Efni.

• Að stíga
• Hluti 1 af 4: Kortlagning og uppsetning kynningarfundar
• Hluti 2 af 4: Lýsir málinu
• Hluti 3 af 4: Að gera ályktanir og tilmæli
• Hluti 4 af 4: Athugun á kynningarfundinum
• Ábendingar

Í samantekt er rakið tiltekið efni og bakgrunnur þess, venjulega fyrir embættismann ríkisstjórnarinnar eða annan stefnumótandi. Þessir ákvörðunaraðilar verða að taka erfiðar ákvarðanir um mörg mismunandi efni á hverjum degi og þeir hafa ekki tíma til að rannsaka hvert mál ítarlega. Samantekt hjálpar til við að vekja athygli einstaklings á máli og dregur fram mikilvæg atriði sem hann / hún ætti að þekkja. Í samantektinni eru síðan lagðar til lausnir og lagðar fram tillögur til úrbóta. Að geta skrifað samantekt er gagnleg færni fyrir námsmenn, viðskiptafólk, stjórnmálamenn og aðgerðarsinna. Sannfærandi samantekt er hnitmiðuð, vel skipulögð og fjallar um mikilvægustu og mikilvægustu staðreyndir og lausnir.

Að stíga

Hluti 1 af 4: Kortlagning og uppsetning kynningarfundar

1. Ákveðið umfang kynningarfundarins. Umfangið nær bæði til dýptar og lengdar kynningarfundarins. Í hvaða smáatriðum ætlar þú að fjalla um efnið? Hvað ætlar þú að fjalla um mörg mismunandi efni? Þetta veltur á því hversu margar upplýsingar þú getur fundið og hversu mikið þú þarft að veita til að styðja kröfur þínar.
   • Að ákvarða umfang kynningarfundarins er mikilvægt vegna þess að það gerir lesandanum kleift að vita nákvæmlega hvaða upplýsingar eru til umræðu og hvað ekki.
2. Þekkið áhorfendur. Áður en þú byrjar að skrifa kynningarfund þinn er mikilvægt að vita hver ætlar að lesa það. Þetta stýrir valinu sem þú tekur í skjalinu. Hugleiddu eftirfarandi spurningar áður en þú byrjar og ef þú veist ekki svörin skaltu reyna að komast að eftirfarandi:
   • Hver mun lesa þetta skjal? Embættismenn ríkisstjórnarinnar? Leiðtogar fyrirtækja? Blaðamenn? Sambland af þessu?
   • Hversu mikið veit lesandinn nú þegar um þetta vandamál? Vita þeir jafnvel eitthvað um það? Hvað verður lesendahópurinn veit?
   • Hvaða vald hefur lesandinn til málsins? Hvaða breytingar getur hann / hún gert?
3. Skipuleggðu aðalatriðin. Áður en þú byrjar að skrifa kynningarfundinn þinn ættirðu að kortleggja (annað hvort í huga þínum eða í yfirliti) helstu atriði sem þú vilt benda á.
   • Vegna þess að samantekt er venjulega ekki lengri en ein eða tvær blaðsíður ætti hún að vera hnitmiðuð. Stefnumótandi aðilar eru mjög uppteknir og málefni þitt er ekki það eina sem stendur á þeim. Það er ekki pláss fyrir óþarfa upplýsingar eða langvarandi skýringar. Ákveðið fyrirfram helstu atriði ykkar til að búa til hnitmiðaða samantekt.
4. Íhugaðu að nota sniðmát. Þó að snið kynningarfundar þurfi ekki að vera of flókið geturðu sparað þér tíma með því að hlaða niður einu af mörgum ókeypis sniðmátum á netinu til að búa til kynningargögn í MS Word.
   • Sniðmát getur hjálpað þér að skipuleggja hugsanir þínar og undirbúa samantekt hraðar.
5. Komdu með nafn, dagsetningu og efnislínur. Ef þú ert ekki að nota sniðmát verðurðu að byrja á því að skrifa nafn, dagsetningu og efnislínur.
   • Nafnið samsvarar þeim sem kynningarfundurinn er beint til.
   • Dagsetningin samsvarar skiladegi kynningarfundarins.
   • Efnislínan ætti að lýsa með nokkrum orðum aðalumfjöllunarefni samantektarinnar, svo sem „Algengi eineltis í skólanum í Utrecht-héraði.“ Þetta gerir lesandanum kleift að vita, án þess jafnvel að þurfa að líta á skjalið, hvað vandamálið er að það verður meðhöndlað.
6. Hugleiddu að láta fylgja yfirlit. Sumar kynningarfundir innihalda samantekt í upphafi kynningarfundar, þar sem tekinn er saman allur textinn í nokkrum atriðum. Ákveðið hvort þú viljir gera þetta og ef svo er, pantaðu pláss fyrir þennan hluta.
   • Fyrir mjög upptekinn lesanda veitir yfirlitið aðalatriðin fyrirfram og gerir það auðveldara að renna yfir restina af skjalinu.
   • Vel smíðuð kynningarfundur er oft nógu stuttur til að gera þennan hluta óþarfa. Hins vegar, ef það eru atriði sem krefjast tafarlausra aðgerða, þá getur þetta verið leið til að benda á hve brýnt kynningarfundurinn er með því að gefa skýrt fram tímaramma í samantektinni.
   • Yfirlitið ætti ekki að fara yfir þrjú til fjögur stig.

Hluti 2 af 4: Lýsir málinu

1. Búðu til kynningu sem dregur málið saman. Næsti hluti samantektarinnar ætti að lýsa málinu eða vandamálinu í smáatriðum. Byrjaðu á stuttri opnun, oftast nefnd „vandamál“ eða „markmið“ og lýsir í einni eða tveimur setningum meginmálinu sem kynningarfundurinn beinist að og / eða hvers vegna þú bjóst til þessa samantekt.
   • Til dæmis gætirðu skrifað eitthvað eins og: „Það hefur aukist fjöldi ofbeldisfullra eineltisatvika í skólum í Utrecht svæðinu.“ Núverandi agastefna nægir kannski ekki til að taka á þessu máli. “
2. Gefðu yfirlit yfir mikilvægustu staðreyndir / bakgrunn. Í næsta kafla, „Íhugun“ eða „Bakgrunnur“ ætti að veita nákvæmar upplýsingar um stöðu vandans eða málsins, með áherslu á nýlega þróun og / eða núverandi stöðu mála.
   • Þessi hluti ætti að innihalda nauðsynlegar upplýsingar fyrir lesandann til að taka ákvörðun um þetta mál. Upplýsingum sem ekki eru nauðsynlegar í þessum tilgangi, hversu áhugaverðar þær kunna að vera, má sleppa.
   • Ef þú hefur ekki þegar gert þetta skaltu gera nokkrar rannsóknir áður en þú skrifar þennan kafla. Upplýsingarnar í þessum kafla ættu að vera eins nákvæmar, sértækar og uppfærðar og mögulegt er.
   • Ef nauðsyn krefur, þýddu upplýsingarnar fyrir áhorfendur þína til að gera þennan hluta skýran og einfaldan. Forðist hrognamál, tæknimál eða upplýsingar sem eru ekki beint áhugaverðar almenningi.
   • Notaðu tölfræði og gögn þar sem við á, en útskýrðu hlutina með þeim skilmálum sem áhorfendur þínir geta skilið hratt og auðveldlega.
3. Skildu þína eigin skoðun eftir. Álit þitt á þessum aðstæðum og / eða hvað ætti að gera í því á ekki heima í þessum kafla. Haltu þig við staðreyndir.
   • Þú getur hins vegar valið að ræða kosti og galla hinna ýmsu aðgerða sem fyrirhugaðar eru eða núverandi og greina styrkleika og veikleika hvers og eins.

Hluti 3 af 4: Að gera ályktanir og tilmæli

1. Gerðu það viðeigandi. Loka skal kynningarfundi þínum með köflum eins og „Ályktun“ og / eða „tilmælum“ eða „Næstu skref“. Slík lokun ætti að skýra hvers vegna þetta mál ætti að teljast mikilvægt af lesanda þínum.
   • Reyndu að tengja málið beint við eiginhagsmuni lesandans, til að gera kynningarfund þinn meira sannfærandi.
   • Til dæmis gætirðu sagt eitthvað eins og: „Eineltisatvik leiða foreldra til að íhuga einkaskóla. Þau eru tengd við lægri prófskora og árangur sem gerir skólana okkar virka minna árangursríka í augum samfélagsins. Þeir draga úr möguleikum svæðisins á að veita fjármagni með ríkisstyrkjum og einkafjármögnun. “
2. Leggðu til lausn. Margar kynningarfundir bjóða upp á fyrirhugaða lausn á því vandamáli sem lýst er og tengja málið við breytta stefnu til að bæta ástandið.
   • Sumar kynningarfundir gera grein fyrir fyrirhugaðri lausn (um) í kafla sem merktur er „Tilmæli“ en sumir rithöfundar kjósa „Næstu skref“ vegna þess að þeim finnst hún hafa mýkri tilfinningu og er minna fyrirhuguð eða árásargjarn. Mundu að það er lesandinn sem hefur lokaorðið og tekur ákvörðun um málið, ekki þú.
   • Þessi hluti þarf ekki að vera „jafnvægi“ eins og hlutinn í bakgrunni / íhugun. Þetta getur verið staður til að láta í ljós álit þitt á því hvað ætti að gera.
   • Hins vegar skal tekið fram að þú þarft ekki að veita neina sérstaka lausn. Einnig er einfaldlega hægt að telja upp nokkra valkosti með kostum og göllum og hvetja lesandann til að íhuga þessar ákvarðanir og grípa til aðgerða á einhvern hátt til að taka á þessu máli. Þú þarft ekki endilega að tilgreina hvaða aðgerð væri heppilegust.
3. Notaðu staðreyndir til að styðja rök þín. Tillögur þínar í þessum síðasta kafla ættu að renna rökrétt frá upplýsingum í fyrri köflum. Notaðu staðreyndirnar sem þú hefur kynnt til að sýna hvers vegna lausnin sem þú leggur til er góð lausn.
   • Gakktu úr skugga um að allar lausnir sem þú leggur til séu skýrar og tengist málinu beint eins og þú hefur lýst því. Segjum til dæmis að þú hafir minnst á skort á forritum gegn einelti í fyrri hlutanum. Í þessum kafla er skynsamlegt að leggja til slíka áætlun og kannski benda öðrum skólum á virkni þeirra. Ef þú hefur ekki nefnt nein forvarnaráætlun ennþá virðist lausn sem þessi út í bláinn.

Hluti 4 af 4: Athugun á kynningarfundinum

1. Gerðu kynningarfundinn hnitmiðaðri. Samantekt ætti ekki að fara yfir tvær blaðsíður. Ef kynningarfundurinn er orðinn lengri en þetta þarftu fyrst að leita að verkum í stjórnunarfasa sem hægt er að sleppa.
   • Leitaðu að upplýsingum sem ekki tengjast efninu eða eru ekki eins mikilvægar og fjarlægðu það efni, sérstaklega ef það er ekki tengt lausninni / lausnunum sem þú býður upp á.
   • Í sama ljósi ættu ekki að vanta mikilvægar upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að rök þín séu skýr og sannfærandi. Þú gætir þurft að skiptast á ákveðnum upplýsingum fyrir annan.
   • Reyndu að setja þig í spor stjórnmálamanns eða embættismanns þegar þú breytir texta þínum. Hugsaðu um hversu mikið þetta fólk fær á hverjum degi. Ekki stuðla að vandamálinu. Vertu hluti af lausninni með því að veita þær upplýsingar sem þarf til að taka ákvörðun - hvorki meira né minna.
2. Fjarlægðu tæknimálið. Á meðan á klippingu stendur skaltu fylgjast með tæknimáli eða orðatiltæki sem gera kynningu þína aðgengilegri. Jafnvel ef þú reyndir að forðast þetta þegar þú skrifaðir samantektina, þá er mögulegt að einhver flókin hugtök hafi ratað í skjalið.
   • Sérstaklega ef þú ert sérfræðingur í efni sem þú ert að skrifa um er auðvelt að gleyma í smá stund að daglegt tungumál fyrir þig gæti verið erfitt fyrir aðra að skilja.
   • Hafðu í huga að fyrir fólk sem þekkir ekki umfjöllunarefnið er það ekki alltaf strax ljóst hvers vegna eitthvað er mikilvægt. Stefnumótandi aðilar geta yfirleitt ekki verið sérfræðingar í hverju efni sem þeir þurfa til að taka ákvarðanir um.
3. Gakktu úr skugga um að uppbyggingin sé skynsamleg. Gakktu úr skugga um að helstu staðreyndir sem þú hefur skráð komist rökrétt frá málinu eins og þú hefur dregið það saman. Gakktu einnig úr skugga um að allar lausnirnar sem þú leggur til taki í raun á þeim mikilvægustu sjónarmiðum.
4. Athugaðu vandlega í verkum þínum. Þegar þú hefur athugað lengd og flæði kynningarfundarins, farðu þá vandlega yfir textann enn einu sinni til að ganga úr skugga um að engin mistök hafi læðst að honum.
   • Samantekt með stafsetningar-, stíl- eða málfræðilegum villum er lesandinn minni. Þú gætir verið að gera meira gagn en skaða með því að leggja fram slíka stutta grein, þar sem það getur vanvirt sjónarhorn þitt.

Ábendingar

• Horfðu á kynningarfundir skrifaðar af áberandi leiðtogum og prófessorum til að læra um sannfæringastíl þeirra.
• Hafðu í huga að þó að kynningarfundurinn þinn geti beinst að ákveðnum aðila, þá geta aðrir - starfsfólk, samstarfsmenn og jafnvel fjölmiðlar - lesið það. Þetta er góð ástæða til að hafa tungumál þitt eins aðgengilegt og mögulegt er, jafnvel þó að fyrirhugaður lesandi hafi einhverja þekkingu á efninu.