Hvernig á að skrifa viðskiptabréf til viðskiptavina þinna

Efni.

Skref
Hluti 1 af 2: Business Letter Format
Hluti 2 af 2: Hvernig á að skrifa viðskiptabréf
Ábendingar

Ef þú ert með þitt eigið fyrirtæki, þá verður þú líklega að skrifa viðskiptabréf til viðskiptavina þinna. Markmiðin geta verið mismunandi: tilkynna um nýja atburði eða aðstæður, svara kvörtunum viðskiptavina fyrir hönd fyrirtækisins. Óháð ástæðu þess að skrifa er mikilvægt að viðhalda faglegum tón og viðskiptastíl á hverjum tíma.

Skref

Hluti 1 af 2: Business Letter Format

1 Notaðu faglega bréfpappír. Viðskiptabréfið táknar fyrirtæki þitt. Í þessu sambandi ætti bréfið að hafa viðeigandi form. Ekki gleyma að nota merki fyrirtækis þíns eða vörumerki.
- Þú getur búið til bréfhaus með því að nota tilbúið litasniðmát fyrir Microsoft Word. Notaðu raunverulegt merki fyrirtækis eða vörumerki.
2 Opnaðu textaritil. Öll viðskiptabréf fyrirtækisins verða alltaf að vera skrifuð á tölvu.
- Búðu til nýtt skjal og stilltu framlegðina á 2,54 sentímetra.
- Notaðu serif leturgerð eins og Times New Roman, Georgia eða Arial. Þannig að leturstærðin ætti ekki að vera meira en 12 en ekki færri en 10. Gerð eða stærð letursins ætti ekki að hafa neikvæð áhrif á læsileika bókstafsins.
- Notaðu ein línu bil.
3 Sérsníddu lögun blokkarinnar. Blokkarformið er algengasta sniðið fyrir viðskiptabréf. Það er líka auðveldast að setja upp og fylgja. Hvert atriði er skilið eftir réttlætt og aðskilið með einu bili. Til þess að efst á síðu til botns ætti viðskiptabréf að innihalda eftirfarandi atriði:
- Dagsetningin í dag eða dagsetningin sem bréfið var sent. Ekki gleyma að láta dagsetninguna fylgja, því hún er notuð við bókhald hjá sendanda og viðtakanda, svo og í lagalegum tilgangi. Gefðu upp nákvæma dagsetningu.
- Heimilisfang sendanda. Þetta er heimilisfangið þitt með venjulegu sniði. Ef heimilisfang þitt er þegar skráð í haus bréfsins, þá geturðu sleppt þessu skrefi.
- Sendan heimilisfang. Sláðu inn nafn og heimilisfang viðtakanda bréfsins. Þú getur notað heimilisfangið „meistari“ eða „húsfreyja“. Svo, ef viðtakandinn er Nina Serova, þá geturðu skrifað bæði „frú Nina Serova“ og „Nina Serova“.
- Kveðja. Þú getur skrifað „Kæra frú Serova“ eða „Kæra Nina Serova“. Ef þú ert ekki viss um hver mun lesa bréfið, skrifaðu „Kæru herrar mínir“. Það er einnig valkostur „Til upplýsinga allra hagsmunaaðila“, en það ætti að skilja það eftir sem síðasta úrræði ef viðtakandi er óþekktur.
- Aðalmál bréfsins. Nánar verður fjallað um þennan hluta í næsta kafla.
- Lokahluti og undirskrift. Skrifaðu: "Með kveðju," - eða: "Bestu kveðjur."

Hluti 2 af 2: Hvernig á að skrifa viðskiptabréf

1 Skilgreindu markhópinn þinn. Tónn bréfsins ætti alltaf að vera faglegur óháð áhorfendum, en orðaval og málfar fer eftir viðtakanda bréfsins. Ef bréfið er fyrir HR deild annars fyrirtækis, þá ætti að nota formlegra tungumál. Þegar þú ávarpar tiltekinn viðskiptavin geturðu gripið til óformlegs og einfalds máls.
- Það mun einnig hjálpa þér að forðast misskilning. Ekki nota hugtök sem eru óskiljanleg fyrir lesandann. Til dæmis vita viðskiptavinir kannski ekki skammstafanirnar sem notaðar eru fyrir geimforritið í fyrirtæki þínu, svo ekki nota þær í bréfi þínu.
- Mikilvægasta reglan viðskiptalífs er að textinn skuli vera skýr, hnitmiðaður og kurteis.
2 Tilgreindu tilgang bréfsins á fyrstu línu. Hugleiddu tilgang bréfsins. Viltu gefa upp nýtt skrifstofufang? Minnir viðskiptavininn á skuldina? Svara kvörtuninni? Hafðu þetta í huga þegar þú þarft að skrifa fyrstu setninguna í bréfinu. Ekki nota óljóst orðalag og komdu beint að efninu.
- Skrifaðu í fyrstu persónu ef þú lýsir skoðun þinni sem eiganda fyrirtækisins. Skrifaðu í annarri persónu ef þú ávarpar fyrir hönd fyrirtækis eða stofnunar.
- Notaðu afdráttarlausa fullyrðingu eins og: "Við upplýsum þig hér með" - eða: "Við viljum hér með vita eftirfarandi." Skrifaðu í fyrstu persónu ef þú ávarpar sem eiganda fyrirtækisins eins og: „Ég vil hafa samband við þig“, - eða: „Nýlega lærði ég ..., svo ég myndi vilja ...“.
- Til dæmis viltu (eigandi fyrirtækisins) upplýsa Ninu Serova um eins mánaðar skuld. Byrjaðu bréfið þitt svona: „Ég vil upplýsa þig um að frá og með mars 2015 er skuld á reikningnum þínum.
- Ef þú ert starfsmaður fyrirtækis og svarar kvörtun viðskiptavina vegna geimverkefnis fyrirtækisins þíns, byrjaðu svona: „Við fengum athugasemdir þínar varðandi nýlenduáætlun okkar á Mars.
- Stundum þarftu að segja lesandanum að hann hafi unnið keppni eða fengið sæti á menntastofnun. Byrjaðu svona: "Ég er ánægður með að upplýsa ...", - eða: "Við erum ánægðir að upplýsa ...".
- Ef þú þarft að tilkynna slæmar fréttir skaltu byrja á þessari setningu: "Með eftirsjá látum við þig vita ...", - eða: "Eftir vandlega íhugun var það ákveðið ...".
3 Notaðu gilda rödd. Í opinberri ræðu er aðgerðalaus rödd oft notuð en hún getur gert texta bókstafsins einhæfan eða óskiljanlegan. Gild rödd gerir kleift að koma upplýsingum á framfæri í afgerandi tón.
- Dæmi um aðgerðalausa rödd: "Hvaða skref er hægt að stíga?" Í þessu tilfelli er viðfangsefnið „skref“ ekki framkvæmdaraðili aðgerðarinnar heldur upplifir það aðgerðina af sjálfu sér.
- Dæmi um gilda rödd: "Hvaða skref getum við tekið?" Í þessari útgáfu er virk rödd notuð, sem gerir þér kleift að koma hugmyndinni skýrt og skýrt á framfæri.
- Stundum gerir aðgerðalaus rödd þér kleift að koma skilaboðum þínum á framfæri en vekja ekki of mikla athygli á villu eða ljótri staðreynd. Notaðu það aðeins í þessu tilfelli. Venjulega er gild rödd æskileg.
4 Tengill á fyrri viðburði eða samskipti við lesandann. Þú gætir hafa tilkynnt Ninu Serova um skuldina. Lesandinn gæti lýst óánægju sinni með geimverkefnið þitt á síðustu ráðstefnu. Ef þú hefur þegar tjáð þig skaltu minna á þessa staðreynd. Lesandinn mun geta munað mikilvæg smáatriði og bréf þitt verður miklu mikilvægara og brýnna.
- Notaðu setningar eins og: „Eins og í fyrra bréfinu frá…“, „Þakka þér fyrir tímanlega greiðslu þína í síðasta mánuði,“ - eða: „Við vorum ánægð með að heyra uppbyggilegar athugasemdir þínar á ráðstefnunni í maí.
5 Gerðu beiðni eða bjóða hjálp. Gefðu jákvæðan tón með kurteislegri beiðni eða boðið upp á samvinnu í formi hjálpar.
- Segjum að þú eigir fyrirtæki og viljir sannfæra viðskiptavin um að greiða skuld. Notaðu setninguna: "Ég væri þakklátur fyrir aðstoð þína og strax greiðslu."
- Ef þú ert að skrifa fyrir hönd fyrirtækis skaltu nota setninguna: „Okkur langar til að skipuleggja persónulegan fund fyrir þig með starfsmannastjóra okkar.
- Bjóddu einnig upp á að svara öllum mögulegum spurningum og eyða efasemdum lesandans. Dæmi: „Við munum með ánægju svara öllum spurningum þínum eða hreinsa upp efasemdir um greiðslu“, - eða: „Viltu vita meira um forritið okkar?
6 Ljúktu við bréfið. Notaðu ákall til aðgerða frá þér eða frá viðskiptavini. Þetta getur verið beiðni um að greiða niður skuldina innan tiltekins tíma eða tilboð um að skipuleggja fund með viðskiptavini.
- Skrifaðu tillögu með von um að eiga samskipti í framtíðinni: „Hlökkum til að hitta þig á fjárlagafundinum í næstu viku,“ - eða: „Við myndum gjarnan ræða við þig um alla þessa þætti nánar þegar við hittumst á skrifstofu okkar . ”
- Tilgreindu hvort skjöl fylgja bréfinu. Bættu við setningu eins og: "Við sendum þér reikning fyrir síðasta mánuð," - eða: "Afrit af geimforritinu fylgir bréfinu."
- Notaðu lokasetningu í lokin. Það er best fyrir viðskiptavini að skrifa: "Með kveðju", - eða: "Bestu óskir."
- Notaðu orðalagið „kveðja“ í formlegum bréfum til ókunnugra.
- Skrifaðu: „Allt það besta“ ef þú þekkir eða vinnur með manneskju.
7 Leiðréttu mistökin. Rétt snið og orðalag mun ekki gegna neinu hlutverki ef það eru málfræðilegar villur í stafnum!
- Reyndu að finna öll tilfelli óbeinnar röddar og gera viðeigandi lagfæringar.
- Gefðu gaum að löngum og ruglingslegum setningum. Í viðskiptabréfi gildir reglan „Betra minna er betra“ og því ætti að farga löngum setningum.