Hvernig á að búa til árangursríka aðgerðaáætlun

Efni.

Skref
1. hluti af 4: Gerðu áætlun
Hluti 2 af 4: Skipuleggðu tíma þinn
Hluti 3 af 4: Vertu hvattur
Hluti 4 af 4: Skilgreindu markmið þín
Ábendingar
Viðvaranir

Árangursrík aðgerðaáætlun byrjar alltaf með skýru markmiði, tilgangi eða ásetningi. Slík áætlun er hönnuð til að flytja mann frá núverandi augnabliki beint yfir í framkvæmd hins yfirlýsta markmiðs. Rétt gerð aðgerðaáætlun gerir þér kleift að leysa næstum öll vandamál.

Skref

1. hluti af 4: Gerðu áætlun

1 Skrifaðu niður allar upplýsingar. Þegar þú vinnur aðgerðaáætlun þína skaltu byrja að skrifa niður öll smáatriði. Það gæti verið gagnlegt að nota afmarkaðan púða til að fylgjast með ýmsum þáttum ferlisins. Hér eru nokkur dæmi um kafla:
- Hugmyndir / ýmsar athugasemdir
- Daglegar töflur
- Mánaðarleg töflur
- Stig
- Rannsóknir
- Framhald
- Þátttakendur / tengiliðir
2 Gerðu grein fyrir verkefninu. Því óljósari sem verkefnið er, því minni árangursrík verður aðgerðaáætlunin. Reyndu að skilgreina æskilegt markmið eins fljótt og auðið er (helst áður en þú byrjar á verkefninu).
- Dæmi: Þú þarft að skrifa meistararitgerð (stór rannsókn) sem er um 40.000 orð. Þetta verk samanstendur af inngangi, bókmenntarýni (með gagnrýnni greiningu á öðrum rannsóknum og athugun á eigin aðferðafræði), hagnýtri sýnikennslu á hugmyndum þínum með sérstökum dæmum og niðurstöðu. Tímabil verksins er 1 ár.
3 Áætlunin verður að vera ákveðin og raunhæf. Skýrt markmið er aðeins byrjunin: sérhver þáttur áætlunarinnar verður að vera nákvæmur og framkvæmanlegur. Til dæmis, skipuleggja sérstakar og framkvæmanlegar áætlanir, tímamót og árangur.
- Nákvæmar og raunhæfar punktar áætlunarinnar um langtímaverkefni munu hjálpa til við að draga úr streitu við illa skipulagða framkvæmd með því að fara yfir fresti og leiðinlegri yfirvinnu fyrirfram.
- Dæmi: Þú þarft að skrifa um 5.000 orð á mánuði til að klára lokaritgerðina á réttum tíma og í lokin skilja eftir nokkra mánuði til að betrumbæta hugmyndir þínar. Frá hagkvæmnissjónarmiði ættirðu ekki að stefna að því að skrifa meira en 5.000 orð í hverjum mánuði.
- Ef þú vinnur sem aðstoðarkennari í þrjá mánuði af öllu kjörtímabilinu getur verið að þú hafir ekki tíma til að skrifa 15.000 orð á þessum tíma, þar af leiðandi verður þú að dreifa þessu bindi yfir mánuðina sem eftir eru.
4 Millistig. Áfangar eru merkir áfangar á leiðinni að markmiði. Byrjaðu að skipuleggja stigin frá lokum (náðu markmiðinu) og vinna afturábak til núverandi tíma og aðstæðna.
- Að brjóta niður í tímamót getur hjálpað þér (og liði þínu) að vera hvattur með því að skipta umfangi verksins í lítið magn og áþreifanleg markmið, þannig að tilfinning um fullkomleika mun byrja að koma fram jafnvel áður en öll aðgerðaáætlunin er að fullu framkvæmd.
- Ekki aðgreina skref með of löngu eða of stuttu millibili. Þannig teljast tvær vikur vera mjög árangursríkt tímabil.
- Dæmi: Þegar þú vinnur að lokaritgerð, reyndu að tengja ekki stig við verkhluta, þar sem þetta getur tekið marga mánuði. Haltu í staðinn tímamótunum litlum í allt að tvær vikur (þú getur notað orðatalningu) og verðlaunaðu sjálfan þig fyrir að standa þig vel.
5 Skiptu stórum verkefnum niður í smærri, viðráðanlegri bindi. Sum verkefni eða vinnuskref geta verið ógnvekjandi.
- Ef stórt verkefni ruglar þig skaltu skipta því niður í þægilegar litlar undirverkefni til að draga úr kvíða og auka sjálfstraust þitt.
- Dæmi: Bókmenntaendurskoðun verður oft erfiðasti hlutinn, einskonar grunnur að framtíðarstarfi. Til að ljúka þessum kafla þarf mikið magn upplýsinga til að rannsaka og greina.
- Skiptu verkefninu í undirverkefni: rannsóknir, greiningar, framsetningu. Þú getur þrengt undirgreinarnar enn frekar og valið sérstakar greinar og bækur til að lesa og sett frest til að ljúka greiningu og skriflegri framsetningu niðurstaðnanna.
6 Notaðu verkefnalista. Gerðu lista yfir verkefni sem þarf að ljúka í hverju skrefi. Verkefnalistinn sjálfur er árangurslaus, svo gefðu upp nákvæma upphæð og rauntíma.
- Dæmi: Skiptu ritrýni þinni niður í lítil verkefni svo þú vitir nákvæmlega hvað þarf að gera og áætlar raunhæfan tíma. Til dæmis, á tveggja til tveggja daga fresti þarftu að lesa, greina og lýsa einni heimild.
7 Skilgreindu tímaramma fyrir alla starfsemi. Ef ekki er skýr tímarammi getur vinna dregist óendanlega lengi og sum verkefni verða óunnin.
- Röð hlutanna í áætluninni er ekki mikilvæg, sem ekki er hægt að segja um tímarammann fyrir hvern þátt.
- Dæmi: Ef þú veist að þú getur lesið um 2000 orð á einni klukkustund og grein hefur 10.000 orð til að lesa, þá þarftu að leggja til hliðar að minnsta kosti fimm tíma tíma fyrir greinina.
- Þú ættir einnig að taka tillit til tíma fyrir að minnsta kosti tvö snarl og stutt hlé á 1-2 klst fresti þegar þú verður þreyttur. Að auki skaltu bæta að minnsta kosti annarri klukkustund við lokatíma vegna hugsanlegra óviðráðanlegra tafa.
8 Búðu til sjónræna framsetningu. Þegar þú hefur lokið aðgerðalistunum og stillt tímarammana skaltu halda áfram að búa til einhvers konar sjónræna sýningu á áætluninni. Þú getur notað flæðirit, Gantt töflu, kraftmikla töflu eða annan þægilegan valkost.
- Geymdu sjónræna áætlun á aðgengilegum stað - til dæmis geturðu hengt hana á vegg skrifstofu eða kennslustofu.
9 Strikaðu yfir lokið verkefni. Þannig muntu ekki aðeins finna fyrir ánægju, heldur munt þú einnig geta tryggt að ekkert sé gleymt.
- Þessi aðferð er sérstaklega gagnleg fyrir teymisvinnu. Þegar þú vinnur með öðrum geturðu búið til samnýtt skjal sem er fáanlegt hvar sem er í heiminum.
10 Ekki hætta. Þegar þú hefur gert áætlun, kynnt verkefni fyrir samstarfsfólk (þegar þú vinnur saman) og tilgreint tímamót, farðu áfram í næsta skref: farðu í daglega vinnu til að ná markmiði þínu.
11 Þú getur breytt dagsetningunum en þú getur ekki stoppað á miðri leið. Af og til koma upp ófyrirséðar aðstæður sem koma í veg fyrir að þú náir tímamörkum, klári verkefni og náum markmiðum.
- Hresstu þig við. Farðu yfir áætlun þína og haltu síðan áfram að vinna og farðu í átt að markmiði þínu.

Hluti 2 af 4: Skipuleggðu tíma þinn

1 Veldu góðan skipuleggjanda. Notaðu forrit eða minnisbók sem gerir þér kleift að skipuleggja hvern tíma á tíma þínum á þægilegan hátt. Tímasetning er aðeins áhrifarík ef hún gerir þér kleift að slá inn og lesa færslur á þægilegan hátt.
- Rannsóknir hafa sýnt að skrifleg verkefni (með penna á pappír) eykur líkurnar á að hlutirnir séu gerðir, svo það er betra að skipuleggja vinnu þína í hefðbundinni minnisbók.
2 Ekki nota verkefnalista. Svo þú ert með langan verkefnalista, en hvenær muntu gera þá? Verkefnalisti er ekki eins skilvirkur og verkefnaáætlun. Í áætluninni verður hverju verkefni úthlutað gjalddaga.
- Hreinsa tímablokkir (síður margra dagbóka eru skipt í klukkustundar blokkir í bókstaflegri merkingu orðsins) mun ekki leyfa þér að hika, því að liðnum tíma þarftu að halda áfram í næsta áætlaða verkefni.
3 Lærðu að bera kennsl á tímablokka. Þessi nálgun gerir þér kleift að skilja skýrt hversu mikinn tíma er hægt að úthluta fyrir hvert mál. Byrjaðu á forgangsverkefnum og farðu að mikilvægari verkefnum.
- Skipuleggðu alla vikuna þína fram í tímann. Með ítarlegri áætlun fyrir komandi daga muntu geta nýtt þér þann tíma sem er laus.
- Fjöldi sérfræðinga mælir með því að hafa að minnsta kosti almenna hugmynd um áætlanirnar fyrir allan mánuðinn.
- Sumir ráðleggja að byrja í lok dags og vinna afturábak. Ef vinnudagurinn þinn stendur til klukkan 17:00, þá skaltu skipuleggja héðan í frá og til upphafs dags (til dæmis til 7:00).
4 Settu af tíma fyrir hlé og tómstundastarf. Vísindamenn halda því fram að með því að taka frítíma inn í áætlanir sínar geti einstaklingur fengið meiri ánægju af lífinu. Það hefur einnig verið sannað að vinna of lengi (meira en 50 klukkustundir á viku) dregur úr skilvirkni vinnuafls.
- Skortur á svefni getur haft hörmuleg áhrif á framleiðni. Fullorðinn þarf að minnsta kosti 7 tíma svefn á hverri nóttu og hjá unglingum fer þessi tala upp í 8,5 klukkustundir.
- Vísindamenn hvetja þig til að skipuleggja „stefnumótandi endurheimt“ (hreyfingu, blund, hugleiðslu, upphitun) allan daginn til að auka framleiðni og bæta heilsu almennt.
5 Gefðu þér tíma til að koma með áætlun fyrir vikuna. Sumir sérfræðingar mæla með því að gera áætlun með viku fyrirvara. Ákveðið hvernig best er að nota hvern dag til að ná markmiðum þínum.
- Mundu að íhuga öll núverandi verkefni og skuldbindingar. Ef áætlunin reynist vera of þröng, þá er hægt að strika yfir nokkur ómerkileg atriði úr henni.
- Ekki fórna félagslegum samskiptum. Taktu þér tíma með nánum vinum og fjölskyldu. Þeir munu alltaf veita þér þann stuðning sem þú þarft.
6 Búðu til daglega rútínu. Í dæminu um meistararitgerð gæti dæmigerður dagur litið svona út:
- 7:00: Vaknaðu
- 7:15: Gerðu æfingar
- 8:30: Sturtu og klæddu þig
- 9:15: Undirbúa morgunmat og borða
- 10:00: Ritgerðarvinna - ritunarverkefni (auk 15 mínútna hlé)
- 12:15: Hádegismatur
- 13:15: Vinna með tölvupósti
- 14:00: Rannsóknir og greining á lestrinum (þ.m.t. 20-30 mínútna hlé / snarl)
- 17:00: Verklok, athuga bréf, skipulag mála á morgun
- 17:45: Hreinsað á borðinu, farðu í búðina
- 19:00: Undirbúa kvöldmat og borða
- 21:00: Hvíld (á gítar)
- 22:00: Dreifðu rúminu, lestu í rúminu (30 mínútur), farðu að sofa
7 Þú þarft ekki að skipuleggja alla daga þína á sama hátt. Þú getur helgað þér vinnu 1-2 daga í viku. Stundum er meira að segja gagnlegt að taka hlé til að byrja að vinna með ferskar hugsanir.
- Dæmi: Þú getur skrifað ritgerð og greint heimildir á mánudögum, miðvikudögum og föstudögum og lært að spila á hljóðfæri á fimmtudögum.
8 Ófyrirséð vandamál. Leggðu til viðbótar tíma í hverri blokk fyrir minna afkastamikinn vinnutíma eða ófyrirséð vandamál. Í upphafi er mælt með því að þú leggur til hliðar tvöfalt meiri tíma en þú heldur að sé nauðsynlegt fyrir hvert verkefni.
- Í því ferli muntu byrja að vinna á skilvirkari hátt eða geta nákvæmari ákvarðað þann tíma sem þarf, sem gerir þér kleift að stilla upprunalegu áætlunina en skilja eftir að minnsta kosti lítið bil.
9 Vertu sveigjanlegur og skilningsríkur. Þegar þú byrjar skaltu vera tilbúinn til að breyta áætlun þinni þegar þú ert á ferðinni. Þetta er hluti af námsferlinu og því er best að skipuleggja tímablokka með blýanti frekar en penna.
- Þú getur líka eytt nokkrum vikum í að fylgjast með öllu því sem þú gerðir á daginn í dagbókinni þinni. Þökk sé þessu muntu læra hvernig á að áætla tímaramma hvers verkefnis rétt og nota tímann á skilvirkan hátt.
10 Slökktu á internetinu. Ákveðið hvenær á að athuga tölvupóstinn þinn og samfélagsmiðla. Vertu strangur við þetta, þar sem auðvelt er að sóa tíma í að fletta aðeins í fréttastraumnum.
- Þú getur líka slökkt á símanum (að minnsta kosti þann tíma sem þú þarft að einbeita þér).
11 Gerðu minna. Þetta er vegna tímamarka á netinu. Greindu og einbeittu þér að mikilvægustu verkefnum dagsins sem hjálpa þér að ná markmiði þínu. Þú ættir ekki að sóa orku í minna mikilvæg atriði sem taka aðeins tíma: bréfaskriftir, hugsunarlaus vinna með skjöl.
- Einn sérfræðingur mælir með því að þú athugir ekki tölvupóst í að minnsta kosti fyrstu klukkustundir dagsins. Þannig að þú munt einbeita þér að mikilvægum málum og verður ekki afvegaleiddur af óvenjulegum augnablikum úr bréfum.
- Ef þú hefur mikið af litlum hlutum að gera (til dæmis tölvupóst, pappírsvinnu, þrif), þá er betra að flokka þá í eina tímablokk, frekar en að dreifa þeim yfir daginn og minnka þar með fókusinn á mikilvæg verkefni.

Hluti 3 af 4: Vertu hvattur

1 Jákvætt viðhorf. Jákvætt viðhorf er afar mikilvægt til að ná markmiðum. Þú þarft að trúa á sjálfan þig og fólkið í kringum þig. Berjist gegn neikvæðum hugsunum með jákvæðum staðfestingum.
- Til viðbótar við eigin skapi ættirðu að umkringja þig með jákvæðu fólki. Rannsóknir hafa sýnt að með tímanum tileinkum við okkur venjur þeirra sem við eyðum mestum tíma með, svo veldu umhverfi þitt skynsamlega.
2 Verðlaun. Verðlaunin eru sérstaklega mikilvæg eftir að hafa lokið hverju stigi. Komdu með áþreifanleg verðlaun fyrir sjálfan þig. Þú hefur efni á hádegismat á uppáhalds veitingastaðnum þínum sem verðlaun fyrir tveggja vikna stig eða nudd fyrir tveggja mánaða vinnu.
- Einn sérfræðingur býður upp á að millifæra ákveðna upphæð til vinar og biðja hann að skila þeim aðeins ef verkinu er lokið á tilgreindum tíma. Ef þér mistekst geymir vinurinn peningana fyrir sig.
3 Fáðu stuðning. Það er alltaf mikilvægt að njóta stuðnings vina og vandamanna, sem og að hitta fólk sem hefur svipuð markmið. Þökk sé þessu geturðu verið jafnt öðrum.
4 Fylgstu með framförum þínum. Rannsóknir hafa sýnt að farsælasta framfarirnar eru besta hvatningin. Til að fylgjast með framförum þarftu bara að strika yfir lokið verkefni á áætlun þinni.
5 Farðu að sofa og farðu snemma á fætur. Að rannsaka daglegar venjur farsæls og afkastamikils fólks munu segja þér sannleikann - flestir byrja daginn snemma. Þeir hafa venjulega einnig morgunrútínu sem hvetur þá oft til frekari afreka.
- Prófaðu að byrja morguninn með hreyfingu (létt upphitun og jóga eða líkamsþjálfun í ræktinni), hollan morgunverð og hálftíma dagbók.
6 Taktu hlé. Það er nauðsynlegt að taka hlé til að halda hvatningu. Ef þú vinnur alltaf þá safnar þú þreytu. Að taka hlé hjálpar þér að forðast of mikla vinnu og hámarkar vinnutíma.
- Dæmi: Stattu upp úr tölvunni, leggðu símann niður og sestu hljóðlega í hljóði. Ef þér dettur í hug skaltu skrifa þær niður í dagbókina þína. Annars skaltu bara njóta augnabliks slökunar.
- Dæmi: Taktu upp hugleiðslu.Settu símann í hljóðlausa stillingu, slökktu á öllum tilkynningum og stilltu tímamælir í 30 mínútur eða annan gildan tíma. Reyndu síðan að sitja kyrr og hreinsa hugann. Allar hugsanir sem koma upp í hugann er hægt að flokka og sleppa. Til dæmis, ef þú ert að hugsa um vinnu, þá segðu „Vinna“ við sjálfan þig og slepptu hugsuninni.
7 Sýndu. Taktu nokkrar mínútur til að hugsa um markmið þitt og ímyndaðu þér hvernig þér mun líða eftir að þú hefur náð því. Þetta auðveldar að takast á við þá erfiðleika sem upp kunna að koma.
8 Skil að það verður ekki auðvelt. Allt sem manni er kært er sjaldan gefið án erfiðleika. Leiðin að markmiðinu er venjulega ekki lokið án margra vandamála og erfiðra ákvarðana. Tek undir þessa staðreynd.
- Margir reyndir sérfræðingar sem ráðleggja að lifa í núinu mæla með því að samþykkja mistök þín sem vísvitandi val. Þú þarft ekki að vera reiður eða reiður. Taktu við þeim, lærðu lexíuna og farðu aftur til vinnu með hliðsjón af breyttum aðstæðum.

Hluti 4 af 4: Skilgreindu markmið þín

1 Skrifaðu niður langanir þínar. Dagbók eða textaskjal hentar í þessum tilgangi. Ef þú ert ekki enn viss um hvað þú vilt gera nákvæmlega, þá ætti þessi æfing að hjálpa.
- Venjulegar dagbókarfærslur eru frábær leið til að taka afskekkt sýn á sjálfan þig og skrá tilfinningar þínar. Margir fullyrða að það að skrá eigin hugsanir hjálpi þeim að skilja tilfinningar og þrár.
2 Rannsakaðu spurninguna. Ef þú hefur hugmynd, reyndu þá að rannsaka þetta efni. Skoðaðu markmið þín til að finna stystu leiðina til að ná markmiðum þínum.
- Málþing eins og Reddit fjalla um og fjalla um margvísleg efni. Hér getur þú talað við fólk sem tekur þátt í greininni sem þú hefur áhuga á og er tilbúið að deila upplýsingum.
- Dæmi: Þegar þú vinnur að lokaritgerðinni þinni hugsar þú um hvað þetta allt gæti leitt til. Lestu um hvað fólk með gráðu sem þú ert að leita að er að gera. Þetta getur ýtt þér í átt að útgáfum eða öðrum tækifærum til framtíðarþróunar.
3 Kannaðu valkostina sem eru í boði og veldu þann sem hentar þér best. Eftir að hafa rannsakað málið verður ljóst hvert hver valin leið getur leitt. Þetta mun leyfa þér að velja besta kostinn til að ná eigin markmiði þínu.
4 Hugleiddu ytri þætti sem tengjast verkinu. Þetta felur í sér allt sem truflar það að ná markmiðinu. Ef um er að ræða ritgerð má nefna andlega þreytu, skort á heimildum eða ófyrirséðum vinnuverkefnum.
5 Vertu sveigjanlegur. Markmiðin geta breyst meðan á innleiðingarferlinu stendur. Reyndu að sjá fyrir svigrúm fyrirfram. Með öðrum orðum, ekki gefast upp þegar erfiðleikar verða. Að missa áhugann og missa vonina eru allt aðrir hlutir!

Ábendingar

Allar aðferðirnar sem lýst er til að hjálpa til við að skipuleggja og setja sér markmið eiga einnig við um fleiri alþjóðlegar og langtíma fyrirætlanir (til dæmis starfsval).
Ef tilhugsunin um að skipuleggja tíma þinn er leiðinleg, hugsaðu þá um það öðruvísi: Framsýnar áætlanir fyrir daga, vikur og jafnvel mánuði útrýma þörfinni á að taka ákvarðanir á hverjum degi um næsta skref. Þetta frelsar tíma til sköpunargáfu og einbeitingar í mikilvægum málum.