Gerðu daglega áætlun

Efni.

Að stíga
Hluti 1 af 3: Ákveða bestu leiðina fyrir þig að skipuleggja
Hluti 2 af 3: Settu upp áætlunina þína
Hluti 3 af 3: Haltu þig við áætlunina þína
Ábendingar

Ef þú óttast þennan mikla haug af hlutum sem hægt er að gera á hverjum degi getur skipulagning verið frábær leið til að hjálpa þér. Skipulagning hjálpar þér að vera afkastameiri og gera allt á skilvirkari hátt. Gerðu daglega áætlun sem þú áætlar tíma þinn með. Með áætlun verðurðu minna stressuð og þú getur fengið það besta út úr þér. Góð skipulagning felur í sér mögulegt verkefni og nóg af frítíma. Prófaðu mismunandi aðferðir til að finna þá sem hentar þér.

Að stíga

Hluti 1 af 3: Ákveða bestu leiðina fyrir þig að skipuleggja

Gríptu skrifblokk eða opnaðu áætlunarforrit í símanum, spjaldtölvunni eða tölvunni. Fyrsta skrefið í skipulagningu er að finna aðferð sem hentar þér og halda sig við hana.
- Prófaðu mismunandi aðferðir fyrstu vikuna. Notepad eða pappírsdagatal og ýmis forrit. Ákveðið hvað þér líkar best að vinna með.
- Það eru mörg forrit í boði sem geta hjálpað þér að skipuleggja. Sum forrit eru bara verkefnalisti; aðrir eru full framleiðslutæki. Það getur verið freistandi að nota mörg forrit samtímis. Þú missir samt fljótt yfirsýnina. Veldu í staðinn eitt forrit sem hentar þér vel.
- Sumum finnst gaman að vinna með penna og pappír, aðrir með ótengdu forriti og aðrir með forrit sem þú getur notað í mörgum tækjum. Það skiptir ekki máli hvor þú velur, svo framarlega sem þú velur einn og heldur þig við hann.
Skrifaðu dagsetningu. Hvort sem þú ert að vinna á pappír eða í forriti skaltu byrja á því að skrifa dagsetninguna niður.
- Ef þú ert að nota dagatal er dagsetningin þegar til. Farðu síðan á réttan dag.
- Að skrifa niður dagsetningu og hugsanlega vikudaginn mun hjálpa þér að ná fókus. Dagleg dagskrá snýst um hér og nú, ekki um hvað þú gætir þurft að gera í framtíðinni.
Skrifaðu niður allt sem þú þarft að gera. Ekki allir gera það sama á einum degi. En hvort sem þú ert í vinnunni, í skóla eða í húsverkum, þá er mikilvægt að skrifa niður öll verkefni dagsins. Skrifaðu niður allar upplýsingar sem eru mikilvægar til að klára verkefnin á réttum tíma.
- Ef þú átt fund klukkan 10:30, skrifaðu einnig niður hvar fundurinn er, með hverjum og hversu lengi fundurinn mun standa. Skrifaðu einnig hvað þú átt að koma með á fundinn.
- Það getur verið svolítið þraut að komast að því hvaða upplýsingar eru skynsamlegar fyrir þig að hafa með. Notaðu fyrstu vikuna sem prófaviku. Prófaðu mismunandi hluti og sjáðu hvað hentar þér best.
- Tilgangurinn með því að bæta við upplýsingum er að hjálpa þér að vera betur undirbúinn. Reyndu að láta fleiri upplýsingar fylgja en bara tímann. Ef þér finnst þú vera að fella of mikið af upplýsingum skaltu ekki hika við að sleppa einhverjum. Takmarkaðu þig við upplýsingarnar sem láta þig finna fyrir undirbúningi.
Haltu þig við þessa skipulagsaðferð. Þegar þú hefur valið aðferð, haltu henni.
- Ef þú hefur fundið forrit sem gerir þér kleift að gera hvað sem er í áætlun þinni skaltu aðeins nota það forrit og ekki nota annað við hliðina á því. Nema starf þitt krefst þess að þú notir margar aðferðir, „því minna því betra“ á við.
- Kannski finnst þér gaman að skrifa áætlunina á blað. Nota má stafrænt dagatal í vinnunni. Það þýðir að þú notar tvær aðferðir hlið við hlið við áætlanagerð þína. Þú getur það, en reyndu að halda þeim í sundur.

Hluti 2 af 3: Settu upp áætlunina þína

Koma á forgangsstigum. Ekki eru öll verkefni að flýta sér jafn mikið. Að auki eru stór og smá verkefni. Þróaðu þitt eigið kerfi fyrir þetta; gerðu það sem er skynsamlegast fyrir þig.
- Ef þér langar að skipuleggja allt frá því að þú stendur upp að því augnabliki sem þú ferð aftur í rúmið, getur verið gagnlegt að setja daglega áætlun þína í tímaröð. Ef þú ert að nota dagbókarforrit skaltu búa til sérstakt dagatal fyrir daglega áætlun þína. Þú getur notað þetta „daglega venja“ dagatal þar til þú þarft annað dagatal fyrir ákveðið verkefni.
- Oft skipuleggur þú ekki allt sem þú þarft að gera, til dæmis að standa upp og búa til morgunmat. Ef þú kýst að skipuleggja aðeins verkefnin sem koma ekki aftur á hverjum degi getur verið heppilegra að skrifa verkefnin niður frá stærstu til minnstu en ekki í tímaröð.
- Allar leiðir til skipulags eru góðar, svo framarlega sem það hentar þér og þú getur staðið við áætlunina. Fyrir sum verkefni er mikilvægt að gera þau á tilteknum tíma. Fundur til dæmis, en einnig verslunin sem þarf að gera fyrir lokunartíma. Þú getur skipulagt önnur verkefni eftir mikilvægi. Til dæmis, ef þú átt fund klukkan 11:30, geturðu skipulagt eitt eða tvö verkefni sem mikilvægt er að ljúka þeim degi. Þú getur síðan sinnt mikilvægari verkefnum síðdegis. Þegar fundurinn er búinn hefurðu gert mikilvægustu hlutina.
Skrifaðu fyrst niður mikilvægu verkefnin. Reyndu að byggja áætlun þína um mikilvægustu verkefnin. Innan þíns eigin kerfis er gott að ganga úr skugga um að þú hafir tíma fyrir mikilvæg verkefni áður en þú skipuleggur þau minna mikilvægu.
- Jafnvel þó að þú setjir daglega áætlun þína í tímaröð er mikilvægt að vita hvaða verkefni þú þarft endilega að ljúka á þessum degi og hverju er hægt að fresta ef þörf krefur. Skipuleggðu fyrst mikilvægu og helstu verkefnin og sjáðu síðan hversu mörg minniháttar eða minni háttar verkefni þú getur líka skipulagt.
- Að byrja með stærstu og mikilvægustu verkefnin gefur þér góða hugmynd um hversu upptekinn þú ert þennan dag. Þannig forðastu að skipuleggja of mörg verkefni. Markmið þitt er að klára öll áætluð verkefni; svo ekki skipuleggja svo marga að þú komist ekki lengur í gegnum það.
Skrifaðu niður upphafstíma og lokatíma fyrir hvert verkefni. Hvort sem þú gerir þetta í forriti eða í dagatali eða í minnisbók, að skrifa niður upphafs- og lokatíma mun gefa þér betri innsýn í hvort þú ert enn á áætlun.
- Að byrja hvert verkefni á réttum tíma mun neyða þig til að vera minna truflaður.
- Að setja tíma fyrir pirrandi athafnir (svo sem þrif) kemur í veg fyrir frestun. Skipuleggðu upphafstíma fyrir leiðinleg störf og gerðu þau á þeim tíma, í stað þess að „einu sinni“ vaska upp í dag sem eru enn til klukkan 23.00 ...
- Upptökutímar og lokatímar taka upp góða hugmynd um hvernig dagurinn þinn lítur út. Þú hefur þá góða mynd af því hvar þú ert á ákveðnu augnabliki og hvort þú þarft að laga áætlanagerð þína.
Skildu svigrúm eftir. Það er freistandi að skipuleggja allan daginn bara til að gera eins mikið og mögulegt er. Þú getur gert það ef þú ert með marga fresti, en það er betra að byggja upp einhvern sveigjanleika í skipulagningu þinni.
- Þú getur oft auðveldlega skipulagt átta tíma með daglegum verkefnum. Hins vegar gerast alltaf óvæntir hlutir. Samstarfsmaður þinn, móðir eða vinkona hringir, yfirmaður þinn kemur með áhlaup eða þú hefur fengið kaffi og þú verður að hlaupa í stórmarkaðinn. Skipuleggðu 5 til 10 mínútur á milli verkefna svo óvæntur atburður raski ekki allri áætlun þinni.
- Jafnvel þegar engir óskipulagðir hlutir eru að gerast er gaman að hafa tíma á milli tveggja verkefna. Þú getur síðan tekið þér smá tíma og byrjað næsta verkefni afslappað.
- Að byggja upp sveigjanleika þýðir einnig að þú stillir fyrri lokatíma verkefnis en endanlegan lokatíma. Til dæmis, ef þú þarft að klára tiltekið minnisblað klukkan 17:00 á föstudögum, ráðgerðu að klára það fyrir fimmtudaginn. Þannig þarftu ekki að verða stressaður ef áætlunin þín klárast.
Veldu gott jafnvægi milli verkefna og frítíma. Skipuleggðu lokatíma fyrir hvern dag. Til dæmis að uppvaskið sé búið klukkan 19 og þú hafir allt kvöldið fyrir sjálfan þig. Eða ef þú notar aðallega dagskrána fyrir vinnu, að þú hafir unnið öll verk fyrir þann dag klukkan 18:00 og getur farið heim. Í fyrstu getur verið erfitt að áætla hve mikinn tíma þú þarft fyrir ákveðin verkefni en eftir nokkrar vikur kemstu að því að þú getur skipulagt mjög raunsætt og verið tilbúinn á þeim tíma sem þú hefur í huga.
- Notaðu þessa þekkingu til að skipuleggja daginn með tilteknum lokatíma. Markmið þitt er að klára öll áætluð verkefni þann dag. En það þýðir ekki að þú þurfir að halda áfram hvað sem það kostar og fórna frítíma þínum. Auðvitað getur það gerst að þú þurfir að vinna yfirvinnu í vinnunni, eða að þú sért ennþá að vaska upp klukkan 20, en reyndu að hafa svona daga í lágmarki. Skipuleggðu tíma sem hentar þér og njóttu frítímans.
- Haltu þig við áætlaðan lokatíma.Ef þú ætlar að bursta tennurnar klukkan 22 og vera í rúminu klukkan 10:15 skaltu halda þig við það. Ef þú ætlar að ljúka vinnunni klukkan 17:30, vertu viss um að vera tilbúinn og fara heim þá.
- Gefðu þér tíma fyrir skemmtilega hluti. Hádegismatur með kollegum, fáðu þér tebolla úti í sólinni eða lestu samfélagsmiðla þína. Finndu jafnvægi milli lögboðinna hluta og skemmtilegra hluta sem virka fyrir þig.
Skipuleggðu skemmtilegar athafnir. Þú getur haldið þig við daglega áætlun þína auðveldara ef þú bætir líka við skemmtilegum verkefnum. Þetta getur líka verið í verðlaun: ef þú hefur unnið þrjú leiðinleg verkefni geturðu borðað sorbet.
- Ef þú átt vinnudag sem er fullur af kynningum, fundum og tímamörkum, þá verður auðveldara að komast í gegnum það ef þú hefur eitthvað til að hlakka til á kvöldin.
- Ef þú ert að fara út að borða með vini þínum, fara á stefnumót eða fylgjast með nýju tímabili uppáhaldsþáttar þíns skaltu setja það í dagskrána þína svo þú hafir eitthvað að vinna að.
- Taktu afslappandi starfsemi með í reikninginn. Til dæmis, skipuleggðu klukkutíma á kvöldin fyrir uppáhalds sjónvarpsþáttaröðina þína.

Hluti 3 af 3: Haltu þig við áætlunina þína

Gerðu daglega áætlun þína á sama tíma á hverjum degi. Ef þú gerir daglega áætlun þína á sama tíma á hverjum degi verður hún venja. Eftir nokkrar vikur gerirðu það sjálfkrafa og gerð dagskrár er smám saman.
- Þú getur skipulagt restina af deginum á morgnana með fyrsta kaffibollanum þínum, eða á kvöldin sem síðasta verkefni dagsins. Hvað sem virkar fyrir þig.
- Að gera áætlun er eins mikill hluti af venjunni og að fylgja áætlun þinni. Svo einnig áætlun áætlun.
Einbeittu þér að einu verkefni í einu og gerðu stóru verkefnin fyrst. Ljúktu verkefnunum hvert af öðru, í þeirri röð sem þú skipulagðir þau. Ef þú heldur þig ekki við áætlun þína, gengur það ekki heldur.
- Á daginn verður þú minna afkastamikill. Svo vertu viss um að þú vinni mikilvægustu verkefnin þegar þú ert ennþá með næga orku. Gjörðu þau verkefni sem krefjast minni umhugsunar seinna um daginn, svo sem að geyma póstinn þinn eða flokka skjöl.
- Ef þú reynir að gera nokkra hluti á sama tíma, eða ert annars hugar af athöfnum sem eru ekki í áætlun þinni, verður það mjög erfitt að halda fast við áætlunina þína. Einbeittu þér að því verkefni sem þú hefur skipulagt fyrir það augnablik. Því fyrr sem þú klárar fyrirhuguð verkefni, því fyrr getur þú byrjað að gera skemmtilega hluti.
- Það eru auðvitað tímar þegar þú getur ekki staðið við áætlunina þína. Flýtistarf sem kemur með eða tölvupóstur frá yfirmanni þínum sem þarf að svara strax. Sem betur fer hefurðu innbyggt svigrúm í dagatalinu þínu, svo að þú hafir tíma fyrir brýn auka verkefni. Ef það er ekki brýnt, skipuleggðu meðhöndlun aukaverkefnisins til seinni tíma.
Athugaðu hvaða verkefni þú hefur lokið. Að kíkja við verkefni gefur góða tilfinningu; þú gerir sýnilegt það sem þú hefur náð. Þetta hjálpar þér að halda þig við áætlun þína.
- Um leið og þú hefur lokið verkefni, merktu við það. Ef þú ert með dagskrá á pappír geturðu strikað yfir verkefnið. Í forriti er oft möguleiki að merkja verkefni sem „lokið“. Þegar þú sérð hvað þú hefur merkt við í lok dags gefur það tilfinningu um ánægju.
- Að merkja við lokið verk hjálpar þér einnig að sjá auðveldlega hvað þú hefur þegar gert og hvað þú þarft enn að gera. Það sýnir vel hvort þú ert enn á áætlun.
- Ef þú getur ekki lokið öllum verkefnum þínum þarf það ekki að vera vandamál. Þú getur flutt minna aðkallandi verkefni næsta dag. Um leið og þú hefur meiri reynslu af gerð daglegrar áætlunar kemstu að því að þú getur betur metið hversu mikinn tíma verkefni tekur og hversu mikinn tíma þú hefur til að verja til óvæntra hluta.
Leyfðu þér frítíma. Gakktu úr skugga um að þú takir tíma fyrir sjálfan þig í áætlanagerðinni. Ef þú ert ekki bara upptekinn af skyldubundnum hlutum heldur líka með skemmtilega hluti er auðveldara að halda fast við áætlunina þína. Búðu til raunhæfa áætlun og taktu nægjanlegar pásur til greina.
- Ef þú sérð dagskrá í byrjun dags sem er troðfull af lögboðnum verkefnum og hefur ekki pláss fyrir skemmtilega hluti, þá er það ekki hvetjandi. Reyndu að dreifa minna skemmtilegum hlutum yfir mismunandi daga, svo að þú hafir tíma fyrir skemmtilega hluti á hverjum degi.
- Metið áætlunina þína eftir viku. Er áætlunin þín raunhæf? Eru mörg verkefni sem þú hefur ekki getað sinnt eða áttir þú meiri tíma eftir en búist var við? Notaðu þetta þegar þú ert að skipuleggja næstu viku. Skipulagning þín batnar með þessum hætti.
- Leggðu nægan tíma í skemmtilega hluti og gerðu um leið raunhæfa áætlun. Hvort sem þú ferð í skóla eða vinnur átta tíma á dag, hafðu í huga að þú getur ekki verið afkastamikill allan daginn. Jafnvel á átta tíma vinnudegi þarftu stundum að fara á klósettið, fá þér kaffi fyrir samstarfsmenn eða bara stara út um gluggann annað slagið. Hafðu því í huga að þú verður ekki 100% afkastamikill í alla átta klukkustundirnar.
- Reyndu að klára þau verkefni sem þér finnst pirrandi fyrst. Þú munt taka eftir því að þú getur þá sinnt öðrum verkefnum af meiri krafti.
- Ef þú veist að þú hefur lægð eftir hádegismat, ekki skipuleggja verkefni sem krefjast mikillar orku strax eftir hádegismat.
Haltu áætluninni innan handar. Hvort sem það er minnisbók, dagatal eða app, hafðu áætlunina þína með þér svo þú getur alltaf athugað hvað þú ætlaðir að gera og merkt við lokið verkefni.
- Það er auðveldara að halda sig við áætlunina ef þú kannar dagskrána þína reglulega.
- Ef einhver biður þig um að gera eitthvað geturðu strax athugað áætlunina þína til að sjá hvort (og hvenær) þú hefur tíma fyrir það.
- Ekki vera hræddur við að breyta áætlun þinni. Sérstaklega ef þú hefur þegar lokið mikilvægustu verkefnum þennan dag geturðu auðveldlega stillt dagskrána þína það sem eftir er dags eða jafnvel flutt verkefni til næsta dags. Tímaáætlun þín er ekki beint jakki og það er ekkert mál að fresta verkefnum sem ekki eru brýn. Gakktu úr skugga um að þú látir ekki allt í té svo að þú lendi í vandræðum seinna.

Ábendingar

Gefðu þér nægan tíma til að ljúka hverju verkefni.
Haltu áætluninni innan handar.
Hakaðu við lokið verkefni.
Skipuleggðu stór verkefni snemma dags.
Leyfðu þér frítíma.
Gerðu áætlun þína fyrir næsta dag á sama tíma hverju sinni.
Metið vikuna og stillið áætlunina fyrir næstu viku til að auðvelda að fylgja áætluninni.
Ekki fórna nætursvefninum til að læra. Ef þú byrjar þreyttur daginn eftir verður erfiðara að uppfylla áætlunina þína. Haltu góðu jafnvægi milli tómstunda og vinnu.