Höfundur:
Louise Ward
Sköpunardag:
7 Febrúar 2021
Uppfærsludagsetning:
1 Júlí 2024
Efni.
Í raun og veru er tölvupóstur ekki formlegur eins og að skrifa pappírsbréf. Hins vegar eru tímar þegar þú þarft að vera formlegri í tölvupósti. Hugsaðu um hver viðtakandinn er og veldu síðan viðeigandi kveðju fyrir aðstæður. Þegar þú þekkir þessar upplýsingar geturðu haldið áfram með kveðjusnið og upphafssetningarstíl.
Skref
Hluti 1 af 3: Hugleiddu viðtakanda
Ákveðið hversu formleg þú þarft að vera. Hvort sem þú ert að skrifa „formlegan“ tölvupóst þá fer formleiki tölvupóstsins eftir viðtakanda þess. Þú myndir til dæmis ekki nota sama stig formalisma þegar þú skrifar til prófessors en þegar þú skrifar kynningarbréf.
- Þegar þú hefur fyrst samband við einhvern er betra að skrifa með formlegri hætti en venjulega til öryggis.
Finndu nafn viðtakandans. Þú ættir að gera nokkrar rannsóknir til að finna nafn viðkomandi ef þú veist það ekki þegar. Að þekkja nafn viðtakandans gerir kveðjuna persónulegri, jafnvel þótt þú notir faglega tölvupóstsskrifaðferðir.
Fylgdu leið móttakara. Ef viðkomandi sendi þér tölvupóst er gott að afrita kveðjuna. Til dæmis, ef þeir skrifa „Halló“ og nafnið þitt, þá geturðu svarað í svipuðum stíl og notað „Hæ“ og nafn viðkomandi þegar þú sendir tölvupóstinn. auglýsing
2. hluti af 3: Veldu kveðju
Notaðu „Kæra“. „Kæra“ (á eftir nafn viðtakandans) er hin klassíska kveðja. Það er óformlegt án þess að vera áberandi og þar sem það er notað svo oft verður þessi kveðja oft sjálfgefin, sem er af hinu góða. Þú myndir ekki vilja að kveðja þín væri skrýtin því hún passar ekki.
Prófaðu „Halló“ ef þú veist ekki nafn viðtakandans. „Halló“ er formleg kveðja sem þú getur notað í tölvupósti í viðskiptum, sérstaklega ef þú veist ekki nafn viðtakandans. Hins vegar er alltaf betra að komast að nafni viðtakanda ef mögulegt er.
- Þú getur líka notað „Senda til áhugasamra“ ef tölvupósturinn er sérstaklega formlegur og þú veist ekki nafn viðtakandans. Þessi kveðja gæti þó ekki verið áhugaverð sumum.
Íhugaðu „Hæ („ Hæ “eða„ Halló “) í minna formlegum tölvupóstum. Tölvupóstur hefur tilhneigingu til að vera minna formlegur en bréfaskipti almennt, svo þú getur skrifað „Hæ“ í tölvupósti án þess að vera of formlegur. Til dæmis, ef þú ert að senda tölvupósti til prófessors, sérstaklega til einhvers sem þú ert oft að hafa samband við, myndi „Hæ“ eða „Halló“ kveðja virka.
Ekki nota orðið „Hey“. Þó að orðið „Hæ“ sé viðunandi í formlegum tölvupósti, væri ekki við hæfi að heilsa. Það er mjög handahófskennd leið til að heilsa, jafnvel í töluðu máli, svo þú ættir að forðast að nota það í hvers konar formlegum tölvupósti. Til dæmis, jafnvel þótt þú sért nálægt yfirmanni þínum, er best að forðast að nota orðið „Hey“ þegar þú skrifar tölvupóst til þeirra.
Notaðu titilbreytingu þegar þörf krefur. Stundum skrifar þú einhverjum sem þú þekkir aðeins titil sinn í fyrirtæki eða samtökum með. Í því tilfelli er hægt að nota titil viðkomandi í stað nafnsins, svo sem „Kæri yfirmaður mannauðs“, „Kæri mannauður“ eða „Kæri prófessor“.
Bættu við heiðursmerki viðkomandi til að gera tölvupóstinn formlegri. Þegar mögulegt er skaltu bæta við „Afa“, „Amma“, „Læknir“ eða „Prófessor“ fyrir framan nafn viðtakandans til að fá meiri formfestu. Að auki geturðu notað fyrsta eða fulla nafn viðtakandans til að vera faglegri í stað þess að nota bara fornafnið. auglýsing
Hluti 3 af 3: Snið og stofna tölvupóst
Skrifaðu kveðjuna á fyrstu línunni. Skrifaðu kveðjuna sem þú valdir á efstu línuna og síðan nafn viðtakandans. Þú getur notað heiðursmerki viðkomandi ef mögulegt er, svo sem afa, ömmu eða lækni, fylgt eftir með fullu nafni.
Notaðu kommur. Almennt muntu nota kommu eftir kveðjuna. Í formlegum pósti er hægt að nota ristil, en þetta er oft of formlegt fyrir tölvupóst, jafnvel faglegt tölvupóst. Komma virkar við allar aðstæður, þó að þú getir notað ristil ef þú ert að skrifa kynningarbréf í tölvupósti.
Fara í næstu línu. Kveðjan er í efstu línunni, svo þegar þú ert búinn, ýttu á hnappinn newline til að fara í næstu línu. Ef þú ert að nota línuskil í stað inndráttar til að búa til málsgreinar þarftu að skilja eftir auða línu milli kveðjunnar og fyrstu málsgreinar.
Kynntu þig í upphafssetningu þinni ef þörf krefur. Ef þú ert að skrifa til einhvers í fyrsta skipti ættir þú að vera með kynningu, sama hversu mikið þú þekkir þá í lífinu. Að gefa viðtakandanum vísbendingu um hver þú ert mun hvetja þá til að halda áfram að lesa.
- Til dæmis er hægt að skrifa „Ég er Nguyen Van Nam og ég er markaðsstjóri fyrirtækisins XYZ“. Þú ættir einnig að segja frá ástæðunni fyrir því að þú þekkir viðtakandann: „Ég er Nguyen Manh Hung og ég er í markaðsfræðitíma (Markaðsdeild 101 tekur þriðjudag og fimmtudag á hádegi)“.
- Ef þú þekkir viðtakandann og hefur skrifað þá áður geturðu notað fyrstu setninguna sem kveðju. Þú gætir til dæmis sagt „Takk fyrir snemma svar“ eða „ég vona að þér líði vel“.
Farðu beint í umræðuefnið. Flestir formlegir tölvupóstar þurfa að fara fljótt að einbeita sér. Það þýðir að fyrsta eða önnur setning ætti að segja af hverju þú skrifaðir hana fyrir þá. Mundu að vera eins nákvæm og mögulegt er þegar þú lýsir tilgangi þínum.
- Til dæmis gætirðu skrifað „Ég skrifa til að biðja þig um hjálp við markaðsvandamál“, eða „Ég skrifa þér vegna þess að ég á erfitt með tímann og ég vona að þú komist upp með gagnleg viðbótargögn fyrir mig til að lesa meira “.
