Efni.

• Að stíga
• Hluti 1 af 2: Ritun dagskrár
• Búðu til dagskrá frá grunni
• Nota dagatalssniðmát
• 2. hluti af 2: Bestu venjur við notkun dagbókar
• Ábendingar

Skipulegur fundur krefst vel skrifaðrar dagskrár. Ekki láta fundinn verða eins leiðinlegur og skilvirkur og margir fundir virðast vera. Með því að fylgja nákvæmri en samt sveigjanlegri dagskrá geturðu haldið fundinum straumlínulagað og einbeitt þannig að þú náir öllum markmiðum fundarins á sem stystum tíma. Hvort sem þú vilt skrifa þitt eigið dagatal, nota sniðmát eða gera sem mest úr dagatalinu sem þú hefur þegar, sjáðu skref 1 hér að neðan til að byrja!

Að stíga

Hluti 1 af 2: Ritun dagskrár

Búðu til dagskrá frá grunni

1. Byrjaðu á því að gefa dagatalinu titil. Frá bestu bókmenntum til þurrasta töflureiknisins, næstum öll mikilvæg skjöl þurfa titil og fundardagskrár eru engin undantekning. Titill þinn ætti að segja lesandanum tvennt: Í fyrsta lagi að hann eða hún sé að lesa dagskrá og í öðru lagi umræðuefnið sem fundurinn fjallar um. Þegar þú hefur ákveðið þig skaltu setja titilinn efst á auða skjalið. Titillinn þarf ekki að vera blómlegur eða flókinn - í viðskiptasamhengi eru einfaldir og beinir titlar yfirleitt bestir.
   • Standast löngun til að nota aðskilin eða stór letur fyrir titilinn þinn. Í flestum tilfellum þarftu að nota einfalt og virðulegt letur eins og Times New Roman eða Calibri og gera titilinn þinn að sömu stærð og restin af bókstöfunum á skjalinu (eða bara aðeins stærri). Mundu að tilgangurinn með titlinum þínum er að upplýsa lesendur um hvað þeir horfa á, ekki endilega til að skemmta eða afvegaleiða þá.
2. Bæta við "WHO?’, ’satt?"og"hvenær?"gögn í haus. Eftir titilinn hafa dagskrá fundarins yfirleitt haus sem getur verið breytilegur í smáatriðum eftir því hversu formlegur vinnustaður þinn er. Þessi haus er venjulega um það bil lína fyrir neðan titilinn. Venjulega, í hausnum, skráir þú stuttlega staðreyndir um fundinn sem hafa ekkert að gera með umræðuefnið. Þetta er til þess að fólk sem ekki er til staðar viti hvenær og hvar það átti sér stað og hverjir voru viðstaddir. Hér að neðan eru nokkur atriði sem þú getur bætt við; óháð þeim gögnum sem þú velur skaltu ganga úr skugga um að þú skilgreinir greinilega hvert stykki af upplýsingum (gerðu merkimiða textann feitletrað hér):
   • Dagsetning og tími. Þessum er hægt að flokka saman eða í sínum aðskildum hlutum.
   • Staðsetning. Ef fyrirtækið þitt er með marga staði geturðu skráð heimilisfangið en ef það er aðeins einn staður geturðu nefnt herbergið sem þú hittir á (td fundarherbergi nr. 3).
   • Fundarmenn. Starfsheiti eru venjulega valfrjáls en ekki krafist.
   • Sérstakir einstaklingar mæta. Þetta geta verið sérstakir gestir, fyrirlesarar eða ráðstefnuleiðtogar.
3. Skrifaðu stutta yfirlýsingu með markmiðum. Fundir sem hafa ekki skýrt skilgreindan tilgang eiga á hættu að sóa dýrmætum tíma þegar fundarmenn ákveða hvað þeir eigi að tala um. Slepptu línu eftir hausnum þínum og notaðu feitletraðan eða undirstrikaðan texta til að tilnefna markmiðshlutann þinn með titli eins og „Mark“ eða „Mark“ og síðan ristill eða ný lína. Síðan lýsir þú, í nokkrum hnitmiðuðum og beittum setningum, þeim atriðum sem ræða á fyrir fundinn. Gerðu það að markmiði þínu að skrifa um 1-4 setningar hér.
   • Til dæmis, ef við viljum skrifa yfirlýsingu um markmið fyrir fjárlagafund, getum við notað þessi: "Hlutlæg: Skráðu helstu markmið fjárhagsáætlunar fyrir fjárhagsárið 2014-2015 og ræddu ráðstafanir til langtíma kostnaðarsparnaðar. Að auki mun rannsóknar- og þróunarstjóri Marcus Feldman kynna niðurstöður nýlegrar samkeppniskönnunar. “
   • Ef þú hefur einhvern tíma skrifað í vísindalegu samhengi, hugsaðu þá yfirlýsingu um markmið sem samantekt fundarins. Þú ert í grundvallaratriðum að segja, í stórum dráttum, hvað þarf að ræða á fundinum, án þess að fara nánar út í það.
4. Skrifaðu dagskrá fyrir helstu atriði fundarins. Tímasetningar hjálpa til við að berjast gegn tilhneigingu til að halda viðskiptafundi allt of lengi. Slepptu röð eftir markmiðsyfirlýsingu þinni, gefðu áætlun þinni feitletraðan eða undirstrikaðan titil og byrjaðu að búa til tíma (til að passa við helstu umræðuatriði) í áætlun þinni. Til að gera það auðvelt að lesa, gefðu hverju tímabili sína eigin línu.
   • Tilgreindu hvert tímabil með annað hvort fyrirhugaður upphafs- og lokatími, eða þann tíma sem þú vilt að hver hluti taki. Veldu eitt kerfið eða hitt og vertu stöðugur - að blanda hlutunum saman lítur út fyrir að vera ófagmannlegt.
   • Með öðrum orðum, þú vilt merkja hvert tímabil með annaðhvort upphafs- og lokatíma þess umræðuefnis eða bara skrifaðu niður hversu lengi þú vilt að það endist. Til dæmis gæti dæmi lína verið „14:00 - 14:05: Kynningar og kynning “ eða ’5 mín: Introductions and Presence. “Hins vegar ættirðu að forðast að skipta á milli tveggja kerfa.
5. Settu tíma til hliðar í áætluninni fyrir alla sérstaka gesti. Ef gestir koma á fund þinn til að ræða mikilvæg málefni, þá ættir þú að verja tíma á fundinn fyrir þetta fólk. Gefðu hverjum gesti sinn tíma, jafnvel þó að þeir hafi fleiri en eitt umræðuefni. Á þennan hátt geta allir skipulagt sín viðfangsefni að vild.
   • Til að koma í veg fyrir vandræðaleg vandamál varðandi tímasetningar, hafðu samband við gesti fyrirfram til að komast að því hve mikinn tíma hver þeirra þarf í samtalsumræðunni.
6. Skildu eftir aukatíma í lok fundarins fyrir önnur viðskipti. Á þessum tíma getur fólk beðið um skýringar á ruglingslegum umræðuefnum, látið skoðanir sínar í ljós, lagt til efni fyrir fundi í framtíðinni og gert aðrar athugasemdir. Þú getur gert þessa könnun skýr með því að taka hana með sem síðasta atriðið í áætlun þinni, eða þú getur komið með hana sjálfur eftir síðasta stig fundarins.
   • Ef þú nærð lok fundar þíns og enginn hefur fleiri spurningar eða athugasemdir geturðu alltaf slitið fundinum snemma. Margir af þátttakendum þínum munu líklega þakka þér fyrir þetta!
7. Þú getur einnig veitt yfirlit yfir umræðuefnin. Venjulega er dagskráin ljónhlutinn af dagskrá fundarins - sá hluti sem fólk horfir til til að leiðbeina umræðunni. Hins vegar, þó að það sé ekki nauðsynlegt að leggja sig fram við þetta aukalega, getur það verið mjög gagnlegt fyrir afvegaleidda þátttakendur að veita auka yfirsýn yfir lykilatriði. Uppdráttur minnir fundarmenn á fyrirkomulag hugmynda sem kynntar voru á fundinum og hjálpar þeim sem eiga erfitt með að fylgjast með hverju umræðuefni. Hér að neðan er dæmi um gerð samantektarinnar sem þú vilt líklega nota:

   • I. Fjárhagsáætlanir með mikinn forgang

     • A. Ferðaáætlun starfsmanna

       B. Verð sölumanna

       • ég. Semja um betri samning?

       C. Kostnaður við hagsmunagæslu

     II. Aðgerðir til að bæta veltu

     • A. Aðrar þjónustusamningar

       • ég. Núverandi valkostir fyrir viðskiptavinum

         ii. Fáðu álit

       B. Endurfjárfesting í farsímatækni

     ...og svo framvegis.

8. Athugaðu hvort það séu villur í dagatalinu áður en þú afhendir þær. Þar sem sumir fundarmenn geta reitt sig mjög á dagskrá fundarins er mjög góð hugmynd að athuga hvort það sé villur áður en það er afhent. Að gera þetta er ekki bara greiða fyrir þá sem eru viðstaddir - það endurspeglar einnig jákvætt athygli þína á smáatriðum og gildi sem þú hefur fyrir stöðu þína.
   • Þar að auki getur það hjálpað þér að athuga hvort engar villur eru í dagbókinni þinni tíma og bjarga þér andlit Að eyða tíma í að útskýra dagskrá sem er full af mistökum getur ruglað fund þinn og verið vandræðalegur fyrir þig, sérstaklega þegar mikilvægt fólk er til staðar.

Nota dagatalssniðmát

1. Notaðu sniðmát sem fylgir með ritvinnsluforritinu. Mörg ritvinnsluforrit, svo sem Microsoft Office, Pages fyrir Mac og svo framvegis, eru með venjuleg sniðmát fyrir alls kyns persónuleg og fagleg skjöl, þar með talin dagskrá fundarins. Með þessum sniðmátum geturðu búið til faglegt útlit skjal á óvart fljótt og auðveldlega. Venjulega er þessum tegundum sniðmáta raðað í rökrétta hluta með fagurfræðilega ánægjulegu útlit - sláðu bara inn viðeigandi gögn í samsvarandi rýmum og þú ert góður að fara!
   • Þó að hver ritvinnsluforrit sé aðeins frábrugðið, þá er það mest með sniðmátamöguleikanum að leyfa þér að fletta að sniðmátunum frá valmyndastikunni efst í dagskrárglugganum.
   • Ef ritvinnsluforritið þitt getur notað sniðmát en hefur ekki viðeigandi sniðmát fyrir dagskrá fundarins geturðu sótt það frá vefsíðu framleiðanda forritsins. Sniðmát fyrir Microsoft Word eru til dæmis til á office.microsoft.com en sniðmát fyrir Pages fyrir Mac er að finna í Apple App store.
2. Þú getur líka hlaðið niður sniðmáti frá utanaðkomandi aðila. Ef ritvinnsluforritið þitt fylgir ekki dagatalssniðmát sjálfgefið og þú getur ekki fengið þau á opinberu síðunni, hafðu engar áhyggjur - það eru fullt af ókeypis sniðmátum í boði á netinu. Einföld leit á leitarvélinni sem þú vilt, að segja, „dagskrársniðmát fundarins“ gefur þér heilmikið af viðeigandi niðurstöðum. Hins vegar, vegna þess að ekki allar þessar niðurstöður koma frá opinberum, áreiðanlegum aðilum, er mikilvægt að gera greinarmun þegar þú velur hvaða sniðmát sem nota á. Hér að neðan eru nokkrar utanaðkomandi síður sem þú gætir viljað heimsækja:
   • Vista orðasniðmát - Þessi faglega síða býður upp á mörg gæðasniðmát fyrir Microsoft Word.
   • Word sniðmát á netinu - Önnur frábær heimild fyrir Word sniðmát. Þessi síða býður þó aðeins upp á nokkra kosti.
   • iWorkCommunity - gott dagatalssniðmát fyrir Pages. Þetta sniðmát er þó fyrir eldri útgáfur af Pages (fyrir 2009).
   • App Store hefur einnig mörg sniðmát fyrir síður. Því miður eru ekki allir þessir fáanlegir ókeypis.
3. Fylltu út reitina í sniðmátinu þínu. Þegar þú hefur fundið viðeigandi sniðmát í ritvinnsluforritinu þínu, eða hlaðið niður einu sem þér líkar við, þá er allt sem þú þarft að gera að fylla út sniðmátið með nauðsynlegum upplýsingum. Flest sniðmát munu hafa skýrt merkt svæði fyrir þig til að slá inn nöfn, tíma, umræðuefni, titla á hlutum osfrv. Fylltu út alla viðeigandi reiti til að ljúka dagskránni þinni og athugaðu hvort rangt sé í vinnunni eftir á. Eins gagnlegt og dagatalssniðmát geta verið, vernda þau þig ekki gegn stafsetningu, málfræði og staðreyndavillum.
   • Ekki skilja neina reiti eftir tóma. Ekkert lítur út fyrir að vera áhugamanneskja en segjum línu í áætlun sem segir aðeins „Type Here“. Ef einhverjir hlutar eru til af sniðmátinu sem þú vilt ekki fylla út skaltu eyða þeim í stað þess að láta þá vera tóman.
4. Gerðu smávægilegar breytingar til að laga dagatalið að þínum þörfum. Sniðmát fyrir dagskrá funda geta verið mjög gagnleg en það er engin ástæða fyrir því að þú haldir þig nákvæmlega við sjálfgefna dagbókarstíl og útlit. Ekki hika við að gera breytingar á innihaldi og stíl sniðmátsins eins og þér sýnist til að ganga úr skugga um að dagatalið þitt uppfylli þau viðmið sem fyrirtæki þitt hefur sett þér og að þú hafir sett fyrir fundinn.
   • Til dæmis, ef þér finnst tiltekið sniðmát líta mjög vel út en hausinn á honum er svo langur að hann er truflandi, ekki hika við að eyða öllum óþarfa hlutum í hausnum eins og þér sýnist, svo framarlega sem þú gerir það á þann hátt skipulag skjalsins er ekki eyðilagt, eða dagskráin lítur ljótt út.

2. hluti af 2: Bestu venjur við notkun dagbókar

1. Veldu fyrst mikilvægustu viðfangsefnin. Þegar þú skipuleggur fundi er það venjulega góð stefna að setja mikilvægasta umræðuefnið fremst í áætluninni. Með þessu nærðu tvennu. Í fyrsta lagi gerir það öllum kleift að ræða þessi mikilvægu efni þegar þeir eru á mörkunum og ekki enn þreyttir í upphafi fundarins. Í öðru lagi, ef fundinum lýkur ótímabært eða tilteknir þátttakendur þurfa að fara áður en yfir lýkur, tryggir það að mikilvæg umræðuefni hafi þegar verið rædd.
   • Fundir ganga ekki alltaf eins og til stóð. Ef litlum og ómálefnalegum efnum er sleppt í lok fundar gætirðu leyst þau sjálf eða skipulagt annan fund síðar. Hins vegar, ef þú ert ófær um að fjalla um helstu umræðuefni, tókst fundinum þínum ekki að ná hluta af markmiðinu, sem getur verið bæði pirrandi og vandræðalegt fyrir þig. Það kemur í veg fyrir að setja mikilvægustu efnin efst í áætluninni aðallega þetta vandamál.
2. Haltu þig við dagbókaráætlun þína, en vertu sveigjanlegur. Við skipulagningu og framkvæmd fundar er ein stærsta hættan sú að það tekur lengri tíma en áætlað var. Starfsmenn hafa yfirleitt einn slíkan mislíkar fundir sem eru of langir og með réttu þar sem þeir geta verið ótrúlega leiðinlegir og komið í veg fyrir að fólk vinni raunverulega vinnu í staðinn. Til að halda fundi þínum samkvæmt áætlun skaltu fylgjast með klukkunni og ef þú færð tækifærið skaltu halda kurteislega áfram með því að segja eitthvað eins og: „Við verðum virkilega að fara í næsta efni ef við viljum komast héðan á réttum tíma. „
   • Hins vegar ganga fundir oft ekki samkvæmt áætlun og því ættir þú að vera tilbúinn að bæta ef einhver hluti fundar þíns tekur lengri tíma en þú vilt. Vertu sveigjanlegur í að ræða eins mikið og mögulegt er á þeim takmarkaða tíma sem þú hefur til fundar þíns. Til dæmis, ef hluti af fundi þínum er tímabær, getur þú klippt umræðuna fyrir aðra hluta fundarins, eða sleppt tiltölulega mikilvægum hlutum fundarins að öllu leyti til að ganga úr skugga um að honum ljúki á réttum tíma.
3. Byrjaðu að skrifa dagskrá þína vel fyrir fundinn. Þó að dagatöl séu ekki endilega eins mikilvæg og aðrar tegundir viðskiptaskjala (svo sem skýrslur, töflureiknir með gögnum, kynningarglærur o.s.frv.), Þá viltu samt að dagatalið þitt líti út fyrir að vera faglegt og klókur, sérstaklega ef þú deilir því með kollegum þínum meðan fundur. fundur. Til að tryggja að þú hafir nægan tíma til að framleiða gæðaskjal skaltu byrja að skrifa dagbókina eins fljótt og auðið er.
   • Að byrja snemma veitir þér líka þann kost að fá endurgjöf á dagskrá fundarins. Að deila bráðabirgðaútgáfu af dagatalinu þínu með samstarfsmönnum eða yfirmönnum og biðja um innslátt þeirra getur hjálpað þér að laga galla og bæta við upplýsingum sem vantar sem ekki voru til staðar áður. Ef þú bíður þangað til síðustu sekúndan með að skrifa dagatalið þitt hefur þú kannski ekki tíma til að biðja um þessi viðbrögð.
   • Þó að þú komist upp með að skrifa dagskrá fyrir venjulegan daglegan fund daginn fyrir fundinn getur það tekið vikur að undirbúa mikilvægan fund.
4. Deildu dagskránni með fundarmönnum. Til að tryggja að allir komi á fundinn með fulla þekkingu á umræðuefninu sem þú vilt ræða, þá viltu deila dagskránni með öllum fyrirfram. Það fer eftir fyrirtækjamenningu þar sem þú vinnur, þetta gæti þýtt að prenta nokkur eintök og afhenda þeim persónulega eða einfaldlega senda dagatalið sem viðhengi með tölvupósti. Hvernig sem þú dreifir dagatalinu skaltu ganga úr skugga um að það sé laust við tæknilegar villur áður en þú sendir það.
   • Það fer eftir mikilvægi fundarins að þú vilt líklega gefa fundarmönnum dagskrá a.m.k. klukkutíma eða tvo fyrir fundinn. Fyrir stóra, mikilvæga fundi getur verið nauðsynlegt að senda dagskrána með degi eða meira fyrirfram.
   • Þar sem fólk er oft upptekið eða gleymt er það snjöll hugmynd að koma með auka eintök af dagskránni á fundinn ef einhver gleymir þeim.

Ábendingar

• Ef einhver getur ekki mætt á fundinn skaltu íhuga að búa til „Tilkynnt fjarverandi“ kafla efst á dagskránni, eða láta svigrúm vera fyrir þetta og einfaldlega tilkynna það meðan á fundinum stendur.
• Frábær auðlind fyrir einn afkastamikill fundur er að nota „DARV“: Markmið, dagskrá, hlutverk og ábyrgð. Fyrst af öllu ætti fundur þinn að hafa einn hlutlæg að hafa. Ef þú heldur bara fund til að veita upplýsingar skaltu ekki eyða tíma fólks í fund. Sendu þeim fréttabréf. Markmiðið ætti að hafa virkan þátt og ef mögulegt er vöru til að sýna: „Settu fjórðungsmarkmið fyrir liðið“. Dagskráin er listi yfir efni sem þú munt takast á við til að ná því markmiði, með tímamörkum til að halda þér á réttri braut. Til dæmis, „1. Athugaðu stöðu markmiða síðasta ársfjórðungs (15 mínútur), 2. Allar aðrar tillögur um viðskipti fyrir markmið (20 mínútur), 3. Veldu fimm efstu markmiðin (10 mínútur) o.s.frv.“ Fyrir hlutverk og ábyrgð ákvarðar þú hver leiðir fundinn, hver tekur athugasemdir og hver úthlutar aðgerðaratriðum sem leiða af fundinum.
• Ef fyrirtæki þitt hefur sérstakt eyðublað fyrir dagatöl skaltu nota þetta eyðublað sem sniðmát. Sums staðar er það nauðsynlegt að halda sig við formúluna.
• Það getur verið gagnlegt að hafa frest fyrir fólk til að leggja fram hugmyndir að dagskránni eftir því hvað samstarfsmenn þínir kjósa. Tilgreindu lokadag og tíma og haltu við það. Gerðu pláss fyrir viðbætur þar sem þær bæta dagatalið eða þegar viðburðir koma í stað upprunalega dagatalsins þíns.