Efni.

• Skref
• 1. hluti af 4: Skipulagsmánuðir framundan
• Hluti 2 af 4: Undirbúið 2 vikum fyrr
• 3. hluti af 4: Vinna 24 klukkustundum fyrir viðburðinn
• Hluti 4 af 4: Hlaupið á viðburðardaginn
• Ábendingar
• Viðvaranir

Að skipuleggja viðburð getur virst ótrúlega erfitt verkefni. Og án þess að skipuleggja og hugsa fyrirfram, gæti það verið. Jæja, við munum vinna að því að þetta gerist ekki - frá mánuðum undirbúnings til listarinnar að vera rólegur á daginn.

Skref

1. hluti af 4: Skipulagsmánuðir framundan

1. 1 Skilgreindu tilgang viðburðarins. Að hafa eina eða tvær setningar skilgreiningu í huga mun hjálpa þér að fara í rétta átt. Ætlar þú að vinna skýringar á þínu svæði? Hvetja hugsanlega styrktaraðila til að fjárfesta? Skipuleggja hátíð fyrir tiltekna manneskju eða hóp fólks? Þrengdu markmiðssetningu þína eins mikið og mögulegt er. Hvað sem þú gerir (hvort sem það er uppljómun, sannfæring, hátíð osfrv.), til hvers þú gerir það?
   • Hugsaðu um það sem verkefni þitt. Hugmynd þín um árangur. Þegar þú veist nákvæmlega hvað þú vilt gera er miklu auðveldara að gera það!
2. 2 Settu þér markmið. Hvað nákvæmlega viltu ná? Ekki hversu marga sem þú býst við að sjá, ekki sú staðreynd að atburðurinn er jafnvel að eiga sér stað - hvað viltu í kjölfarið? Til að fá 5 manns í nýjan hluta fyrirtækisins? Vinna sér inn $ 1.000? Breyta heimsmynd þinni? Hef áhuga á fólki?
   • Hugsaðu um þrjú efstu hlutina sem þú myndir vilja sjá afrakstur þessa atburðar og einbeittu þér að þeim til að gera hann að veruleika. Kannski er eitt af markmiðunum fjárhagslegt, eitt er opinbert og annað er persónulegt. Það fer eftir þér!
3. 3 Safnaðu sjálfboðaliðum. Það er nauðsynlegt að setja saman gott teymi með mismunandi hæfileika.Þeir geta hjálpað með allt frá því að undirbúa tímaáætlanir og fjárhagsáætlanir, að búa til boð og veggspjöld, heilsa gestum og gera óhreina þrifastarfið í lok viðburðarins. Með öðrum orðum, þeir munu hjálpa þér að koma öllu til skila. Og ef þú getur, fáðu trausta sjálfboðaliða!
   • Gakktu úr skugga um að liðsmenn þínir og umsjónarmenn séu stöðugt „uppfærðir“ á áætlunum þínum. Með samvinnu gerir þú starf þitt mun auðveldara. Þegar þú biður þá um hjálp, vinsamlegast gefðu eins miklar upplýsingar og mögulegt er frá upphafi varðandi væntingar og þátttöku þeirra.
   • Ef þú ert í aðstæðum sem gera þér ekki kleift að leita að sjálfboðaliðum skaltu ráða teymi! Það veltur allt á gerð viðburða sem þú ert að skipuleggja. Staðurinn getur útvegað þér slíkt teymi eða þú getur haft samband við milligönguþjónustu ráðningarstofnana.
4. 4 Gerðu fjárhagsáætlun. Taka skal tillit til allra mögulegra útgjalda, tekna, styrktaraðila og ófyrirséðs kostnaðar. Ef þú gerir ekki fjárhagsáætlun, endar þú með stafla af kvittunum, tómu veski og hefur ekki hugmynd um hvað í fjandanum gerðist. Vertu raunsær frá fyrsta degi til að forðast óvart á daginn!
   • Finndu leiðir til að halda kostnaði niðri. Getur þú ráðið sjálfboðaliða til að vinna ókeypis? Íhugaðu ódýrari staði (eins og heimili einhvers?) Mundu: Lítill, einfaldur atburður sem gekk vel er alltaf meira spennandi en veisla sem var hleypt af stokkunum sem mistókst.
5. 5 Ákveðið tíma og stað. Þetta er helstu þáttur þegar kemur að viðburðinum þínum. Hvaða tíma og stað mun láta fólk segja: „Já, ég fer þangað!“? Þú þarft að velja tíma þegar allir eru lausir og staður með þægilega staðsetningu. Og eitthvað sem þú hefðir efni á að panta!
   • Athugaðu samfélagsdagatalið þitt og hugsaðu um áhorfendur þína. Ef þú ert að miða á fullt af mömmum sem eru heima hjá þér, þá væri besta veðrið þitt á daginn einhvers staðar í nágrenninu (kannski með barnapössun líka?). Ef þú ert að miða á nemendur, gerðu það um miðja viku að kvöldi í miðbænum. Ef þú getur, gerðu þar sem þeir eru eru þegar.
   • Auðvitað þarf að bóka ákveðna staði. Hafðu samband við staðinn þar sem þú ætlar að halda viðburðinn eins fljótt og auðið er. Það getur verið miklu annasamt en þú!
6. 6 Hugsaðu um flutninga. Flutningur fyrir allt. Hvernig verður bílastæði? Hvað með aðgengi fatlaðra? Hvað getur þú gert með stærð rýmis þíns? Hvaða búnað þarftu? Hvaða viðbótarhluti (sódavatn fyrir fyrirlesara, nafnplötur, bæklinga) þarftu að bæta við aukakostnaði? Hversu margir þurfa að taka þátt til að hlutirnir virkilega gangi snurðulaust fyrir sig?
   • Það er mikilvægt að sitja um stund sjálfur (og með liðinu þínu) og íhuga alla þætti atburðarins. Eru einhverjar hindranir sem hægt er að sjá fyrir og koma í veg fyrir? Eru einhverjir sérstakir gestir sem þú þarft að taka á móti? Einhverjar undantekningar sem þarf að gera?
7. 7 Hugsaðu um markaðssetningu og auglýsingar. Á meðan þú ert í góðum tíma skaltu undirbúa veggspjaldahönnun. Það ætti að innihalda bráðabirgðadagsetningu, tíma, staðsetningu, aðalgest, nafn viðburðar og þema eða slagorð viðburðarins. Þar sem það er of snemmt gætirðu viljað taka þér tíma - en best er að teikna forskoðunina núna til að sjá hvernig þetta lítur allt saman út!
   • Hugsaðu um allar aðrar leiðir sem þú getur sagt öllum frá því líka. Fréttabréf í tölvupósti? Venjulegur póstur? Facebook, Twitter, hina tvo tugi vefsíðna (meira um það á augabragði)? Hvað þarftu að taka framan viðburður fyrir fólk til að koma þangað og hvað þarf að gera á atburður til að halda þeim?
8. 8 Skipuleggðu þig. Það er hugsanlegt að þér líði núna eins og frettu sem hefur bara skorið höfuðið af. Andaðu og opnaðu töflureikninn í Excel. Búðu til bráðabirgða dagskrá viðburða fyrir allan viðburðinn. Búðu til töflureikna til að skipuleggja hugsanir þínar. Þetta kann að virðast eins og óþarfi pappírar núna, en eftir tvo mánuði muntu þakka þér ríkulega í fortíðinni fyrir framsýni þína.
   • Skilgreindu tímaramma (með tímamörkum) fyrir hverja undirbúningsvinnu. Skrifaðu niður nöfn hvers og eins og hvar og hvenær þú þarft þau. Þannig geturðu skipulagt sjálfan þig og greint allar framtíðarspurningar frá öðrum.

Hluti 2 af 4: Undirbúið 2 vikum fyrr

1. 1 Gakktu úr skugga um að allt gangi eins og venjulega. Merktu dagsetningu, staðsetningu, (aðalgestur), starfsfólk, nafn viðburðar og slagorð. Hvort það er a Eitthvaðhvað gæti farið úrskeiðis? Verða aðstæður sem þurfa að endurtaka á síðustu stundu? Á þessu stigi ætti allt að vera endanlega ákveðið.
2. 2 Hittu lið þitt. Samþykkja fjárhagsáætlun þína, áætlun og allt annað með liðsmönnum sem og umsjónarmönnum. Núna er besti tíminn til að finna út allar spurningarnar. Þekkja allir ábyrgð sína? Hvernig tengjast þeir mismunandi málefnum og vandamálum?
   • Hittu aftur liðsmenn og sjálfboðaliða til að hugsa um öll vandamál sem upp kunna að koma. Þetta er líka fullkominn tími til að búa til aðgerðaáætlun.
   • Gakktu úr skugga um að engin innri vandamál séu í liðinu. Hafðu samband við alla liðsstjóra, sem og liðsmenn og sjálfboðaliða.
3. 3 Dreifðu verkinu til mismunandi fólks og láttu reyndan einstakling samræma alla starfsemi. Ef atburðurinn er stórviðburður, láttu þá mismunandi fólk samræma mismunandi atburði undir stjórn eins manns. Liðsmenn verða að treysta leiðtoganum.
   • Það er góð hugmynd að láta nokkra einstaklinga verja tíma sínum til að hitta, taka á móti gestum og hæðast að viðburðinum þegar fólk kemur og viðburðurinn hefst. Í grundvallaratriðum eru þau skipulagsnefnd fyrir viðburði sem byggir upp móral og lætur fólk finna að það hafi komið hingað af ástæðu.
4. 4 Gakktu úr skugga um að allar vefsíður sem tengjast viðburðinum séu uppfærðar. Þú fjallar líklega um það á Facebook og Twitter, en það eru líka fullt af öðrum vefsíðum sem þú getur notað sem mun hjálpa þér að dreifa orðinu um atburðinn. Eventbrite, Evite og Meetup eru þrjú af þeim opinberustu sem koma upp í hugann. Ef þú hefur ekki heyrt um þá enn þá skaltu vafra um internetið núna!
   • Og auðvitað vefsíðuna þína / bloggið / Facebook síðuna þína ef þú ert með eina. Þú getur sent áminningar, stillt myndir og horft á boðssvör. Því virkari sem þú ert, því meira verður vitað um tilvist þína.
5. 5 Safnaðu kostun og öðrum fjármunum frá fulltrúum. Það verða mikil útgjöld á næstu vikum og þú þarft ekki að hafa þau öll undir vasanum! Safnaðu að minnsta kosti einhverju fé til að standa straum af stofnkostnaði - kannski leigja stað, búnað, birgja? Sumt af þessu fólki / fyrirtækjum / vörum gæti þurft að greiða jafnvel áður en viðburðurinn byrjar að þróast.
   • Gakktu úr skugga um að þú hafir kerfi fyrir kvittanir, staðfestingar, reikninga og almenn skjöl. Þú verður að vista allt og vísa til þessa í framtíðinni, því því meira sem þú kemur skipulagi á skipulag pappíra frá upphafi, því betra. Sérstaklega ef fyrirtækið sem þú vinnur með borgar þér með aðgerðalausu spjalli.
6. 6 Kynna viðburðinn. Undirbúa bæklinga, gefa út tilkynningar, tilkynna fjölmiðlum, senda tölvupóst, hringja, senda skilaboð til hópa í netkerfum og heimsækja hugsanlega meðlimi og styrktaraðila.Hvernig mun fólk annars vita að það kemur? Gakktu úr skugga um að upplýsingarnar sem þú gefur upp séu algerlega fullkomnar og láttu örfáar spurningar vera lokaðar - það þarf að forvitnast aðeins eftir allt saman!
   • Hugsaðu um markhópinn þinn. Ef þú ert að reyna að ná til eldri íbúa þarftu ekki að sóa tíma í að senda tímanlega skilaboð í gegnum farsímaforrit. Farðu á þá staði og notaðu þau tæki sem áhorfendur nota. Gerðu það eins aðgengilegt og mögulegt er og eins venjulegt og mögulegt er.
7. 7 Safnaðu öllu sem þú þarft fyrir viðburðinn. Þessir hlutir geta falið í sér medalíur, leiki, minjagripi, verðlaun eða skírteini. Það eru alls konar smámunir og hnýsir sem geta farið óséður með óæfða auga, en þú þekkir hvern krók og kima, krók og kima og allt sem fyllir þau. Og ekki gleyma borðum, stólum, hljóðbúnaði, skiltum, dúkum og öllum stóru hlutunum!
   • Þetta er annað sem þú ættir að setjast niður og hugsa um. Ekki hætta að hugsa um það fyrr en þú finnur 5 hluti sem þú gleymdir - allt, þar á meðal pennar, skyndihjálparpakkar, rafhlöður, ís og framlengingar. Þú þarft að vita að það er sama hvað gerist, þú hefur allt.
8. 8 Sammála um til allra. Skipuleggja myndir og myndbandsupptökur. Skipuleggðu samgöngur fyrir gesti. Raða máltíðum fyrir þrifateymið. Listinn getur haldið áfram og áfram, en annars muntu aldrei skipuleggja viðburðinn þinn!
   • Skipuleggja mat og drykki. Núna er líka góður tími til að undirbúa sérstaka gistingu, til dæmis fyrir fatlaða og svo framvegis. Athugaðu hvort einhver þátttakenda er grænmetisæta eða hefur aðrar sérstakar matarþarfir.
   • Skipuleggðu stóla, borð, listskreytingar, hljóðnema, hátalara, skjávarpa, standa - allt sem þarf að setja upp á staðnum.
9. 9 Undirbúa tengiliðablað. Þú þarft öll númer, heimilisföng og netföng liðsmanna sem þú þarft. Gerðu einnig svipaðan lista yfir VIP og alla birgja vöru og þjónustu. Ef einhver mætir ekki eða er seinn, þá verður þetta listinn sem þú vísar til.
   • Segjum að matarsalarnir hafi ekki mætt á réttum tíma. Hvað ætlarðu að gera? Þú grípur handhæga bekkjalistann þinn og hringir í þá. Ó þeir héldu að þú værir að fara taka 90 kg af steiktu svínakjöti? Allt í lagi það skiptir ekki máli. Þú afhendir Stu listann, hann grípur vörubílinn sinn og hleypur að heimilisfanginu á blaðinu. Kreppunni hefur verið afstýrt. Og nú veistu að annaðhvort ættirðu aldrei að panta frá þeim aftur eða tjá óskir þínar skýrari!
10. 10 Heimsæktu staðinn með liðsmönnum. Horfðu í kringum eignina og metðu bílastæðið, salerni, búningsklefa, fyrirkomulag, mismunandi innganga og útganga. Leitaðu að nálægum stöðum þar sem þú getur ljósritað, hringt og geymt neyðarbirgðir. Almennt skaltu kynna þér allt landsvæðið og þú ættir að vita það eins og handarbakið á þér.
    • Talaðu við tengiliðinn þinn. Þeir ættu að vita allt um hlutinn betur en nokkur annar. Eru einhver vandamál sem þú ættir að vera meðvitaður um? Einhver tímamörk? Loka dyrnar á tilteknum tíma? Guð forði, eru einhverjar brunaviðvörunartímar á dagskrá?

3. hluti af 4: Vinna 24 klukkustundum fyrir viðburðinn

1. 1 Vertu rólegur. Þú hefur náð þessu. Það er ótrúlega mikilvægt að halda haus og ekki hafa áhyggjur af útkomunni. Þú hefur undirbúið þig í marga mánuði! Þetta reddast. Því meira jafnvægi sem þú ert því rólegra verður liðið þitt og því rólegri verður atburðurinn. Að auki verður þessu öllu lokið fljótlega!
   • Í alvöru talað. Þú fékkst það. Þú hefur séð fyrir öllum nauðsynlegum hlutum, þú hefur hugsað um öll möguleg vandamál - ef eitthvað fer úrskeiðis, þá veistu hvernig þú átt að bregðast við því. Og ekki gleyma: enginn ætlar að kenna þér um.Skandall gestur, vondur matur - fólk skilur að ekki er allt í höndum þínum. Svo slakaðu á. Þú munt vera í lagi.
2. 2 Skoðaðu hvert atriði með liðinu þínu. Gakktu úr skugga um að þú sendir öllum upplýsingar um hvernig á að komast á staðinn og hvenær. Það síðasta sem þú þarft er að allt liðið þitt hringir í þig á sama tíma á viðburðardaginn og veltir fyrir sér hvar í fjandanum bakdyrnar eru.
   • Jafnvel þótt enginn komi upp og spyr spurninga skaltu gera þitt besta til að meta hegðun þeirra. Vita allir hvað þeir eiga að gera? Fær fólk sig saman? Ef ekki, talaðu við þá og sjáðu hvað þú getur gert til að redda málunum. Kannski hentar einhver betur til starfa í annarri deild eða með öðru fólki.
3. 3 Athugaðu öll boð og svör. Búðu til töflureikni með lista yfir boðsgesti og telja fjölda þeirra. Fyrir flesta viðburði, fjöldi fólks sem staðfesti ekki táknar fjölda fólks sem raunverulega kom. Þú gætir komist að því að 50 manns staðfestu að þeir myndu koma, en að lokum verða þeir fimm. eða 500. Svo þó að þú ættir að vita þá tölu, vertu þá tilbúinn að takast á við hvaða svið sem er líka!
   • Minntu VIP gesti á viðburðinn þegar þú mætir á aðra. Þú verður hissa hve margir munu segja: „Ó já! Það er á morgun, er það ekki? " Með einföldu símtali eða SMS geturðu forðast þetta.
4. 4 Farðu í aðstöðuna og athugaðu hvort allt sé tilbúið. Er salurinn hreinn og aðgengilegur? Er allur rafeindabúnaður settur upp og lítur út fyrir að hann sé að virka? Getur þú afhent búnað fyrirfram, ef þörf krefur? Er starfsfólkið nægilega þjálfað?
   • Athugaðu hvort það sé nóg af fólki til að þjóna sem viðhaldsfólk. Það er auðvitað alltaf betra að hafa meira en þú þarft. Þú gætir þurft einhvern til að flýja í neyðarverkefni eða annast gest eða vandamál sem þú sást ekki fyrir. Eða, veistu, færðu þér kaffi.
5. 5 Gerðu pökkum fyrir þátttakendur. Þessi pakki getur innihaldið flösku af vatni, bar, blað, penna, bækling og allar upplýsingar sem þú gætir þurft. Það er líka góð hugmynd að hafa með sér litla minjagripi. Þetta er fín snerting sem mun sannfæra fólk um að þetta er vel ígrundaður, skipulagður viðburður. Og það mun láta þá líða vel þegið!
   • Þetta er hægt að gera fyrir gesti, eða lið þitt, eða bæði! Hver elskar ekki að taka næringarbar og penna með?
6. 6 Gerðu rennibraut. Þetta er skráning allra upplýsinga sem þú þarft, flokkað eftir tíma og / eða herbergi. Gerðu mínútuáætlun fyrir mikilvæga viðburði. Snið hennar er undir þér komið. Reyndu bara að halda upplýsingunum í lágmarki til að auðveldara sé að lesa þær.
   • Ef þú ert virkilega upscale og ofur duglegur getur verið gagnlegt fyrir þig að gera ýmislegt gerðir renna. Kynnar þurfa lista yfir afganginn af kynningarmönnum og hvar þeir eru, á hvaða tíma. Liðið þitt mun þurfa lista yfir búnað, tímaáætlun og hreinsunarreglur. Ef þú hefur tíma getur þetta verið gagnlegt.
7. 7 Gerðu gátlista yfir það sem þú átt að taka með þér á staðinn. Hversu hræðilegt það væri ef þú ert þegar til staðar, allt er á sínum stað, allt þarna, og þú áttar þig á því að það eina sem vantar eru 12.000 bollarnir sem þú gleymdir heima? Óheppilegt ástand. Þú ruglaðir þetta bara. Svo gerðu þér gátlista, tvísmelltu og komdu með það sem þú þarft að koma með!
   • Ef það er allt á tugi mismunandi staða, úthluta fólki hverri sérstakri ábyrgð. Þannig, á stórum degi, muntu ekki eyða 8 klukkustundum í að hlaupa um og safna öllu og hafa áhyggjur. Með því að dreifa vinnu losar þú hendurnar ... eða eins og þeir segja.

Hluti 4 af 4: Hlaupið á viðburðardaginn

1. 1 Komdu snemma með liðsmönnum og sjálfboðaliðum. Athugaðu hvort allt sé á sínum stað og allur rafeindabúnaður sé í lagi. Ertu með brennandi spurningu? Ef þú hefur tíma skaltu taka glas, gefa hvetjandi skilnaðarorð og dreifa! Þú gerðir það. Þú hefur undirbúið þig svo vel.
   • Gakktu úr skugga um að skipuleggjendur séu með skær litamerki eða önnur sérstök merki svo að þátttakendur geti leitað til þeirra ef þörf krefur. Stundum er bara kakíbúningur ekki nóg.
2. 2 Settu allt upp. Inni og úti. Þarftu blöðrur í pósthólfið þitt? Er plakat í horninu? Og á hurðunum og meðfram ganginum? Ef gestir þurfa að reika um alvöru völundarhús, því fleiri merki, því betra.
   • Kveðjuborði og aðrar upplýsingar fyrir framan bygginguna verða sérstaklega gagnlegar. Þú vilt að fólk geti séð frá götunni að hér ætti það að vera. Engar spurningar um þetta!
   • Gerðu móttöku- og skráningartöflu. Þegar gestir ganga inn um dyrnar þurfa þeir að vita nákvæmlega hvað þeir þurfa að gera. Annars munu þeir ganga um óvissu og líða óþægilega. Og manstu eftir inntökunefndinni sem við ræddum um? Láttu einhvern standa við dyrnar til að heilsa gestum og svara spurningum þeirra.
   • Settu á tónlistina! Það mun slökkva á öllum óþægindum sem annars gætu verið í loftinu.
3. 3 Gakktu úr skugga um að fólkið sem skiptir máli viti hvað er að gerast. Ef kynnirinn er seinn, þá verður þú að standa í tíma. Ef máltíðin tekur lengri tíma en reiknað var með, ætti að gera þeim viðvart um breytingar á áætlun. Það er mjög sjaldgæft að viðburðir gangi nákvæmlega eins og áætlað var - svo ef þú víkur frá námskeiðinu skaltu ganga úr skugga um að samskiptalínurnar séu opnar.
4. 4 Taktu myndir! Þú munt vilja muna eitthvað sjálfur. Og fólk verður hrifið af því að sjá einhvern ganga um með myndavél. Gefðu gaum að borða styrktaraðila, borðum þínum, inngangi, móttökuborði osfrv. Kannski getur þú notað þau á næsta ári!
   • Láttu vin eða faglegan ljósmyndara sjá um þetta ef það er mögulegt. Þú hefur nægar áhyggjur án þess. Þú verður að umgangast og drekka með gestum þínum, svo láttu einhvern annan sjá um ljósmyndaefnið.
5. 5 Gefðu dreifibréf. Þú plantaðir líklega einhverju í haus gestanna þinna og vilt að þeir fari, hugsa um það, velta fyrir þér einhverju eða bíða eftir einhverri aðgerð. Svo undirbúið bæklinga eða annað sem þeir geta tekið með sér til einkanota. eftir Viðburðir.
   • Hluti af þessu gæti verið athugasemdavettvangur. Bjóddu þeim leið til að fylgjast með og segja þeim hvað þeim finnst, hvaða úrbætur gætu verið gerðar og hvað þeir myndu vilja sjá næst. Og auðvitað hvernig þeir gátu tekið þátt!
6. 6 Hreinsaðu herbergið! Athugaðu rafmagnsmælinn, fjarlægðu teygjur, töflur osfrv. Þú þarft að yfirgefa staðinn eins og hann var upphaflega - sérstaklega ef þú hefur borgað fyrir hann og vilt fara aftur einhvern tíma. Þeir geta rukkað gjöld sem hægt er að forðast í öðrum tilvikum. Skiptu verkinu þannig að það gangi eins hratt og sársaukalaust og hægt er.
   • Gakktu úr skugga um að ekkert verðmætt sé skilið eftir, og ef svo er, myndaðu týnda og fundna töflu.
   • Ef þú hefur skemmt eitthvað skaltu láta sambandið vita. Betra að vera heiðarlegur og hreinskilinn.
   • Farðu vel með ruslið eftir bestu getu. Tækniþjónustan sér um afganginn.
7. 7 Gættu allrar ábyrgðar eftir atburðinn. Það fer eftir atburði þínum, þeir geta verið allt frá engu til langan lista með þökkum og kvittunum. Hér eru nokkrar hugmyndir til að koma þér af stað:
   • Þakka öllum liðsmönnum, sérstaklega styrktaraðilum og sjálfboðaliðum. Þú hefðir ekki gert þetta án þeirra!
   • Lokaðu og borgaðu alla reikninga. Þetta ætti að gera eins fljótt og auðið er.Því minna ólokið fyrirtæki, því betra.
   • Haldið þakkarveislu fyrir alla þá sem hjálpuðu. Þú vilt að liðsmönnum þínum finnist þeir vera þakklátir og að styrktaraðilum finnist þeir hafa stuðlað að góðu málefni.
   • Dreifðu minjagripum eða öðrum ritum til viðeigandi fólks.
   • Sendu kvittanir til styrktaraðila og annarra.
   • Settu myndir á vefsíðu viðburðar þíns.
8. 8 Raða eftirfarandi íhugunarendurskoðun þannig að þú getir gert betur næst. Eftir allt sem hefur verið sagt og gert, hvað myndir þú gera öðruvísi? Hvað virkaði og hvað ekki? Myndir þú nokkurn tíma þora að skipuleggja svipaðan viðburð aftur? Hvað hefur þú lært?
   • Ef þú færð einhver viðbrögð, farðu í gegnum það. Og ef þú færð þær ekki frá gestum skaltu spyrja liðið þitt! Hvað finnst þeim? Skemmtu þeir sér jafnvel? Þetta var ókeypis bar og penni, var það ekki?

Ábendingar

• Mismunandi skipulagsstörf eru svipuð mismunandi faglegri ábyrgð. Innheimta og fjárhagsáætlun er eins og fjármál, samskipti við fulltrúa og að bjóða þeim að taka þátt er eins og markaðssetning, teymisstjórnun er eins og starfsmannastjórnun fyrirtækja, samgöngur eru eins og flutningsmaður, atburður er eins og framleiðsla, góð samskipti við fjölmiðla eru eins og PR ... .
• Listi yfir skjöl (og svo framvegis) til að undirbúa
  • Fjárhagsáætlun
  • Viðburðaráætlun (dagskrá hvers prógramms í viðburðinum)
  • Boð
  • Listi yfir boðsgesti
  • Aðgerðaáætlun
  • Tímarammi (áætlun um verklok)
  • Blaðamannafundargögn
  • Ræða
  • Listi yfir þátttakendur
  • Samanburðargreinar (ásamt ræðum ræðumanna)
  • Dagskrá
  • Dagskrá á mínútu
  • Tengiliðalisti (farsímanúmer skipuleggjenda)
  • Listi yfir hluti til að koma með
  • Gátlisti yfir verk sem á að vinna
  • Viðburðaskýrsla (fyrir fjölmiðla og aðra)
• Ákveðið hvaða verkefni skulu útvistuð og hvaða liðsmenn ættu að framkvæma. Útvistun fer eftir fjárhagsáætlun, tíma, gæðum, mikilvægi vinnu osfrv.
• Brostu mikið. Vertu kurteis við alla, bæði innan og utan liðsins.
• Fyrir viðburðinn, tilnefnið mann / nefnd sem ber ábyrgð á eftirfarandi
  • Styrktaraðilar
  • Framlagsaðilar á staðnum
  • Aðalgestur, fyrirlesarar,
  • Búið til hönnun, prentun, safn greina og mat á öllu
  • Verðlaun, minjagripir, gjafir, borðar, skírteini
  • Samgöngur, matarbirgir, fyrirkomulag leiga á vettvangi, skreytingar, skreytingar, bílastæði
  • Fjölmiðlar, PR, markaðssetning
• Þættir sem þarf að hafa í huga þegar þeir velja stað og semja um kostnað
  • Salur (fjöldi fulltrúa - að frátöldum fljótandi fulltrúum)
  • Veitingar (ef þær eru í boði)
  • Tímarammi (þegar viðburðurinn byrjar og getur endað)
  • Lýsingarmöguleikar (ef um næturviðburði er að ræða)
  • Eru loftkælir
  • Veita nauðsynlegan búnað (hljóðnema, hátalara osfrv.)
  • Matsmaður húsgögn (borð, stólar, dúkar)
  • Er tónlist, skemmtun leyfð (fyrir óformlega viðburði)
  • Öryggisafrit
  • Aðgengi - er staðsetningin í miðbænum (munu þátttakendur geta komist óhindrað þangað)
  • Sérstök herbergi fyrir skipuleggjendur, til að skipta um föt og svo framvegis.
  • heildar kostnaður
• Þegar einhver býður aðstoð (þ.mt peninga), svaraðu strax og þakka þér innilega.
• Skipulagning er nauðsynleg. „Hvað á að gera“ áætlunina (mikilvægir hlutir) fer fram á hópfundum. Haltu þig við það.
• Á degi viðburðarins skal tilnefna einn aðila sem ber ábyrgð á
  • Heildar samræming
  • Búningsklefanum
  • Matur
  • Hvað gerist á sviðinu
  • Leiðandi
  • Tölva, skjávarpa,
  • Ljósmyndari
  • Móttaka gesta
  • Massastjórnun og PR
  • Bílastæði
  • Öryggi
  • Dreifing ýmissa hluta (gjafir, skírteini til valins fólks, svo og þátttakendur)
• Þættir sem þarf að hafa í huga við ákvörðun dagsetningar
  • Eru aðalgestir og önnur VIP í boði á tilteknum degi
  • Hvað virkar best fyrir áhorfendur þína
• En að skipuleggja í smærri hópum „hvernig á að gera það“, „hvernig það ætti að vera“ o.s.frv., Er jafn mikilvægt.
• Ef þú færð eitthvað að láni, vertu þá ábyrgur og skilaðu því fyrir fyrirheitna tíma.
• Taktu frumkvæðið, farðu í göngutúr og leitaðu að ófullkomleika sem þú getur lagað, ljúktu þeim.
• Taktu minnispunkta um öll mikilvægu smáatriðin.
• Aldrei flytja skyldur og ábyrgð sem þér er falin á annan mann.
• Rétt framkvæmd er mjög mikilvæg, áætlun til að ná árangri, til síðasta ...
• Ekki láta afmarkað svæði / afgreiðslu þar sem þú ættir að vera.
• Tilkynntu sjálfviljugum þeim sem gaf þér verkefnið ef því var lokið eða ekki. En á tilgreindum tíma.
• Vertu í góðu skapi, sérstaklega þegar þú ert í kringum fólk.
• Vertu ábyrgur fyrir starfi þínu.
• Vertu stundvís í öllu sem þú gerir. Ef þú ert of seinn, láttu þá vita sem þú tilkynnir tímanlega.
• Ekki gagnrýna neinn nema þú sért með tillögu eða lausn.
• Hegðu hægt en örugglega. Taktu þér tíma í samskiptum. Þú ert bara að sóa tíma þínum.
• Haltu alltaf siðferðilegum eðli þínu og jákvæðu viðhorfi til allra. Vinsamlegast ekki biðja neinn.
• Ef vandamál kemur upp, ekki kenna öðrum um - og ekki setja allt á höfuðið, skapa spennu, heldur reyna að leysa það.
• Ekki endurtaka mistök.

Viðvaranir

• Vertu viðbúinn öllum aðstæðum. Stundum fara hlutir úr böndunum. Ef þú ert í liði skaltu ekki reiðast ef einhver öskrar á þig (manneskjan getur verið spennt). Ef þú ert leiðbeinandinn, aldrei verða spenntur eða læti. Bregðast við með köldu blóði. Reyndu að reikna út hvað gerðist og hvað þú getur gert þegar það gerðist.
• Ekki örvænta / stressa þig. Kaldur hugur gefur bestu niðurstöðurnar á réttum tíma.