Hvernig á að skrifa viðburðaskýrslu

Efni.

Skref
Hluti 1 af 3: Skipuleggðu viðburðaskýrslu þína
2. hluti af 3: Finndu rétt efni fyrir skýrsluna þína
Hluti 3 af 3: Síðustu snertingar við að skrifa atburðaskýrslu
Ábendingar
Hvað vantar þig

Kannski þarftu að skrifa skýrslu um atburðinn og ákvarða hversu vel hann tókst og bera niðurstöðurnar saman við markmiðin. Þetta er mikilvægt svo fólk eða fyrirtæki sem standa að viðburðinum geti áttað sig á því hvort það ætti að breyta einhverju. Það eru leiðir til að þú getir gert viðburðaskýrslu þína farsælli. Þetta er mikilvægt ef þú ætlar að halda annan viðburð!

Skref

Hluti 1 af 3: Skipuleggðu viðburðaskýrslu þína

1 Ákveðið stíl og snið kynningarinnar fyrir tiltekinn markhóp. Hægt er að sauma, hefta, hefta, senda tölvupóst á PDF sniði, framkvæma með PowerPoint kynningu og fleira.
- Vertu viss um að skipuleggja viðburðaskýrslu þína eftir köflum. Þú ættir að bera niðurstöður atburðarins saman við markmiðin sem þú setur þér. Taktu saman helstu niðurstöður atburðarins.
- Sniðið atburðarskýrsluna að þörfum og hagsmunum hvers styrktaraðila og áhorfenda. Íhugaðu markmið styrktaraðila. Að einhverju leyti eru styrktaraðilar lykilhópurinn fyrir skýrslu um viðburðinn þinn. Þeir vilja vita hvort það væri þess virði að styrkja viðburðinn þinn. Svo ekki gleyma að íhuga það sem þeir vilja vita og hvaða þættir eru raunverulega mikilvægir fyrir þá.
- Undirbúðu einnig viðburðaskýrsluna til að uppfylla sérstakar kröfur viðburðarins og sérstöðu styrktaraðila. Þú ættir ekki að skrifa venjulega dæmigerða skýrslu.Vert er að íhuga að skýrsla þín verður einnig vakin athygli stjórnenda fyrirtækisins og fjármálastjóra.
2 Skipuleggðu ferlið þannig að þú skráir upplýsingarnar sem þú þarft á meðan á viðburðinum stendur. Ekki bara treysta á minni þitt.
- Með því að skrifa niður upplýsingar fyrir, meðan og eftir atburðinn mun þú búa til ítarlegri og því skilvirkari skýrslu. Það mun einnig hjálpa þér að koma upplýsingum á framfæri í tímaröð.
- Tryggðu stöðuga gagnasöfnun, ráðið fleira fólk ef þörf krefur (þ.mt hugsanlegir starfsnámsmenn) í þessum tilgangi. Mikilvægast er að þú þarft ekki að bíða til loka atburðarins til að búa til skýrslu.
3 Dragðu skýrsluna niður í lykilatriði. Vandamálið með sumar viðburðaskýrslur er að þær skráðu einfaldlega röð atburðarins eða einbeita sér að kynningartilboðum. Ekki gera þetta. Leggðu í staðinn áherslu á lykilatriði skýrt og greinandi.
- Veldu nokkrar af atburðum atburðarins til að fá ítarlega sundurliðun. Hugsaðu um hvaða þrír atburðir fóru best og hvaða þrír voru óvæntastir.
- Ekki ofhlaða skýrsluna með óþarfa smáatriðum eins og hádegismatseðli eða ítarlegri kynningu á aðalræðumanni. Þú ættir að varpa ljósi á það sem raunverulega skiptir máli.

2. hluti af 3: Finndu rétt efni fyrir skýrsluna þína

1 Skrifaðu samantekt á verkefninu. Í verkefnaskýrslunni ætti að vera samantekt á verkefninu, sem er stytt útgáfa af ítarlegri heildarskýrslu. Taktu þessa ferilskrá sem kynningu.
- Þú getur búið til tvær skýrslur - verkefnasamantekt sem er hönnuð fyrir fólk sem hefur áhuga á niðurstöðum viðburðar og ítarlegri heildarskýrslu fyrir þá sem vilja styrkja eða skipuleggja viðburð.
- Í samantekt verkefnisins ættir þú að einbeita þér að lykilatriðum og niðurstöðum. Samantekt verkefnisins ætti að vera stutt - ein eða tvær síður. Það ætti að draga saman helstu upplýsingar um atburðinn og innihalda stutta túlkun á gögnunum.
2 Hafa lýsandi efni með í viðburðaskýrslu þinni. Það er miklu áhrifaríkara að kynna áhorfendum töflu sem endurspeglar tölfræðilegar upplýsingar, frekar en að leiða áhorfendur með ótal tölum og dagsetningum.
- Ef atburðurinn fól í sér nýja vöru geturðu sett mynd af henni. Ljósmyndir af atburðinum sjálfum munu hjálpa til við að sýna atburðarskýrsluna. Reyndu að birta stuðningsauglýsingar á síðuna þína til að styðja við skýrsluna þína. Aftur, ekkert af þessu getur beðið þar til viðburðinum lýkur.
- Það verður gott að hafa sýni, endurgerðir og önnur dæmi fyrir síðuna. Tilkynna fjölda fólks sem fékk afsláttarmiða frá styrktaraðilum og svo framvegis. Bjóddu umfjöllun um viðburðinn bæði á staðnum og utan staðar í blöðum, fyrir áhorfendur, fyrir styrktaraðila.
3 Skjalfestu umfjöllun um fjölmiðla eða kynningu. Þú ættir að meta það sem fjallað hefur verið um í fjölmiðlum gagnvart markmiðunum sem þú hefur sett þér.
- Leggðu áherslu á prentauglýsingar og greinar sem innihalda styrktaraðila nöfn og auglýsingar, auk þess að safna tölum og auglýsingastöðu.
- Skráðu sjónvarpsauglýsingar, opinberar tilkynningar, einkunnir og fréttatilkynningar.
- Ekki gleyma að gefa gaum að upplýsingum í útvarpinu, tilkynningu um verðlista, verðmæti auglýsinga og kynningar, úttektarskýrslur og fleira.
4 Vertu viss um að láta minnast á tilgang atburðarins í skýrslunni þinni. Það er mjög mikilvægt að tengja markmið atburðarins við niðurstöðuna, svo ekki gleyma að nefna hvert verkefni og markmið verkefnisins voru.
- Þú getur líka sett dagskrá viðburðarins með. Þú ættir einnig að nefna lykilþátttakendur í viðburðinum. Ekki gleyma styttingunni.
- Eyddu mestum tíma í að skrá þig og ræða helstu niðurstöður atburðarins og bera þær saman við þau markmið sem talin eru upp.Vertu raunsær og forðastu að yfirfara þætti sem hafa ekki skilað miklum árangri.
5 Hafa upplýsingar um fjármögnun í viðburðaskýrslu þinni. Það er mikilvægt að veita ítarlega umfjöllun um fjárhagsáætlun fyrir viðburðinn og hversu mikið var í raun varið (eða hugsanlega fjárfest). Vertu viss um að bera mögulegan kostnað saman við raunverulegan kostnað og sýna hvað fór vel og hvað þarfnast frekari vinnu.
- Þú ættir að standa straum af öllum kostnaði, þar með talið markaðs- og kynningarstarfsemi, bótum starfsmanna og kostunarkostnaði. Það er mikilvægt að þróa ítarlega fjárhagsáætlun. Fjármálastjórar og æðstu stjórnendur vilja sjá staðreyndir sem styðja niðurstöðurnar.
- Hafa með útreikninga nettótekna eins og þóknun, kostun og sýni. En ekki gleyma því að þú ert að bera saman tekjur við áætlaðar tekjur. Í samanburði við hvað? Góð spurning.
6 Látið fylgja tölfræði sem hefur þýðingu fyrir lesandann. Ekki búa til skýrslu sem inniheldur aðeins upplýsingar sem láta þér líða vel. Einnig ætti að tilgreina fjölda gesta. Það er góð hugmynd að leggja fram mælanleg gögn.
- Önnur viðeigandi tölfræði er heildarsala og gestir. Þessi gögn auka trúverðugleika viðburðarskýrslunnar. Sláðu inn upplýsingar um gesti þína. Hafa lýðfræði, heimsóknartölur og opinberar rannsóknir (svo sem verslunarvenjur).
- Tilkynna fjölda fólks sem hefur brugðist við styrktarherferðum og framlögum til góðgerðarmála. Skráðu efnahagsleg áhrif og þátttöku starfsmanna.
7 Styðjið gögnin með gæðaþætti. Skýrslan þín ætti að innihalda tölfræðilegar upplýsingar, en þú þarft einnig innlegg fólks til að veita góða endurgjöf.
- Safnaðu endurgjöf frá fundarmönnum og liðsmönnum þannig að gögn um árangur og bilun atburða komi ekki eingöngu frá skýrsluhöfundi. Þannig mun skýrslan þín virðast trúverðugri.
- Íhugaðu að taka með sjálfstæðar rannsóknir. Umfjöllun um fjölmiðla er eitt dæmi um að óháðar rannsóknir megi gera.
- Metið stað og umgjörð. Þú ættir að taka þér tíma til að meta staðinn og umhverfið frá sjónarhóli annarra. Ræddu hversu vel plássið var notað á ráðstefnunni, viðburðinum og svo framvegis.

Hluti 3 af 3: Síðustu snertingar við að skrifa atburðaskýrslu

1 Undirbúðu skýrslu þína á réttum tíma. Reyndu að gera og birta skýrslu strax eftir atburðinn. Ekki gleyma að merkja þennan viðburð á dagatalinu þínu. Sumir halda að skýrslan ætti að birta innan mánaðar eftir atburðinn, en aðrir halda því fram að betra sé að gera hana eftir nokkra daga.
- Hvenær sem frestur er, ættir þú að gera skýrslu þína á réttum tíma. Kannski ertu að skrifa skýrslu fyrir einhverja stofnun sem viðskiptavinur hefur pantað. Gefðu gaum að öllum kröfum.
- Það sem skiptir máli er að áhorfendur munu búast við djúpri og tímabærri skýrslu. Taktu þér því tíma til að koma þessu í lag, en ekki tefja ferlið.
2 Leiðréttu skýrsluna þína. Gakktu úr skugga um að viðburðaskýrslan þín sé vel skrifuð og laus við stafsetningar- eða greinarmerki.
- Gakktu úr skugga um að skýrslan þín sé nógu djúp. Taktu eftir góðri þumalputtareglu - "sýna, ekki tala." Þetta þýðir að það er frábær hugmynd að koma með ákveðin dæmi til að styðja við almennari punkta sem lýst er í skýrslunni.
- Ekki gleyma áhorfendum þínum og vertu viss um að það sem þú skrifar hljómi formlega og faglega. Atburðaskýrsla er ekki venjubundið skjal; það er mikilvægt skjal til að ákvarða hvort starfsemin væri þess virði að fjármagn sem varið er í hana, svo skýrslan ætti að hljóma sannfærandi.

Ábendingar

Taktu fleiri myndir en þú heldur að sé nauðsynlegt.Þegar þú skrifar skýrsluna muntu meta hagnýtingu þessa ráðs.
Þegar þú safnar athugasemdum frá gestgjöfum og fólki sem skipulagði atburðinn ættirðu ekki að gera það strax. Þeir verða áfram á sínum stað, jafnvel eftir að atburðurinn er liðinn, þú ættir fyrst að spyrja fólk úr hópnum; þeir verða þeir fyrstu til að yfirgefa viðburðinn. Ekki trufla kynningarmanninn líka ef hann er upptekinn við eitthvað annað, þú finnur hann seinna og getur spurt um allt.
Þegar þú safnar endurgjöf, haltu samtali og spyrðu náttúrulega spurninga, þá mun viðmælandi þinn í einlægni segja hvað honum finnst um atburðinn.
Safnaðu fleiri umsögnum en þú heldur að þú þurfir. Þú verður ánægður með það seinna.
Góðar myndir sýna hvað var að gerast á viðburðinum sem og viðbrögð fólks.
Reyndu að taka myndir af heildarmyndinni, þar á meðal fólkinu og kynninum á einni mynd, til að koma á framfæri við lesandann hversu stór atburðurinn var.