Efni.

• Skref
• Ráð

Ertu í vandræðum með banka, tryggingafélag, ríkisstofnun, vinnuveitanda eða skóla? Þarftu að senda þeim bréf þar sem þeir eru sannfærðir um að gera eitthvað eða sannfæra þá um að hjálpa þér við að leysa vandamál en þú ert ekki viss um hvar á að byrja að gera það? Eftirfarandi grein mun leiðbeina um hvernig á að skrifa áhrifaríkt sannfærandi bréf.

Skref

Hluti 1 af 4: Undirbúa

1. 

   Upp hugmyndir. Áður en þú byrjar að skrifa bréf skaltu hugsa um hvað þú vilt koma á framfæri í gegnum bréfið, hvers vegna þú ert að skrifa þetta bréf og andmælin sem viðtakandinn gæti lagt fram eftir þér. lesa bréf. Að hafa hugmynd í huga fyrst hjálpar þér að skilgreina skýrt megininnihald bréfsins og skilja efni þess sem bréfinu er beint að.
   • Opna bréfið með setningarmynstri: Ég vil sannfæra „lesandann“ um „tilganginn“. Skiptu um „lesandann“ fyrir þann sem þú sendir bréfið til og „tilganginn“ fyrir það sem þú ert að reyna að sannfæra.
   • Þegar þú hefur lokið ofangreindu skrefi skaltu spyrja sjálfan þig: Af hverju? Undirstrika ástæður fyrir því að þú vilt að lesandinn samþykki óskir þínar.
   • Þegar þú hefur skráð ástæður þess, skipuleggðu þær eftir mikilvægi. Settu allar mikilvægar ástæður í einum dálki og ástæðurnar sem eru minna mikilvægar en í öðrum dálki. Þetta skref hjálpar til við að draga saman upplýsingar til að draga fram mikilvægar og viðeigandi upplýsingar.

2. 

   
   
   Veistu tilgang þinn. Vertu viss um að þú vitir nákvæmlega hver markmið þín eru. Hverjir eru hlutirnir sem þú þarft að ná og hvað þú vilt að lesendur þínir geri.
   • Um leið hugsaðu sjálf um lausnir til að leysa vandamálin sem þú ert að hugsa um.

3. 

   
   
   Skilja markmiðsstafinn. Að greina og skilja viðfangsefni þitt mun hjálpa þér að móta samsetningu bréfsins. Ef mögulegt er skaltu ákvarða hvort lesendur þínir séu líklegir til að vera sammála þér eða vera ósammála þér, eða hvort þeir séu í hlutlausu hliðinni.
   • Reyndu að bera kennsl á hina sönnu persónu þess sem þú sendir bréfið til. Hverjir eru þeir og hvað fær þig til að trúa að þeir ættu raunverulega að hjálpa þér? Verður bréf þitt bara hunsað eða verður það afgreitt? Er viðtakandinn í mikilli stöðu eða sá sem hefur það hlutverk að leysa þetta vandamál? Það fer eftir afstöðu viðtakandans að það verður annað orðalag.
   • Reyndu að komast að því hver skoðanir lesandans og hugsunarhættir eru um efnið sem rætt er um. Gætu misvísandi skoðanir komið upp á milli þín og lesenda þinna? Hvernig geturðu sett fram slíkar skoðanir með formlegum hætti?
   • Finndu út hvaða áhuga lesandi þinn gæti haft á efni þínu. Hafa þeir getu til að takast á við? Eru þau undir áhrifum frá þessu efni? Hversu mikinn tíma þurfa þeir að eyða í að fara yfir þær?
   • Hugsaðu um tegundir sönnunargagna sem þú ættir að leggja fram í ritgerðinni til að sannfæra lesandann.

4. 

   
   
   Rannsakaðu efnið. Mjög sannfærandi tungumál ætti að innihalda staðreyndir og sannanir og tengdar upplýsingar. Vertu viss um að þú sjáir frá öðru sjónarhorni. Ekki rannsaka vandamálið bara frá þínu sjónarhorni, heldur nefna andstæðar skoðanir og staðreyndir þeirra.
   • Notaðu staðreyndir, rökrétt rök, tölfræði og viðeigandi gögn til að styðja fullyrðingu þína.
   • Í stað þess að krefjast þess að staða andstæðinganna sé röng skaltu útskýra hvers vegna afstaða þín er rétt og verðskuldar að taka til greina.
   auglýsing

Hluti 2 af 4: Snið bréfs

1. 

   Notaðu blokkarsnið. Viðskiptabréf eru með einstakt snið. Þegar lesið er bréf skrifað á réttu sniði verður lesandinn ekki annars hugar. Hins vegar, ef þú raðar ekki rétt, þá mun bréfið skilja eftir þig í augum lesenda og þeir kasta bréfinu til hliðar.
   • Byrjaðu á því að nota línuskil og aðskildar málsgreinar.
   • Stilltu hverja málsgrein. Með öðrum orðum, ekki dýfa málsgreinina eins og þú myndir skrifa prósa eða ritgerð.
   • Ein lína milli málsgreina.
   • Notaðu venjulegt leturgerð, venjulega Times New Roman eða Arial með leturstærðina 12.

2. 

   Heimilisfangið er sett sérstaklega í upphafi bréfsins. Byrjaðu á því að slá inn heimilisfangið þitt efst í vinstra horni bréfsins. Láttu ekki nafn þitt fylgja með, heldur aðeins heimilisfang götunnar, borgar, héraðs (notaðu „ríki“ fyrir lönd með ríkjum eins og Bandaríkjunum ...) og svæðisnúmer. Þú getur einnig slegið inn símanúmerið þitt og tölvupóst með sérstökum línum hér að neðan. Ef þú býrð í Bretlandi ætti heimilisfangið að vera hægra megin. Síðan ein lína í burtu.
   • Sláðu inn dagsetningu. Mánuðir eru skrifaðir í bréfsformi fylgt eftir dagsetningu og ári. Athugið: Þessi aðferð er notuð í enskumælandi löndum. Í Víetnam, með röðinni „Dagur ... mánuður ... ár ...“). Ein lína.
   • 4. júní 2013
   • Sláðu inn nafn og heimilisfang viðtakanda. Reyndu að tilgreina hver viðtakandinn er. Ein lína.

3. 

   Opnaðu bréfið með kveðju. „Kæri“ með nafn viðtakandans er viðurkennt þekkt kynningarform. Gakktu úr skugga um að nafn viðtakandans sé slegið rétt inn svo að nafnið í kveðjunni passi við nafn viðtakandans í haus skilaboðanna.
   • Notaðu titla eins og herra (herra), frú (frú), prófessor (dr.) Ásamt fornafni viðtakanda þegar vísað er til eftirnafnsins. Ef þú ert ekki viss um hvað þú átt að kalla konu skaltu nota „Ms. (Ms.)“
   • Notaðu alltaf ristil á eftir titli.
   • Skildu eftir línu á milli kveðjunnar og 1. mgr
   • Kæri prófessor Brown:

4. 

   
   
   Lokaðu bréfinu með niðurstöðu. Hugsaðu um tón stafsins áður en þú skrifar lokasetninguna þína. „Þakka þér fyrir,“ er ein af grunntegundum lokasetninga en setningar eins og „Bestu kveðjur“ eru vingjarnlegri. Hugsaðu um hvort bréfið þitt samsvari virðingu eða vinalegri endi. Sama hvers konar ályktun þú velur, það er mikilvægt að fylgja reglunni um að fyrsta orðið eigi að vera hástöfum og næsta lágstafur. Eftir lokasetninguna er kommu.
   • Veldu „Bestu kveðjur (með virðingu þinni)“ fyrir formlegt póstsnið. "Með kveðju," "Kær kveðja," "Þakka þér fyrir, (þakka þér fyrir,)" eða "Kveðja," eru lokunarform. staðall fyrir tölvupóst fyrir fyrirtæki. „Bestu tillit, (best,)“, „besta tillit“ eða „hafðu það gott“ eru náin orðatiltæki. og minna fjarlæg tilfinning.
   • Búðu til herbergi með fjórum línum fyrir undirskrift þína áður en þú slærð inn nafnið þitt.
   • Þakka þér fyrir,
   auglýsing

3. hluti af 4: Ritun bréfa

1. 

   
   
   Stutt og hnitmiðuð. Sannfærandi stafir ættu að vera stuttir og kurteisir. Atvinnurekendur lesa sjaldan bréf sem er meira en blaðsíða eða bréf með pirrandi tón. Ekki rölta, dreifa. Reyndu að nota skýrar, samfelldar setningar. Forðastu utan umræðu og gefðu út óþarfa, lélegar eða óhóflegar upplýsingar.
   • Forðastu að nota of miklar setningar. Þarftu að nota mjög sannfærandi skýringar setningar. Setningarnar eiga að vera stuttar, auðskiljanlegar og auðlesnar.
   • Ekki skrifa of langar málsgreinar. Ekki fela of mikið af upplýsingum í hverri málsgrein þar sem það mun láta lesandann finna fyrir þunglyndi þegar hann les bréfið, ekki fara frá efninu eða reyna að gera málið meira ruglingslegt. Haltu þig við upplýsingarnar sem eru nátengdar í hverri málsgrein og farðu yfir á aðra þegar þú byrjar að þróa nýja hugmynd.

2. 

   
   
   Settu fram meginhugmyndina í fyrstu tveimur setningunum. Byrjaðu á léttri og beinni upphafssetningu. Settu fram óskir þínar (það er meginhugmyndin) í fyrstu tveimur setningunum.
   • Fyrsta málsgreinin ætti að samanstanda af aðeins tveimur til fjórum setningum.

3. 

   Önnur málsgrein ætti að leggja áherslu á tilgang bréfsins. Í þessari málsgrein skaltu gera grein fyrir hugsunum þínum, kröfum eða markmiðum. Í stað þess að færa fram sérstakar ástæður, upplýsingar eða efni skaltu gera grein fyrir afstöðu þinni, þínum atriðum, áhugamálum eða beiðnum og útskýrðu mikilvægi málsins. hversu mikil áhrif það hefur á þig sem neyðir þig til að grípa til aðgerða.
   • Mundu að raða efni þínu á sanngjarnan, kurteisan hátt með raunsæjum setningum. Forðastu að nota of tilfinningaþrungið mál, ekki nota þvingunarorð, ekki nota ókurteisa setningar við lesendur (lesendur hér geta verið einstaklingar eða samtök) sem og sýnir andstæðingunum ekki dónaskap.

4. 

   Settu fram stoð í næstu málsgreinum. Næstu málsgreinar munu réttlæta punkt þinn með því að veita meðfylgjandi upplýsingar og frekari upplýsingar. Vertu viss um að veita rökréttar, staðreyndar, sanngjarnar, hagnýtar og lagalegar upplýsingar. Ekki bjóða bara upp á skoðanir sem eru tilfinningaþrungnar, skoðanir eða einfaldlega persónulegar langanir. Ekki fá lesandann til að lesa langa sögu; stig þarf að koma fram hratt og örugglega. Hér eru nokkrar litlar aðferðir til að hjálpa þér að ná þessu:
   • Vitna í raunverulega tölfræði og atburði til að vekja áhuga lesenda. Gakktu úr skugga um að tölfræðin og staðreyndirnar sem koma fram séu frá áreiðanlegum, lögmætum aðilum og að tölfræðinni og staðreyndunum sé beitt á heiðarlegan hátt í þínu upprunalega samhengi. .
   • Vitnaðu í sérfræðinga rannsóknarinnar til að sýna fram á að þeir hafi svipaða skoðun á þér varðandi þetta mál og eru á móti skoðunum andstæðingsins. Þessir sérfræðingar þurfa að hafa áreiðanlega stöðu á því sviði sem þeir eru að rannsaka og vera færir um að koma með atriði í umræddu máli.
   • Nefndu ástæður fyrir því að beiðni þín ætti að verða samþykkt. Aðferðin til að sannfæra með því að útskýra fyrir einhverjum hvers vegna þú telur að eitthvað ætti að gera svo að þeir geti skipt um skoðun á áhrifaríkari hátt en einfaldlega að biðja hann um að gera eitthvað. . Útskýrðu núverandi stöðu og hvers vegna það þarf að breyta.
   • Gefðu upplýsingar þínar, upplýsingar og skilning á málinu sem talar um kröfuna. Nefndu fyrri viðleitni til að leysa vandamál eða skortur á aðgerðum.
   • Sönnunargögnum sem tengjast umræddu máli ætti að fylgja dæmi. Settu fram sönnunargögn sem fengu lesandann til að sjá mikilvægi vandans.
   • Mundu að takmarka það sem þú þarft að nefna í málsgrein þinni. Vinsamlegast gerðu grein fyrir máli þínu og aðstæðum á einfaldan hátt. Ekki of djúpt í smáatriðum en nauðsynlegt er að gefa nægilegt lykilefni. Veldu aðeins viðeigandi tölfræði, sérfræðinga og sögur.

5. 

   Hrekja álit andstæðingsins. Lykillinn að því að geta sannfært einhvern á áhrifaríkan hátt er að mótmæla gagnstæðum skoðunum. Ef þú vilt spá fyrir andstæðar röksemdir eða spurningar frá lesendum geturðu nefnt þau í bréfinu. Finndu sameiginlegan grundvöll með andstæðum hliðum eða komdu með sannfærandi skoðanir til að styðja skoðun þína.
   • Vertu viss um að viðurkenna opinskátt muninn á sjónarhorni þínu og hinni hliðinni. Að reyna að fela þau mun aðeins veikja málflutning þinn. Í staðinn skaltu leggja áherslu á gildi, reynslu og mál sem þú átt sameiginlegt með andstæðingum.
   • Forðastu að nota dómgreindarmál. Að setja of miklar tilfinningar í orð dregur úr sanngirni í rökum þínum. Bréf með of mikilli neikvæðni og dómgreind getur hindrað samþykki lesenda til skoðana þinna.

6. 

   Lokaðu bréfinu með því að endurtaka beiðni þína. Endurtaktu beiðni þína eða álit í lok skilaboðanna. Í þessari málsgrein er hægt að stinga upp á lausn eða grípa til aðgerða til að leysa vandamálið. Nefndu í bréfinu að þú munt fylgja þessu bréfi eftir í síma, tölvupósti eða með sjálfsskoðun.
   • Að ljúka með staðfestu setningu hjálpar til við að sannfæra lesandann um að halla sér að þér eða að minnsta kosti hjálpa þeim að sjá vandamálið skýrar frá þínu sjónarhorni.
   • Komdu með þínar eigin lausnir eða aðferðir. Sammála um málamiðlun eða báðir aðilar taka skref til baka. Sýndu lesandanum hvað þú hefur gert og hvað þú ert að undirbúa til að takast á við ástandið.
   auglýsing

Hluti 4 af 4: Lokaskref

1. 

   Leitaðu að villum. Stafsetningarvillur og léleg málfræðileg uppbygging er það fyrsta sem gefur lesendum slæma mynd af þér. Aðeins þegar greinin hefur engar villur getur lesandinn einbeitt sér að innihaldinu og hugmyndinni sem greinin vill koma á framfæri. Lestu bréfið aftur nokkrum sinnum áður en þú ýtir á sendahnappinn. Lestu bréfið upphátt til að heyra hvort það gangi vel.
   • Ef þörf er á, láttu einhvern athuga stafsetningarvillur í bréfi þínu (eða þú getur notað hugbúnað fyrir stafsetningu).

2. 

   Skrifaðu undir með alvöru undirskrift þinni. Undirritaðu bréfið beint ef þú sendir það í stað tölvupósts. Þetta hjálpar til við að sérsníða bréfið og staðfesta að bréfið hafi verið skrifað af þér.

3. 

   Afritaðu annað mikilvægt fólk. Ef annað fólk í fyrirtækinu eða hjá annarri stofnun þarf að lesa bréfið þitt, sendu þá afrit. Þetta þýðir að prenta út samsvarandi fjölda fólks til að senda, undirrita raunverulega afritin og senda.

4. 

   Sendendur ættu að geyma afrit. Hafðu alltaf skrá yfir skrána þína með upplýsingum um hvenær hún var send og upplýsingar viðtakandans. Athugaðu hvað þú þarft að gera næst til að leysa vandamálið þar til vandamálið er leyst. auglýsing

Ráð

• Ætti að skrifa formlega. Viðtakandi bréfsins mun ekki treysta þér ef þú notar frjálslegt eða óformlegt samtalsmál.Notkun formlegs tungumáls hjálpar einnig við að gera stafinn kurteisari en notkun tilgangslausrar slangurs!
• Notaðu blíður málfar. Fólk hefur tilhneigingu til að hjálpa þeim sem eru góðir við þá.
• Ekki utan umræðu. Gætið þess að bæta ekki við viðbótarupplýsingum sem eru óviðkomandi því efni sem þú ert að tala um. Haltu þér í staðinn við viðkomandi efni og ekki flækja málið. Notaðu raunverulegar staðreyndir til að láta þær skera sig úr.
• Notaðu aðeins byssukúlur í miðri málsgrein ef sum skref, aðgerðir eða tillögur þurfa að koma skýrt fram.
• Notaðu venjulega ensku til að skrifa bréf (fyrir enskumælandi lönd). Þetta er ekki texti eða samfélagsmiðill; þetta er formlegt bréf. Skammstafanir, slangur og emojis geta komið skilaboðum þínum til skila.
• Aðlagaðu fókuspunkta eftir skynjun fyrirtækja eða umboðsmanna. Alþjóðasamtök og stórt fyrirtæki geta hugsað öðruvísi.
• Ekki koma fram við lesendur þína eins og þeir skuldi þér eitthvað og biðja um eitthvað frá þér. Í staðinn skaltu sannfæra þá á vinalegu og faglegu máli.