægu hlutana fylgja með, sérstaklega stjórnarsamantekt og niðurstöðu.

12. 

    Gerðu forsíðu viðskiptaskýrslunnar. Besta leiðin til að ljúka góðri og ítarlegri rannsóknarskýrslu er að fjalla um hana á viðeigandi hátt. Þú getur notað bindiefnið, ermina eða góðan pappír. Kjarni málsins hér er að viðskiptaskýrslan ætti að vera áberandi, auðvelt fyrir augun, nóg til að vekja áhuga lesenda.
    • Þetta á einnig við um allar töflur og línurit sem fylgja skýrslunni.
    auglýsing