Efni.

• Skref
• Ráð
• Viðvörun

Þarftu að skrifa faglegt og kurteist starfsbréf? Flest vinnuskilaboðin eru í forformattaðri og auðvelt að afrita, þú þarft bara að breyta innihaldi skilaboðanna. Viðskiptapóstur verður alltaf að innihalda dagsetningu, upplýsingar um sendanda, viðtakanda og nokkrar málsgreinar í meginmáli skilaboðanna. Þú vilt skrifa mynd, vinsamlegast fylgdu skrefunum hér að neðan og leiðréttu nauðsynleg atriði til að passa við staðla fyrirtækisins.

Skref

Hluti 1 af 4: Opnunarskeyti

1. 

   Skilja sniðið. Sama um hvað bréf þitt snýst, þá eru nokkrir staðlar fyrir útliti bréfsins sem þú þarft að fylgja. Viðskiptabréf ættu að vera slegin og skrifuð með vinsælum letri eins og Arial eða Times New Roman. Þú verður að auðkenna málsgreinarnar í skilaboðum handvirkt. Það þýðir að þú byrjar nýja málsgrein með því að slá táknið „skila“ tvisvar. Ekki nota inndráttarskipunina til að auðkenna málsgreinar.
   • Láttu framlegðina vera um 2 cm á öllum brúnum.
   • Tölvupóstur ætti einnig að vera skrifaður með vinsælum leturgerðum. Ekki nota leturgerðir sem líkja eftir rithönd eða eru litríkar, nema svart og hvítt í vinnupósti.

2. 

   
   
   Veldu rétta pappírsgerð. Vinnubréf ætti að vera prentað á 22cm x 28cm pappírsstærð („stafarstærð“). Ef þú ert ekki í Bandaríkjunum geturðu notað pappír í A4 stærð. Sumir langir samningar geta verið prentaðir á 22cm x 36cm („lögleg stærð“) pappír.
   • Ef þú prentar út til póstsendingar ættirðu að prenta það á bréfsefni fyrirtækisins. Þetta gefur bréfinu faglegra útlit og veitir einnig merki fyrirtækisins og upplýsingar um tengiliði.

3. 

   
   
   Veittu upplýsingar um fyrirtækið þitt. Gefðu upp nafn fyrirtækisins og heimilisfang þar sem hver hluti heimilisfangsins er skrifaður á mismunandi línu. Ef þú ert eigandi eða sjálfstætt starfandi, skiptu um nafn fyrirtækisins fyrir þitt eigið nafn eða skrifaðu nafnið þitt fyrir ofan það.
   • Ef fyrirtæki þitt er með fyrirfram hannað bréfpappír geturðu notað það í stað þess að slá inn nafn fyrirtækisins og heimilisfang.
   • Ef þú ert að slá inn heimilisfangið sjálfur, ættirðu annað hvort að réttlína eða vinstraflétta efst á síðunni, allt eftir þér og óskum fyrirtækisins þíns.
   • Ef þú ert að senda póst á alþjóðavísu, slærðu inn landsheitið með hástöfum.

4. 

   
   
   Bættu dagsetningunni við. Fullt dagsetning skrif er faglegasta valið. Til dæmis er hægt að skrifa „1. apríl 2012“ eða „1. apríl 2012“. Dagsetningin ætti að vera réttlætanleg, nokkrum línum fyrir neðan heimilisfang sendanda.
   • Ef bréfið þitt er skrifað innan nokkurra daga, láttu dagsetninguna sem þú klárar bréfið.

5. 

   Veita upplýsingar um viðtakanda. Skrifaðu fullt nafn viðtakanda, titil (ef einhver er), nafn fyrirtækis og póstfang og deildu þessum upplýsingum í aðskildar línur. Ef nauðsyn krefur skaltu bæta við tilvísunarnúmeri. Upplýsingar um viðtakendur ættu að vera réttlátar með nokkrum línum fyrir neðan dagsetningu.
   • Best er að senda skilgreindan einstakling bréf. Þannig getur sá sem þú sendir skilaboðin til að svara skilaboðunum þínum. Ef þú veist ekki nafnið á þeim sem þú ættir að senda póst á skaltu gera smá athugun. Þú getur hringt í fyrirtæki þeirra til að biðja um nákvæmt nafn og titil viðkomandi.

6. 

   Veldu kveðju. Kveðja er virðingarvottur fyrir viðtakanda skilaboðanna og hvaða kveðja er notuð fer eftir því hvort þú þekkir manneskjuna sem þú sendir skilaboðin til, hversu vel þú þekkir þau og hversu hátíðlegur bréfið er. . Þú getur íhugað eftirfarandi valkosti:
   • „Til hvers það gæti haft áhyggjur“ (þeim sem hlut eiga að máli) aðeins hvenær Þú veist ekki hverjum, sérstaklega hverjum þú vilt senda skilaboðin til.
   • Ef þú þekkir ekki viðtakanda póstsins þíns, þá er það öruggur kostur að byrja á „Kæri herra / frú“.
   • Þú getur einnig notað titil og nafn viðtakandans, til dæmis „Kæri Dr. Smith“ (Kæri prófessor Smith).
   • Ef þú þekkir vel viðtakanda póstsins og átt í nánu sambandi við þá geturðu kallað þá með nafni, svo sem „Kæra Susan“.
   • Ef þú ert ekki viss um kyn viðtakanda skilaboðanna, slærðu einfaldlega inn fullt nafn, td „Kæri Kris Smith“ (Halló Kris Smith).
   • Ekki gleyma að slá kommu eftir kveðjuna eða ristil eftir „Til hvers það gæti haft áhyggjur“.
   auglýsing

Hluti 2 af 4: Semja innihald skilaboða

1. 

   Beint að vandamálinu. Tími er peningur, eins og hámarkið segir, flestir athafnamenn hata að eyða tíma. Þess vegna ætti að kynna efni bréfsins stuttlega og faglega. Skrifaðu bréf þar sem viðtakandinn getur fljótt lesið það með því að koma beint að efninu og draga álit þitt saman í 1. mgr. Til dæmis gætirðu alltaf byrjað með „Ég er að skrifa þér varðandi ...“ (ég er að skrifa til hans um ...) og byrja þaðan.
   • Ekki nota áferðarmikið tungumál, stór jabb eða langar og hringtorgar setningar - miðlaðu því sem þú þarft að segja eins nákvæmlega og skýrt og mögulegt er.
   • Tjá það á sannfærandi hátt. Það virðist vera að meginmarkmiðið með skrifum bréfs sé að sannfæra lesandann um að gera eitthvað: skipta um skoðun, leiðrétta mistök, senda peninga eða grípa til einhverra aðgerða. Reyndu að sannfæra viðtakanda skilaboðanna um að gera það sem þú vilt.

2. 

   Notaðu persónufornafnið. Helst ættir þú að nota persónufornöfnin „ég“ (ég), „við“ (við) og „þú“ (þú) í bréfi þínu. Lýstu því sem „ég“ (ég) og kallaðu lesandann „þig“ (þú / hann / hún / þig).
   • Athugaðu hvort þú ert að skrifa fyrir hönd stofnunar. Ef þú gefur möguleika fyrirtækisins á vexti ættirðu að nota „við“ (okkur) til að láta lesendur vita að þú talir fyrir hönd fyrirtækisins. Ef þú skrifar um persónulega skoðun þína skaltu nota „ég“ (ég).

3. 

   
   
   Skrifaðu skýrt, hnitmiðað og hnitmiðað. Láttu lesendur þína vita nákvæmlega hvað þú vilt segja. Lesendur svara aðeins skilaboðunum þínum fljótt ef innihald skilaboðanna er skýrt. Sérstaklega, ef þú vilt að lesendur dragi ályktanir eða grípi til aðgerða til að bregðast við bréfi þínu, segðu þeim það þá. Útskýrðu ritgerð þína á sem stystan hátt.

4. 

   
   
   Notaðu virka setningar. Þegar þú lýsir aðstæðum eða leggur fram beiðni skaltu nota virk frekar en óbein. Óbeinar setningar geta gert bréf þitt óskýrt eða ekki tilgreint viðkomandi. Að auki er virk setning straumlínulöguð og einfaldari. Til dæmis:
   • Hlutlaus setning: Sólgleraugu eru ekki hönnuð eða framleidd með tilliti til endingar.
   • Fyrirbyggjandi yfirlýsing: Fyrirtækið þitt hannar og framleiðir sólgleraugu án tillits til endingar þeirra.

5. 

   
   
   Vertu viðeigandi fordómalaus. Bréf eru skrifuð af mönnum og beint til manna, svo forðastu stífa letri ef mögulegt er. Þú getur ekki byggt upp nýtt samband með ópersónulegu bréfi og skorti á hreinskilni. Hins vegar forðastu að nota talmál eða slangur eins og orðasamböndin „þú veist“ (þú veist), „ég meina“ (ég meina) eða „viltu“ (viltu gera - styttu „vantar“). stórt '). Haltu tóninum alvarlegum en vingjarnlegum og áhugasömum.
   • Ef þú þekkir viðtakandann vel ættirðu að hafa línu fallegar óskir til þeirra óformlega.
   • Notaðu eigin dómgreind þegar þú ákveður að hve miklu leyti þú átt að tjá þig. Stundum getur smá húmor hjálpað þér að ná árangri, en vertu varkár þegar stríðni getur verið mistök.

6. 

   Kurteis og kurteis. Jafnvel ef þú skrifar bréf til að kvarta eða lýsa áhyggjum geturðu samt verið kurteis. Settu þig í móttökuskóna og komdu með þær hugmyndir sem þú kemur með, á skynsamlegan hátt fyrir lesendur að sjá að þú ert alltaf áhugasamur og tilbúinn að hjálpa.
   • Til dæmis gætirðu lagt fram harða kvörtun eins og þessa: „Ég held að sólgleraugun þín séu slæm og ég mun aldrei kaupa þau aftur.“ Þú getur hins vegar skrifað á kurteisari hátt: Ég er vonsvikinn með sólgleraugnaafurð fyrirtækisins þíns og ætla að kaupa gleraugu annars staðar í framtíðinni.

7. 

   Notaðu haus sniðmát „annarrar síðu“ til að fá fleiri síður. Flest viðskiptabréf ættu að vera stutt á einni síðu. En ef málið sem þú ert að tala um er lengra, eins og samningur eða lögfræðilegt mál, gætirðu þurft nokkrar síður í viðbót. Notaðu bréfpappírssniðmátið „önnur blaðsíða“, sem venjulega hefur stytt heimilisfang og sömu pappírsgerð og bréfpappír fyrstu síðunnar.
   • Blaðsíðunúmer efst á síðunni með annarri og síðari síðum. Þú getur einnig bætt við nöfnum og dagsetningum viðtakenda.

8. 

   Efnisyfirlit. Í síðustu málsgreininni skaltu draga saman meginatriðin og taka skýrt fram skrefin í aðgerðaáætlun þinni eða við hverju er að búast frá viðtakanda skilaboðanna. Athugaðu að viðtakandinn getur haft samband við þig til að spyrja eða tala, þakka þeim fyrir áhuga sinn á bréfinu og málefni þínu. auglýsing

3. hluti af 4: Lokabréf

1. 

   Veldu lokasetninguna. Lokasetningin, eins og kveðja, sýnir virðingu fyrir viðtakanda bréfsins og hversu hátíðlegur bréfið er. „Kveðja“ eða „Með kveðju“ er venjulega öruggur kostur; þú gætir íhugað aðra valkosti eins og „hjartanlega“, „með virðingu“ (bestu kveðjur), „kveðjur“ og „kærar kveðjur“ (með kveðju). Þú getur líka valið aðeins minna formlegt en faglegt endalok eins og „All the best“, „Best regards“. , „Hlýjar kveðjur“ og „Þakka þér fyrir“ og „Þakka þér fyrir“. Notaðu kommur eftir setninguna.

2. 

   Undirritaðu. Skildu um það bil fjórar línur auðar og skrifaðu síðan undir það. Undirritaðu undirskriftina þína eftir prentun bréfsins eða ef þú sendir það í tölvupósti skaltu skanna undirskriftarmyndina og líma hana í þennan hluta skilaboðanna. Þú ættir að velja blátt eða svart blek fyrir undirskriftina.
   • Ef þú ert að skrifa undir bréf fyrir einhvern, skrifaðu „pp:“ fyrir framan undirskrift þína. „Pp“ stendur fyrir „per procurationem“ (eins og „eftir umboðsskrifstofu“ eða „fyrir hönd“).

3. 

   Sláðu inn nafn þitt og upplýsingar um tengiliði. Sláðu inn fullt nafn, titil, símanúmer, netfang og allar mögulegar samskiptaaðferðir fyrir neðan undirskrift þína. Hverjar upplýsingar eru skrifaðar á sérstakri línu.

4. 

   Bættu við styttingu vélritara. Ef einhver annar en þú skrifaðir bréfið, ættir þú að láta upphafsstaf þessa aðila fylgja undirskriftinni. Stundum voru upphafsstafir þess sem skrifaði bréfið með. Þess vegna er mikilvægt að greina á milli þess sem skrifaði bréfið og vélritaði bréfið.
   • Til dæmis, ef þú bætir aðeins við upphafsstafi prentara, skrifaðu þá með lágstöfum: mj
   • Ef þú bætir við skammstafanir rithöfundarins, skrifaðu þær með stórum stöfum og skammstöfun vélritara í lágstöfum: RW: mj. Þú getur líka notað skástrik á milli skammstafana tveggja: RW / mj.

5. 

   Athugið fylgiskjöl. Ef þú ert að festa skjal fyrir viðtakandann til að sjá, skrifaðu það nokkrum línum fyrir neðan samskiptaupplýsingar þínar með því að taka eftir númeri og gerð skjalsins. Til dæmis gætirðu skrifað: „Viðhengi (2): ferilskrá, bæklingur“ („Viðhengi (2): ferilskrá, bæklingur“).
   • Þú getur einnig skammstafað „viðhengi“ sem „viðhengi“. eða „Enc.“.

6. 

   Bæta við viðtakendum. Ef þú sendir afrit af bréfinu til annarrar manneskju, ættir þú að láta nafn þessa aðila fylgja bréfinu. Þú getur skrifað athugasemdir með því að slá inn „cc:“ undir línunni „Viðhengi“, „cc“ stendur fyrir „kurteisi afrit“, með nafni og titli viðkomandi („cc“ fyrir „Kolefnisafrit“ (kolefnisafrit) þegar stafur er sleginn á kolefnispappír).
   • Til dæmis, skrifaðu: „cc: Mary Smith, varaforseti markaðssetningar“ („Kæra: Mary Smith, aðstoðar markaðsstjóri“).
   • Ef þú vilt bæta við öðrum viðtakanda skaltu slá inn nafn annarrar persónu beint undir nafni fyrstu persónu og þarft ekki „cc:“.
   auglýsing

Hluti 4 af 4: Gjört

1. 

   Breyttu skilaboðunum þínum. Útlit er lykilatriðið í faglegum bréfritara. Lesandinn mun örugglega auðveldlega sjá að þú ert hæfur og ábyrgur með því að leiðrétta minnstu galla bréfsins. Þú getur keyrt stafsetningarskipunina til að kanna stafsetningu á orði en þú getur líka athugað með því að lesa bréfið vandlega áður en þú sendir.
   • Veltir fyrir þér hvort bréfið væri skýrt og hnitmiðað. Er málsgrein sem er lengri en þrjár eða fjórar setningar? Ef svo er, getur þú eytt óþarfa málsgreinum.
   • Ef bréfið er mjög mikilvægt, getur þú beðið vin eða samstarfsmann að athuga það fljótt. Stundum að taka nokkrar sekúndur til að lesa getur hjálpað þér að koma auga á mistök eða klaufalega orðanotkun sem þú hefur kannski ekki séð.

2. 

   Ekki hefta póst. Ef skeytið er með margar síður, forðastu að hefta skilaboðin. Ef þú vilt ganga úr skugga um að síðunum sé stillt upp rétt skaltu nota bréfaklemmuna efst til vinstri.

3. 

   Póstur. Ef þú sendir tölvupóst skaltu nota viðskiptaumslag. Ef umslag með fyrirtækismerki þínu er fáanlegt skaltu nota það. Prentaðu skýrt heimilisfangið og viðtakandann. Brjóttu bréfið í þrjá hluta, þannig að þegar viðtakandinn opnar skilaboðin, þá fellur fyrri hluti skilaboðanna efst og opnast síðan í neðri brettið. Gakktu úr skugga um að þú hafir nóg af frímerkjum og sendu það síðan.
   • Ef þér finnst handskrifað heimilisfangið vera flekklaust og passar ekki við þinn faglega stíl skaltu slá heimilisfangið í orð, setja umslagið í prentarann ​​og prenta heimilisfangið á umslagið.
   • Ef bréfið er mjög mikilvægt og / eða brýnt, ættirðu að senda það með hraðboði.
   • Ef þú vilt senda skilaboðin með tölvupósti, umbreyta þeim í HTML snið eða vista skilaboðin sem PDF til að halda sniðinu. Póstpóstur er þó betri.
   auglýsing

Ráð

• Notaðu góðan penna til að skrifa undir bréf.
• Hratt. Ef þú getur ekki svarað beiðni sendandans innan viku, segðu honum eða henni frá því og láttu þá vita hvenær þeir geta fengið svar frá þér.
• Einbeittu þér að því jákvæða. Talaðu um hlutina sem þú getur gert, ekki hlutina sem þú getur ekki. Til dæmis, ef þú ert ekki með hlut á lager, ekki segja viðskiptavininum að þú getir ekki uppfyllt pöntunina hans, í staðinn, segðu að varan sé vinsæl svo að þín hlið sé ekki á lager. . Segðu þeim síðan hvenær þú getur boðið þeim vöruna.
• Ef þú skrifar bréf með miklu innihaldi ættirðu fyrst að telja upp þá hluti.
  • Skráðu alla hluti sem þú vilt fjalla um. Ekki hafa áhyggjur af pöntuninni.
  • Fyrir hvert efni skaltu telja lykilorð, dæmi, rök og staðreyndir.
  • Farðu yfir efnið í útlínunum þínum svo að það henti þínum tilgangi og áhorfendum þínum.
  • Klipptu út öll óskyld vandamál.
  • Raðið upplýsingum í þá röð sem best er fyrir lesandann.

Viðvörun

• Ekki skrifa bréf með flatterandi setningum. Raunverulegt hrós er ásættanlegt en ef þú gerir það umfram mun lesandanum finnast þú vinna með því að stæla, ekki eftir getu þinni.
• Ekki nota óhóflegan og áleitinn tón. Mundu að þú ert að reyna að efla eða hefja faglegt samband með viðskiptabréfi.