Efni.

• Skref
• Aðferð 1 af 2: Raða í stafrófsröð
• Aðferð 2 af 2: Skráning skjala
• Ábendingar
• Viðvaranir

Skipuleggja prentuðu skjölin þín - bæði í vinnu og persónulegum tilgangi - er hægt að gera án mikillar fyrirhafnar með því að raða þeim í stafrófsröð. Þessi skipulag skjala gerir þér og öðrum aðila kleift að finna fljótt upplýsingarnar sem þú þarft og tryggja verndun skjala. Hins vegar er ekki allt svo einfalt og það eru nokkrir næmi við að raða skjölum í stafrófsröð sem við munum nú segja þér frá.

Skref

Aðferð 1 af 2: Raða í stafrófsröð

1. 1 Skipuleggðu skjöl í stafrófsröð út frá titli þeirra. Notaðu svokallaða stafrófsröð til þess.
2. 2 Settu skjölin í eina eða aðra bréfamöppu, byggt á hvaða staf þeir byrja á. Röðun skjala sem byrja á sama bókstafnum ætti að byggjast á seinni staf nafnsins. Ef annar stafurinn er sá sami, þá sá þriðji. Eða það fjórða. Eða fimmta. Það eru engin frávik frá þessari reiknirit hér og það getur ekki verið, en það mun umbuna þér hundraðfalt - þessi flokkun mun eyða öllum hvítum blettum í skjölunum.
3. 3 Lýstu hvernig þú hefur flokkað skjölin. Þú vilt að allir sem hafa aðgang að skjölunum sem þú hefur pantað til að vita hvernig þeim er háttað.
4. 4 Settu skjöl í skúffu eða þar sem þau eiga að vera í lagi. Þegar þú bætir einhverju nýju við skjöl, ekki gleyma stafrófinu!

Aðferð 2 af 2: Skráning skjala

1. 1 Notaðu merki með bókstöfum í stafrófinu. Að skrá (með öðrum orðum, undirrita) skjöl er grundvöllur grunnatriðanna við skipulag skjala. Það er á þessu stigi sem skjölin verða flutt til viðeigandi hluta og hluta vörulistans. Reyndar eru nöfn köflanna notuð til að lýsa innihaldi þeirra og þá verður nafn kaflans einnig nafn skjalsins. Raðaðu köflunum í stafrófsröð með því að nota ábendingarnar hér að neðan.
2. 2 Hægt er að skrá rétt nöfn í eftirfarandi röð: eftirnafn, þá fornafn, þá fornafn eða millinafn. Hægt er að hunsa greinarmerki.
   • Ef forskeyti eru notuð, samtengja forskeytið við þann hluta nafnsins sem það er á undan og settu það í fyrsta sæti. Engin greinarmerki er þörf.
   • Hægt er að hunsa bandstrik og setja hluta af nafninu fyrir og eftir bandstrikinu í fyrsta sæti.
   • Skammstafanir og eins stafa orð eru verðtryggð eins og þau eru. Upphafsstöfunum er skipt í aðskilda hluta.
   • Stöður og nafnviðskeyti eru skráð síðast, þar sem staðan er fyrst gefin upp, síðan viðskeyti.
3. 3 Hægt er að raða skjölum sem tengjast samtökum með nafni þessara fyrirtækja. Í þessu tilfelli er hvert orð í nafni samtakanna talið sérstakt atriði. Bókhaldið er í sömu röð og orðin eru sett fram í titlinum.
   • Skammstafanir og eins stafa orð eru verðtryggð eins og þau eru. Í þessu tilfelli ættu stafirnir að vera aðskildir með bilum og líta á sem aðskilda þætti frá hvor öðrum.
   • Greinarmerkjum í þessu tilfelli er sleppt, orð fyrir og eftir greinarmerki eru tilgreind í fyrsta þættinum.
   • Tölur og tölur eru skrifaðar með bókstafssniði og verðtryggðar eins og þær væru ef þær væru upphaflega orð. Greinarmerkjum er aftur sleppt. Skjöl, sem nafnið byrjar á rómverskum tölum, eru staðsett fyrr en svipuð, en nafnið byrjar með arabískum tölum, en tölurnar eru tilgreindar frá þeim smæstu til þeirra stærstu. Aðeins þá getur þú sett skjöl sem byrja á orðum.
   • Allir stafir eru skrifaðir í orðum, allar tölur sem eru beintengdar við staf ættu að vera tilgreindar í fyrsta þættinum.
4. 4 Nöfn ríkisstofnana eru í fyrsta lagi skráð með landi og lögsögu tiltekinnar stofnunar. Nafn samtakanna er tilgreint í næsta þætti og orðin „stjórnun“, „skrifstofa“, „fulltrúi“ og þess háttar eru tilgreind í lokin.
5. 5 Ef nöfnin eru þau sömu, notaðu heimilisfangið til að skrá skjöl. Notaðu eftirfarandi röð: nafn> svæði> borg> götuheiti> húsnúmer.

Ábendingar

• Settu skjölin þín alltaf aftur þar sem þú tókst þau.
• Við verðtryggingu er fyrst og fremst mikilvægt að fylgja stöðluðu reglunum og aðeins þá - fyrirtækjanna.
• Þróa kerfi til að gefa til kynna hvenær og af hverjum skjalið barst.

Viðvaranir

• Því fleiri sem hafa aðgang að skjalaskránni, því meiri ringulreið verður.