Stjórna tíma þínum skynsamlega

Efni.

Að stíga
Aðferð 1 af 3: Vita hvernig á að eyða tíma þínum
Aðferð 2 af 3: Forðist truflun
Aðferð 3 af 3: Notaðu tímann þinn á skilvirkan hátt
Viðvaranir

Við höfum öll á tilfinningunni að það séu bara ekki nægir tímar á dag til að klára allt sem þarf að gera. Nokkrar einfaldar skipulags- og tímastjórnunarhæfileikar geta hjálpað þér að nýta tímann sem þú hefur. Lærðu hvernig á að nota tíma skynsamlega til að gera meira á þeim tíma sem þú hefur.

Að stíga

Aðferð 1 af 3: Vita hvernig á að eyða tíma þínum

Fylgstu með daglegum athöfnum þínum. Athugaðu hvað þú gerir á hverjum degi og gerðu athugasemd um hversu mikinn tíma þú eyðir í það. Það getur komið þér á óvart hversu mikinn tíma þú eyðir í raun á dag, miðað við raunverulega vinnu.
- Ekki gleyma að fylgjast með hversdagslegum verkefnum eins og að búa til morgunmat, þrif, sturtu o.s.frv.
Skrifaðu allar athafnir þínar í minnisbók. Þegar þú veist hvað þú gerir á hverjum degi og hversu mikinn tíma þú eyðir í það, skrifaðu það niður. Með því að safna öllum þessum upplýsingum og sjá þær á einni síðu í einu geturðu séð mynstur og hugsanlega jafnvel svæði þar sem þú ert að eyða tíma þínum.
- Vertu yfirgripsmikill og skýr þegar þú tekur athugasemdir. Ekki setja einstaka atburði saman, ekki gleyma litlu verkefnunum og passa að nota nákvæmar tímamerki til að halda utan um daglegar athafnir þínar.
- Það getur verið gagnlegt að flokka ákveðnar tegundir af starfsemi. Til dæmis skrifaðu heimilisstörf í bláu, athafnir í rauðu og tómstundir í svörtu. Þetta mun hjálpa þér að sjá hvernig þú eyðir tíma þínum.
Hugleiddu hvernig þú eyðir tíma þínum. Eyðir þú klukkutíma á dag í að gera ekki neitt? Tveir tímar til að ákveða hvar á að borða? Átta tíma brimbrettabrun á internetinu? Leitaðu að mynstri í því hvernig þú eyðir tíma þínum og ákvarðaðu hvað er nauðsynlegt og hvað ekki.
- Ertu að eyða tíma þínum vegna skorts á sjálfsstjórn? Ertu frestandi? Ertu að taka of mikla ábyrgð á herðar þínar? Þetta eru allt spurningar sem þú getur spurt sjálfan þig þegar þú metur hvernig þú eyðir tíma þínum.
- Þú gætir lent í því að brjóta upp athafnir yfir daginn á vegi sem ekki eru skynsamlegir. Til dæmis er líklega óskynsamlegt að vinna hálftíma og eyða síðan 10 mínútum í léttvæga hluti og vinna síðan hálftíma í viðbót. Þú verður einbeittari og afkastameiri ef þú vinnur klukkutíma og sinnir léttvægum verkefnum síðar.
- Það er betra að takast á við verkefni þín með því að skipta þeim í „blokkir“. Þetta er aðferð þar sem þú skipuleggur fyrirfram ákveðinn tíma fyrir eitt verkefni án truflana.
Hugleiddu aðlögun. Nú þegar þú veist nákvæmlega hvað þú ert að eyða tíma þínum í skaltu byrja að gera virkar breytingar á áætlun þinni. Gakktu úr skugga um að þú getir borið kennsl á svæði sem þú getur ekki eytt minni tíma í. Bara vegna þess að eitthvað tekur langan tíma þýðir ekki að það sé sóað tíma.
Ef þú notar þrjár klukkustundir á dag í að senda vinnutengdan tölvupóst er ólíklegt að þú getir dregið úr þessum tíma. Hins vegar, ef þú sendir fjóra eða fimm persónulega tölvupósta meðan á opinberum tölvupósti stendur, geturðu vissulega dregið úr þeim tíma sem þú eyðir í tölvupóst.
Breyttu venjum þínum og stöðlum. Hver sem tímastjórnunarvandamál þitt kann að vera, þá er alltaf til lausn. Þegar þú hefur ákveðið hvar eða hvernig þú átt að eyða tíma þínum þarftu að gera fyrirhugað til að breyta tímastjórnun þinni.
- Ef þú eyðir of miklum tíma í heimilishald eða eldar máltíðir þínar og hefur efni á því skaltu íhuga að ráða ráðskonu eða elda. Fyrir sumt fólk er tími þeirra meira virði en peningar þeirra.
- Þú getur eytt stórum hluta dagsins í tilgangslaust vafri á Netinu. Þú getur takmarkað aðgang að tilteknum vefsíðum eða félagslegum netreikningum (á meðan þú átt að vinna að öðru).

Aðferð 2 af 3: Forðist truflun

Greindu truflun í lífi þínu. Stærsta ógnin við að nýta tímann á gagnlegan hátt er stöðugur truflun. Reyndu að bera kennsl á hvaða athafnir eða fólk eyðir tíma þínum. Hvort sem það er vinur sem heldur áfram að tala eða þrjóskur vani sem heldur þér frá vinnu, þá geturðu fundið leiðir til að forðast þessa tímaskekkju.
- Ef þú eyðir miklum tíma þínum í að gera eitthvað sem skilar þér ekki eftirsóknarverðum árangri er það líklega bara truflun í lífi þínu sem þú ættir að forðast.
- Í skrifstofuumhverfi muntu líklega líta á marga kollega þína sem truflun. Forðastu spjall eða samtöl um veðrið þegar þú þarft að fá eitthvað gert. Hafðu samt í huga að afstaða þín á skrifstofunni skiptir jafn miklu máli fyrir starfsferil þinn og tímastjórnun, svo ekki vera ókurteis.
Forðastu löng símhringingar. Ef þú kemst að því að þú eyðir miklum tíma í löng símtöl, þá ættir þú að breyta venjum símans. Oft geturðu náð meira með því að tala persónulega en símleiðis, svo hættu að tala í símann.
- Mörg símtöl samanstanda af óþarfa og óþarfa spjalli, sérstaklega í upphafi eða lok samtals. Fólk hefur tilhneigingu til að missa einbeitingu og villast í símann, svo vertu meðvitaður um það. Í samtölum augliti til auglitis er meiri þörf á að einbeita sér eingöngu að vinnumálum. Þetta er vegna þess að hvorugur aðilinn er umkringdur truflun meðan á fundi stendur.
Ekki vafra um á vefnum of mikið. Margir nota internetið sem mikilvægt tæki til að vinna verkefni sem þarf að vinna. Hins vegar, rétt eins og margir eru sekir um að villast til gagnslausra fréttagreina, íþróttafrétta og ljósmynda af frægu fólki, kettlingum eða hvolpum. Vertu einbeittur þegar þú ert á netinu. Forrit eru í boði sem hindra tiltekin forrit, vefsíður og lén og hjálpa þannig til við að draga úr truflun tengdum internetinu.
- Forðastu Facebook, Twitter og aðrar samskiptasíður ef þú átt að gera eitthvað annað.
- Að googla ýmis efni er líka hættulegur tímasóun. Þú gætir haldið að þú ætlir að fletta einhverju en áður en þú veist af hefurðu endað í ystu hornum netsins í meira en þrjá tíma.
Settu inn „Ekki trufla“ skiltið. Þú þekkir líklega skiltið um að þú getir hangið á hurðinni á hótelherberginu þínu. Þetta skilti getur verið jafn áhrifaríkt innan skrifstofuumhverfis eða vinnustaðar. Þú getur prentað slíkt skilti sjálfur og hengt það á hurð vinnusvæðisins ef þörf krefur. Þetta mun ljúka slúðrinu sem heldur þér frá vinnu.
- Ef þú vinnur heima er nauðsynlegt að þú hafir hollur vinnusvæði. Ekki vinna á sameiginlegum svæðum heima hjá þér, þar sem sjónvarp, síminn eða leikjatölva getur auðveldlega hindrað þig frá vinnu.
Gefðu þér tíma fyrir óhjákvæmilegan truflun. Það eru gerðar truflanir sem stundum er bara ekki hægt að forðast. Stundum er það yfirmaður þinn að taka sér tíma frá vinnudeginum í spjall, eða kannski eldri fjölskyldumeðlimur sem þarf stöðuga hjálp við einföld verkefni. Hvað sem þessum óumflýjanlegu truflun kann að vera, ef þú gefur pláss fyrir þau fyrirfram, þá munu þeir taka minna af lífsnauðsynlegum tíma þínum sem þarf í önnur nauðsynleg verkefni og verkefni.

Aðferð 3 af 3: Notaðu tímann þinn á skilvirkan hátt

Skrifaðu allt niður. Ekki treysta á minni þitt til að vinna verkefni þín. Skrifaðu niður allt sem þú þarft að gera á einum stað og vísaðu oft til þessa lista til að ná markmiðum þínum.
- Jafnvel þótt verkefni virðist minna stórt eða hversdagslegt, gerðu athugasemd við það. Dagatalið þitt ætti að vera fyllt með litlum athugasemdum eins og „Hringdu í Stefan“, „Flettu upp gróðamörkum“ eða „Tölvupóstur kokkur“.
- Vertu viss um að hafa alltaf minnisbók með þér og skrifaðu niður verkefni þegar þau fara framhjá. Þú heldur að þú munir að skrifa þau niður seinna, en líkurnar eru á að þú gleymir.
Notaðu dagskrá. Einföld viðbót dagbókar eða skipuleggjanda við safn skipulagsáhalda mun hjálpa þér að skipuleggja tíma þinn á skilvirkan hátt. Skrifaðu niður hvern nýjan frest, verkefni eða fund sem bætt er við áætlun þína. Taktu þér stund á hverjum morgni til að fara yfir dagskrá þína fyrir daginn svo þú vitir hvað er fyrir framan þig.
Forðastu tvöfalda skuldbindingu. Skipuleggðu áætlunina þína með því að forðast að spyrja sjálfan þig og taka ekki of mörg verkefni eða viðburði í einu. Athugaðu dagatalið þitt áður en þú samþykkir eitthvað til að ganga úr skugga um að þú hafir tíma. Þetta heldur tíma þínum skipulögðum án þess að missa utan um venjulega áætlun þína.
Forðist truflun. Hafðu umsjón með tíma þínum á afkastamikinn hátt með því að fjarlægja þætti sem gætu truflað þig eða valdið því að þú villtir og lent á eftir áætlun þinni. Haltu sjónvarpi og leikjum fjarri því sem þú lærir eða vinnur pappírsvinnuna þannig að þú einbeitir þér að verkefnunum sem þarf að vinna fyrst og vistar skemmtilega efnið til seinna.
Skipuleggðu verkefnin þín eftir mikilvægi. Stjórna tíma þínum skynsamlega með því að vinna mikilvægustu eða tímabundnu verkefnin fyrst. Merktu þetta við skipulagningu þína með sérstökum litamerki eða litlum límmiða. Skipuleggðu fyrst forgangsverkefni fyrst og gefðu þér nægan tíma til að ljúka þeim og vannðu síðan minna tímaviðkvæm atriði í kringum mikilvægustu verkefnin sem tilgreind eru.
- Vertu tilbúinn að breyta forgangsröðinni af og til. Hlutirnir geta komið inn á síðustu stundu og krefjast tafarlausrar athygli. Þú verður að stöðva það sem þú ert að gera öðru hverju og einbeita orku þinni og tíma að þessum óvæntu verkefnum. Vertu bara viss um að það gerist ekki of oft.
- Ef þér finnst þú endurskipuleggja stöðugt forgangsröðun þína yfir daginn, þá er eitthvað að. Þó að búast megi við smávægilegum breytingum á áætlun þinni, þýðir stöðugar aðlaganir líklega að þú hafir ekki forgangsröð þína í lagi.
Vertu raunsær. Gefðu þér raunhæfan tíma til að ljúka hverju verkefni. Ef þú heldur að eitthvað taki hálftíma til klukkutíma, gefðu þér þá heila klukkustund. Vertu raunsær um hvað það tekur langan tíma til að forðast að verða of mikið eða á eftir áætlun.
- Það er alltaf öruggara að vera öruggur og gefa þér meiri tíma en þú þarft. Ef þú klárar verkefnið fyrr, þá er þér frjálst að takast á við næsta verkefni - sem þarf ekki að hafa áhrif á framleiðni þína að lokum.
Skipuleggðu grunnþarfir þínar. Ekki gleyma að skipuleggja tíma fyrir daglega hluti eins og að borða og fara í sturtu. Þetta kann að virðast augljóst, en það er mikilvægt að setja tíma til þessara hluta, auk annarra áætlunarverkefna, til að tryggja að þú sleppir þeim ekki og þessir hlutir koma þér ekki á eftir áætlun.
Notaðu áminningarkerfi. Notaðu einfaldar áminningar auk daglegs skipuleggjanda til að hjálpa þér að muna mikilvæg verkefni eða tímamörk. Notaðu tilkynningar um póst- eða rödd eða texta í farsímanum þínum til að minna þig á það sem þú þarft að gera á því augnabliki, eða ef þú hefur eitthvað fyrirhugað. Slíkt öryggiskerfi hjálpar þér að forðast að gleyma hlutunum.
- Forðist að vera háð öðru fólki til að hugsa um eitthvað. Þau eru líklega jafn gleymin og þú.
- Ef eitthvað er mjög mikilvægt skaltu setja margar áminningar fyrir þig. Þú getur misst af einni eftir- eða símaviðvörun en ekki nokkrum.
Biðja um hjálp. Biddu einhvern annan um hjálp og úthlutaðu minni verkefnum ef þörf krefur. Heildaráætlun þín mun gagnast ef þú getur gleypt stolt þitt og beðið einhvern um að hjálpa þér með nokkur lítil húsverk í kringum húsið eða eldað kvöldmat á annasömu kvöldi.
- Gakktu úr skugga um að framselja ábyrgð til hæfra aðila. Það er ekki nóg að biðja einhvern um tiltekið verkefni. Þú vilt að þeir vinni það starf vel.
- Ekki hafa það fyrir sið að láta verkin þín eftir hjá öðrum. Það endurspeglar ekki hæfni tímastjórnunar. Frekar kemur þetta eins og þú sért bara latur og óáhugaður.
Metið framleiðni þína. Af og til er nauðsynlegt að skoða verk þín úr fjarlægð og greina hvað þú hefur náð, hversu vel þú hefur staðið þig og hversu langan tíma það tók. Að vera meðvitaður um þessa þætti í starfi þínu og lífi getur hjálpað þér að gera breytingar á áætlun þinni og daglegu mynstri hvernig þú vinnur og skila furðu árangursríkum árangri.
Verðlaunaðu sjálfan þig. Að vinna of mikið eða of lengi getur leitt til kulnunar og því erfitt að einbeita sér að einföldustu verkefnum. Taktu þér því smá stund til að fagna því sem þú hefur afrekað og verðlaunaðu sjálfan þig eitthvað sem þú nýtur virkilega.
- Gakktu úr skugga um að hlétími þinn sé helgaður ánægju. Slökktu á vinnusímanum og ekki svara tölvupósti. Ef þú blandar saman vinnu og frítíma þínum muntu ekki umbuna þér og þú munt ekki komast hjá kulnun.
- Ef þú vinnur mánudag til föstudags skaltu halda helginni frá. Ef þú hefur unnið að einu verkefni í þrjá mánuði skaltu taka stutt frí þegar þú ert búinn.