Efni.

• Skref
• 1. hluti af 3: Velja stíl og tungumál minnisblaðsins
• 2. hluti af 3: Undirbúningur fyrir að skrifa minnisblað
• 3. hluti af 3: Skrifa minnisblað

Minnisblað er alþjóðleg viðurkennd leið til að miðla upplýsingum innan fyrirtækis. Einnig er hægt að nota þjónustuskýringar í bréfaskiptum milli tveggja fyrirtækja. Minnisblaðið ætti að vera faglegt og miðla upplýsingum skýrt. Ekki hafa áhyggjur ef þú hefur aldrei skrifað minnisblöð - þessi grein mun kenna þér hvernig.

Skref

1. hluti af 3: Velja stíl og tungumál minnisblaðsins

1. 1 Ekki nota óformlegt tungumál. Tungumál minnisblaðsins ætti að vera einfalt en formlegt.
   • Ekki skrifa athugasemd eins og „Halló! Loksins er kominn föstudagur! Mig langar að segja þér frá einu mikilvægu máli. “
   • Í staðinn, skrifaðu þetta: "Þessi athugasemd mun halda þér uppfærð um framvindu verkefnis 319."
2. 2 Haltu þig við hlutlausan tón í minnisblaðinu - ekki vera of tilfinningalega og huglægur. Gerðu þitt besta til að treysta á staðreyndir og sönnunargögn þegar þú fullyrðir.
   • Til dæmis ættirðu ekki að skrifa svona: "Ég held að við verðum öll miklu ánægðari ef við mætum til vinnu á föstudögum í því sem við viljum."
   • Rannsakaðu þess í stað hvort allir starfsmenn vilji klæða sig í frjálslegur föt á föstudögum og hvernig þetta hafi áhrif á siðferði fyrirtækja.
3. 3 Notaðu merkjasetningar. Þegar þú ætlar að leggja fram sönnunargögn eða vitna til heimildar, vertu viss um að nota viðeigandi setningar.
   • Til dæmis: "Samkvæmt gögnum okkar, ..." eða "Rannsóknirnar sem gerðar eru sýna að ...".
4. 4 Veldu viðeigandi leturgerð og stærð. Minnisblaðið ætti að vera auðvelt að lesa, svo forðastu að nota of smátt letur; 11 eða 12 er venjuleg leturstærð.
   • Þú ættir líka að velja einfaldan leturstíl eins og Times New Roman. Ekki skrifa seðilinn þinn með skemmtilegum eða fínum letri eins og Comic Sans (þeir munu hlæja að þér ef þú gerir það!).
5. 5 Notaðu staðlaða reiti. 2,5 cm framlegð er staðall fyrir minnisblöð, þó að sumir textaritstjórar geti innihaldið minnisblöð með stórum spássíum (til dæmis 3 cm).
6. 6 Þjónustuskýringar eru skrifaðar með ein línu bili. Skildu eftir eyða línu milli málsgreina og hluta.
   • Ekki setja inn málsgreinar.

2. hluti af 3: Undirbúningur fyrir að skrifa minnisblað

1. 1 Ef þú þarft að upplýsa nokkra um eitthvað mikilvægt (í vinnunni) skaltu senda þeim minnisblað. Þú getur jafnvel sent það til eins manns ef það þarf að skjalfesta þá staðreynd að þú hefur sent upplýsingar.
   • En í sumum tilfellum er betra að tala bara við fólkið sem þú vilt.
   • Að auki er ekki hægt að senda sumar upplýsingar skriflega.
2. 2 Það fer eftir upplýsingum sem sendar eru, innihald og snið seðilsins getur verið mismunandi. Flest minnisblöð innihalda eftirfarandi upplýsingar:
   • Ný hugmynd eða lausn á vandamáli.Til dæmis, ef þú veist hvernig á að leysa vandamál við að skipuleggja yfirvinnukostnað, skrifaðu um það í minnisblaði og sendu það til yfirmanns þíns.
   • Pantanir. Til dæmis er að senda minnisblað áhrifarík leið til að dreifa ábyrgð á komandi ráðstefnu sem deildin þín hýsir.
   • Skýrsla. Þú getur líka sent minnismiða til að upplýsa samstarfsmenn um nýlegan atburð, eða til að upplýsa þá um nýjar upplýsingar um verkefnið, eða senda skýrslu um niðurstöður rannsóknar.
3. 3 Kannski ertu að vinna að mörgum verkefnum og vilt deila þeim í minnisblaði. Ætti ekki að gera það. Þjónustuskýringar innihalda upplýsingar um eitt tiltekið mál (efni, verkefni og svo framvegis).
   • Minnisblaðið ætti að vera stutt, fræðandi og auðvelt að lesa. Með því að einblína á aðeins eitt efni tryggir þú að upplýsingarnar séu lesnar og tekið tillit til þeirra.
4. 4 Innihald og stíll seðilsins fer eftir markhópnum, svo hugsaðu um hver mun lesa glósuna þína.
   • Til dæmis mun stíll minnisblaðsins fyrir vinnufélaga þína um að skipuleggja mikilvæga dagsetningu og stíll seðilsins fyrir yfirmann þinn með framvinduskýrslunni vera mjög mismunandi.

3. hluti af 3: Skrifa minnisblað

1. 1 Gefðu aths. Það er algengt í viðskiptasamskiptum við titilskjöl.
   • Til dæmis, efst á síðunni, skrifaðu „Memo“ eða „Memo“.
   • Þú getur sett titilinn í miðjuna eða ýtt honum vinstra megin á síðunni. Best er að skoða minnisblöðin sem þú fékkst áðan og afrita snið þeirra.
2. 2 Skrifaðu titil fyrir athugasemdina þína. Það ætti að innihalda eftirfarandi upplýsingar:
   • TIL: Skrifaðu nöfn og titla fólksins sem þú sendir seðilinn til.
   • OT: skrifaðu nafnið þitt og titil.
   • DAGSETNING: Skrifaðu nákvæma dagsetningu að meðtöldu ári.
   • EFNI: Gefðu stutta en nákvæma lýsingu á því um hvað seðillinn mun snúast.
   • Vinsamlegast athugaðu að í staðinn fyrir „Subject“ geturðu skrifað „Ref.“
3. 3 Á listanum yfir viðtakendur seðilsins, vertu viss um að taka með allt fólkið sem þú ætlar að senda það til. Takmarkaðu viðtakendur seðilsins við fólkið sem hefur áhrif á upplýsingarnar í því.
   • Ekki senda minnismiða til allra í deildinni þinni eða fyrirtæki ef málið í henni varðar aðeins fáa einstaklinga.
   • Ef þú sendir seðla til allra starfsmanna fyrirtækisins í einu, þá verða þeir sprengdar með seðlum og annaðhvort munu þeir ekki lesa þær vandlega, eða þeir munu alls ekki lesa.
4. 4 Á listanum yfir viðtakendur seðilsins skal fela í sér fullt nafn og titla. Jafnvel þótt þú sért á stuttum fæti með yfirmanninum þínum, þá er betra að halda sig við formlegan tón í viðskiptasamskiptum. Til dæmis getur þú kallað hann „Vladimir“ þegar þú ferð á skrifstofu hans, en í minnisblaði þínu geturðu kallað hann „herra Dmitriev“ eða „Vladimir Nikolaevich“.
   • Hafðu þetta í huga þegar þú skráir viðtakendur seðilsins - láttu fullt nafn og titil fylgja.
5. 5 Ef þú ert að senda athugasemd til einhvers frá öðru fyrirtæki er mjög mikilvægt að ákvarða rétt form til að hafa samband við þá. Gefðu þér tíma til að finna upplýsingar um þessa manneskju; líklegast er hægt að gera þetta á vefsíðu fyrirtækis hans.
   • Til dæmis, ef viðkomandi hefur doktorsgráðu, vertu viss um að láta hana fylgja.
   • Vertu líka viss um að finna stöðuna sem þessi manneskja gegnir og hafa hana með í glósunni þinni.
6. 6 Hugsaðu um efni seðilsins. Það ætti að vera hnitmiðað og einfalt.
   • Til dæmis, "Nýir viðskiptavinir" er frekar óljóst efni og ef einhver vill finna seðilinn þinn eftir nokkra daga eða vikur, þá mun hann eða hún eiga erfitt með að gera það.
   • Besta efnið er: „Skýrsla um stækkun viðskiptavina“.
7. 7 Að jafnaði eru kveðjur ekki skrifaðar í þjónustuminni. En ef þú vilt geturðu byrjað texta minnismiðans með „Kæri herra Dmitriev“ eða „Kæru samstarfsmenn“.
   • Seðillinn ætti að vera stuttur og upplýsandi svo hægt sé að sleppa kveðjunni.
8. 8 Skrifaðu inngangshluta athugasemdarinnar. Þar skal skýrt tilgreina tilganginn með því að skrifa og senda minnisblaðið.
   • Til dæmis, "ég skrifa til ...". Inngangshluti athugasemdarinnar ætti að innihalda stutt yfirlit yfir upplýsingarnar sem koma fram í henni.
9. 9 Inngangurinn ætti að vera stuttur. Það er engin þörf á að veita upplýsingar og aðrar upplýsingar í því.
   • Gerðu inngangshlutann úr nokkrum stuttum setningum (stutt málsgrein).
10. 10 Ákveðið um kynningarstíl helstu upplýsinga. Það ætti að fylgja með 2-4 málsgreinum. Kynningarstíllinn fer eftir upplýsingunum sjálfum.
    • Til dæmis getur þú sett fram upplýsingar í mikilvægisröð eða í samræmi við ferli sem verkefnið þitt er sundurliðað í.
11. 11 Þjónustubréfinu verður að skipta í hluta (málsgreinar) svo lesendur þess geti auðveldlega tileinkað sér upplýsingarnar; að auki munu kaflar hjálpa þeim að bera kennsl á mikilvæg atriði í skýringunni.
12. 12 Heiti hvers kafla; fyrirsögn málsgreinarinnar ætti að gefa skýrt til kynna þær upplýsingar sem hún hefur að geyma.
    • Til dæmis gætirðu skipt væntanlegri skrifstofuflutningsnótu þinni í eftirfarandi hluta: Ný staðsetning skrifstofu, leiðbeiningar um pökkunarbúnað og skjöl og flutningsáætlun.
13. 13 Fyrsta setningin í hverjum hluta ætti að segja lesendum um hvað þessi málsgrein snýst.
    • Einstakar málsgreinar eða kaflar í athugasemd þinni ættu að einbeita sér að tilteknum punkti um efnið sem er til skoðunar.
14. 14 Til að auðkenna mikilvæg atriði skaltu búa til lista eða lista. Þetta mun hjálpa lesendum að einbeita sér að lykilatriðum og lesa og gleypa upplýsingar hraðar.
15. 15 Stærð minnisblaðs ætti ekki að fara yfir 1-2 síður.
    • Þetta er staðlað minnisblað með ein línu bili og auða línu milli málsgreina.
16. 16 Íhugaðu að innihalda málsgrein sem dregur saman upplýsingarnar sem koma fram. Í flestum tilfellum er þetta ekki nauðsynlegt, sérstaklega ef þú skrifaðir stuttan minnispunkt.
    • En ef upplýsingarnar sem eru settar fram eru mjög flóknar eða ef stærð minnisblaðsins er meira en venjulegt, þá er betra að setja með litla málsgrein sem dregur saman upplýsingarnar sem settar eru fram (þ.e. lykilatriðin).
17. 17 Vertu viss um að hafa lokamálsgrein með, jafnvel þótt þú teljir ekki þörf á henni. Íhugaðu eftirfarandi:
    • Hver eru markmið minnisblaðsins? Hvetja lesendur til að gera eitthvað? Þurfa starfsmenn að tilkynna tímanlega? Ef svo er, skal það skýrt tekið fram í lokamálsgreininni.
    • Ef ekki er þörf á frekari aðgerðum, skrifaðu eftirfarandi niðurstöðu: "Ég mun vera fús til að ræða þetta mál" eða "Ef þú hefur spurningar eða athugasemdir um þetta efni, mun ég vera fús til að svara þeim."
18. 18 Ef þú vilt skaltu setja nafn þitt eða undirskrift í lok minnismiðans (en þetta er ekki krafist). Ef þetta er raunin skaltu skoða minnisblöðin sem þú fékkst frá öðrum starfsmönnum.
    • Ef þeir skrifa undir seðla (til dæmis „Með kveðju, Ivanov AA), gerðu það sama.
    • Ef þú vilt ekki undirrita seðilinn geturðu sett upphafsstafi í lok skjalsins.
19. 19 Gerðu áminningu um viðhengi ef töflur, línurit eða skýrslur eru festar við minnismiðann. Til að gera þetta, skrifaðu í lok skjalsins, til dæmis, "Viðauki: Tafla 1".
    • Nauðsynlegt er að nefna viðhengi í aðaltexta seðilsins.
    • Til dæmis, ef þú ert að skrifa um væntanlega flutning í nýja skrifstofu, gætirðu skrifað eitthvað á þessa leið: „Við ætlum að ljúka flutningnum í lok fjórðungsins. Sjá meðfylgjandi töflu 1 fyrir nákvæma flutningsáætlun. "
20. 20 Vertu viss um að athuga það áður en þú sendir athugasemd þína. Gakktu úr skugga um að setningarnar séu málfræðilega réttar, að það séu engar stafsetningar- eða setningafræðilegar villur í athugasemdinni og að upplýsingarnar séu þýðingarmiklar.
    • Ekki senda seðilinn eftir að hann hefur verið athugaður fyrst (nema auðvitað að það sé brýn bréf). Leggðu skjalið til hliðar og athugaðu það aftur eftir klukkutíma. Kannski finnur þú nýjar villur og ónákvæmni sem þú misstir af fyrr.
    • Ef seðillinn inniheldur trúnaðarupplýsingar skaltu athuga persónuverndarstefnu fyrirtækis þíns og finna út nafn þess sem mun fara yfir seðilinn þinn og gefa álit sitt á því hvort það sé í samræmi við settar reglur.