Efni.

• Skref
• Ráð
• Það sem þú þarft

Að skipuleggja skrifstofuskrár er ekki einfalt verkefni, sérstaklega þegar kemur að því að skipuleggja mikið magn af skrám og skjölum. Þú getur þó sigrast á þessari áskorun með því að skipuleggja þig fram í tímann og ákveða skjalakerfi. Þetta hjálpar þér að skipuleggja fyrirtækjaprófílinn þinn og tryggir að þú finnur mikilvæg skjöl hraðar. Þú getur skoðað greinina hér að neðan um hvernig á að skipuleggja skrifstofuskýrslur þínar til að hefja verkefni þitt.

Skref

Hluti 1 af 3: Raða tímanum rétt

1. 

   Taktu tiltekinn tíma til að skipuleggja umsókn þína til að forðast truflun í miðjunni. Hafðu pappa og límmiða tilbúna til að búa til nýjan prófíl áður en þú byrjar. auglýsing

Hluti 2 af 3: Skipuleggðu skjöl og skrár

1. 

   
   
   Skiptu haugum af skjölum og skrám í smærri og meðfærilegri klumpa.
   • Aðferð staflar einn í einu og hreinsar upp eða eyðileggur óþarfa pappíra til að draga úr magni og takmarka offramboð.
   • Skiptu restinni af skjölunum og skjölunum í tvo aðskilda hluta, einn fyrir skrárnar sem þarf að vinna á næstu mánuðum, og hinn fyrir skjalasöfn sem ekki þarfnast vinnslu.

2. 

   
   
   Skipuleggðu möppur í stafrófsröð ef þú ert með viðskiptavinaprófíl. Til dæmis, ef hvert bindiefni var nafn manns eða fyrirtækis, gætirðu flokkað skrárnar eftir nafni viðkomandi. Í þessu tilfelli ættir þú að merkja hvert prófílkort sem inniheldur fullt nafn viðskiptavinarins.Skipuleggðu kápurnar þínar í stafrófsröð og merktu síðan skjalaskúffuna þína til að sjá hvaða skúffu hefur nafn sem byrjar á ákveðnum staf.

3. 

   
   
   Raða eftir flokkum ef skrárnar eru af mörgum hlutum fyrirtækisins. Sumar skrár tengjast reikningum, ábyrgðum eða samningum og þú þarft að skipta þeim í mismunandi flokka. Merktu hverja skrá eins og við á og settu öll viðeigandi skjöl á skjalið. Þú gætir þurft að búa til aukasnið, svo notaðu hangandi hlíf til að merkja hvern flokk og hlífin til að vera aukaatriði.
   • Búðu til safn af brýnum skjölum svo þú finnir mikilvæg skjöl fljótt.
   • Settu tímabundnu skrárnar fyrir framan og skjalasöfnin aftan í skúffunni svo að þú getir auðveldlega fengið aðgang að þeim skrám sem þarfnast vinnslu.
   auglýsing

Hluti 3 af 3: Raða færslum eftir mánuðum

1. 

   Auk þess að nota aðferðirnar hér að ofan, getur þú raðað bindiefnum eftir mánuðum (og ári). Ef þú hefur ekki tíma til að redda því strax, getur þú sett blöðin þín í mánaðarlega skrá fyrir dagsetningu. Þetta skref hjálpar þér einnig að ákvarða hvar skjölin þín eiga að vera hraðvirkari.
   • Mánaðarskráin hentar einnig til að geyma skjöl af öðrum gerðum.

2. 

   Í lok árs skaltu athuga pappíra sem eru eftir í mánaðarskránni og þú gætir komist að því að sniðmátið, sem og nýja prófílhópinn (flokkanafn) vantar í kerfið. Búðu til snið fyrir þessi blöð á nýju ári.

3. 

   Klipptu eftir blöð eftir mánuði. Hafðu skjalið undir „Blandaður“ hópur (Ár-). auglýsing

Ráð

• Eftir að þú hefur skipulagt skrár þínar þarftu að hafa reglu á skrifstofunni. Lagaðu skjalavörslukerfið og skila pappírum á sinn stað.
• Kasta, endurvinna eða eyðileggja óþarfa skjöl til að forðast að fikta í nýja skjalavörslukerfinu.

Það sem þú þarft

• Skrárskápar
• Hangandi hlíf
• Innbundinn
• Límmiðar
• Merkimiðar