Efni.

• Að stíga
• Aðferð 1 af 2: 1. hluti: Hafa rétta hæfni
• Aðferð 2 af 2: 2. hluti: Vertu fulltrúi
• Ábendingar
• Viðvaranir

Sérhvert fyrirtæki sem tekur á móti gestum þarf móttökuritara. Móttökuritari er sá sem tekur á móti gestum í afgreiðslu fyrirtækisins eða stofnunarinnar. Það er venjulega fyrsta manneskjan sem gesturinn ætti að hitta og eins og þú veist eru fyrstu birtingar alltaf mjög mikilvægar. Móttökuritari verður að taka á móti gestinum kurteislega og svara rétt, einnig í síma eða með tölvupósti. Það er sem sagt símakort fyrirtækisins.

Að stíga

Aðferð 1 af 2: 1. hluti: Hafa rétta hæfni

1. Hafa framúrskarandi skipulagshæfileika. Sem móttökuritari ertu nafnspjald fyrirtækisins - - þú ert sá sem viðskiptavinurinn talar fyrst við og starfsmenn koma til að fá upplýsingar og skipuleggja. Auk þess að hringja og vísa gestum þarftu oft að takast á við viðskiptavini, skipuleggja alls kyns viðburði, skipuleggja tíma osfrv. Vegna þess að þetta felur í sér margar skyldur er mikilvægt að þú sem móttökustjóri sé vel skipulagður svo að þú getir gera nokkra hluti á sama tíma. geta gert. Ef þú ert ekki fær um að takast á við nokkur verkefni samtímis og klára þau í réttri röð, muntu ekki endast lengi sem móttökuritari.
   • Góð leið til að vera skipulögð er að fjárfesta í skjalavörslukerfi sem þú getur unnið með. Það er mikilvægt að þú vitir hvaða pappíra og upplýsingar yfirmaður þinn, samstarfsmenn og viðskiptavinir geta þurft. Geymdu allar þessar upplýsingar í mismunandi möppum - á skjáborði tölvunnar eða á pappír. Skipuleggðu kerfið þitt eins og best hentar þér - ef þig vantar neon-límmiða til þess er það líka í lagi.
   • Að vera skipulagður þýðir líka að þú getur hvatt þig - þú þarft engan til að segja þér hvernig á að gera eitthvað, eða til að halda þér á réttri leið. Ef þú ert vel skipulagður veistu nákvæmlega hvaða verkefni þú þarft að ljúka á degi hverjum og hvaða hlutir hafa forgang.
   • Gakktu úr skugga um að þú hafir (mikið af) símanúmerum innan handar, til dæmis samstarfsmanna, verktaka, sölufólks, neyðarþjónustu o.s.frv. Þú þarft þau öll á ákveðnum tíma. Geymdu símanúmerin í sérstöku tölvuforriti eða í Rolodex.
2. Gakktu úr skugga um að þú hafir smá tækniþekkingu. Mikilvægasta tæknin sem móttökuritari þarf að takast á við er síminn - og allir þessir hnappar og línur sem tengjast honum. Tölvukunnátta er einnig ómissandi - flestir móttökuritarar þurfa að kunna að senda tölvupóst og vera góðir í að nota ritvinnsluforrit. Það er líka gagnlegt ef þú veist hvernig á að búa til töflureikna og nota forrit sem eru sérstaklega fyrir fyrirtækið sem þú vinnur hjá.
   • Hafðu í huga að líklegast þarftu einnig að geta séð um ljósritunarvélina, skannann og prentarann ​​(og leyst vandamál sem vinnufélagarnir upplifa þegar þú vinnur með þessi tæki). Ef þú veist hvers konar búnað þú notar skaltu fara ofan í handbækurnar svo þú getir leyst algengustu vandamálin.
3. Vertu áreiðanlegur. Búist er við að afgreiðslukonan sé alltaf við skrifborðið sitt - fyrirtækið fær slæmt nafn ef enginn svarar í símann eða ef biðtíminn er mjög langur. Vertu áreiðanlegur í forgangi þínum - ef yfirmaður þinn veit að hann getur treyst á þig og að þú ert alltaf til staðar til að hjálpa, gerir þú sjálfan þig ómissandi.
4. Vertu góður hlustandi. Mikilvægur liður í því að vera móttökustjóri er að hlusta á annað fólk - í símanum, þegar viðskiptavinur spyr spurningar við skrifborðið eða þegar upplýsingum er miðlað til þín. Ef þú ert góður hlustandi geturðu unnið á skilvirkari hátt - þú munt geta leyst vandamál auðveldara ef þú skilur strax hvað einhver er að biðja um þig og þú getur betur vísað viðskiptavinum til deildarinnar þar sem þeir geta verið hjálpaðir.
5. Gerðu athugasemdir við allt. Þegar yfirmaður þinn biður þig um að gera eitthvað skaltu gera athugasemdir við smáatriðin. Þegar viðskiptavinur hringir, vertu viss um að skrifa niður upplýsingar sínar (nafn, samskiptaupplýsingar, hvað þeir vilja osfrv.). Skýringar hjálpa þér að halda skipulagi og minna þig á alla litlu hlutina sem koma á daginn. Skrifaðu athugasemdirnar þínar í minnisbók eða minnisbók og hafðu þær alltaf hjá þér. Það kemur þér á óvart hversu gagnlegt það er, sérstaklega ef þú vilt vita hvað viðkomandi vildi hringja í fyrir fimm klukkustundum.
   • Vertu viss um að skrifa út skilaboð í smáatriðum og lestu það sem þú hefur skrifað. Endurtaktu skilaboðin og / eða tengiliðaupplýsingarnar þegar þú skrifar þau niður til að ganga úr skugga um að þú hafir réttar upplýsingar.
6. Svaraðu símanum kurteislega með venjulegri kveðju, svo sem „Góðan daginn, þú ert að tala við ____ (nafnið þitt), frá ____ (nafn fyrirtækis), hvernig get ég hjálpað þér?Vertu viss um að svara í símann eftir að einn eða tveir hringingar hafa farið. Það er ekki í lagi að setja fólk í bið í meira en mínútu (það er lengra en þú gætir haldið).
   • Hlustaðu vandlega á nafn þess sem hringt er í. Endurtaktu ef þú vilt ganga úr skugga um það. Spurðu hvort sá sem hringir geti stafað nafnið ef það er erfitt að skilja það.
   • Flyttu samtalið snyrtilega með venjulegum setningu, svo sem „Bíddu aðeins, ég læt þig ganga í gegn til herra Smith“. Eða ef viðkomandi er í samtali: "Mister Smit er sem stendur í samtali. Viltu bíða eða á ég að koma skilaboðunum áfram?". Þakka kallinum kurteislega og flytja símtalið.
7. Heilsaðu afhendingu pakka af sömu fagmennsku og kurteisi og allir aðrir gestir. Þú gætir þurft að skrifa undir afhendingu. Gakktu úr skugga um að undirskrift þín sé læsileg. Afhendingarmaðurinn gæti þurft leiðbeiningar um hvar á að setja pakkann. Vertu viss um að hafa samband við rétta starfsmenn vegna slíkra mála.
8. Fáðu viðskiptavini sem koma að fyrirtækinu á áhrifaríkan og kurteisan hátt. Eftir að gesturinn hefur sagt þér hverjir þeir eru og hverjir þeir leita að, tengirðu þig við viðkomandi og segir þeim hver er þar. Venjuleg setning sem þú getur notað fyrir þetta er: „Herra Smit, frú Jansen frá XYZ b.v. er hér fyrir skipun klukkan tvö“. Reyndu alltaf að gefa upp fornafn og eftirnafn og fyrirtækið sem þeir eru fulltrúar fyrir. Það er gagnlegt að spyrja hvort hann / hún eigi tíma. Smit mun síðan veita frekari leiðbeiningar um hvar eigi að láta viðskiptavininn bíða og hversu langan tíma það muni taka. Þú getur þá sagt gestinum: „Mister Smit verður þar eftir eina mínútu“. Eða: "Herra Smit segist vera að ljúka fundi og að hann verði þar eftir 5 mínútur. Vinsamlegast setjið þig niður".

Aðferð 2 af 2: 2. hluti: Vertu fulltrúi

1. Hafa jákvætt viðhorf. Eins og getið er hér að ofan er afgreiðslukonan nafnspjald fyrirtækisins - viðskiptavinir sjá þig fyrst og svara spurningum fólks sem getur ekki komið á skrifstofuna. Enginn vill láta taka á móti sér með súru eða grettu andliti. Vertu alltaf með bros á vör og glaðan persónuleika. Vertu þolinmóður við erfiða viðskiptavini, jafnvel þó þeir fari í taugarnar á þér.
   • Jafnvel ef þú ert með mjög erfiðan viðskiptavin skaltu halda áfram að minna þig á að þú hafir sterkan og hamingjusaman persónuleika. Segðu sjálfum þér að þeir séu að taka gremju sína út á þig, en veistu að svo framarlega sem þú gerir þitt besta til að koma til móts við þá, þá ertu ekki sá sem gerir eitthvað rangt. Betra að halda köldum en springa.
2. Hafðu kveðju tilbúna. Það er alltaf mikilvægt að kveðja viðskiptavini á vinalegan hátt. Jafnvel þótt þú þurfir að klára eitthvað áður en þú getur hjálpað viðskiptavininum er mikilvægt að heilsa þeim, svo þeir viti að þeir hafa sést og að þeim verði hjálpað.
   • Til dæmis er hægt að heilsa með: "Góðan daginn! Ef þú sest niður mun ég vera rétt hjá þér!".
3. Vertu kurteis. Vertu virðandi. Komdu fram við alla eins og þeir væru mikilvægasta manneskjan til að ganga inn á skrifstofuna í dag. Þetta er þitt starf - engum er sama að þú eyddir tímunum saman í umferðarteppu í morgun, eða að þú hellir bara kaffi yfir nýju leðurskóna þína. Skildu persónulegar áhyggjur eftir heima. Láttu viðskiptavininum líða vel og njóttu þess að tala við þig.
4. Kjóll fulltrúi. Þú ert fulltrúi fyrirtækis, svo þú verður að líta vel út. Fjárfestu í fatnaði sem passar við fyrirtækjamenninguna. Ef þú ert móttökuritari við tiltekna tegund fyrirtækja (til dæmis fatamerki) getur verið gott að klæðast fötum frá því vörumerki. Hneigðu þig að íhaldssömu hliðinni, nema þú vinnir á stað þar sem tíska eða aðrir þættir eru mikilvægir.
   • Athugaðu hvort fyrirtæki þitt hafi sérstakar reglur varðandi fatnað. Fyrirtækið þitt gæti verið í lagi með formlegan vinnufatnað en mundu aldrei eftir þér til klæddu þig formlega (svitabuxur eru kannski ekki vel þegnar).
5. Lítið alltaf vel út.

Ábendingar

• Haltu persónulegum hlutum aðskildum frá vinnu. Það þýðir líka að þú höndlar ekki persónulegar samræður og tölvupóst í vinnunni. Upplýsingatæknideildin getur fylgst með tölvustarfsemi þinni.
• Vertu góður við stjórnendur, sjáðu hvort þú getur hjálpað þeim þegar þú hefur ekkert að gera.
• Mundu hver borgar launin þín og vertu alltaf virðandi fyrir þeim.
• Finndu einhvern sem getur fylgst með skrifborðinu eða símanum þegar þú þarft að fara á klósettið, þegar þú ferð út í hádegismat, í fríi o.s.frv. Þannig mun ekkert reitt fólk bíða eftir þér þegar þú kemur aftur.
• Spyrðu samstarfsmenn hvort þú getir hjálpað til við eitthvað. Þú getur eignast vini betri með því að hjálpa en óvinir með því að kvarta.
• Meðhöndlun pósts er oft einnig hluti af starfi þínu. Á fyrsta degi þínum skaltu reikna strax út hvert það þarf að fara, hver afhendir það og hvenær.
• Vertu alltaf til í að læra nýtt verkefni. Fjölhæfni getur fært þér mikið.
• Skrifaðu skilaboð í tvíriti og gefðu afrit til þess sem skilaboðin eru ætluð fyrir. Eða notaðu dagbók, það auðveldar hlutina að finna, sérstaklega ef þú ert að leita að nafni eða símanúmeri.

Viðvaranir

• Aldrei segja "ég mun ekki." Þá muntu fljótt missa vinnuna.
• Ekki láta eins og þú sért ágætur. Fólk sér beint í gegnum það. Vertu virkilega áhugasamur, kurteis og virðir. Ef þú getur ekki gert þetta ættirðu ekki að verða móttökustjóri. Þú tekur niður orðspor fyrirtækisins. Leitaðu þá frekar að skrifstofustarfi þar sem þú þarft ekki að koma út á almannafæri.
• Ekki rökræða við viðskiptavin eða hringjanda. Vísaðu honum / henni til yfirmanns.