Efni.

• Skref

Viðbrögð eru nauðsynleg til að hjálpa starfsfólki eða nemendum að bæta sig til batnaðar. Viðbrögð eru ekki aðeins mikilvæg, heldur er þess krafist í flestum fyrirtækjum og kennslustofum. Þetta á sérstaklega við ef þú ert að stjórna starfsmönnum eða bera ábyrgð á að leiðbeina öðrum. Með sífellt fleiri starfsmönnum sem hafa fjarskipti og fjarskipti verður sífellt mikilvægara að skrifa svör með tölvupósti. Ef þú hefur umsjón með öðrum starfsmönnum geturðu skrifað endurgjöf í frammistöðumatið. Ef þú ert kennari þarftu oft að gefa nemendum þínum athugasemdir.

Skref

Aðferð 1 af 3: Skrifaðu svar starfsmanns með tölvupósti

1. 

   Staðfestu ástæðu þess að senda tölvupóstinn. Þú getur skrifað ástæðuna með efni eða í meginmál tölvupóstsins. Venjulega er best að láta viðtakandann vita við hverju hann á að búast í tölvupósti frá efnis setningunni.
   • Skrifaðu efni eins og "Feedback á verkefnatillögur - Frábær byrjun!"

2. 

   
   
   Byrjaðu á vingjarnlegum athugasemdum. Þetta mun láta áhorfendur vita að þú ert að gera athugasemdirnar í vinalegum tón í stað þess að gagnrýna. Það mun auka líkurnar á að viðtakandinn lesi umsögn þína í jákvæða átt.
   • Skrifaðu eitthvað eins og: "Ég vona að þú eigir góða viku!"

3. 

   Viðurkenna vinnuna sem þeir hafa lokið. Líkurnar eru á að svarandinn hafi lagt mikla vinnu í þá vinnu sem þú ert að meta. Nefndu þetta fyrst, láttu þá vita að þú þekkir viðleitni þeirra.
   • Þú gætir sagt „Takk fyrir að reyna að hrinda þessari áætlun í framkvæmd. Ég hef lagt mikið á mig “.

4. 

   
   
   Gefðu jákvæð viðbrögð fyrst. Að segja viðtakandanum hvað þeir eru að gera rétt mildar gagnrýnina fyrst síðar. Vertu heiðarlegur, reyndu samt að finna eitthvað jákvætt. Þú getur einbeitt þér að verkefninu sem er í boði eða á fyrri vinnu.
   • Segðu, „Hér er enn ein sannfærandi uppástungan. Þú hefur safnað mörgum yndislegum markmiðum og ég get séð miklar framfarir í aðferð þinni “.

5. 

   
   
   Skrifaðu neikvæð viðbrögð sem ráð. Jafnvel þó að það sé árangursríkara að telja upp nauðsynlegar breytingar getur það verið erfitt fyrir viðtakandann að lesa þær og pirra þær. Gerðu í staðinn setninguna eins og það væru breytingarnar sem þú ætlar að gera.
   • Þú getur skrifað: „Ég mun fjarlægja 1. og 2. hluta og stækka 3. hluta til að fela í fjárlagafrumvarpinu“ eða „Ég mun skera niður 2. mgr. í lok þess hluta “.

6. 

   Útskýrðu neikvæð viðbrögð. Láttu viðtakandann vita hvar vandamálið er, skýrðu greinilega orsök vandans ef þörf krefur. Ef gagnrýnin stafar af breytingum frá væntingum eða stefnu, segðu þeim þetta og greindu frá því hvers vegna breytingin var gerð.
   • Við skulum segja, „Við erum að breyta fyrirtækinu í átt að ítarlegri tillögum, svo við verðum að auka upplýsingarnar í nokkrum köflum. Ég hef skráð staði sem þurfa frekari upplýsingar “.
   • Ef þú tjáir þig um hegðun viðtakandans, láttu alltaf fylgja dæmi um það sem þú vilt koma á framfæri. Til dæmis, ef þú ert að tala um að klæða þig ófagmannlega á viðskiptavinafundi, gefðu dæmi um hvað þeir gerðu rangt. Þú gætir sagt: "Síðast þegar við hittum viðskiptavininn varstu í flip-flops og áður varstu í stuttermabol. Svona frjálslegur klæðnaður færir ekki þá faglegu ímynd sem við viljum vera fulltrúar fyrirtækisins. ty ".

7. 

   Ákveðið hvernig á að laga vandamálið. Viðbrögð þín verða ekki gagnleg án þess að bæta úr vandamálinu. Það fer eftir viðbragðsefninu, það gæti verið listi yfir sértækar lausnir og almennur listi yfir markmið til að vinna að.
   • Þú getur gefið dæmi um hvernig þeir geta lagað vandamálið. Þetta er frábær kostur þegar þú ert með ákveðna lausn í huga. Þú gætir sagt: „Notaðu hlutlausa liti í næstu kynningu og forðastu umskipti. Þar sem þú hittir viðskiptavini okkar ættir þú líka að forðast að tala. í félagsskap “.
   • Önnur leið er að spyrja spurninga sem hjálpa þeim að hugsa um leiðir til úrbóta. Þetta mun vera gagnlegt til að bera kennsl á vandamálið sem margar lausnir eru fyrir. Til dæmis: „Eru einhverjar leiðir til að bæta efnið héðan í frá?“ Eða „Hvaða breytingar ætlarðu að nota á næstu kynningu?“

8. 

   Minntu þá á hugsanlegar afleiðingar. Sum vandamál í vinnunni geta skaðað skipulagið og starfsmenn þurfa að vera meðvitaðir um það. Í mörgum tilfellum munu það hafa nokkrar afleiðingar og stundum missir þú viðskiptavini eða veitir óskilvirka þjónustu við viðskiptavini vegna starfsmannabrests. Það fer eftir aðstæðum að það hefur líka afleiðingar fyrir starfsmanninn ef þeir breytast ekki. Ef það er vandamál, láttu starfsfólk vita.
   • Til dæmis, segðu þeim frá áhyggjum af því að fyrirtækið geti misst viðskiptavini vegna pappírsvilla.
   • Önnur leið er að láta þá vita að þeir gætu verið reknir úr verkefninu ef þeir reyna ekki að bæta skjöl sín.

9. 

   Ljúktu með beiðni um skýringar og skýringar á athugasemdum þínum. Þetta er vinaleg leið til að binda enda á tölvupóst sem hjálpar fólki að kynnast því að þú styður þá. Auk þess mun það láta þeim líða vel með að biðja um skýringar ef þau skilja ekki það sem þú skrifaðir.
   • Skrifaðu „Vinsamlegast láttu mig vita ef þú hefur einhverjar spurningar eða vantar skýringar á vandamálinu“.
   auglýsing

Aðferð 2 af 3: Skrif á viðbrögð í hæfnimati

1. 

   Settu þér markmið til að meta hæfni. Þess vegna ertu að gera endurskoðunina. Að þekkja markmiðin þín getur hjálpað þér að skrifa betri endurgjöf og mun hjálpa starfsmönnum þínum að vita við hverju er að búast.
   • Til dæmis, leggurðu áherslu á endurbætur starfsmanna? Ertu að leggja mat á fyrirtækið til að ákveða hvaða tegund starfsþróunar kemur fyrirtækinu þínu best til góða? Ertu að gera ársfjórðungslega endurskoðun?
   • Talaðu við starfsfólkið um markmið þín þegar þú gefur álit. Þú gætir sagt: „Fyrirtækið hefur áætlun um að styðja starfsþróunaráætlun sem byggir á þörfum starfsmanna, svo ég er að gera árangursmat fyrir hvern einstakling“.

2. 

   Farðu yfir fyrri viðbrögð um þau. Það getur falið í sér svör frá fyrri yfirferð, svo og óformlegar upplýsingar sem gefnar voru út við yfirferðina. Þú ættir einnig að meta hvað þeir hafa gert gagnvart þeim viðbrögðum. Hafa þeir notað það til að bæta? Voru þeir ekki að gefa því gaum?
   • Ef þeir hafa brugðist við viðbrögðunum áður mætti ​​líta á þetta sem jákvæða einkunn að þessu sinni.
   • Ef þeir hafa ekki veitt athugasemdum áður gaum, geturðu rætt bæði fyrra tölublað og skort á sjálfsvitund um að taka ekki eftir endurgjöfinni.

3. 

   Útskýrðu jákvæð viðbrögð, gefðu sérstök dæmi. Best er að byrja alltaf á jákvæðum athugasemdum. Segðu starfsfólkinu hvað það gengur vel og bentu á öll afrek sem þau hafa náð. Vertu heiðarlegur en reyndu að hafa sem flesta jákvæða og neikvæða með.
   • Nefndu dæmi eins og „Þú sýndir sjálfsvitund þegar þú bauðst til að leiða verkefni og sýndir góða forystu með því að vinna vel með teyminu og fella tillögur. frá öðrum meðlimum og úthlutun verkefna “.
   • Hrósaðu því sem þú vilt að þeir geri.

4. 

   Gefðu uppbyggilega gagnrýni, gefðu áþreifanleg dæmi. Beindu gagnrýni þinni að því sem er gagnlegast fyrir fyrirtækið eða markmið starfsmannsins. Segðu þeim hvað þér finnst þeir eiga í vandræðum með og hvers vegna það er vandamálið.
   • Gefðu áþreifanleg dæmi. Til dæmis „Í síðustu 3 kynningunum gleymdir þú fjárlagafrumvarpinu, hægðir á verkefninu“ eða „Meðalfjöldi reikninga sem náðust á síðasta ársfjórðungi var 6, en þér er bara tryggt. 2. Þetta er talið vanhæft “.

5. 

   Settu þér vinnumarkmið fyrir næsta matsstig. Þetta mun hjálpa starfsmönnum að vita hvað þeir ættu að einbeita sér að í framtíðinni og gera þér kleift að miðla því sem fyrirtækið þarfnast frá starfsmönnum þínum. Það mun einnig gera viðbrögðin gagnlegri vegna þess að starfsfólkið veit hvað þú vilt að þeir skilji frá endurskoðunarfundinum.
   • Markmið eiga að vera stutt og sértæk. Til dæmis „Að meðaltali mun starfsmaður selja 4 vörur á dag“, „Starfsmaðurinn mun auka samskipti við viðskiptavini“ eða „Starfsmaðurinn mun klára leiðtogaþjálfun“.
   • Gakktu úr skugga um að næsta úttekt sem þú gerir fyrir starfsmenn þína muni einbeita sér að þessum vinnumarkmiðum, þar sem það er það sem þeir munu búast við.

6. 

   Leggðu til tækifæri til starfsþróunar. Bjóddu upp á uppbyggilegar athugasemdir sem þú gafst upp áðan. Þetta fer eftir auðlind, þetta gæti verið þekkingarmiðlun, þjálfun, þjálfun innan fyrirtækisins eða samnýtingartími lífsreynslu. Þú getur jafnvel leitað að námskeiðum á netinu ef þig vantar úrræði.
   • Vertu opinn fyrir því að breyta þessum ráðleggingum eftir að þú hefur rætt matið við starfsmanninn. Til dæmis gæti starfsmaðurinn beðið um starfsþróun sem þér datt aldrei í hug.
   • Þú ættir að huga að starfsmarkmiðum starfsmannsins. Til dæmis, ef starfsmaður vill fara í stjórnunarstöðu, gætirðu mælt með leiðtogaþjálfun sem starfsþróunarmöguleika. Annar valkostur er ef starfsmaðurinn hefur áhuga á grafískri hönnun geturðu leyft þeim að fara á námskeið svo þeir geti notað þessa færni fyrir fyrirtækið.

7. 

   Endaðu með hvatningarorðum. Sama hversu jákvætt frammistöðumatið er, þá líkar engum við að vera minntir á galla eða hvað þeir þurfa að bæta. Að loka með hvatningarorðum getur hjálpað til við að hvetja starfsmann í stað þess að verða fyrir þrýstingi eða hugfallast.
   • Segðu þetta, „Þú lentir í óvæntum vandamálum síðasta ársfjórðunginn en þú kláraðir vinnuna þína vel þegar þú lagaðir vinnuálag þitt. Okkur líst vel á frammistöðu þína og vonumst til að sjá fleiri góðar niðurstöður í fjórðungnum. “

8. 

   Hvetjum til viðbragða frá viðtakendum. Þetta getur verið munnlegt svar eftir að þú hefur rætt matið við þá, eða þú getur gefið þeim svarform til að fylla út. Þú færð skilvirkari viðbrögð ef þú leyfir starfsfólki að tjá sig um frammistöðumat og samræma upplýsingar í fjarveru þinni.
   • Biddu aðra að tjá sig um álit þitt. Til dæmis, „Ef þú gætir bætt eitt við það hvernig ég gef endurgjöf, hvað væri það?“ Og „Eru viðbrögðin skýr og gagnleg?“
   auglýsing

Aðferð 3 af 3: Veittu endurgjöf til nemenda

1. 

   Einbeittu þér að námi. Tilgangurinn með endurgjöf er að hjálpa nemendum að læra, svo gerðu gagnlegar athugasemdir sem leiðbeina þeim um að bæta starf sitt frekar en að gagnrýna mistök. Taktu það til leiðbeiningar en ekki bara gagnrýni.
   • Þú getur veitt skriflegar athugasemdir um tegundir nemenda, þar með talin ritunarverkefni, kynningar og verkefni.

2. 

   Veita endurgjöf um efni og uppbyggingu. Báðir hlutar eru mikilvægir og nemendur þurfa að vita hvernig á að bæta þá. Þetta er sérstaklega mikilvægt ef einum nemanda gengur betur í einum hluta en öðrum. Til dæmis gæti nemandi haft frábæra hugmynd um þróun efnis, en er enn með innsláttarvillur, ranga greinarmerki, ófullnægjandi málsgreinar og inndráttarvillur.
   • Ef þú ert að tjá þig um munnleg erindi eða verkefni, vertu viss um að veita endurgjöf um hvern hluta æfingarinnar.
   • Til dæmis, munnleg kynning myndi fela í sér athugasemdir við bæði efni og færni í ræðumennsku, en verkefni gæti fengið efni, sköpunargáfu og færni viðbrögð. til staðar.

3. 

   Gefðu sérstök jákvæð og neikvæð viðbrögð. Að skrifa athugasemdir eins og „gott starf“, „virkilega gott“ eða „þarf að vinna“ segir nemendum ekki hvað þeir þurfa að gera til að bæta sig eða hvað þeir gera rétt. Til að endurgjöf skili árangri þurfa nemendur að vita hvað þeir gerðu vel eða ekki.
   • Skrifaðu svona, „Ritgerðin þín er skýr, vel skrifuð og notar tilskilið snið. Aftur á móti þurfa málsgreinar að vinna meira því þær eru ekki tengdar ritgerðinni.
   • Leggðu til svona: „Hugmyndir mínar eru vel þróaðar, en ég vil að þú komir til mín til að fá leiðbeiningar um hvar á að nota kommur og ófullnægjandi setningar“.
   • Inniheldur blöndu af jákvæðum athugasemdum og uppbyggilegri gagnrýni.

4. 

   Leggðu til leiðir til úrbóta í stað þess að laga villur. Þú getur dregið fram nokkrar villur en forðast að gera leiðréttingar á síðunni. Greindu vandamálið sem þú uppgötvaðir í greininni, svo sem að nota of mörg kommur, og leggðu síðan til færni sem nemendur þínir gætu bætt.
   • Til dæmis „Ég notaði of mörg kommur í ritgerðinni minni. Kennarinn lagði til að þú endurskoðaðir reglurnar um notkun kommu og hvernig þú forðast kommuvillur. Ef þú ferð til leiðbeinandans getum við farið yfir köflin saman.

5. 

   Settu forgangsröð fyrir næstu drög eða æfingu. Það mun veita nemendum sérstök atriði til að einblína á héðan í frá. Þú getur forgangsraðað námsmarkmiðum eða þörfum nemenda þinna, eftir tegund verkefna.
   • Segðu: „Núna vil ég að þú einbeitir þér að því að nota virk efni og forðast ófullkomnar setningar.“

6. 

   Takmarkaðu endurgjöf við eitt stykki eða eina færni ef vandamálið er tíminn. Beindu athyglinni að núverandi námsmarkmiðum eða þörfum nemendanna sem þú ert að meta. Gakktu úr skugga um að nemendur viti að þú ert aðeins að meta tiltekna hluta ritunar þeirra svo þeim finnist aðrir hlutar ekki fullkomnir.
   • Þú gætir þurft að lita eða draga fram athugasemdir.
   • Áður en þú skilar verkefninu til nemendanna skaltu láta þá vita að þú ert aðeins að gefa viðbrögð við hluta verkefnisins.
   • Þú getur líka leyft nemendum að velja þá færni eða hluta sem þeir vilja fá endurgjöf fyrir.

7. 

   Forðastu að þrýsta á nemendur. Ef villurnar eru margar skaltu ekki reyna að leiðrétta þær í einni athugasemd. Að gefa of mikið af upplýsingum í einu getur gert nemendum ofviða. Í staðinn skaltu byrja á grunnuppfærunum eða auðveldasta staðnum.
   • Þú getur til dæmis byrjað á því að einbeita þér að ófullkomnum setningum og flett upp orðum sem þú veist ekki hvernig á að stafa.
   • Þú getur líka bara einbeitt þér að því námsmarkmiði sem æfingin stefnir að.

8. 

   Hvetjum nemendur til að prófa sig áfram. Endaðu með jákvæðri athugasemd sem hvetur þá til að prófa sig áfram. Þú getur vísað til annarra úrbóta á æfingum þeirra og gefið þeim hvatningu til að stefna hærra.
   • Skrifaðu, „Eftir að ég áttaði mig á því að skrif þín hafa batnað til muna á skólaárinu, veit ég að þú munt ljúka verkefninu með ágætum samkvæmt þessum tillögum. Ég hlakka til að lesa næstu ritgerð þína! “
   auglýsing