Efni.

• Skref
• Ábendingar
• Viðvaranir

Fyrir rétt skipulag vinnu á skrifstofunni er mjög mikilvægt að hafa skilvirkt bókhaldskerfi og geymslu skjala. Óháð fjölda fólks sem hefur aðgang að skjölum, þá ætti kerfið að vera þannig skipulagt að allir geti fundið tilskilið skjal. Ef kerfið til að taka upp og geyma skjöl er erfitt í notkun, þá muntu byrja að skilja eftir öll skjöl innan handar af ótta við að missa þau í skjalaskápnum, sem leiðir til þess að skrifborðið þitt verður fullt af pappírshrúgum.

Skref

1. 1 Veldu skjalakerfi. Hvað sem það er, fyrst og fremst verður það að vera rökrétt svo að þú vitir nákvæmlega staðsetningu hvers skjals. Hugsanlegar lausnir:
   • Stafrófsröð. Þetta kerfi virkar best ef flest skjöl þín innihalda nöfn viðskiptavina, sjúklinga eða viðskiptavina.
   • Efni eða flokkar: Flest kerfi eru skipulögð eftir efni eða flokkum, þau virka frábærlega þegar þau eru skipulögð rétt, en mjög ruglingslegt þegar þau eru ekki rétt skipulögð.
   • Númeruð / tímaröð. Þetta kerfi virkar best fyrir númeruð eða dagsett skjöl eins og innkaupapantanir eða lyfseðla.
2. 2 Notaðu hangandi möppur í skjalaskápum. Hangandi möppur eru ekki færanlegar, þær virka sem handhafar fyrir umslög sem þú munt taka úr kössunum.
3. 3 Skipuleggðu skjöl í stafla í flokka. Ef stafla er meira en 5 cm hár, skiptu honum í undirflokka. Ef stafla er of lágur, sameinaðu hann við annan stafla og endurnefnið. Nöfn stafla ættu að gera þér kleift að ákvarða auðveldlega hvaða þeirra þú vilt senda tiltekið skjal.
4. 4 Setjið hvern stafla í pappírslag og merkið greinilega. Það er best að nota miðju flipamöppur fremur en þögul til að gefa skjölunum hreinna útlit.
5. 5 Settu umslög í hangandi möppur. Fyrir flest skjöl munu venjulegar hangandi möppur virka, en fyrir þykk eða undirflokkuð skjöl skaltu nota flatbotna möppur. Þú getur raðað möppunum í hvaða röð sem er, en venjulega er stafrófsröð notað fyrir þetta.
6. 6 Merktu hangandi möppur með sömu nöfnum og umslögin. Raðaðu öllum plastflipum vinstra megin í möppunni ef þú ert ekki að nota lóðréttan skjalaskáp. Í síðara tilvikinu, með möppurnar frá vinstri til hægri í opinni skúffu frekar en að framan og aftan, settu flipana til hægri.
7. 7 Varamöppur og umslög ættu að brjóta saman nálægt skjalaskápnum þannig að þú getur alltaf bætt fljótlega við möppu þegar þú ert með skjal í höndunum sem tilheyrir ekki möppunum sem fyrir eru. Ekki nota möppur sem eru of þykkar eða þunnar. Mundu að breyta möppunöfnum þegar þú raðar upp skjölum.
8. 8 Í lok ársins skaltu fjarlægja allar möppur, merkja nýju pappírsmöppurnar með sama flokkanöfnum og setja þær í skjalaskápana. Farðu í gegnum gömlu möppurnar til að flytja nokkur skjala sem þú þarft í núverandi möppur og sendu afganginn í skjalasafnið.

Ábendingar

• Þú gætir viljað lita dulkóðuð möppur með því að prenta lituð merki á tölvuna þína til að láta skrárskápinn þinn líta áhrifamikill út. En þegar þú þarft að gera breytingar, til dæmis, bæta við einni möppu, geturðu orðið svekktur þegar þú kemst að því að þú ert uppur með möppur í réttum lit og þarft að skrifa undir möppuna handvirkt. Einfaldleiki er það öruggasta.

Viðvaranir

• Aldrei búa til stafla sem kallast „Ýmislegt“, annars flokkar þú aldrei þessi skjöl.
• Eftir að hafa skipulagt skráningarkerfi, haltu reglu í skjalaskápnum. Taktu þér tíma á hverjum degi til að flokka og fjarlægja skjöl af borðinu þínu. Standast freistinguna til að setja djúpa skjalakörfu ofan á skjalaskápinn þinn, annars fyllir þú hana og endar með sóðalegri vörugeymslu.