Efni.

• Að stíga
• Hluti 1 af 3: Setja upp SOP þinn
• Hluti 2 af 3: Skrifaðu SOP þinn
• 3. hluti af 3: Að tryggja árangur og nákvæmni
• Ábendingar

Venjuleg aðgerð (SOP) inniheldur upplýsingar um hvernig á að framkvæma verkefni skref fyrir skref. Núverandi SOP þarf aðeins að breyta og uppfæra, en þú gætir líka lent í aðstæðum þar sem þú verður að setja upp einn alveg.

Að stíga

Hluti 1 af 3: Setja upp SOP þinn

1. Veldu sniðið. Það er engin rétt og röng leið til að skrifa SOP. En fyrirtæki þitt hefur líklega nú þegar fjölda SOP sem þú getur skoðað til að fá hugmynd um viðkomandi uppsetningu. Notaðu núverandi SOP - ef einhver eru - sem dæmi. Ef það eru ekki til staðar, þá hefurðu nokkra möguleika:
   • Uppsetningin með einföldum skrefum. Þetta er gott fyrir venjubundnar aðgerðir, sem eru stuttar, skila fáum mögulegum niðurstöðum og eru sæmilega áþreifanlegar. Reyndar, umfram nauðsynleg skjöl og öryggisráðstafanir, er það ekkert annað en listi yfir atriði sem segir lesandanum í einföldum setningum hvað hann eigi að gera.
   • Uppsetningin með stigveldisskrefunum. Þetta virkar vel við lengri verklagsreglur - með fleiri en tíu skrefum, þar sem krafist er að ákvarðanir séu teknar, skýrðar og hugtök lýst. Þetta er yfirleitt listi yfir helstu skref og undirskref þeirra í ákveðinni röð.
   • Uppsetningin með flæðiritum. Ef málsmeðferð er meira eins og kort, með margar mismunandi mögulegar niðurstöður, er flæðirit ekki besta lausnin. Þú ættir að velja þessa uppsetningu þegar ekki er hægt að spá fyrir um niðurstöðurnar rétt.
2. Hugsaðu um áhorfendur þína. Það eru þrjú mikilvæg atriði sem þarf að huga að áður en þú skrifar SOP:
   • Hvað vita áhorfendur þínir nú þegar? Er almenningur þinn kunnugur stofnuninni og verklagi hennar? Þekkja þeir hugtökin? Tungumálið sem þú notar ætti að passa við þekkingu og framlag lesandans.
   • Máltækni áhorfenda. Er mögulegt að það sé fólk sem talar ekki tungumálið þitt ef það les SOP þitt ""? Ef svo er, er góð hugmynd að láta myndir fylgja með myndatexta og skýringarmyndum.
   • Stærð áhorfenda. Ef SOP þitt er lesið af mörgum (í mismunandi hlutverkum) á sama tíma, verður þú að setja skjalið upp sem samræðu í leikriti: notandi 1 gerir eitthvað, síðan notandi 2 og svo framvegis. Á þennan hátt getur sérhver notandi séð hvernig hann eða hann er tannhjól í vel gangandi vél.
3. Hugsaðu um „þína“ þekkingu. Kjarni málsins er þessi: Ertu rétti aðilinn til að skrifa þetta niður? Skilurðu um hvað þetta snýst? Hvernig gat það farið úrskeiðis? Hvernig það ætti að vera öruggt? Ef ekki, betra að afhenda einhverjum öðrum starfið. Lítið skrifað - eða verra, ranglega skrifað - SOP leiðir ekki aðeins til minni framleiðni og skipulagsbrests, heldur getur það verið óöruggt og haft áhrif á allt frá teyminu þínu til umhverfisins. Í stuttu máli er það ekki áhætta sem þú vilt taka.
   • Ef það er verkefni sem þér finnst skylt að ljúka, ekki vera hræddur við að biðja þá sem fást við málsmeðferðina á hverjum degi um hjálp. Að taka viðtöl er algengur hluti af SOP sköpunarferlinu.
4. Veldu á milli stutts eða langs SOP. Ef þú ert að skrifa eða uppfæra SOP fyrir hóp fólks sem þekkir samskiptareglur, hugtök, o.s.frv. Og vilt bara stutt og hnitmiðað SOP, svo sem gátlista, geturðu haft það stutt.
   • Fyrir utan almennu markmiðið og aðrar viðeigandi upplýsingar (dagsetning, höfundur, kennitala osfrv.), Inniheldur það aðeins lista yfir skref. Ef ekki er þörf á frekari upplýsingum eða skýringum er þetta nóg.
5. Hafðu tilgang SOP í huga. Það er ljóst að þú ert að fást við málsmeðferð sem er endurtekin aftur og aftur í skipulagi þínu. En er einhver sérstök ástæða fyrir því að þetta SOP er svo dýrmætt? Ætti að leggja áherslu á öryggi í því? Samræmisaðgerðir? Er það notað til þjálfunar eða daglega? Hér eru nokkrar ástæður fyrir því að SOP þitt er nauðsynlegt til að velgengni teymisins:
   • Til að tryggja að reglum um samræmi sé fullnægt
   • Til að hámarka framleiðslukröfur
   • til að tryggja að málsmeðferðin hafi ekki slæm áhrif á umhverfið
   • Til að tryggja öryggi
   • Til að ganga úr skugga um að allt gangi samkvæmt áætlun
   • Til að forðast framleiðslugalla
   • Til að nota sem þjálfunarskjal
     • Að vita hvað á að leggja áherslu á í SOP þínum mun auðvelda uppbyggingu skjalsins í kringum þessi atriði. Það er líka auðveldara að sjá hversu mikilvægt SOP þitt er.

Hluti 2 af 3: Skrifaðu SOP þinn

1. Lýstu nauðsynlegu efni. Tæknilegar SOP-samsetningar samanstanda almennt, "til viðbótar við" ferlið sjálft, af fjórum þáttum:
   • Titilsíða. Þetta felur í sér 1) heiti málsmeðferðarinnar, 2) auðkennisnúmer SOP, 3) útgáfudag eða breyting, 4) nafn fyrirtækisins, deildar eða deildar sem SOP tengist og 5) undirskriftir þeirra sem undirbjuggu og samþykktu SOP. Þú getur sett upp þessa síðu eins og þú vilt, svo framarlega að þær upplýsingar séu skýrar.
   • Vísitala. Þetta er aðeins nauðsynlegt ef SOP þitt er langt, svo að þú getir auðveldlega flett því upp. Einföld venjuleg uppsetning er það sem þú þarft hér.
   • Gæða- og gæðaeftirlit. Málsmeðferð er ekki góð ef ekki er hægt að athuga hana. Gakktu úr skugga um að nauðsynlegt efni og smáatriði séu til staðar svo lesandinn geti sannreynt að tilætluðum árangri hafi verið náð. Þetta getur verið í formi annarra skjala, svo sem til dæmis matsdæma.
   • Tilvísun. Gakktu úr skugga um að þú hafir lista yfir allar tilvitnaðar eða tilvitnaðar heimildir. Þegar vísað er til annarra SOPs, vertu viss um að nauðsynlegar upplýsingar séu í viðaukanum.
     • Það getur verið að fyrirtækið þitt noti aðrar samskiptareglur en þessar. Ef þú getur vísað til SOPs sem þegar eru til staðar, slepptu þessari uppbyggingu og haltu þér við það sem þegar er til staðar.
2. Gakktu úr skugga um að fylgja eftirfarandi í málsmeðferðinni:
   • Gildissvið og notagildi. Lýstu með öðrum orðum tilgangi ferlisins, mörkum þess, en einnig hvernig það verður notað. Bæta við stöðlum, reglugerðum, hlutverkum og ábyrgð og inntaki og framleiðslu.
   • Aðferðafræði og verklag. Þetta er holdið á beinunum - skráðu öll skrefin, þar með talin nauðsynleg smáatriði og með öllum nauðsynlegum búnaði. Láttu fylgja eftirfarandi verklagsreglur og ákvörðunarþætti.Greindu „hvað ... ef“ punktana og hugsanleg brot eða öryggisvandamál.
   • Skýring á hugtökum. Þekkið skammstafanir og orðasambönd sem eru ekki í almennu máli.
   • Viðvörun um heilsu og öryggi. Skráðu þetta í sérstökum kafla og skráðu þau einnig við hliðina á þeim skrefum sem þau tengjast. Ekki gera lítið úr þessum hlutum.
   • Búnaður og vistir. Skráðu hvað er þörf og hvaða búnað eða búnaðarstaðla er að finna hvenær og hvar.
   • Viðvaranir og vandamál. Svo vandamáladeildin. Talaðu um allt sem getur farið úrskeiðis, hvað ber að varast og hvað gæti verið vandamál fyrir endanlega, fullkomna vöru.
     • Gefðu hverju viðfangsefni sinn kafla (venjulega númeraðan) til að koma í veg fyrir að SOP þitt verði of málrækt og ruglingslegt og að hlutirnir séu aðgengilegir.
     • Þetta er ekki tæmandi listi; þetta er bara toppurinn á málsmeðferðinni. Stofnunin þín getur gefið til kynna hvaða aðra þætti þarfnast athygli.
3. Hafðu skrif þín hnitmiðuð og auðlesin. Líklega er áhorfendur ekki að lesa þær sér til skemmtunar. Hafðu það stutt og ljúft - annars missirðu athygli eða þeim finnst skjalið erfitt að komast í gegnum og erfitt að skilja. Hafðu setningar þínar eins stuttar og mögulegt er.
   • Hér er einn slæmt dæmi: Gakktu úr skugga um að fjarlægja allt ryk frá loftinntökunum áður en þú notar þau.
   • Hér er einn góður dæmi „: Fyrir notkun skal ryksuga allt ryk frá loftinntökunum.
   • Almennt ekki tala um „þig“. Það talar sínu máli. Talaðu virkur og byrjaðu setningar þínar með nauðsyn.
4. Ef nauðsyn krefur skaltu taka viðtöl við starfsmenn sem taka þátt í ferlinu um hvernig þeir framkvæma verkið. Það síðasta sem þú vilt er að skrifa SOP sem er bara ekki skynsamlegt. Þú stofnar öryggi, skilvirkni og tíma liðs þíns í hættu og tekur ekki tillit til verklags sem þegar eru í notkun - eitthvað sem samstarfsmenn þínir munu ekki þakka þér fyrir. Spyrðu spurninga ef nauðsyn krefur! Þetta verður að gera rétt!
   • Ef hlutirnir eru óljósir skaltu biðja mismunandi fólk að koma með öll hlutverk og skyldur. Einn liðsmaður gæti ekki fylgt SOP og annar gæti aðeins tekið þátt í sumum aðgerðum.
5. Brotið stóra textabita í bita með skýringarmyndum og flæðiritum. Ef þú ert að fást við eitt eða tvö skref sem eru sérstaklega vandasöm geturðu gert lesendum þínum auðvelt með töflu eða töflu. Það verður auðveldara að lesa og það gefur huganum frí frá allri viðleitni til að skilja allt. Og fyrir þig lítur það út fyrir að vera fullkomnara og vel skrifað.
   • Ekki bara nota þau til að krydda eða láta SOP líta glæsilegri út; gerðu það aðeins ef það er skynsamlegt eða ef þú ert að reyna að komast yfir tungumálahindrun.
6. Gakktu úr skugga um að allar síður hafi rétta kóðun. SOP þitt er án efa eitt af mörgum SOP. Af þeim sökum ættu samtök þín að halda eins konar gagnagrunni þar sem öllu er haldið eftir ákveðnu flokkakerfi. SOP þitt er hluti af þeirri flokkun og því þarf að fá einhvers konar kóðun til að ná. Þess vegna verður að koma skýrt fram.
   • Hver síða ætti að hafa stuttan titil eða kennitölu, dagsetningu og blaðsíðunúmer. Þú gætir þurft neðanmálsgreinar; það fer eftir stefnu stofnunarinnar um þetta atriði.

3. hluti af 3: Að tryggja árangur og nákvæmni

1. Prófaðu málsmeðferðina. Ef þú vilt ekki prófa málsmeðferð þína hefurðu líklega ekki skrifað það nógu vel. Biddu einhvern með „takmarkaðan skilning“ á ferlinu (eða einhver fulltrúi hins almenna lesanda) um að nota SOP þinn og hafa það að leiðarljósi. Hvaða vandamál lenda í? Ef einhverjar eru, þarftu að taka á þeim og gera nauðsynlegar breytingar.
   • Best er að láta fáeina einstaklinga prófa SOP þinn. Mismunandi fólk lendir í mismunandi hlutum sem gefur þér mörg (vonandi gagnleg) svör.
   • Gakktu úr skugga um að aðferðin sé prófuð af einhverjum sem hefur aldrei gert það. Einhver með forþekkingu mun treysta á það til að komast áfram en ekki í fyrsta lagi í vinnu þinni, svo að það missi marks.
2. Láttu SOP meta af þeim sem raunverulega framkvæma aðgerðina. Það skiptir ekki máli að lokum í alvöru hvað yfirmönnum þínum finnst um SOP. Þetta snýst um þá sem eru til staðar reyndar verða að vinna. Svo áður en þú sendir það til yfirmanna á efri hæðinni skaltu sýna ávöxtum pennans til þeirra sem munu vinna eða þegar vinna verkið. Finndu hvað hún af því?
   • Með því að taka þátt í þeim og gera þá að hluta að ferlinu eru þeir líklegri til að samþykkja þetta SOP. Og þeir hafa án efa nokkrar frábærar hugmyndir!
3. Láttu ráðgjafa þína og gæðaeftirlit athuga SOP þinn. Þegar liðið er í lagi geturðu sent það til ráðgjafa þinna. Þeir kunna að hafa minna um verkið sjálft að segja en þeir láta þig vita ef uppsetningin er í lagi, ef þú hefur gleymt einhverju og þeir láta þig vita hvernig á að gera allt opinbert og hluti af kerfinu.
   • Notaðu opinberu leiðarkerfin til að fá samþykki skjala, svo að þú getir verið viss um að ferlið til að veita samþykki sé rétt undirritað. Þetta er mismunandi frá skipulagi til samtaka. Þú vilt bara ganga úr skugga um að allir hafi sagt sitt og að öllum reglum hafi verið fylgt.
   • Það verður að vera undirskrift undir. Flest fyrirtæki eiga ekki lengur í vandræðum með rafrænar undirskriftir.
4. Byrjaðu að nota SOP þinn um leið og það er samþykkt. Þú gætir fyrst þurft að skipuleggja þjálfun fyrir starfsmennina sem málið varðar, en það getur líka þýtt að pappír þinn sé hengdur upp á salerni. Vertu svo sem það, vertu viss um að verk þín séu notuð! Þú gerðir það. Tími fyrir smá viðurkenningu!
   • Gakktu úr skugga um að SOP haldist uppfært. Ef þetta er ekki lengur, skipuleggðu fyrir uppfærslu strax, vertu viss um að uppfærslurnar séu samþykktar og skjalfestar og sendu SOP aftur. Öryggi teymis þíns, framleiðni og árangur fer eftir því.

Ábendingar

• Notaðu einfaldlega hollensku til að útskýra skrefin.
• Mundu að taka þátt í hagsmunaaðilum ef mögulegt er svo að skriflegt ferli sé í samræmi við raunverulegt ferli.
• Athugaðu hvort eldri útgáfa af SOP sé til. Kannski geturðu takmarkað þig við nokkrar fljótar klip. Vertu viss um að skjalfesta þau rétt líka!
• Hafðu skjalasögu með hverri nýrri útgáfu.
• Notaðu flæðirit og myndir svo lesandinn geti fylgst vel með ferlinu.
• Gefðu gaum að skýrleika. Gakktu úr skugga um að margar túlkanir séu ekki mögulegar. Sýndu málsmeðferðinni fyrir þeim sem ekki þekkja til hennar og spurðu þá hvað þeim finnst: þú gætir samt staðið frammi fyrir óvart.
• Láttu athuga skjalið þitt áður en þú færð það samþykkt.