Efni.

• Skref
• Aðferð 1 af 2: Hvernig á að skrifa skipulagsbreytingarstjórnunaráætlun
• Aðferð 2 af 2: Hvernig á að fylgjast með breytingum á hvaða verkefni sem er
• Tillögur

Það eru tvenns konar breytingarstjórnunaráætlanir. Ein þeirra tekur mið af áhrifum breytinga á skipulagið og miðar að því að styðja við aðlögunartímabilið. Önnur gerð áætlunar gerir þér kleift að fylgjast með framvindu eins verkefnis, fanga frávik eða breytingar á ferli og umfangi verkefnisins. Markmið beggja áætlunarinnar er að koma skýrt og skýrt fram hvað nákvæmlega þarf að gera.

Skref

Aðferð 1 af 2: Hvernig á að skrifa skipulagsbreytingarstjórnunaráætlun

1. 1 Tilgreindu ástæður breytinga. Skráðu þá þætti sem höfðu áhrif á ákvörðun um að framkvæma breytinguna, svo sem lítinn framleiðni, nýja tækni eða breytingu á hlutverki stofnunarinnar.
   • Ein nálgunin er að lýsa núverandi ástandi í samtökunum og í hvaða ástandi það mun leiða í framtíðinni áætluninni.
2. 2 Tilgreindu tegund og umfang breytinga. Lýstu í stuttu máli eðli væntanlegra breytinga innan verkefnisins. Tilgreindu nákvæmlega hvað breytingin mun hafa áhrif á: ábyrgðarstarf, ferli, stefnu og / eða skipulag. Skráðu deildir, teymi, kerfi og aðra þætti stofnunarinnar sem verða fyrir áhrifum af væntanlegum breytingum.
3. 3 Tilgreindu hvaða hagsmunaaðilar styðja þetta verkefni. Skráðu alla hagsmunaaðila sem verða fyrir áhrifum af framkvæmd þessarar áætlunar, svo sem æðstu stjórnendur, verkefnisstjóra, bakhjarl verkefnis, endanotendur og / eða starfsmenn fyrirtækisins. Tilgreindu fyrir hvern flokk hvort þessir hagsmunaaðilar styðji breytingarverkefnið.
   • Reyndu að endurspegla þessar upplýsingar í töflunni til að fá meiri skýrleika og skýrleika. Til dæmis er hægt að taka mælikvarða eins og vitund, stuðning og áhrif sem gagnlegt sniðmát og raða þeim sem háum / miðlungs / lágum fyrir hvern hagsmunaaðila.
   • Ef mögulegt er skaltu taka augliti til auglitis viðtöl til að byggja upp stuðning hagsmunaaðila.
4. 4 Búðu til breytingastjórnunarhóp. Þetta teymi ber ábyrgð á að koma upplýsingum á framfæri við alla hagsmunaaðila, hlusta á áhyggjur þeirra og sjá til þess að breytingar séu framkvæmdar eins vel og unnt er. Veldu fólk sem samtökin treysta og bera virðingu fyrir og hafa góða samskiptahæfni.
   • Þetta á einnig við um yfirstjórn. Leggðu áherslu á athygli leiðtoga að þeir verði ekki aðeins sammála um áætlunina heldur stuðli þeir einnig að breytingum.
5. 5 Þróa hugmyndalega nálgun við stjórnun stofnunarinnar. Fullur stuðningur áhrifavalda í samtökunum er mikilvægur fyrir árangursríka framkvæmd breytinga. Leyfðu hverjum leiðtoga að segja sitt um breytingar og hvetja alla til að taka virkan þátt í að koma á árangursríkum breytingum.
6. 6 Gerðu áætlun fyrir hvern hagsmunaaðila. Meta áhættu og áhyggjur hvers hagsmunaaðila, þar með talið þeirra sem styðja breytingar. Skiptu verkefnunum á milli meðlima breytingastjórnunarhópsins til að vinna úr þessum málum.
7. 7 Gerðu samskiptaáætlun. Samskipti eru mikilvægasti þátturinn í breytingastjórnun. Samskipti eins oft og mögulegt er við alla sem taka þátt í breytingaferlinu. Leggðu linnulaust áherslu á ástæður breytinganna og ávinninginn sem hún mun hafa í för með sér.
   • Áhugasamir ættu að geta tjáð sig persónulega til að tryggja tvíhliða samskipti. Fundir augliti til auglitis eru mikilvægir.
   • Upplýsingarnar ættu að vera kostunaraðilar æðstu stjórnenda, línustjóri hvers starfsmanns og hver viðbótarfulltrúi fyrirtækisins sem hagsmunaaðilar treysta. Allar upplýsingar ættu að fara fram á samræmdan hátt.
8. 8 Lagviðnám. Breytingum er alltaf tekið með óvild. Þetta gerist á einstaklingsstigi, svo talaðu við hagsmunaaðila í eigin persónu til að bera kennsl á rót orsaka mótstöðu. Fylgstu með kvörtunum og kvörtunum svo að stjórnendur breytinga geti leyst mál tímanlega. Algengustu vandamálin af þessum toga eru:
   • Skortur á hvöt til breytinga eða skortur á brýntilfinningu.
   • Skortur á skilningi á heildarmyndinni eða ástæðunum fyrir því að breytinga er þörf.
   • Skortur á inntaki í ferlið.
   • Óvissa um framtíðina, framtíðarábyrgð eða kröfur um framtíðarábyrgð.
   • Misbrestur stjórnenda við að uppfylla væntingar varðandi framkvæmd breytinga eða samskipti.
9. 9 Fjarlægðu hindranir. Svarið við flestum kvörtunum ætti að vera viðbótarupplýsingar eða breytingar á samskiptastefnu um tiltekin mál. Í öðrum tilvikum getur verið þörf á frekari skrefum sem ættu að vera með í áætlun þinni eða láta breytingastjórnunarhópinn framkvæma eftir þörfum. Íhugaðu hvað af eftirfarandi getur skipt máli fyrir stofnunina þína:
   • Ef breytingar verða á starfsskyldum eða vinnuferlum er nauðsynlegt að einbeita sér að þjálfun starfsfólks.
   • Ef þú átt von á lækkun á starfsanda liðsins eða of streituvaldandi umskiptum í nýtt umhverfi skaltu afnema andrúmsloftið með fyrirtækjaviðburði eða laun starfsmanna.
   • Ef hagsmunaaðilar eru ekki hvattir til að breyta skaltu þróa hvatakerfi.
   • Ef hagsmunaaðilum finnst um borð skaltu halda fund til að fá álit sitt og aðlaga áætlun þína í samræmi við það.

Aðferð 2 af 2: Hvernig á að fylgjast með breytingum á hvaða verkefni sem er

1. 1 Skilgreindu hlutverk í breytingastjórnun. Skráðu öll þau hlutverk sem þarf fyrir þetta verkefni. Lýstu ábyrgðinni og færninni sem krafist er fyrir hvert hlutverk. Að lágmarki, innihalda verkefnisstjóra, sem verður að innleiða breytingar daglega og styrktaraðila verkefnisins, sem verður að fylgjast með heildarframvindu og taka ákvarðanir um breytingastjórnun á stjórnunarstigi.
   • Fyrir stærri verkefni í stóru skipulagi þarftu að skipta verkefnastjórnunarhlutverkinu á milli nokkurra með mismunandi bakgrunn.
2. 2 Notaðu breytingastjórnborðið. Verkefni í hugbúnaði hafa venjulega stjórnborð fyrir breytingastjórnun sem meðlimir hvers hagsmunaaðila geta nálgast. Slíkur hugbúnaður gerir kleift að samræma breytingabeiðnir sjálfkrafa, afnema þessa ábyrgð verkefnisstjóra, auk þess að upplýsa hagsmunaaðila um ákvarðanir. Þessi nálgun virkar vel í verkefnum með miklum fjölda hagsmunaaðila, sem og í þeim verkefnum sem krefjast reglulegrar endurskoðunar á umfangi og markmiðum verkefnisins.
3. 3 Þróa ferli til að innleiða breytingabeiðnir. Íhugaðu hvernig hugmyndin er þýdd að veruleika þegar einhver í liðinu skilgreinir næsta skref sem þarf. Lýstu þessu ferli og samhæfðu það með öllu teyminu fyrirfram. Hér er dæmi:
   • Liðsmaður fyllir út eyðublað fyrir breytingabeiðni og sendir þessa beiðni til verkefnisstjóra.
   • Verkefnisstjórinn skráir þessa beiðni í almenna lista yfir beiðnir og bendir á stöðu beiðninnar þegar ákvörðun er tekin um að hrinda hugmynd í framkvæmd eða hætta við hana.
   • Framkvæmdastjórinn gefur verkefni liðsmanns að semja nákvæmari áætlun með hliðsjón af nauðsynlegum úrræðum.
   • Verkefnisstjórinn sendir áætlunina til samþykktar til verkefnisaðila.
   • Verið er að innleiða breytinguna. Áhugasamir eru reglulega upplýstir um núverandi ástand.
4. 4 Búðu til eyðublað fyrir breytingabeiðni. Hver breytingabeiðni verður að vera skráð í almenna lista yfir beiðnir og innihalda eftirfarandi:
   • dagsetning breytingabeiðninnar;
   • Breyttu númeri beiðni sem verkefnastjóri úthlutar
   • nafn og lýsing;
   • nafn beiðanda, netfang og símanúmer;
   • forgangsverkefni (hátt, miðlungs, lágt). Skjótar breytingaráætlanir fyrir breytingar krefjast skýrrar tímalínu;
   • vöru- og útgáfunúmer (fyrir hugbúnaðarþróunarverkefni).
5. 5 Skráðu viðbótarupplýsingar í beiðnisskránni. Beiðnisskráin ætti einnig að endurspegla núverandi ákvörðun og framkvæmdarráðstafanir. Til viðbótar við upplýsingarnar sem tilgreindar eru í beiðniforminu ættu eftirfarandi gögn einnig að vera hér:
   • merki um niðurstöður viðurkenningarinnar (samþykktar eða felldar niður);
   • undirskrift þess sem samþykkti beiðnina;
   • tímabil framkvæmdar breytingarinnar;
   • lokadagur breytingaverkefnisins.
6. 6 Fylgstu með miklum breytingum. Auk þess að fylgjast með verkefnastöðu daglega mun það vera gagnlegt að fylgjast með öllum helstu ákvörðunum fyrir tiltekið verkefni. Skrár sem þessar gera það auðveldara að fylgjast með langtímaverkefnum eða verkefnum meðan leiðtogabreytingar eiga sér stað. Þessar upplýsingar eru einnig notaðar til að upplýsa viðskiptavini og æðstu stjórnendur. Vinsamlegast athugið eftirfarandi upplýsingar varðandi breytingar á tímasetningu, umfangi eða kröfum verkefnis, forgangsröðun eða stefnu:
   • Hver tók ákvörðunina.
   • Þegar ákvörðunin var tekin.
   • Stutt lýsing á ástæðum ákvörðunarinnar og framkvæmdarferlinu. Hengdu við öll skjöl sem tengjast þessu ferli.

Tillögur

• Byggja upp traust og skuldbindingu meðal starfsmanna þinna og viðskiptavina. Breytingar hafa tilhneigingu til að láta fólki líða illa. Að sýna fólki að þú ert staðráðinn í að haga þér í þágu þeirra getur hjálpað þér að fá stuðning þeirra.