Efni.

• Skref
• Aðferð 1 af 9: Þróa dagskrá
• Aðferð 2 af 9: Sendu boð
• Aðferð 3 af 9: Undirbúðu fundarstað
• Aðferð 4 af 9: Veittu nauðsynleg tæki fyrir fundinn
• Aðferð 5 af 9: Undirbúa spurningalista eða spurningalista
• Aðferð 6 af 9: Sendu fundarminningu
• Aðferð 7 af 9: Byrjaðu fund rétt á áætlun
• Aðferð 8 af 9: Haltu þig við efni fundarins
• Aðferð 9 af 9: Svaraðu eins mörgum spurningum og mögulegt er

Allir sem miðla eða skipuleggja fund munu njóta góðs af þessum ráðum. Ábyrgð skipuleggjanda felur í sér að bjóða þátttakendum og veita þeim allt sem þeir þurfa til að vinna eins vel og mögulegt er.Gestgjafinn er einnig ábyrgur fyrir gangi fundarins sjálfs. Hann ætti að tryggja hámarks einbeitingu á efni fundarins, halda þátttakendum frá því að verða persónulegir og ræða reglur fundarins. Þetta efni mun auðvelda skipulagningu og rekstur fundarins svo að vel takist til.

Skref

Aðferð 1 af 9: Þróa dagskrá

1. 1 Tilgreindu upphafs- og lokatíma fundarins og tímamörk fyrir umræðu um hvert mál. Fundarmenn munu taka þessu sem kurteisi af þinni hálfu.
2. 2 Spyrðu fólk í stofnun þinni eða þann sem boðar til fundarins hvaða efni þurfi að vera á dagskránni og biðja einnig um stutta lýsingu á hverju máli.

Aðferð 2 af 9: Sendu boð

1. 1 Besta leiðin til að senda boð er með tölvupósti, sérstaklega ef starfsmenn þínir eru með forrit sem sameinar tölvupóstaðgerðir með dagatali og áminningum.
2. 2 Tilgreindu frest til að panta sæti. Þetta gerir þér kleift að undirbúa nauðsynlega fjármagn svo að þú truflir ekki fundinn til að undirbúa efni sem vantar.

Aðferð 3 af 9: Undirbúðu fundarstað

1. 1 Fyrir sléttan fund þarftu að undirbúa herbergið almennilega. Þegar þú leigir pláss sem oft er notað til funda (til dæmis á hótelherbergi eða sérstakri þjónustu) geturðu treyst á að starfsfólk staðarins sé fróður og þekki blæbrigði við undirbúning rýmisins.
   • Fyrirlestrarstaðsetning - stólarnir stillast þannig að fyrirlesarinn er í miðri athygli. Slík staðsetning er sérstaklega áhrifarík ef megintilgangurinn er að koma einhverjum upplýsingum á framfæri.
   • Leikræn fyrirkomulag - forsætisnefnd er sett upp framan í herberginu (borð sem hátalarar og sérfræðingar sitja við). Fyrirkomulag stóla hinna þátttakendanna líkist fyrirlestrasal.
   • Skipulag skólans - Töflur eru settar fyrir framan stólaraðirnar til að leyfa fundarmönnum að taka minnispunkta þegar þeir tala. Áherslan er á hátalarann.
   • Hringborð. Veldu þetta fyrirkomulag ef þátttakendur eiga að starfa sem aðskild teymi og örva hugmyndaskipti milli hópa eða einstakra þátttakenda.
   • Setjið upp U-lagað borð. Þetta er borðstofustíll sem gerir þátttakendum kleift að sjá hvert annað og hafa samskipti eftir þörfum.
   • Ef þú ætlar að opna fund sem felur í sér samskipti við áhorfendur skaltu setja stólana í hring með ræðumann í miðjunni.

Aðferð 4 af 9: Veittu nauðsynleg tæki fyrir fundinn

1. 1 Heill undirbúningur fundar inniheldur sett af penna, minnisbækur, vinnuhjálp, dreifibréf og allt annað sem þú gætir þurft á fundinum að halda.
2. 2 Settu pláss til hliðar fyrir spurningar. Þetta getur verið plakat eða borð þar sem þátttakendur geta skrifað niður spurningar sínar eða fest þær með límpappírslímmiðum. Fundarmenn munu vita að á vissum tíma fá þeir svar við spurningum sínum og fundurinn mun ganga greiðari.
3. 3 Undirbúa drykki og snarl fyrir langa fundarmenn. Fyrir stutta fundi er nóg að setja flöskur af vatni og skál af sælgæti á hvert borð.

Aðferð 5 af 9: Undirbúa spurningalista eða spurningalista

1. 1 Fundarmenn geta metið gæði þess strax að fundi loknum, eða fyllt út spurningalista og sent hann með tölvupósti eftir 1-2 daga.
2. 2 Matsblöð og spurningalistar gera þér kleift að ákvarða hvernig fundurinn var fundinn af þátttakendum hans.

Aðferð 6 af 9: Sendu fundarminningu

1. 1 Áminningar eru sendar á síðasta skráningardag þátttakenda eða 1-2 dögum fyrir það.
2. 2 Biðjið um að láta vita ef einhver hefur breytt áætlunum og þeir neyðast til að hætta þátttöku.

Aðferð 7 af 9: Byrjaðu fund rétt á áætlun

1. 1 Síðkomendur á fund eru færir um að „ná sér“ en að láta aðra bíða þykir dónalegt.
2. 2 Í upphafi fundar, gerðu skipulagslegar tilkynningar þar á meðal hlé og hádegistíma, salernisstaði og hvar og hvernig fundarmenn geta spurt spurninga.

Aðferð 8 af 9: Haltu þig við efni fundarins

1. 1 Skipuleggjandi fundarins ætti að leiðbeina þátttakendum um efni fundarins. Ef þú leyfir þér að fara út í tengd efni getur það truflað vinnuáætlun þína.
2. 2 Haltu þig við tilgreinda hlé- og hádegistíma.

Aðferð 9 af 9: Svaraðu eins mörgum spurningum og mögulegt er

1. 1 Safnaðu spurningum fundarmanna. Gefðu nægum tíma fyrir svör til að fullnægja áhuga sem flestra.
2. 2 Eftir fundinn, vertu innan seilingar svo að þú getir nálgast fundarfólk sem skammast sín fyrir að tala fyrir framan annað fólk eða þá sem hafa sérstök mál sem krefjast augliti til auglitis.
3. 3 Minntu fundarmenn á að fylla út spurningalista eða gátlista og þakka þeim fyrir að mæta á fundinn.