Efni.

• Skref

Nákvæmni birgðabókhalds hefur áhrif á ýmsa þætti í rekstri fyrirtækis. Innkaupadeildin byggir á birgðagögnum til að hefja regluleg kaup á efni. Framleiðslu- og skipulagsdeildir þurfa nákvæmar birgðagögn til að skipuleggja framleiðsluferlið. Ónákvæm birgðagögn geta leitt til skorts á tilteknu efni, sem getur leitt til seinkunar á afhendingu vöru til viðskiptavina og gæti hugsanlega leitt til truflunar á viðskiptum. Fyrirtæki geta bætt nákvæmni birgðagagnagrunna með því að þróa sérstakar bókhaldsaðferðir og fylgjast með því að starfsmönnum sé fylgt.

Skref

1. 1 Þróa verklagsreglur við meðhöndlun efna í stofnuninni. Þeir ættu að innihalda ítarlega lýsingu á þeim skrefum sem starfsmenn þurfa að fylgja þegar efni berast til fyrirtækisins og þeim er sleppt í framleiðslu.
   • Málsmeðferðin ætti einnig að lýsa aðgerðum starfsmanna ef þeir finna skemmdar birgðir, galla og skort.
2. 2 Þjálfa starfsfólk til að vinna í samræmi við verklagsreglur. Starfsfólk fyrirtækisins verður að þekkja öll verklagið rækilega.
   • Hver starfsmaður verður að skilja mikilvægi nákvæmrar birgðastýringar og áhrif þess á fyrirtækið í heild.
   • Fyrir einstaka starfsmannahópa er hægt að skipuleggja aðskilda þjálfun með sérstakri áherslu á starfssvið þeirra. Til dæmis mun framleiðslulið hafa eigin verklagsreglur við meðhöndlun á efni sem er frábrugðið því sem er í innkaupadeildinni.
3. 3 Fylgjast með frammistöðu starfsfólks og framkvæma úttektir. Birgðir eru aðeins verðmætar ef starfsmenn fylgja þeim. Gakktu úr skugga um að starfsmenn fylgi settum vinnubrögðum.
   • Úttekt á aðalskrám og reikningum getur sannreynt að starfsmenn fylgi verklagsreglum um birgðastjórnun.
4. 4 Komdu á hringrás með millitímabirgðaprófunum. Tíðni þeirra fer eftir veltuhraða eða verðmæti viðkomandi hópa hlutabréfa.
   • Til að þróa áætlun um birgðir má skipta hlutum í hópa með mismunandi endurreikningartíðni. Til dæmis gæti fyrirtæki ákveðið að birgja framboð á hlutum með mikla veltu í hverjum mánuði, en birgða hlutum með litla veltu tvisvar á ári.
   • Fyrirtækið verður að þjálfa starfsmenn í því að halda samfelldum birgðum yfir birgðir. Í þessu tilfelli munu birgðabókhaldarar þekkja vel til lista yfir birgðir, aðgerðirnar sem gerðar eru með þeim og aðgerðir ef skortur er.
   • Stöðug birgðabókhald felur einnig í sér að greina ástæður skorts þegar þær uppgötvast. Þetta getur varpað ljósi á núverandi vandamál í birgðabókhaldi.
5. 5 Þróa verklagsreglur til að takast á við skort. Í sumum samtökum verður sú staðreynd að afskrifa skortinn að vera staðfest af stjórnendum. Komi í ljós skortur verður birgðabókhaldari að færa bókhaldsgögn í samræmi við raunverulegt framboð birgða.
6. 6 Skipuleggðu heildar árlegar birgðir. Hægt er að framkvæma árlegar birgðir 1-2 sinnum á ári til að endurreisa öll hlutabréf og færa bókhaldsgögn í samræmi við raunverulega stöðu mála.
   • Ósamræmi milli raunverulegs magns birgða og bókhaldsgagna sem fundust meðan á birgðum stendur gerir það einnig mögulegt að leggja mat á skilvirkni skipulags birgðabókhalds og bókhaldsaðferðirnar sjálfar.