Skrifaðu viðskiptabréf til viðskiptavina

Efni.

Að stíga
1. hluti af 2: Að semja viðskiptabréf
2. hluti af 2: Ritun viðskiptabréfsins
Ábendingar

Þegar þú rekur fyrirtæki þarftu líklega að skrifa bréf til viðskiptavina þinna. Þú gætir þurft að segja þeim frá nýjum uppákomum eða sérstökum tilboðum, eða þú gætir þurft að svara viðskiptavini sem hefur kvörtun fyrir hönd fyrirtækisins þíns. Hver sem ástæðan fyrir bréfi þínu er, notaðu alltaf fagmannlegan tón.

Að stíga

1. hluti af 2: Að semja viðskiptabréf

Notaðu faglegt bréfpappír. Viðskiptabréf stendur fyrir fyrirtæki þitt. Svo það verður að líta áberandi út og vera í háum gæðaflokki. Merki fyrirtækisins eða vörumerkið verður einnig að vera á því.
- Þú getur búið til bréfpappír með uppsetningunum í Microsoft Word. Gakktu úr skugga um að nota núverandi lógó eða vörumerki þitt í bréfshausinu.
Opnaðu ritvinnsluforrit. Þú ættir alltaf að búa til viðskiptabréf í tölvu.
- Búðu til nýtt skjal og stilltu spássíur skjalsins á 1 tommu.
- Notaðu serif letur eins og Times New Roman, Georgíu eða Ariel. Gakktu úr skugga um að nota leturstærð ekki stærri en 12, en þó ekki minni en 10. Bréfið ætti ekki að vera erfitt að lesa vegna rangrar leturgerðar eða stærðar.
- Gakktu úr skugga um að nota eitt bil.
Notaðu blokkarformið. Blokkarformið er algengasta sniðið fyrir viðskiptabréf. Það er líka auðveldast að vinna með. Hver fyrirsögn verður að vera á móti vinstri spássíu og það verður bil eftir hverri fyrirsögn. Frá upphafi til botns ætti viðskiptabréf þitt að hafa eftirfarandi fyrirsagnir:
- Núverandi dagsetning eða dagsetningin sem þú sendir bréfið. Dagsetningin er mikilvæg þar sem hægt er að nota hana fyrir skjölin þín og viðtakanda. Það er þá einnig hægt að nota löglega. Svo vertu viss um að dagsetningin sé rétt.
- Heimilisfang sendanda. Þetta er heimilisfangið þitt, sniðið á venjulegu heimilisfangsformi. Ef heimilisfangið þitt er þegar á bréfpappírnum geturðu sleppt þessu skrefi.
- Heimilisfang viðtakanda. Þetta samanstendur af nafni og heimilisfangi þess sem þú ert að skrifa bréfið til. Notkun herra / frú er valfrjáls. Þannig að ef þú skrifar til dæmis Ninu de Vries geturðu sleppt Mevrouw hlutanum.
- Formáli. Þetta getur verið „Kæra frú de Vries“ eða „kæra Nina de Vries“. Ef þú ert ekki viss um hver mun lesa bréfið skaltu nota „Kæri herra eða frú“. Þú getur líka notað „L.S.“, en aðeins sem síðasta úrræði ef þú hefur ekki hugmynd um hver mun lesa bréfið þitt.
- Meginmál bréfsins. Við munum einbeita okkur að þessu síðar í þessari grein.
- Lokun bréfsins, með undirskrift. Þetta getur verið „Með kveðju“ eða „Með kveðju“.

2. hluti af 2: Ritun viðskiptabréfsins

Ákveðið hver markhópur þinn er. Tónn bréfsins ætti alltaf að vera faglegur, óháð markhópi þínum. En þú gætir þurft að breyta tungumáli þínu eða orðavali eftir viðtakendum. Ef þú ert að skrifa til starfsmannadeildar annars fyrirtækis, ættirðu að vera formlegri á tungumáli þínu. En ef þú ert að skrifa til tiltekins viðskiptavinar geturðu notað aðeins meira frjálslegur eða frjálslegur tungumál.
- Að ákvarða markhópinn þinn þýðir líka að þú getur verið skýr gagnvart markhópnum þínum. Forðastu að nota hugtök sem lesandi þinn skilur ekki. Til dæmis þekkir viðskiptavinur líklega ekki skammstafanirnar sem notaðar eru í geimforrit fyrirtækis þíns, svo ekki nota þær í bréfinu.
- Gullna reglan við að skrifa gott viðskiptabréf er að vera skýr, hnitmiðuð og kurteis.
Tilgreindu tilgang bréfsins í fyrstu setningu. Hugleiddu tilgang bréfsins. Er það til að upplýsa viðskiptavini þína um nýja staðsetningu þína? Er það til að minna viðskiptavin á ógreiddan reikning eða eftirstöðvar? Eða til að svara kvörtun viðskiptavinar? Með þetta markmið í huga skaltu búa til drög að fyrstu setningunni sem láta lesandann strax vita um hvað bréfið fjallar. Ekki vera óljós varðandi tilgang bréfs þíns. Vertu hreinn og beinn.
- Byrjaðu með „Ég“ ef þú vilt láta í ljós álit þitt sem eigandi fyrirtækis. Notaðu „Við“ þegar þú skrifar fyrir hönd fyrirtækis eða stofnunar.
- Einbeittu þér að beinni yfirlýsingu eins og: „Með þessu bréfi viljum við upplýsa þig“ eða „Með þessu bréfi viljum við biðja um þig“. Þú getur líka notað „ég“ yfirlýsingu ef þú ert að skrifa bréfið sem eigandi fyrirtækis. Svo sem eins og: „Ég hef samband við þig vegna“ eða „Ég heyrði það nýlega ... og langar að vita meira um ...“
- Til dæmis, ef þú (sem eigandi fyrirtækis) skrifar Ninu de Vries bréf um ógreiddan reikning frá síðasta mánuði gætirðu byrjað á: „Ég hef samband við þig í gegnum þetta bréf vegna útistandandi eftirstöðva á reikningi þínum frá mars 2015 . “
- Eða, sem starfsmaður fyrirtækis, ef þú svarar kvörtun viðskiptavinar vegna geimforrits fyrirtækisins, getur þú byrjað bréfið með: „Við fengum kvörtun þína vegna geimforrits okkar til Mars.“
- Kannski skrifar þú bréfið til að láta viðskiptavin vita að þeir hafi unnið keppni eða sæti á námskeiði. Byrjaðu á setningu eins og: „Ég er fús til að upplýsa þig ...“ eða „Við viljum upplýsa þig um að ...“
- Ef þú verður að koma með slæmar fréttir skaltu byrja á setningu eins og: „Okkur þykir leitt að tilkynna þér það ...“ eða „Eftir vandlega íhugun ákvað ég að ekki ...“
Notaðu virka rödd í stað óbeinnar rödd. Í almennu tungumáli notum við oft aðgerðalaus form. En óvirka formið gerir það sem þú skrifar leiðinlegt og ruglingslegt. Virka formið er mun áhrifaríkara í viðskiptabréfi vegna þess að það gefur ákveðnari tón.
- Dæmi um óvirkt form er til dæmis: „Hvaða sérstöku kvartanir get ég leyst fyrir þig?“ Efni setningarinnar, viðskiptavinurinn („þú“) er í lok setningarinnar í staðinn fyrir í upphafi setningarinnar.
- Dæmi um virka formið er til dæmis „Hvað get ég gert til að leysa kvartanir þínar?“ Þessi útgáfa setningarinnar, á virku formi, er mun skýrari og auðveldara fyrir lesandann.
- Að nota óbeina mynd getur verið frábær leið til að koma skilaboðum þínum á framfæri án þess að huga að mistökum eða vafasömum punkti. En notaðu þetta aðeins þá. Almennt er virka formið mun áhrifaríkara í viðskiptabréfum.
Bentu á fyrri atburð eða samtal við lesandann, ef við á. Þú gætir hafa haft samband við Ninu de Vries fyrr í þessum mánuði með áminningu um ógreiddan reikning hennar. Eða kannski lýsti viðskiptavinur yfir gremju sinni yfir geimforritinu á ráðstefnu í síðasta mánuði. Ef þú hefur þegar átt samskipti við lesandann, viðurkenndu þetta. Það minnir lesandann á fyrri samband þitt og lætur viðskiptabréfið virðast brýnna og mikilvægara.
- Notaðu setningu eins og: „Áframhald af bréfi mínu um ógreiddan reikning þinn“ eða „Takk fyrir greiðsluna þína í mars“. Eða „Það var mjög gagnlegt að heyra um afstöðu þína til geimforritsins á ráðstefnunni í maí.“
Gerðu beiðni eða bjóddu hjálp. Settu jákvæðan tón með lesandanum með því að koma fram kurteisilegri beiðni eða bjóða þeim hjálp í formi samstarfssambands.
- Segðu að þú sért fyrirtækjaeigandi sem biður viðskiptavin um að greiða reikning. Notaðu setningu eins og: „Ég þakka því að þú gerir upp ógreiddan reikning sem fyrst.“
- Segðu að þú sért að skrifa fyrir hönd fyrirtækisins þíns. Notaðu setningu eins og: "Við myndum vera fús til að skipuleggja augliti til auglitis fundar milli þín og starfsmannafulltrúans."
- Þú getur einnig boðið þér að svara öllum spurningum eða áhyggjum sem lesendur þínir kunna að hafa. Notaðu setningu eins og: „Ég svara fúsum spurningum eða áhyggjum varðandi reikninginn þinn.“ Eða, „Viltu að við látum þig í té frekari upplýsingar um forritið?“
Lokaðu bréfinu. Bættu við ákalli til aðgerða, fyrir sjálfan þig og fyrir lesandann. Þetta gæti verið beiðni um greiðslu fyrir tiltekna dagsetningu eða athugasemd um að panta formlega tíma með lesandanum.
- Bættu við setningu þar sem þú ávarpar viðtakanda í framtíðinni. „Ég hlakka til að sjá þig á fjárlagafundinum í næstu viku.“ Eða „Ég hlakka til að ræða þetta frekar við þig í heimsókn okkar til höfuðstöðvanna.“
- Fylgstu með öllum skjölum sem þú vilt bæta við bréfið þitt. Bættu við setningu eins og „Í viðhenginu finnur þú útistandandi reikning“ eða „Meðfylgjandi finnur þú afrit af geimforritinu okkar.“
- Ljúktu bréfinu með lokasetningu. Notaðu „Með kveðju“ fyrir viðskiptavini eða viðskiptavini.
- Notaðu „Með kveðju“ í formlegum bréfum til fólks sem þú þekkir ekki.
- Notaðu aðeins „Bestu kveðjur“ eða „Bestu kveðjur“ þegar þú skrifar til einhvers sem þú þekkir vel eða vinnur með.
Lestu bréfið aftur. Öll þín nákvæma snið og orð verða til einskis ef stafurinn er fullur af stafsetningarvillum!
- Athugaðu hvaða notkun óvirka formsins er og reyndu að breyta setningunni í virka formið.
- Fylgstu með öllum löngum, óljósum og flóknum setningum. Í viðskiptabréfi er minna venjulega meira, svo styttu setningarnar þínar ef mögulegt er.