Efni.

• Að stíga
• Hluti 1 af 3: Miðað við viðtakandann
• 2. hluti af 3: Velja kveðju
• Hluti 3 af 3: Sniððu tölvupóstinn og byrjaðu

Eðli málsins samkvæmt eru tölvupóstar ekki eins formlegir og bréfaskrif. Þú munt samt eiga stundir þegar þú þarft að vera formlegri við að skrifa tölvupóstinn þinn. Hugleiddu hvert þú ert að senda og veldu kveðju sem hentar viðtakandanum. Þegar þú ert búinn að átta þig á því geturðu farið í að forsníða kveðjuna og skrifa upphafslínurnar.

Að stíga

Hluti 1 af 3: Miðað við viðtakandann

1. Ákveðið hversu formleg þú þarft að vera. Jafnvel þó þú sért að skrifa „formlegan“ tölvupóst þá fer það eftir viðtakanda hversu formlegur þú þarft að vera. Til dæmis notarðu ekki sama formsatriði þegar þú skrifar prófessor og þegar þú sækir um starf.
   • Þegar þú hefur fyrst samband við einhvern er betra að vera formlegri en nauðsynlegt til að vera í öruggri kantinum.
2. Finndu nafn viðkomandi. Gerðu nokkrar rannsóknir til að komast að nafni viðkomandi ef þú veist ekki þegar. Að þekkja nafn viðkomandi gerir kveðjuna persónulegri, jafnvel þegar formlegar tölvupóstaðferðir eru notaðar.
3. Fylgdu formsatriðum viðkomandi. Ef viðkomandi hefur þegar sent þér tölvupóst er í lagi að tileinka sér kveðjustíl sinn. Til dæmis, ef hann / hún notar „Halló“ og fornafn þitt, er ásættanlegt að svara í sama stíl og nota „Halló“ og eiginnafn viðkomandi.

2. hluti af 3: Velja kveðju

1. Fallið aftur á „Kæri“. „Kæri“ (á eftir nafn viðkomandi) er gamall staðall af ástæðu. Það er formlegt án þess að vera fáliðað og vegna þess að það er notað svo oft, verður það oft ósýnilegt í kveðju, sem er gott. Þú vilt ekki að kveðjan þín standi upp úr vegna þess að hún er óviðeigandi.
2. Ef þú veist ekki nafn viðkomandi skaltu prófa „Góðan dag“. Þetta er tiltölulega formleg kveðja til að nota í tölvupósti í viðskiptum, sérstaklega ef þú veist ekki nafn viðkomandi. Hins vegar er alltaf betra að komast að nafni viðkomandi ef mögulegt er.
   • Þú getur líka notað „Kæri lesandi“ ef tölvupósturinn er mjög formlegur og þú veist ekki nafn viðkomandi. Þessi kveðja getur þó verið óþægileg fyrir sumt fólk.
3. Íhugaðu „Halló“ eða „Bless“ í aðeins minna formlegum tölvupóstum. Tölvupóstur er almennt minna formlegur en bréf, þannig að þú getur oft komist upp með eitthvað eins og „Halló“ í nokkuð formlegum tölvupósti. Til dæmis, ef þú sendir tölvupóst til kennarans þíns ætti einhver sem þú hefur raunverulega samskipti við, „Halló“ eða „Bless“ að vera í lagi.
4. Forðastu „Hæ“. Þó að „Halló“ geti verið viðunandi í hálfformlegum tölvupósti, þá er „Hæ“ líklega ekki. Það er mjög frjálslegur kveðja, jafnvel í samtölum, svo þú ættir að forðast það í hvers konar formlegum tölvupósti. Til dæmis, jafnvel þótt þú þekkir yfirmann þinn nokkuð vel, er líklega best að forðast „Hæ“ þegar þú sendir honum tölvupóst.
5. Ef nauðsyn krefur, notaðu titil í stað nafns. Stundum þegar þú skrifar til einhvers sem þú þekkir aðeins titilinn innan fyrirtækisins eða stofnunarinnar. Í því tilfelli er aðeins hægt að nota titil viðkomandi í stað nafns viðkomandi, svo sem „Kæri ráðningarstjóri“, „Kæri ráðninganefnd“ eða „Kæri prófessor“.
6. Bættu við titli viðkomandi til að gera hann formlegri. Ef mögulegt er skaltu bæta við „Mr. "," Frú "," Dr. Bættu við „eða„ prófessor “á undan nafni viðkomandi til að gera það formlegra. Notaðu einnig eftirnafn viðkomandi eða fullt nafn til að vera formlegri, frekar en bara fornafn viðkomandi.

Hluti 3 af 3: Sniððu tölvupóstinn og byrjaðu

1. Settu kveðjuna á fyrstu línunni. Fyrsta línan ætti að vera kveðjan sem þú valdir og síðan nafn viðkomandi. Ef mögulegt er skaltu nota titil fyrir viðkomandi, svo sem herra, frú eða dr., Eftir fornafn og eftirnafn.
2. Settu kommu. Almennt seturðu kommu eftir kveðjuna. Þú getur notað ristil með formlegum stöfum, en hann er venjulega of formlegur fyrir tölvupóst, jafnvel formlegan. Í flestum tilfellum dugar kommu en þú getur notað ristil ef þú ert að skrifa kynningarbréf í tölvupósti.
3. Farðu í næstu línu. Kveðjan er á sérstakri línu efst, svo þegar þú hefur skrifað hana, ýttu á Enter takkann til að fara í næstu línu. Ef þú notar línuskil í stað inndrátta til að búa til málsgreinar skaltu setja auða línu á milli kveðjunnar og fyrstu málsgreinar.
4. Kynntu þig í fyrstu setningu ef þörf krefur. Þegar þú skrifar einhvern í fyrsta skipti ættir þú að halda kynningu, jafnvel þó að þú þekkir viðkomandi í raunveruleikanum. Að gefa manninum tilfinningu fyrir því hver þú ert mun hvetja hann til að halda áfram að lesa.
   • Til dæmis gætirðu skrifað: „Ég heiti Jessica Hills og er markaðsstjóri XYZ Company.“ Þú getur líka látið fylgja með hvernig þú þekkir manneskjuna: „Ég heiti Robert Smith og er í markaðsnámskeiðinu þínu (Markaðssetning 101 sem hittist á hádegi á þriðjudögum og fimmtudögum).“
   • Ef þú þekkir viðkomandi og hefur skrifað áður geturðu notað fyrstu setninguna sem kveðju. Til dæmis gætirðu sagt „Takk fyrir að hafa samband svona fljótt við mig“ eða „ég vona að þér líði vel.“
5. Komdu þér beint að efninu. Flestir formlegir tölvupóstar þurfa að koma að punktinum fljótt. Það þýðir að fyrsta eða önnur setning þín ætti að tilgreina ástæðuna fyrir því að þú ert að skrifa til viðtakandans. Ekki gleyma að vera eins stuttur og mögulegt er þegar þú lýsir markmiði þínu.
   • Til dæmis gætirðu skrifað „Ég er að skrifa til að biðja um hjálp við markaðsvandamál“ eða „Ég er að skrifa til þín vegna þess að ég er í vandræðum í tímum og ég vonaði að þú myndir hafa tillögur um viðbótarefni til að lesa. „