Hvernig á að fylgja skrifstofuháttum

Myndband: RobotDyn Control AC bulb with Arduino AC Dimmer

Efni.

Skref
Aðferð 1 af 1: Lærðu Office siðareglur
Ábendingar

Siðareglur skrifstofu eru það sem hjálpar til við að jafna dagleg samskipti inni á skrifstofunni. Samskipti við fólk sem þú gætir aldrei viljað bjóða í kvöldmat er nauðsynlegt til að lokaútkoman fái rétt verk og ánægjulega sambúð. Það er siðareglur skrifstofu sem mun tryggja slíkt ástand þegar gagnkvæm höfnun eða áhugaleysi er í liðinu. Þar að auki mun skrifstofusiðfræði leyfa þér að verða ekki óvinur númer eitt af þeirri ástæðu að þú ert til dæmis að pirra fólk með venjum þínum eða óviðeigandi athugasemdum. Það er ekki að þú sért vísvitandi að reyna að ögra öllu skrifstofunni, en sumar aðgerðir geta óvart valdið óþægilegum aðstæðum eða óþægindum á skrifstofunni. Það sem meira er, siðareglur skrifstofu eru lykilatriði til að leysa sjálfshjálparvandamálið um hvernig samstarfsmenn þínir munu bregðast við þegar þú þarft hjálp. Framkoma þín á skrifstofunni meðal fólks sem hefur í raun orðið „önnur fjölskylda“ þín mun ákvarða hvernig aðrir meta þig og hversu fúslega skrifstofufólkið mun hjálpa þér. Þú gætir líka haft gaman af greininni „Hvernig á að bæta tölvupóstsiðareglur þínar“ til viðbótar við þessa grein.

Skref

Aðferð 1 af 1: Lærðu Office siðareglur

1 Skilja kjarna skrifstofuhátta. Þó að hugtakið „skrifstofusiðir“ kunni að tengjast stífleika og uppeldi, þá er allt í raun miklu einfaldara í raun og veru. Siðareglur skrifstofu eru einföld sett af reglum um samskipti við aðra í umhverfi stofnunarinnar. Jafnvel einföld búseta innan samfélagsins felur í sér að fylgja sumum samningum (þegjandi, en alveg búist við) og reglum sem gefa til kynna hvers konar hegðun í vinnusamfélaginu tryggir meðhöndlun, virðingu teymis og vinnu með ánægju á hverjum degi.
- Þó að margar siðareglur séu ekki skrifaðar, þá þýðir það ekki að þeim beri ekki að fara eftir því að þær endurspeglast ekki á pappír eða eru settar á spjallborð. Stór hluti samfélagshópa mun alltaf trúa því að alltaf eigi að fylgja ósegðum siðareglum, með sjaldgæfum undantekningum og sama hversu útsjónarsamur, uppreisnargjarn og ekta þú ert, þá munu alltaf vera mörk í formi virðingar frá öðrum sem þú þarft að taka með í reikninginn. Þetta mun koma í ljós í næsta hluta greinarinnar.
2 Vertu stundvís. Að vera stundvís er nauðsynlegt, sérstaklega ef þú átt tíma. Þetta bendir til þess að þú virðir tíma samstarfsfólks þíns og þeir munu aftur á móti virða tíma þinn líka. Það er eitt þekkt orðatiltæki sem passar við þessar aðstæður: "Tími og sjávarfall bíða engra" ("Tíminn bíður ekki"). Farið með góðu fordæmi og allt annað mun falla á sinn stað.
- Ef þú ert yngri starfsmaður, forðastu að mæta í vinnuna á eftir yfirmanninum þínum. Reyndu upphaflega að sýna að þú ert ötull manneskja og hefur ástríðu fyrir vinnu.
3 Finndu rétt föt. Á mörgum skrifstofum er samið um klæðaburð fyrirfram, sem venjulega er stranglega framfylgt. Hins vegar, ef þú ert svo heppinn og finnur vinnu án slíkra reglna geturðu klætt þig eins og þér hentar. Mundu að vinnustaðurinn þinn er ekki veisla og þú ættir að klæða þig til að sýna samstarfsfólki þínu og viðskiptavinum að þú berð virðingu fyrir þeim. Klæðaburður hefur mikil áhrif á traust viðskiptavina þinna. Klæddu þig í vinnuna eða með sama hætti og skrifstofufólkið þitt. Ekki klæðast of óformlegum, ögrandi eða kvöldverðarfatnaði.
- Auðvitað eru alltaf undantekningar, til dæmis eru skrifstofur þar sem eru dagar með mýkri klæðaburði eða dagar þar sem leyfilegt er að klæða sig ekki formlega til vinnu til að vinna sér inn peninga til góðgerðarmála o.s.frv.Hins vegar, jafnvel þó að það sé frekar afslappað andrúmsloft á skrifstofunni, þá er betra að vera í jakkafötum eða öðrum faglegum útbúnaði þegar þú hittir viðskiptavini sem hafa komið að mikilvægum viðskiptum eða til að leysa önnur vinnumál.
4 Varist slúður. Slúður eyðileggur kannski ekki ferilinn en það getur valdið miklu álagi sem ber að forðast hvað sem það kostar. Þú myndir örugglega ekki vilja að einhver slúðri um þig, það vill enginn. Í sumum tilfellum, ef þú uppgötvar allt í einu að þú varst uppspretta vondu slúðursins, getur ferill þinn verið í hættu. Takmarkaðu þig við jákvæðar fullyrðingar um vinnufélaga þína. Orðrómur getur breiðst út með ljóshraða; allar neikvæðar fullyrðingar sem þú kemur með munu breiðast út og geta valdið þér skaðsemi eða jafnvel sementað þig sem slúður á skrifstofunni.
- Þú getur óvart heyrt aðra tala. Hegðaðu þér og reyndu að gleyma því sem þú heyrðir, notaðu „svo hvað“ regluna. Ekki tala um það sem þú heyrðir og finndu í engu tilviki eitthvað af þér!
5 Spyrðu leyfis áður en þú tekur eitthvað. Ef þú ert í góðu sambandi við vinnufélaga þína, þá getur verið í lagi að þú takir hefta eða merki þeirra af borðinu án leyfis. Jæja, málið er að þetta er ekki eðlilegt. Þetta er eitthvað sjálfsagt: þú þarft að spyrja áður en þú tekur eitthvað. Þessi afstaða sýnir að fólk getur líka höndlað hlutina þína og einmitt þetta mun ekki hverfa (lesið „verður ekki lánað um stund“) þegar þú kemur aftur á vinnustaðinn þinn eftir fundinn.
- Ef skrifstofan þín hefur nokkra hluti sem þú þarft allan tímann, búðu til sameiginlegan stað fyrir slíka hluti, svo þú forðast óvænt hvarf nauðsynlegra innréttinga frá skrifborðinu þínu. Til dæmis er staður fyrir heftara, borði og umbúðir góð hugmynd, þar sem enginn á þessa hluti sérstaklega, þeir munu alltaf vera á tilgreindum stað.
6 Segðu alltaf takk og takk. Aðeins nokkur ánægjuleg orð geta lyft skapinu á allri skrifstofunni eða að minnsta kosti fengið starfsmenn til að hressast. Þegar þú gengur niður ganginn og hittir starfsmann sem er ekki vinur þinn skaltu bara brosa eða kinka kolli til hans. Samþykkja tilvist þeirra. Þú þarft ekki að vera geðveikt ánægður og knúsa þá, heilsaðu bara. Hugleiddu hvað fólki finnst um þig þegar þú vísvitandi lítur undan.
- Heilsaðu nágrönnum þínum á skrifstofunni þegar þú kemur á vinnustaðinn þinn. Slæmur vani getur fest sig í sessi ef fólk missir af kurteislegri kveðju og situr bara aftur í vinnunni án þess að segja orð. Þetta mun vera dónalegt og slæmt fyrir samskipti þín við aðra. Jafnvel þótt aðrir leggi sig ekki fram um að viðhalda þessum vana á skrifstofunni, vertu fyrirmynd fyrir alla og sýndu þannig að þetta er ekki aðeins eðlilegt, heldur er líka von á því.
- Gættu tungu þinnar. Þegar þú talar við fólk á skrifstofunni, mundu að sumir hata slæmt málfar. Forðastu einnig árásir eða brandara á annað fólk.
7 Ekki trufla fólk allan tímann. Með því ertu að gera það ljóst að tími þinn eða skoðun er mikilvægari en þeirra. Ef samstarfsmaður þinn er í símanum og þú þarft að spyrja hann spurningar skaltu ekki vera óvart. Snertu öxl hans og hvíslaðu því að þú þurfir að tala við hann (eða skilja eftir honum seðil) og biðja hann um að hringja í þig eða koma upp um leið og hann lýkur samtalinu. Ef samstarfsmaður þinn á fund þarftu ekki að trufla hann , bíddu bara eða biððu hann að koma til þín þegar hann er laus.
8 Reyndu ekki að vera hávær. Á skrifstofum án hurða er algengasta vandamálið hávaði frá starfsmönnum í kring. Róleg samtöl munu vera kostur þinn í alls konar skrifstofusamböndum:
- Þegar þú ert í símanum eða með samstarfsmanni þínum, reyndu ekki að tala of hátt.
- Ef dyrnar að skrifstofunni eru ekki lokaðar skaltu nota símtól eða höfuðtól frekar en hátalara þegar hringt er.
- Ef þú hringir í farsímann þinn, þá ættirðu að fara á ganginn eða finna skrifstofu þar sem þú getur læst þér til að tala án þess að trufla aðra. Sérstaklega er mælt með því að gera þetta þegar um er að ræða persónulegt símtal eða símtal sem felur í sér langt samtal.
- Ekki tala hátt eða með árásargirni. Árásargjarn eða hækkaður tónn veldur fólki áhyggjum og jafnvel þótt þeir séu ekki skotmark árásargirni verða þeir samt áhyggjufullir og óþægilegir.
- Slökktu á símanum þínum á vinnutíma; settu það í titringsstillingu ef þú vilt ekki slökkva á því. Reyndu að hringja ekki persónulega á vinnustað; samstarfsmenn þínir þurfa ekki að vita að maki þinn þarf kíló af skinku í kvöldmatinn.
- Ef þú ert að hlusta á útvarpið skaltu lækka hljóðstyrkinn eða setja á þig heyrnartól.
- Vertu sérstaklega rólegur þegar vinnufélagar hringja um vinnu eða þeir eru að tala við aðra skrifstofufólk. Það er ekki nauðsynlegt að halda langar samningaviðræður í sameiginlegu skrifstofurými; ef umfjöllunarefnið tekur meira en nokkrar mínútur, farðu í fundarherbergið til að ónáða ekki samstarfsmenn þína.
- Vertu varkár þegar þú gengur framhjá fundarherberginu. Jafnvel þó að þú sért ekki viss um hvort fundur eigi sér stað þar um þessar mundir, þá skaltu alltaf haga þér eins og eitthvað mikilvægt sé að gerast þar.
9 Virðum friðhelgi einkalífs annarra. Ekki lesa fax, póst, tölvupóst eða texta annarra á skjánum. Deildu aðeins öðrum persónulegum upplýsingum sem þú myndir ekki vilja lesa um í næsta vikublaði. Mundu að þegar þú sendir tölvupóst ættirðu ekki að innihalda upplýsingar sem gætu leitt til alvarlegra afleiðinga ef tölvupósturinn er sendur til einhvers annars; láttu bara eins og þessu bréfi verði framsend, þú þarft alltaf að vara þig á þessum möguleika.
- Ef þú þarft að ræða eitthvað leyndarmál eða einkamál við annan vinnufélaga skaltu finna herbergi þar sem þú getur lokað þig svo enginn heyri í þér. Persónulegum spurningum og árangursgreiningu er ekki ætlað að heyrast.
- Notaðu hátalara aðeins á bak við lokaðar dyr. Notaðu símtól eða höfuðtól á opnu vinnusvæði.
10 Ekki vera uppspretta margs konar lyktar. Að borða ilmandi mat á vinnustaðnum þínum, fara úr skónum eða spreyta þig með ilmvatni eða loftræstingu getur ekki þóknast fólki sem er viðkvæmt fyrir lykt. Enginn vill lykta af fótunum þínum (sama hversu lengi þú ert tilbúinn að þola það) og lyktina af hádegismatnum. Allir hafa sína eigin næmi fyrir lykt, svo ekki gera ráð fyrir að þessi lykt sé öðrum eins yndisleg og þér. Og hvers vegna ákvaðstu að borða á skrifstofunni yfirleitt? Farðu út og fáðu ferskt loft!
- Ef þú ert í vafa um hvort lyktin komi frá gjörðum þínum, fötum eða mat, gerðu ráð fyrir að hún sé til staðar. Lyktarskyn okkar getur spilað grimman brandara með okkur, þegar við venjum okkur á lykt sem enn er ókunnug, þá veikir það kraft þessa lyktar fyrir nefið á meðan aðrir geta jafnvel kastað upp. Þetta er ekki raunin þegar þú þarft að fullyrða um „rétt þinn“; lyktin þín hefur líklega orðið alvarlegt próf fyrir aðra.
- Ef einhver af vinnufélögum þínum hefur orðið lyktaruppsprettan, lestu „Hvernig á að takast á við samstarfsmann sem er með vondan hádegismat“.
11 Haltu vinnustaðnum þínum hreinum. Reyndu að vera ekki sóðalegur. Sóðaskapurinn í básnum eða á borðinu sýnir hvað þú ert kjánalegur, kærulaus og óþrifalegur. Það getur einnig haft áhrif á persónuleika þinn og andrúmsloftið á heimili þínu. Ekki láta fólk halda að þú sért skipulögð. Haltu skápnum þínum hreinum (aðeins nauðsynlegir hlutir ættu að vera á borðinu, til dæmis skýringarmyndir eða skýrslur osfrv.)
- Ef þér líkar vel við að bæta við sérstökum eiginleikum eins og myndum eða lyklakippum, þá eru nokkrir ágætir kostir til að velja úr.Ekki ofmeta rýmið eins og það sé safnarahorn. Ekki setja mikið af persónulegum munum á vinnustaðinn. Fólk getur fundið þig tilfinningaríkan og það verður erfitt fyrir þá að taka þig alvarlega hvað varðar vinnu. Að auki, ef þú flytur oft á milli staða á skrifstofunni, þá er einfaldlega óþægilegt að hafa allt með þér.
- Ef þú ert með sameiginlegt eldhús er einnig mikilvægt að hafa það snyrtilegt. Ef þú hellir einhverju niður skaltu þurrka það upp. Ef þú sleppir skaltu taka það upp. Það er engin mamma hér til að fylgja þér í kring og hreinsa upp óreiðuna sem þú gerðir. Ekki gera ráð fyrir að vinnufélagar þínir geri það fyrir þig.

Ábendingar

Komdu fram við starfsmenn línu með sömu kurteisi og virðingu sem þú sýnir yfirmanni þínum.
Ef þú ert með kaffivél á skrifstofunni þinni, fylltu þá alltaf á eldsneyti þegar þú hefur hellt síðasta bollanum eða þegar minna en einn kaffibolli er eftir.
Ef þú þarft að blása í nefið, klippa neglurnar eða rétta úr þér nærföt án árangurs, gerðu það á salerninu!
Notaðu sex punkta regluna þegar þú situr í stól: fjórir fætur stólsins og tveir fætur þínir ættu að snerta gólfið. Það er ógnvekjandi og móðgandi þegar maður setur fótinn á stól og hvílir hökuna á hnén, hristir fótleggina eða krossleggur fótleggina. Skildu afslappaðar stellingar eftir heima.
Ekki hafa kynmök - sérstaklega við þá sem eru giftir (giftir)!