Efni.

• Að stíga
• Hluti 1 af 2: Ákveðið hvers konar skýrslu á að skrifa
• 2. hluti af 2: Ritun viðskiptaskýrslu

Viðskiptaskýrslur eru ein áhrifaríkasta samskiptamáti í viðskiptaheiminum í dag. Það eru nokkrir tilgangir fyrir viðskiptaskýrslu og fyrirtæki eða einstaklingar geta notað hana til að taka mikilvægar ákvarðanir. Til að skrifa árangursríka viðskiptaskýrslu verður þú fyrst að skilja hvað það er og hvernig hægt er að nota það.

Að stíga

Hluti 1 af 2: Ákveðið hvers konar skýrslu á að skrifa

1. Settu fram hugmynd. Skýrsla sem kynnir hugmynd er kölluð meðmælaskýrsla / ráðgefandi skýrsla. Þú getur notað þessar skýrslur til að veita stjórnendum eða öðrum mikilvægum ákvarðanatökum ráðgjöf. Þessi skýrsla hefur venjulega yfirlit og meginmál. Samantektin leggur áherslu á ráð þitt.
   • Þú gætir viljað þrívíddarprentara fyrir deildina þína. Til að sannfæra yfirmann þinn um að kaupa einn geturðu skrifað ráðgjafarskýrslu formlega og beðið stjórnendateymið um prentara.
2. Kynntu áhættuna af tilteknu tækifæri. Rannsóknarskýrsla getur hjálpað til við að ákvarða áhættuna af tiltekinni aðgerð. Þessi skýrsla hjálpar fyrirtæki að sjá hvaða mögulegar afleiðingar það getur búist við. Þessi skýrsla inniheldur kynningu, miðhluta og niðurstöðu. Inngangur dregur fram vandamálið sem er til rannsóknar. Miðhlutinn er notaður til að ræða staðreyndir og niðurstöður rannsóknarinnar. Og niðurstaðan dregur þetta allt saman.
   • Segjum sem svo að lyfjafyrirtækið X vilji vinna með lyfjafyrirtækinu Y en hefur samt fyrirvara. Fyrirtæki X vill ekki vinna með fyrirtæki sem hefur (lent í) fjárhagsvandræðum nú eða áður. Fyrirtæki X framkvæmir rannsókn og notar rannsóknarskýrslu til að fjalla ítarlega um fjárhagsupplýsingar um fyrirtæki Y og stjórnendur þess.
3. Láttu stjórnunaraðila kynna upplýsingar um samræmi. Þessi skýrsla, kölluð samræmi skýrsla, hjálpar fyrirtækjum að sýna fram á ábyrgð sína. Fyrirtæki notar samræmi skýrslu til að sanna fyrir stjórnvaldi (borgarstjórn, stjórn o.s.frv.) Að það fylgi öllum gildandi lögum / reglum og að það eyði peningum skynsamlega. Þessi skýrsla inniheldur kynningu, meginmál og niðurstöðu. Inngangur inniheldur venjulega yfirlit yfir mikilvægustu kafla skýrslunnar. Miðhlutinn inniheldur sérstök gögn, staðreyndir osfrv., Sem stjórnin þarf að vita. Niðurstaðan dregur allt saman.
   • CALPERS (lífeyrisáætlun starfsmanna í Kaliforníu) þurfti að sýna stjórninni fram á að árið 2010 fylgdi hún öllum gildandi lögum og reglum. CALPERS útbjó árlega samræmi við skýrslu til að sýna fram á árlega starfsemi sína.
4. Kynntu hagkvæmni hugmyndar eða fyrirhugaðs verkefnis. Rannsóknarskýrsla sem ákvarðar hvort hugmynd virkar eða ekki er kölluð hagkvæmniathugun. Þessi skýrsla ætti að innihalda yfirlit og meginmál. Samantektin kynnir hugmyndina. Líkaminn inniheldur ávinninginn, hugsanleg vandamál og tengdan kostnað hugmyndarinnar. Fyrirtæki getur notað hagkvæmnisathugun til að svara spurningum sem þessum:
   • Er hægt að ljúka þessu verkefni innan fjárhagsáætlunar?
   • Er þetta verkefni arðbært?
   • Er hægt að ljúka þessu verkefni innan tímamarksins?
5. Leggðu fram rannsóknarniðurstöður úr öðrum rannsóknum. Rannsóknarskýrsla af þessu tagi kynnir rannsókn á tilteknu vandamáli. Það veitir ítarlegt sjónarhorn á mjög sérstakt vandamál. Skýrslan ætti að innihalda ágrip (samantekt), inngang, aðferðir, niðurstöður, niðurstöðu og meðmæli. Það ætti einnig að vitna í heimildir rannsókna sem vitnað er til.
   • Til dæmis gæti fyrirtæki framkvæmt rannsókn á fyrirtæki til að ákvarða hvort reykja ætti í stofu starfsmanna. Sá sem skrifar rannsóknina verður að gera rannsóknarskýrslu.
6. Hjálpaðu fyrirtæki að bæta stefnur, vörur eða ferla með eftirliti. Þessi skýrsla, sem kölluð er reglubundin skýrsla, er skrifuð svo oft, til dæmis vikulega, mánaðarlega, ársfjórðungslega osfrv. Hún skoðar skilvirkni, hagnað og tap eða aðrar mælanlegar tölur yfir valið bil.
   • Til dæmis getur sölufélagi hjá lyfjafyrirtæki lagt fram mánaðarlegt yfirlit yfir sölusímtöl sín.
7. Skýrðu frá tilteknum aðstæðum. Sérstök staða - öfugt við ákveðið bil - krefst aðstæðugreiningar. Aðstæður geta verið eins einfaldar og upplýsingarnar sem kynntar eru á ráðstefnu eða eins flóknar og skýrsla um viðbrögð við náttúruhamförum. Þessar skýrslur innihalda kynningu, meginmál og niðurstöðu. Notaðu innganginn til að lýsa atburðinum og gefðu stutta sýnishorn af því sem þú munt ræða í miðhlutanum. Í niðurstöðunni er fjallað um aðgerðir sem gerðar eru eða nauðsynlegar í stöðunni.
   • Til dæmis: ríkisstofnun vill aðstæðugreiningu / skýrslu eftir fellibyl.
8. Settu fram mismunandi lausnir á vandamáli eða aðstæðum. Notaðu matsskýrslu til að veita mismunandi lausnir fyrir tilteknar aðstæður. Byggt á niðurstöðum getur rithöfundur lagt til ákveðna aðgerð eða aðgerð. Skýrslan verður að innihalda kynningu, meginmál og niðurstöðu. Í inngangi kemur fram tilgangur skýrslunnar. Miðhlutinn sýnir ástandið eða vandamálið og síðan hugsanlegar lausnir / valkostir. Niðurstaðan leiðir í ljós bestu lausnina eða valkostinn.
   • Til dæmis: VDL Nedcar vill setja upp verksmiðju í Asíu. Skýrslan getur veitt þrjá landakosti byggða á þörfum fyrirtækisins. Skýrslan getur síðan komist að þeirri niðurstöðu hver af þremur löndum er besti staðurinn fyrir nýja verksmiðju.

2. hluti af 2: Ritun viðskiptaskýrslu

1. Ákveðið markmið þitt og snið. Spurðu sjálfan þig hvað þú vilt ná með skýrslunni. Veldu eina af skýrslunum eins og getið er hér að ofan út frá því markmiði sem þú vilt.
   • Gera nákvæmt markmið óháð svarinu. Ef það er ruglað saman mun skýrsla þín aðeins rugla lesandann þinn og hafa áhrif á áreiðanleika skýrslunnar.
   • Til dæmis viltu stærri auglýsingafjárhagsáætlun fyrir deildina þína. Einbeittu skýrslunni að núverandi auglýsingafjárhagsáætlun og hvernig þú gætir notað stærri fjárhagsáætlun á áhrifaríkan hátt.
2. Ákveðið hver lesandi þinn er. Lesandi þinn getur verið utanaðkomandi aðili (einhver sem vinnur ekki innan fyrirtækis þíns) eða einhver innan fyrirtækis þíns. Hugsaðu um þekkingu lesandans á efninu og hversu öruggur hann / hún er með það. Hugsaðu einnig um hvernig lesandinn mun nota upplýsingarnar í skýrslunni.
   • Mundu, óháð lesanda þínum, talar ekkert skýrara við fyrirtæki eða viðskiptavin en peninga.
   • Segjum til dæmis að þú viljir innleiða forrit fyrir deildina þína þar sem virkum verkefnum er deilt. Þú ákveður að markhópur þinn samanstendur af starfsmannastjóra fyrirtækisins, forstjóra og framkvæmdastjóra. Hugsaðu um hversu mikið þeir kunna þegar að vita um þessar tegundir forrita. Svarið við því gefur tóninn fyrir skýrsluna. Hafi fyrirtækið aldrei hugsað um slíka áætlun ætti skýrslan að vera bæði fróðleg og stefnumarkandi. Ef fyrirtækið hefur hugsað um það áður ætti skýrslan að vera minna fróðleg og meira sannfærandi.
3. Ákveðið hvað ég á að læra. Erfiðasti hlutinn við að skrifa viðskiptaskýrslu er ekki skrifin sjálf. Það er að taka saman niðurstöðuna og safna nauðsynlegum gögnum til að styðja þá niðurstöðu. Þetta krefst margvíslegrar færni, þar á meðal gagnasöfnunar og markaðsgreiningar. Hvað þarftu - og að lokum stjórnendur - að vita til að geta tekið upplýsta ákvörðun um efnið?
4. Safnaðu réttum gögnum fyrir skýrsluna þína. Það er mikilvægt að gögnin þín komi frá ítarlegum rannsóknum; annars er hætta á að þú hafir áhrif á áreiðanleika. Gagnaöflunin fer eftir tegund skýrslunnar sem þú ert að skrifa. Gakktu úr skugga um að nota nákvæmar vísbendingar sem skipta máli fyrir tilgang skýrslunnar.
   • Þú getur fundið gögn innbyrðis, sem þýðir að þú getur safnað þeim nokkuð hratt.Til dæmis er hægt að hringja í söludeild til að fá sölutölur, svo að þú getir fljótt unnið úr gögnum þínum í skýrslunni.
   • Ytri gögn geta einnig verið aðgengileg innanhúss. Ef deild hefur þegar gert viðskiptavinagreiningu geturðu fengið hana lánaða. Þú þarft ekki að gera rannsóknina sjálfur. Þetta er mismunandi eftir fyrirtækjum, en rithöfundur viðskiptaskýrslu þarf yfirleitt ekki að gera fyrstu rannsóknirnar.
   • Til dæmis, ef þú ert að skrifa tilmæli / ráðgefandi skýrslu, ættirðu að kanna alla kosti hugmyndarinnar sem þú leggur til og fella þær niðurstöður í skýrsluna.
5. Settu saman skýrsluna þína. Hvernig þú tekur saman skýrsluna fer eftir markmiði þínu. Til dæmis seturðu saman skýrslu um samræmi á annan hátt en hagkvæmnisathugun. Þegar þú hefur hugmynd um hvernig þú vilt setja saman skýrsluna þína geturðu skrifað efnið.
   • Skiptu viðeigandi gögnum í mismunandi kafla. Viðskiptaskýrsla ætti ekki að vera flóð af tölum og upplýsingum. Skipting gagna í aðskilda kafla er mikilvægt fyrir vel skrifaða viðskiptaskýrslu. Til dæmis, haltu sölutölunum aðskildum frá greiningu viðskiptavina og gefðu þeim sérstakan titil.
   • Notaðu fyrirsagnir til að skipuleggja skýrsluna þannig að hægt sé að lesa hana fljótt sem sjálfstæða rannsókn en styðja grunnmarkmið skýrslunnar.
   • Þar sem sumir hlutar eru háðir greiningu eða inntaki frá öðrum geturðu oft unnið að hlutunum sérstaklega á meðan beðið er eftir greiningunni.
6. Dragðu ályktanir með sérstökum tillögum. Dragðu skýrar ályktanir sem fylgja rökrétt af gögnum skýrslunnar. Gefðu skýr meðmæli um bestu stefnuna, byggða á niðurstöðunni.
   • Öll markmið ættu að fela í sér sérstakar og mælanlegar aðgerðir. Skrifaðu niður allar breytingar á starfslýsingum, áætlunum eða kostnaði sem þarf til að hrinda nýju áætluninni í framkvæmd. Hver staðhæfing verður strax að sýna fram á hvernig nýja aðferðin hjálpar til við að ná því markmiði / lausn sem gefin er í skýrslunni.
7. Skrifaðu stjórnunaryfirlitið. Yfirlit yfir stjórnendur ætti að vera á fyrstu síðu skýrslunnar, en það ætti að vera það síðasta sem þú skrifar. Yfirlit yfir stjórnendur ætti að kynna niðurstöður þínar og ályktanir og veita stutt yfirlit yfir það sem einhver ætlar að lesa ef hann kýs að lesa alla skýrsluna. Eins og stikla í kvikmynd eða ágrip í fræðilegri ritgerð.
   • Yfirlit yfir stjórnenda er svo nefnt þar sem það er líklega það eina sem upptekinn stjórnandi myndi lesa. Segðu yfirmanni þínum aðalatriðin í ekki meira en 200-300 orðum. Ef yfirmaður þinn er forvitinn getur hann / hún lesið restina af skýrslunni.
8. Ef nauðsyn krefur skaltu nota upplýsingarit fyrir gögnin. Í sumum tilvikum getur verið gagnlegt að nota línurit eða skýringarmyndir til að setja fram magngögn. Notaðu lit þar sem það vekur athygli og lætur upplýsingarnar skera sig úr. Notaðu kúlupunkta, tölur eða textareitla þar sem mögulegt er til að auðvelda lesturinn. Þetta aðgreinir gögnin þín frá því sem eftir er af skýrslunni og styrkir merkingu þeirra.
   • Almennt séð eru sjónrænar tölur góð hugmynd fyrir viðskiptaskýrslur vegna þess að textinn og gögnin sjálf geta verið svolítið þurr. Ekki ofleika það samt. Allar upplýsingamyndir verða að vera viðeigandi og nauðsynlegar.
   • Notaðu textaramma á síðum með miklum texta án töflu eða mynda. Heil blaðsíða af texta getur þreytt lesandann. Textareitur getur einnig verið árangursríkur til að draga saman meginatriðin.
9. Vitna í heimildir þínar ef þörf krefur. Þú verður að útskýra hvaðan upplýsingarnar þínar eru háðar því hvaða rannsóknir þú hefur gert. Tilgangur heimildaskrár eða auðlindasíðu í viðskiptaskýrslu er að veita öðrum upplýsingar um uppruna ef þeir myndu vilja sjá gögnin sjálf.
   • Notaðu viðeigandi leið til að vitna í heimildir í skýrslu þinni út frá atvinnugrein þinni.
10. Lestu skýrsluna þína aftur. Stafsetningarvillur eða einföld málfræðileg mistök geta gefið lesendum þínum þá tilfinningu að þú hafir ekki lagt þig fram. Þessi mistök geta jafnvel dregið í efa áreiðanleika niðurstaðna þinna. Vertu einnig viss um að kynna upplýsingar þínar á skýran, nákvæman hátt.
    • Til dæmis, ofleika það ekki með dýrum orðum eða flóknum setningum.
    • Forðastu mállýsku eða slangur.
    • Ef skýrsla þín og áhorfendur eru bundnir ákveðinni atvinnugrein geturðu notað orðatiltæki eða tæknihugtök. En þú verður að passa þig að nota það ekki of oft.
    • Almennt eru viðskiptaskrif betri í aðgerðalausu formi og þetta er eitt af fáum tilvikum þar sem óvirkt form er betra en virka formið.
    • Þú getur oft saknað mistaka þegar þú endurlesir eigin verk vegna þess að þú þekkir það of. Hugsaðu um hver í deildinni þinni hefur einnig gagn af skýrslunni og getur lesið hana fyrir þig. Vertu opinn fyrir endurgjöf. Það er betra að heyra mistök starfsmanns en yfirmanns. Lestu hverja athugasemd og endurskrifaðu skýrsluna að teknu tilliti til athugasemda.
11. Skrifaðu efnisyfirlit. Gerðu viðskiptaskýrsluna eins formlega og mögulegt er og búðu til efnisyfirlit svo að hún sé gagnsæ og fólk geti fljótt flett að kafla. Hafa alla viðeigandi kafla með, sérstaklega samantekt og niðurstöðu.
12. Bindið viðskiptaskýrsluna saman. Ítarleg, vel rannsökuð skýrsla fer best með fallegri kynningu. Þetta getur falið í sér fallega möppu, bókbindiefni eða pappír. Málið er að viðskiptaskýrsla þín lítur svo skörp út að lesandi þinn er fús til að lesa hana.
    • Þetta á einnig við um öll línurit og töflur í skýrslunni.