Höfundur:
Christy White
Sköpunardag:
10 Maint. 2021
Uppfærsludagsetning:
1 Júlí 2024
Efni.
Stöðuskýrsla kann að virðast eins og húsverk en að skrifa hana getur í raun verið gott tækifæri til að eiga samskipti við stjórnendur. Burtséð frá því verkefni sem þú ert að vinna að, þá ættir þú að leggja áherslu á að veita sérstakar upplýsingar sem lýsa fjárhagsáætlun og framvindu verkefnisins. Settu mikilvægustu upplýsingarnar í samantekt í byrjun. Haltu síðan áfram með helstu upplýsingar sem lýsa verkefninu með tilliti til árangurs og áskorana. Hafðu hlutina stutta en fræðandi og stjórnendur eru ánægðir.
Að stíga
Hluti 1 af 2: Setja upp skýrslu þína
Einbeittu þér að kostnaði og tímaáætlun. Burtséð frá því verkefni sem þú ert að vinna að, vilja stjórnendur vita hvernig hlutirnir ganga hvað varðar fjárhagsáætlun og framfarir. Settu upp skýrsluna þína og safnaðu upplýsingum um hvernig verkefnið gengur fjárhagslega. Að auki, gerðu nokkrar athugasemdir um hvort verkefnið sé á réttri leið í tíma. 
Vertu heiðarlegur varðandi vandamál. Ef þú veist að það eru verkefnakostnaður og framfaramál, ekki fela þau. Það mun aðeins leiða til stærri vandamála seinna meir. Hugsaðu í staðinn hvernig þessi vandamál tengjast hlutum sem ganga vel. - Til dæmis, ef verkefnið þitt felur í sér að framleiða og senda 1.000 boli fyrir $ 1.000, gætirðu haft áhyggjur af því að þú hafir bara unnið 300 en þegar eytt $ 500.
- Þú gætir líka fundið þig tveimur dögum á undan áætlun og tjáð þig um það.
Bjóða lausnir á vandamálum. Hluti af tilgangi stöðuskýrslu er að hjálpa stjórnandanum að ákveða næstu skref. Þú getur hjálpað með því að leggja til lausnir á ákveðnum vandamálum sem þú tekur eftir. Þegar þú setur upp skýrsluna skaltu taka athugasemdir um hvernig lausnir þínar eiga við kostnað og framfarir. - Til dæmis, ef stuttermabolafyrirtækið þitt er á undan áætlun og á bak við fjárhagsáætlun, gætirðu séð þetta sem ástæðu til að auka framleiðsluna og koma jafnvægi á hlutina.
2. hluti af 2: Að setja þetta allt saman
Gefðu skýrslunni titil. Byrjaðu skriflega skýrslu þína með stuttu yfirliti, titli og dagsetningu. Þar sem stöðuskýrslur ættu að vera stuttar þurfa þær ekki að vera á sérstakri titilsíðu. Ef þú ert að skila skýrslunni með tölvupósti er nóg að hafa skýrt viðfangsefni svo að yfirmaður þinn viti um hvað tölvupósturinn snýst. - Eitthvað eins og „Parker Transport August 2017 Report“ er fínt.
- Gefðu alltaf upp gögn svo að það sé ljóst um hvaða tímabil þú ert að tilkynna.
- Ef fyrirtæki þitt notar sérstök skýrslusnið, vertu viss um að nota þau líka.
Byrjaðu á samantekt. Stjórnendur eru uppteknir og þurfa að sjá mikilvægustu upplýsingarnar strax. Nokkrar línur í upphafi skýrslunnar fara í kjarna málsins og útskýra stuttlega hvernig verkefnið gengur með tilliti til fjárhagsáætlunar og framvindu. - Reyndu að tryggja að stjórnandi þinn sjái allar upplýsingar á fyrstu mínútum lestrar skýrslunnar.
- Til dæmis gætirðu byrjað skýrsluna þína strax með eitthvað beint eins og „Parker Transport er sem stendur á undan áætlun. Við eyddum 50% af kostnaðarhámarkinu og framleiddum 30% af vörunni. Við getum dregið úr kostnaði með því að flýta fyrir framleiðslu. “
- Ef stjórnendur eru ánægðir með það sem þeir sjá í byrjun gætu þeir nú þegar vitað nóg. Ef eitthvað er í samantektinni sem bendir til vandræða geta þeir fljótt farið þaðan yfir í viðkomandi upplýsingar lengra niður í skýrslunni.
Vinsamlegast gefðu upp mikilvægustu upplýsingarnar. Skráðu mikilvægustu niðurstöðurnar hingað til, með áherslu á tímamót og lykilgögn. Láttu stjórnandann þinn vita um árangur frekar en athafnir. - Til dæmis, ekki skrifa eitthvað eins og „Framleiðsluleiðtogar okkar, Frank og Sandra, hafa unnið gott starf. Frank er alltaf mjög snemma á staðnum og Sandra er alltaf síðastur til að fara, til að tryggja að við látum framleiða allt á réttum tíma. “
- Leggðu frekar áherslu á lykilgögnin: "Við erum 20% á undan áætlun þar sem framleiðsluleiðtogarnir (Frank og Sandra) hafa aukið framleiðslutímann um tvo tíma á dag."
Skipuleggðu staðreyndir. Hér getur þú sérsniðið skýrsluna að stíl stjórnanda þíns. Ef þú þekkir vinnubrögð stjórnandans geturðu aðlagað skýrsluna í samræmi við það. Ef þú ert ekki viss skaltu einbeita þér að stuttri, beinni samantekt í stíl sem þú þekkir vel. - Ef yfirmaður þinn vill sjá stóru söguna geturðu nefnt einn kafla „Úrslit“, annan „Áskoranir“ og þann þriðja „Lausnir“.
- Fyrir stjórnanda sem finnst gaman að sjá hlutina í tímaröð skaltu prófa kafla „Framfarir í þessari viku“ og síðan „Næstu skref“.
Notaðu byssukúlur. Stjórnendum verður að veita þær upplýsingar sem þeir þurfa fljótt og á auðlæsilegan hátt. Málsgreinar eru of langar til að lesa og dulbúa lykilupplýsingar. En með listum er auðvelt að skanna í gegnum skýrsluna. - Ef yfirmaður þinn eða fyrirtæki biður sérstaklega um fullskrifaða skýrslu, verður þú auðvitað að uppfylla þá ósk.
Bættu við sjónrænum þáttum eftir þörfum. Sumum stjórnendum finnst gagnlegt að bæta við sjónrænum vísbendingum til að útskýra hvernig verkefni gengur. Til dæmis gætirðu sett grænt ljós við hliðina á byssukúlu um kostnað, ef það gengur vel, en appelsínugult ljós við hliðina á framförum, ef þú ert líklega aðeins á eftir. 
Farðu yfir og breyttu skýrslu þinni eftir þörfum áður en þú sendir hana til yfirmanns þíns. Stafsetningarvillur og setningar sem ekki eru í gangi eru aldrei gildar, ekki einu sinni í stuttri, tiltölulega óformlegri stöðuskýrslu. Treystu ekki eingöngu á rafræna stafsetningu og málfræðitékka. Til að hafa skýrsluna stutta og beina skaltu íhuga hvað er hægt að fjarlægja (svo sem óþarfa atviksorð og lýsingarorð). - Forðastu til dæmis setningar eins og „Ágúst velta gengur vel, besti mánuðurinn enn, þökk sé sannarlega framúrskarandi viðleitni Marie og Sam.“
- Þú getur sagt það sama miklu nánar: „Sala í ágúst er sú besta ennþá, þökk sé mikilli vinnu Marie og Sam.“
Tilkynntu að minnsta kosti einu sinni í mánuði nema þú hafir aðrar leiðbeiningar. Fyrirtækið þitt gæti beðið þig um að leggja fram stöðuskýrslur samkvæmt ákveðnum tímaramma, svo sem vikulega eða tveggja vikna. Að tilkynna að minnsta kosti einu sinni í mánuði er almennt gott til að halda stjórnanda þínum upplýstum. Hafðu samband við hann ef þú ert ekki viss hvenær stöðuskýrslur ættu að vera. - Ef yfirmaður þinn vill fá skýrslur sjaldnar, þá gerir þú auðvitað eins og þú ert beðinn um.
