Hvernig á að senda þjónustu við viðskiptavini (með mynd) - Ábendingar

Hvernig á að senda þjónustu við viðskiptavini - Ábendingar

Efni.

Skref
Viðvörun

Þegar þörf er á að senda tölvupóst til þjónustudeildar, finnst sumum það erfitt. Hvernig ættir þú að skrifa bréf með tölvupósti þegar þú ert alltaf að skrifa bréf á pappír áður? Hvaða sáttmálar eða samskiptareglur eru fyrir þjónustuþjónustubeiðnir? Þó að hver starfsgrein, svæði og menning hafi mismunandi reglur, þá eru almennar leiðbeiningar til að tryggja að þú náir markmiði þínu þegar þú sendir tölvupóst til þjónustu við viðskiptavini.

Skref

Hluti 1 af 3: Rannsóknir á vefsíðum

Ertu að leita að svarinu. Áður en þú skrifar tölvupóst til þjónustudeildar fyrirtækis ættir þú að ganga úr skugga um að vefsíða fyrirtækisins hafi ekki svarið við spurningunni þinni. Mörg fyrirtæki hafa svarað algengum spurningum á algengum spurningum og stuðningssíðum.
- Þú getur auðveldlega fengið aðgang að þessum stuðningsatriðum á vefsíðu fyrirtækisins með því að sveima neðst á síðunni og smella á krækjurnar „Hafðu samband“, „Hjálp“ eða „Þjónusta viðskiptavinar“.
Finndu síðuna Customer Care. Ef þú finnur ekki hlekkinn Customer Customer neðst á vefsíðunni geturðu notað leitarreitinn. Það getur verið textareitur til að slá inn gögn eða stækkunarglerstákn efst í hægra horninu á heimasíðunni. Sláðu inn leitarorð, svo sem „umönnun viðskiptavina“ eða „samband“ og ýttu á Enter hnappinn.
- Venjulega, á „Hafðu samband“ síðuna, munu fyrirtæki láta í té tölvupóstupplýsingar fyrir viðskiptavini til að gera athugasemdir eða kvarta.
  - Skoðaðu þessa síðu til að ganga úr skugga um að þú fáir afrit; annars, finndu netfang sem þú munt nota persónulega netfangið þitt til að senda póst frá, sem hjálpar þér að setja skilaboð í geymslu.
Notaðu leitarstikuna. Finndu umfjöllunarefnið sem þú þarft að spyrja á sama leitarstikunni og þú notaðir til að finna netföng þjónustuþjónustunnar. Að leita að umræðuefni eða spurningum á þennan hátt mun hjálpa þér að fá svör án þess að þurfa að senda tölvupóst.
- Vandað leit hjálpar þér að fá þakklæti þegar þú þarft virkilega að senda tölvupóst. Ef skrifa tölvupóst um vandamálið er þegar á vefsíðunni, þá telur þjónustuteymið líklega að þú sért erfiður og óvirkur gestur og þar af leiðandi hugsanlegur viðskiptavinur.
- Skoðaðu algengar spurningar. Í mörgum tilvikum er spurningu þinni sem þegar hefur verið svarað í FAQ hlutanum. Margar vefsíður styðja þennan hluta til að lágmarka fjölda tölvupósta sem sendir eru til þjónustu við viðskiptavini.
Rannsóknir á stefnumótun fyrirtækisins. Ef þú finnur ekki svarið við vandamáli þínu í leitarstikunni eða algengum spurningum, þá geturðu fundið meira í hlutanum „Um okkur“ eða síðunni um skilastefnu. Sveima músinni neðst á vefsíðunni og finndu krækjurnar. Finndu hvaða hlekk sem inniheldur svar við spurningu þinni, þar á meðal: Um okkur, efnisyfirlit, kreditkort, vörur í boði, skilastefna, persónuverndarstefna, notendaskilmálar o.s.frv.
- Jafnvel þó að svarið sé ekki að finna í þessum krækjum hjálpar það þér að nota viðbótarþekkingu þína í fyrirtækinu til að fá þann stuðning sem þú vilt með tölvupósti.
auglýsing

2. hluti af 3: Skrifa tölvupóst

Þekkja þetta sem kvörtun eða hrós tölvupóst. Ekki eru allir tölvupóstar sem sendir eru til þjónustu við viðskiptavini kvartanir eða spurningar. Kannski viltu bara þakka þeim fyrir stuðninginn. Flest fyrirtæki eru ánægð með að taka á móti þessum jákvæðu tölvupósti sem og tölvupósti þar sem spurt er spurninga.
- Reyndar eru stundum kvartanir hraðari og beinari en tölvupóstur. Tölvupóstur hentar aðeins þegar þú sendir þakkir eða spyrð spurningar án tafarlausrar svörunar, en ef þú vilt leysa vandamálið strax er best að hringja.
Skrifaðu titil þinn skýrt. Skrifaðu þýðingarmikinn titil og komdu þér að efninu. Þetta mun hjálpa þjónustudeildarstarfsmönnum að sjá tölvupóstinn þinn fyrst í pósthólfinu og svara þannig hraðar. Skrifaðu hnitmiðaðar fyrirsagnir, láttu yfirlit í tölvupósti og biðja um að vinna.
- Dæmi: „Chacos mín með lífstíðarábyrgð var bitin af hundinum - Þarftu að skipta“
Byrjaðu með kveðju. Þegar þú hefur skrifað skýra fyrirsögn er næsta skref að heilsa upp á þjónustufólkið. Ekki taka málið upp í flýti. Þú munt ekki sakna kveðjunnar þegar þú hringir eða hittist persónulega, ekki satt? Þú getur einfaldlega skrifað „Kæri þjónustudeild“.
- Finndu nafn til að heilsa. Sum lítil og meðalstór fyrirtæki telja upp nöfn þjónustufulltrúa sinna og að skrifa niður nafn starfsmanns mun gera þau ánægð að styðja einhvern eins elskulegan og góðan eins og þig.
- Þú getur endað kveðjuna með kommu eða ristli. Til dæmis Til þjónustu við viðskiptavini EÐA við þjónustu við viðskiptavini:
Notaðu venjulega stafsetningu. Sýnið virðingu fyrir viðtakendum með því að skrifa upp á staðla. Ekki nota allar húfur, sóðalegir samsetningar á há- og lágstöfum eða leturgerðir sem eru hannaðar til að líta út eins og rithönd. Þú þarft bara að slá inn með venjulegum greinarmerkjum, stafsetningu og hástöfum. Þetta mun hjálpa tölvupóstinum þínum að vera vel þeginn.
Haltu kurteislegum tón. Vertu kurteis hvort sem þú skrifar kvörtunartölvupóst eða lýsir reiði. Þú verður metinn gestur og fær á móti kurteislegri meðferð.
Kynna þig. Eftir kveðjuna þarftu að kynna þig. Kynntu nafnið þitt og sýndu að þú ert fyrsti viðskiptavinurinn þinn eða hefur keypt nokkrum sinnum. Í báðum tilvikum vill starfsfólkið þóknast þér. Ef nauðsyn krefur skaltu nefna landfræðilega staðsetningu þína (fyrir útivörur eða þjónustu).
Vertu nákvæmur. Notaðu sérstök orð í tölvupóstinum. Forðastu að nota almenn hugtök, svo sem „vörur mínar“; Þess í stað ættir þú að gefa nákvæma lýsingu á vörunni eða þjónustunni og hvers vegna þú þarft að skrifa tölvupóstinn. Lýstu hvers konar vöru / þjónustuatviki svo að starfsmenn geti greint vandann nákvæmlega. Að taka þessar nauðsynlegu upplýsingar inn í fyrsta tölvupóstinn hjálpar til við að forðast að bæta við löngum tölvupósti.
- Notaðu vörutengilinn, ef hann er til, svo að starfsmaðurinn geti vísað til hans strax út frá því sem þú lýsir.
- Skrifaðu pöntunarnúmerið í tölvupóstinum þar sem flestir starfsmenn munu biðja um þær upplýsingar. Þetta númer er notað til að rekja pantanir og geyma í kerfinu.
Spyrðu skýrra spurninga. Komdu beint að punktinum í tölvupóstinum. Ekki hringja í kring. Þegar þú hefur heilsað starfsmönnum þínum og kynnt þig skaltu byrja að skrifa nýja málsgrein sem sýnir nákvæmlega hvað er að gerast með því að nota sérstakt orðalag.
- Beðið beint um hvata ef þess er óskað. Þú gætir samt verið feiminn við að biðja um afslátt, láttu það vera til hliðar í tölvupóstinum. Ef þú vilt fá eitthvað í staðinn fyrir gallaðar vörur skaltu spyrja beint.
Skrifaðu stuttar málsgreinar. Skrifaðu hnitmiðaða kafla. Skrifaðu 1, 2 eða allt að 3 setningar í málsgrein til að auðvelda lesturinn. Þetta hjálpar einnig starfsmönnum að flýta tölvupósti fljótt til að vita hvernig á að forgangsraða. Ef tölvupósturinn inniheldur of mörg orð, raðast þau oft lágt vegna þess að þau hafa ekki tíma til að lesa og skilja það sem þú vilt.
Endaðu með einfaldri undirskrift. Ljúktu tölvupóstinum með niðurstöðu til að draga saman beiðnina eða hrósið og að lokum kveðja. "Með kveðju" lokinu mun virka, en þú getur líka sleppt kveðjunni og bara sett inn netfangið þitt. Þú getur einnig gefið til kynna brýnt með því að segja „Ég hlakka til að svara þér“.
- Tölvupóstur undirskrift inniheldur nafn þitt, starf og upplýsingar um tengiliði. Þú getur sniðið tölvupóstsundirskrift í tölvupóstsstillingunum og stillt það til að birtast sjálfkrafa þegar þú skrifar nýja tölvupósta.
Ekki hengja skrár við. Þú ættir ekki að hengja neitt í tölvupósti til einhvers í fyrsta skipti. Margar vefsíður eru með ruslpóstsíur sem miða á tölvupóst sem inniheldur skrár og veldur því að tölvupóstur er sendur í ruslpósthólfið áður en hann er lesinn.
- Þú ættir auðvitað að hengja skrána við ef þú sendir tölvupóst til atvinnuumsóknar og ert beðinn um að hengja ferilskrána þína á Word snið.
- Ekki gefa upp notandanafn, lykilorð eða kreditreikning / greiðsluupplýsingar.
Lestu vandlega áður en þú sendir. Eftir að hafa skrifað tölvupóst skaltu ekki flýta þér að smella á Send hnappinn. Þú verður að lesa tölvupóstinn vandlega og ganga úr skugga um að það séu engar slæmar villur sem trufla sértæk orð þín. Hvort sem þú skrifar tölvupóst í símann, þá getur sjálfvirka „sent frá iPhone mínum“ ekki verið afsökun fyrir málfræðilegum villum og greinarmerkjum og dregur þannig úr fagmennsku þinni.
Spyrðu. Ef þú hefur ekki fengið svarpóst eftir nokkra daga getur verið að tölvupóstur þinn hafi verið lokaður af ruslpóstsíu eða sent á neðsta netpóstsíðuna. Sendu áminningu um fyrri tölvupóstinn og spurðu hvort þeir hafi fengið fyrsta tölvupóstinn þinn. auglýsing

Hluti 3 af 3: Vertu alltaf kurteis

Skrifaðu rétta málfræði og stafsetningu. Þú gerir þér kannski ekki grein fyrir þessu en einn liður í því að viðhalda kurteislegum tón er að nota rétta málfræði og stafsetningu. Gefðu gaum að því að koma skilaboðum þínum á framfæri á heildstæðan hátt sýnir að þú ber virðingu fyrir viðtakandanum og að þú ert kurteis manneskja.
Sýna hæfni og þekkingu. Ekki vera hrokafullur, heldur sýna færni þína með réttri orðanotkun. Að auki, ef þú hefur kannað vefsíðu fyrirtækisins og veist aðeins um stefnu þeirra, segðu þá að þú hafir lesið í gegnum en finnur ekki svar við vandamáli þínu.
Forðastu að hringja brandara. Bráðskemmtileg ummæli og brandara þarf að nota á réttum stað, svo þau ættu ekki að birtast í alvarlegum tölvupósti, að minnsta kosti í fyrsta skipti sem það er sent. Viturlegt mál er talið óviðeigandi og ætti að forðast það í viðskiptum.
- Þegar þú hefur komið á sambandi við starfsmann með nokkrum tölvupóstum verður brandarinn samþykktur og auðveldari að skilja hann.
Tjáðu þig án árásar. Hvort sem þú ert reiður vegna slæmrar vöru eða þjónustu, að tjá tilfinningar í tölvupósti mun ekki skila tilætluðum árangri. Að bera fram vandamálið með virðingu og kurteisi er áhrifaríkara en pirrandi eða árásargjarn tölvupóstur.
- Mundu að þú getur ekki tjáð tilfinningar þínar rétt með orðum. Ef þú ert í uppnámi vegna vanda sem krefst tafarlausrar úrlausnar verða símhringingar skilvirkari.
Nefndu skuldbindingu þína og þakklæti. Að lokum, með því að minnast á skuldbindingu þína við fyrirtækið og þakklæti þitt fyrir þjónustu þeirra í gegnum árin, mun starfsmönnum líða betur við lestur tölvupóstsins og svara. hraðari. auglýsing