Efni.

• Að stíga
• Ábendingar

Bréfaskrif eru list í sjálfu sér sem getur ákvarðað hvort orð þín verði tekin alvarlega eða hunsuð. Hvort sem þú ert að skrifa kynningarbréf, bréf til vinar eða einfaldlega tölvupóst til samstarfsmanns, þá ætti það alltaf að byrja á vel skrifuðum inngangi sem vekur athygli lesandans og neyðir frekari lestur.Að læra hvernig á að nálgast viðtakandann, hvernig á að skrifa athyglisverða upphafslínu og hvernig á að skrifa áhugaverða inngang hjálpar þér að skrifa bréf sem vert er að lesa.

Að stíga

1. Finndu nákvæmlega til hverja bréfið ætti að senda. Persónuleg heilsa mun grípa athygli mannsins mun hraðar en almenn heilsa. Að auki sýnir það að þú ert fær um að finna mikilvægar grunnupplýsingar, svo sem nafn þess sem þú ert að skrifa til.
   • Ef þú ert að skrifa kynningarbréf eða annars konar viðskiptabréf skaltu taka nokkrar mínútur til að komast að nafni viðtakandans. Venjulega, með smá rannsóknum, finnur þú nafn mannauðsstjórans, mannauðsstjóra eða stjórnandans sem þú átt í viðtalinu við. Ef þú finnur ekki upplýsingarnar á internetinu getur kurteislegt símtal oft skýrt fyrir hvern þú átt að ávarpa bréfið þitt.
   • Almennt er best að forðast heilsufar eins og „Dear Sir / Madam“. Slík heilsa er alls ekki persónuleg og því verður lesandinn ekki hrifinn, sem þýðir að bréfs þíns verður ef til vill ekki minnst ef það er lesið yfirleitt.
     • Ímyndaðu þér til dæmis að þú sért að ráða fólk og þú færð tvö bréf - annað með kveðjunni „Kæri herra / frú“ og hitt með þínu sérstaka nafni. Hvaða umsækjanda býst þú við sem muni vinna vinnuna sína betur og er þess vegna þess virði að ráða hana?
2. Ef þú finnur ekki nákvæmt nafn þess sem þú ert að skrifa til, ekki pirra þig! Stundum leynast þessar upplýsingar viljandi. Í þeim tilfellum er „Ágæti herra / frú“ ásættanlegt.
   • Til dæmis, ef þú ert að senda meðmælabréf eða formlegt bréf til einhvers innan fyrirtækis sem þú þekkir ekki nafnið á, þá er allt í lagi að nota almenna kveðju eins og „Til hvers það gæti haft áhyggjur“.
3. Byrjaðu bréfið þitt með réttri kveðju. Ef þú veist hverjum þú ert að skrifa er það einfaldlega „Kæri * nafn viðkomandi *“. Með nokkrum undantekningum er alltaf tekið á ákveðinni manneskju.
   • Ef þú ert að skrifa til einhvers mikilvægs eins og embættismanns, prófessors eða trúarbragðafræðings, notaðu sérstakt heimilisfang heimilisfangs fyrir þá stöðu.
     • Til dæmis, ef þú ert að skrifa viðurkenndan rabbínan, þá ætti heilsa þín að vera „Kæri Rabbi * Eftirnafn *“ eða „Kæri Rabbi“; ef þú skrifar forseta Bandaríkjanna er heilsa þín "Kæri herra forseti."
     • Flestir titlar fyrirtækja þurfa ekki sérstakt heimilisfang; „Kæri framkvæmdastjóri Bill Gates“ er dæmi um fremur lélegt og stælt hljóðandi heimilisfang. Lögmenn og lögfræðingar eru mikilvægar undantekningar.
4. Athugaðu tvisvar á stafsetningu nafns viðtakanda. Rangt stafsett nafn er mjög móðgandi og umfram allt mjög slæmt.
   • Vertu ekki aðeins varkár með framandi hljómandi nöfn og starfsheiti, heldur kannaðu líka þau sem þú getur auðveldlega stafað vitlaust ef þú ert vanræksla. Jafnvel ef þú veist ekki muninn á, til dæmis John Smythe og John Smith, munu báðar fjölskyldur líklega taka slík mistök nokkuð alvarlega.
   • Gætið þess að nota starfsheiti sem heimilisfang. Að nota rangt starfsheiti getur talist mjög móðgandi. Til dæmis getur svipað hljómandi starfsheiti eins og „Aðstoðar svæðisstjóri“ og „aðstoðarmaður svæðisstjóra“ verið ruglingslegt.
5. Byrjaðu á athyglisverðri opnunarlínu. Upphafslína bréfs vekur athygli og gefur tóninn fyrir restina af bréfinu. Berðu saman bréfaskrift við veiðar og hugsaðu um veiðibituna í upphafssetningunni. Þú vilt tæla lesandann til að ná honum eða henni með því að nota opnunarlínuna.
   • Þegar þú ert að skrifa kynningarbréf viltu að bréfið þitt skeri sig úr öllum óteljandi öðrum kynningarbréfum sem þú keppir við. Til dæmis, með því að draga fram einstökustu og áhugaverðustu afrek þín í upphafi bréfs þíns, munt þú tryggja að þú verður viss um að eftir verði tekið og að þú munt vonandi hafa sannfært lesandann svo að hann eða hún vilji læra meira um þig.
   • Forðastu að nota afleitar eða óþægilegar setningar í viðskiptabréfum. Hluti af list bréfaskriftar er að nota rétt orð. Mundu að viðtakandinn hefur líklega þegar lesið mikið af bréfum eins og þínum. Reyndu að skera þig úr!
   • Forðastu setningar eins og „Halló. Ég heiti ... "," Ég er að skrifa þetta bréf vegna þess að ... ", eða" ég var að hugsa um að skrifa ... ". Þetta er algengt en óþarft - nafn þitt er þegar getið á bréfinu, ástæðan fyrir því að þú skrifar ætti að vera skýr og enginn les hug þinn - þeir lesa það sem þú skrifar.
6. Sannaðu þig í 1. mgr. Fyrsta málsgreinin er framhald af merkilegri upphafslínu þinni. Stundum er ein setning allt sem þú þarft til að klára fyrstu málsgreinina.
   • Reyndu að skapa áhuga með 1. mgr. Fyrsta málsgrein þín er eins konar reynsluútgáfa af restinni af bréfi þínu - ef lesandanum líkar ekki fyrsta málsgrein þín, þá er hann eða hún kannski ekki að lesa restina af bréfinu þínu. Byrjaðu af krafti! Til dæmis, ef þú ert að skrifa kynningarbréf og vilt skrá afrek þín í vinnunni skaltu ekki byrja á þínum mikilvægustu afrekum - lesandinn gæti verið hættur að lesa áður en hann las mikilvægustu afrek þín!
   • Vertu mjög skýr í fyrstu málsgreininni í viðskiptabréfum og kynningarbréfum um hvað þú getur gert fyrir viðtakandann og hvers vegna þú ert að skrifa.
     • Þegar þú skrifar leiðandi setningu, svo sem „Ég er mjög reyndur skrifstofumaður í tölvuverslun og veit mikið um tölvur,“ mun hún birtast lesandanum sem tilgangslaus sem vekur ekki áhuga lesandans. Verk eins og „Með áralangri reynslu minni get ég stuðlað að velgengni tölvuverslunar þinnar. Ég get notað þekkingu mína til að veita sérsniðna ráðgjöf til hvers konar viðskiptavina “er nú þegar miklu nákvæmari og hljómar eins og eitthvað sem lesandinn þarfnast og sem gerir hann heillaðan og lesið áfram.
7. Komdu á tengingu þinni í 1. mgr. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir viðskiptabréf, þar sem lesandinn hefur takmarkaðan tíma, þannig að bréfið þitt er ekki einu sinni lesið. Í fyrstu málsgrein þinni ætti að koma fram hver þú ert og tilgangur bréfs þíns. Ef við á, getur þú nefnt fyrra samtal eða haft samband til að hressa minni lesandans svo að það sé ljóst hver þú ert aftur. Þú getur tekið fram hver vísaði þér. Þú verður augljóslega að gera þér grein fyrir því hversu frábær þú ert, en vertu varkár ekki túlkaður sem mont.
   • Til dæmis, fullyrðing eins og „Ég er að skrifa til að bregðast við samtali okkar 20. júní varðandi samninginn yfir brúna“ segir mjög sérstaklega um efni bréfsins. Yfirlýsingar sem þessar eru mjög gagnlegar fyrir lesendur - Þær fela í sér upplýsingar um fyrri samband og muna vinsamlega um hvað tengiliðurinn snerist og gera bréf þitt framhald fyrri samtals, frekar en skyndilegt og hugsanlega óviðkomandi truflun.
   • Skerið á eftir. Enginn vill lesa of langdregna texta - og hvers vegna gerir það erfitt að lesa þegar þú skrifar bréf til einhvers sem þú þarft eitthvað frá?
   • Reyndu að gera fyrstu málsgrein þína hnitmiðaða og auðlesna, svo og áhugaverða. Ef þetta hljómar erfitt, ja ... núna veistu hvers vegna bréfaskrif eru list í sjálfu sér!

Ábendingar

• Slepptu kveðju („Dear So and So“) vegna venjubundinna og óformlegra bréfaskipta. Sem dæmi má nefna bréf send innan fyrirtækis eða persónulegan tölvupóst, minnisblöð og formlega skýrslugerð.
  • Bréf er frábrugðið minnisblaði, tilkynningu eða opnu bréfi vegna þess að það er beint til eins manns. Til dæmis, ef þú ert að skrifa beiðni sem beint er til margra mismunandi aðila sem þú vilt að þeir geri, eða tilkynningu um að eitthvað hafi gerst eða er að fara að gerast, skaltu íhuga að breyta sniði skilaboðanna.
• Ef þú sendir mikilvægt bréf, taktu afrit. Af hvaða ástæðu sem þú vilt hafa afrit fyrir sjálfan þig, um leið og bréfið þitt hefur verið sent, verður það horfið, svo það getur verið snjallt að láta gera afrit.
• Óformleiki hefur tvær hliðar - Það getur bætt eða eyðilagt bréf þitt. Óformlegur tónn getur gert bréf þitt áberandi og hjálpað til við að koma punktinum þínum á framfæri, en það getur líka komið fram sem ófagmannlegt og léttvægt. Það fer bara eftir viðtakanda þínum. Ef þú þekkir ekki viðtakanda þinn skaltu vita að óformleiki getur verið áhættusamur.
• Það er mjög gagnlegt ef þú getur tjáð mikilvæga hluti í nokkrum orðum, sérstaklega í viðskiptasamhengi. Fyrir umsækjendur er hæfni til samskipta vel og nákvæm í kynningarbréfi fyrsta prófið þitt. Fyrir þessa bréf skaltu taka auka tíma til að ganga úr skugga um að þú náir fullkomnum tökum á grunnatriðunum, svo sem að nota réttan kveðju.