Efni.

• Skref
• Ráð
• Viðvörun

Stundum þurfum við að biðja um framlengingu af mörgum ástæðum í lífinu. Kannski ertu í háskóla og þarft meiri tíma til að klára ritgerðina þína, kannski ertu í erfiðleikum með að klára verkefni í vinnunni.Skilvirkt og rétt endurnýjunarbréf er alltaf mikilvægt. Þú ættir að taka smá tíma til að hugsa nákvæmlega um þarfir þínar: hversu lengi þarftu að sækja um framlengingu og hvers vegna? Eftir það skaltu skrifa með formlegu bréfi, senda það út og fylgja eftir til að vera í friði.

Skref

Aðferð 1 af 3: Fylgdu venju við að skrifa formlegt bréf

1. 

   Kynntur hluti af síðunni. Skiladagsetning er staðsett efst í hægra horninu á síðunni. Skildu röð fyrir neðan tóma og skrifaðu heimilisfangið þitt, einnig með hægri jöfnun. Tæmdu síðan línu og skrifaðu fullt heimilisfang viðtakanda vinstra megin á síðunni.
   • Ef þú ert að senda tölvupóst, geturðu sleppt dagsetningu og heimilisfangi, byrjað á kveðju. Þú verður hins vegar að ganga úr skugga um að fyrirsögnin þín sé skýr og árangursrík. Til dæmis, ef þú sendir bréf til prófessors þíns, gætirðu skrifað efnislínuna, „Framlengingarbréf - Nguyen Hoang Minh - B2 flokkur K34“.

2. 

   
   
   Skrifaðu fullar og formlegar kveðjur. Byrjaðu á orðinu „Kæri“, á eftir titli viðtakanda og fullu nafni. Til dæmis „Kæri herra Nguyen Hai Trieu“ eða „Kæra frú Bui Phuong Mai“. Sumir titlar geta verið flóknari, svo sem „Kæri prófessor Nguyen Duc Cuong“ eða „Kæri formaður Nguyen Van An“.
   • Þetta eru formleg meðmæli, svo hafðu stíl og innihald formlegt, jafnvel þó að þú kynnist þessu fólki náið. Ekki skrifa „Halló Hanh“.
   • Reyndu að finna tiltekna aðila til að senda bréfið til. Annars mun bréfið þitt líta út eins og dæmi um bréf. Til dæmis væri „Kæri formaður Nguyen Van An“ betri en „Kæru yfirvöld“.

3. 

   
   
   Notaðu stutt skipulag. Meginmál bréfsins ætti að hafa 1-3 málsgreinar. Í mörgum tilfellum er hægt að byrja á 2-3 línum. Ef þú þarft að stækka með öllum þremur málsgreinum þarftu bara að aðgreina þær í opið, líkamann og endann.
   • Til að hefja bréf þitt geturðu skrifað „Ég er Nguyen Hoang Minh, nemandi í bekk B2 K34“. Þetta mun minna prófessorinn á að muna og ekki eyða tíma í að átta sig á hver þú ert.

4. 

   
   
   Takið eftir endalokunum. Ekki vanmeta mikilvægi trausts endaloka. Notaðu síðustu setninguna til að endurtaka mál þitt (í einni línu) og þakka viðtakandanum fyrir að gefa þér tíma til að lesa skilaboðin. Þú getur skrifað „Ég þakka yfirvegun þína á tillögu minni“.
   • Best er að loka bréfinu með kveðju áður en þú skrifar undir það. Nokkrir góðir kostir eru: „Með kveðju“, „Kæri“, „Halló“.
   • Ef þig vantar svar, ættirðu að fullyrða þetta að lokum. Venjulega er hægt að sameina þakkir. Til dæmis „Takk fyrir yfirvegun þína, ég hlakka til að heyra frá þér í næstu viku.“ Vertu samt varkár ekki of mikið.

5. 

   Sláðu inn fullt nafn og undirskrift. Fyrir neðan „kveðju“ kveðjuna, vinsamlegast hafðu 3-4 raðir í burtu. Skrifaðu síðan fullt nafn þitt og vinstri stillið. Notaðu bilið hér að ofan til að undirrita með bleki. Ef þú ætlar að senda tölvupóst geturðu hreinsað rýmið og slegið nafnið þitt í það. auglýsing

Aðferð 2 af 3: Rætt um skilaboð

1. 

   Skrifaðu sem fyrst. Búðu þig undir að skrifa bréf um leið og þú veist að nauðsynlegt er að sækja um framlengingu. Þú þarft að gefa viðtakandanum góðan tíma til að ákveða mál þitt. Þú verður líka að sýna að þú sért tilbúinn, jafnvel þó þú ert að biðja um að breyta áætlun þinni.

2. 

   Ákveðið hversu lengi þú þarft að bæta við. Taktu tillit til allra þátta og gerðu raunhæfar ráðleggingar. Ef greiðslufrestur er of stuttur gætirðu þurft að sækja um aftur. Þú verður að gera þitt besta til að koma í veg fyrir að tímamörk séu uppfyllt og því er best að áætla magn aukatíma.
   • Það fer eftir aðstæðum, þú gætir þurft að skrifa bréfið sem hluta af samningaferlinu. Í þessu tilfelli ættirðu að sækja um frest sem er lengri en áætlaður tími svo þú getir gert málamiðlun og verið sammála í miðjunni.
   • Áætlaður tími miðað við núverandi framfarir og ólokið verkefnahlutum. Til dæmis, ef þú hefur verið að vinna að ráðgjafarverkefni í þrjá mánuði, færðu líklega mat á því hve mikil vinna er eftir.
   • Þú verður einnig að vera meðvitaður um tímamörkin sem móttakandi skilaboðanna stendur einnig frammi fyrir. Kannski eru þeir einnig undir þrýstingi vegna tímamarka. Til dæmis þurfa háskólaprófessorar oft að skila einkunnum á miðstigi og þeir þurfa að byggja á þeim fresti fyrir nemendur.

3. 

   Athygli á gildandi lögum. Þú verður að staðfesta núverandi frest áður en þú sækir um framlengingu. Ekki skilja eftir að þú skortir skipulag þegar þú biður um framlengingu án þess að skilja núverandi aðstæður. Til dæmis krefjast sumar ríkisstofnanir að þú leggi fram beiðni innan sólarhrings eftir að þú hefur haft samband fyrst. Ef þetta virkar ekki hjá þér geturðu kvartað yfir því að tíminn sé of takmarkaður.

4. 

   Gefðu eðlilega skýringu. Þú tekur þér tíma til að leggja drög að endurnýjunarbréfinu og viðtakandinn mun einnig gefa sér tíma til að lesa; svo þú þarft að skrifa bréfið almennilega. Íhugaðu vandlega hina raunverulegu ástæðu þess að þú þarft meiri tíma og kynnir viðtakanda þínum heiðarlega. Ekki ljúga eða ýkja, þar sem þetta mun aðeins skaða þig.
   • Ein góð ástæða fyrir þessu er sú að þú vilt vinna vandlega og vandlega. Til dæmis, ef þú ert að vinna að verkefni þar sem öryggi annarra kann að hafa áhrif, gætirðu verið vorkunn með að koma þessu á framfæri.
   • Ef þú hefur fleiri en eina ástæðu til að sækja um framlengingu skaltu velja þá sem mestu máli skiptir og einbeita þér að. Til dæmis, ef þú ert seinkaður með að þiggja boðið starf, segðu þeim að þú viljir fá frekari upplýsingar um flutningskostnað (ef þetta er satt) í stað þess að láta þá vita að þú ert að bíða eftir orði bjóða öðrum.

5. 

   Bentu á nokkur vandlega valin smáatriði. Upplýsingarnar sem veittar eru munu hjálpa til við að láta bréf þitt virðast lögmætt og fimt. Þetta er sérstaklega mikilvægt ef þú sendir bréf til ríkisstofnunar eða annarrar stofnunar sem þú hefur aldrei hitt.
   • Til dæmis, ef afi þinn dó tveimur dögum áður en ritgerð hans þurfti að skila, er best að setja fram þá staðreynd sem „fjölskyldu neyðarástand“ frekar en almennt „brýnt“. Þú getur einnig minnst á andlát hans og nokkrar upplýsingar um áætlanir þínar.
   • Skipuleggðu pappíra áður en þú sendir endurnýjunarbréfið. Þú gætir þurft lýsingu á vinnu og forritum sem þú hefur unnið, sérstaklega þegar unnið er með ríkisstofnunum eða öðrum opinberum samtökum. Það er þinn hagur að sanna að þú hafir fylgt hverju stigi ferlisins eftir þetta stig.

6. 

   Haltu jákvæðum stíl og innihaldi. Enginn vill lesa bréf fullt af kvörtunum. Þess í stað skaltu bara koma hratt og stutt fram á neikvæðar staðreyndir og segja síðan jákvæðar lausnir. Til dæmis, ef þér finnst byrjunarlaunin vera of lág, gætirðu skrifað: „Ég þarf meiri tíma til að huga að tilboði þínu. Ég held hins vegar að hærri laun geti hjálpað mér að vinna skilvirkari.

7. 

   Lestu skilaboðin aftur áður en þú sendir þau. Taktu að minnsta kosti nokkrar mínútur til að endurlesa skilaboðin áður en þú sendir þau. Athugaðu hvort villur séu til breytinga og innsláttar. Keyrðu málfræði- og stafsetningarhugbúnað á tölvunni þinni. Sendu það til trausts vinar til að láta lesa hann aftur. Ekki þjóta eða sleppa þessu skrefi; annars fær viðtakandi skilaboðanna þá tilfinningu að þú sért slappur og það mun hafa áhrif á lokaniðurstöðuna. auglýsing

Aðferð 3 af 3: Sendu skilaboð til viðtakandans

1. 

   Taktu afrit eða vistaðu bréfið. Þegar þú hefur lokið við að lesa drög að bréfi og áður en þú sendir það skaltu taka ljósmynd (umbreyta því í pdf), vista handritið á netinu eða afrita það á hefðbundinn hátt. Þú getur einnig skráð dagsetningu póstsendingar ef hún passar ekki við dagsetningu sem sýnd er efst í skilaboðunum. Vistaðu þetta eintak á öruggum stað til að fá persónulega skráningu þína.

2. 

   Settu í venjulegt pósthólf. Farðu með það á pósthúsið, gefðu póstinum eða settu það í pósthólfið. Ef þú vilt ganga úr skugga um að pósturinn berist viðtakandanum geturðu beðið um eftirfylgni gegn aukagjaldi.
   • Ef þú vilt senda pappírspóst þarftu að prenta það út með prentara og góðu bleki. Handskrifaðar endurnýjanir eru ekki almennt samþykktar.

3. 

   Sendu tölvupóst til endurnýjunar. Þetta er líklega besta leiðin til að senda endurnýjun með minni tíma og vissu. Þú verður að staðfesta netfang viðtakandans áður en þú sendir það og vera viss um að láta auðkennið þitt fylgja með efnislínunni, ef við á.
   • Viðtakandinn veit nákvæmlega hvenær þú sendir tölvupóstinn. Athugaðu þetta ef þú vilt senda póst seint á kvöldin.
   • Netfangið þitt ætti að vera formlegt, þar með talið netfangið sem þú notar til að senda það. Þú ættir að senda þennan tölvupóst með faglegum reikningi. Til dæmis er bréfið sem sent er frá netreikningnum [email protected] viðeigandi.
   • Ef þú ert að senda póstinn með faxi, vertu viss um að geyma staðfestingarsíðuna til að sanna að þú hafir sent póstinn með góðum árangri og að skilaboðin hafi borist.

4. 

   Hringdu í stað þess að skrifa bréf. Ef þú þarft að sækja um framlengingu á síðustu stundu er líklega betra að tala við viðkomandi í gegnum síma. Í þessu tilfelli þarftu líka að vera formlegur og koma máli þínu á framfæri á skýran hátt. auglýsing

Ráð

• Reyndu að skrifa stafi allt að einni síðu. Á þennan hátt finnst bréfi þínu fullkomið og auðvelt að líta á það.
• Athugaðu hvort viðtakandi skilaboðanna sendir svar, svo sem staðfestingarskilaboð.

Viðvörun

• Vertu raunsær varðandi loforð. Ekki sækja um framlengingu bara til að eyða meiri tíma í að ljúka öðrum verkefnum til viðbótar.
• Nýttu langan tíma vel. Þú vilt líklega ekki reyna að sækja um framlengingu aftur.
• Athugaðu hvort þú hafir sett nauðsynleg eyðublöð í skilaboðin. Að auki munu sum samtök biðja þig um að nota bréfareyðublaðið sitt.