Efni.

• Að stíga
• Aðferð 1 af 3: Skrifaðu kvörtunarbréfið þitt
• Aðferð 2 af 3: Notaðu réttan tón og snið
• Aðferð 3 af 3: Eftirfylgni
• Ábendingar
• Viðvaranir

Að skrifa kvörtunarbréf er eitthvað sem flestir þurfa að gera einhvern tíma. Hvort sem þú ert óánægður með vöru eða þjónustu fyrirtækisins, þá er venjulega mögulegt að leysa málið á gagnlegan hátt, með þéttu en kurteislegu kvörtunarbréfi. Að skrifa kvörtunarfyrirtæki ætti ekki að vera erfitt eða ógnvekjandi - þú þarft bara að koma staðreyndum á framfæri og biðja kurteislega um ályktun.

Að stíga

Aðferð 1 af 3: Skrifaðu kvörtunarbréfið þitt

1. Vinsamlegast beindi bréfi þínu til þjónustudeildar. Ef þú skrifar kvörtunarbréf hefurðu mestar líkur á árangri ef þú beinir bréfinu til þjónustudeildar fyrirtækisins. Þjónustudeildin er vön að takast á við kvartanir og líklegt er að meðhöndla bréf þitt á skilvirkan og árangursríkan hátt.
   • Reyndu að komast að nafni framkvæmdastjóra eða forstöðumanns þjónustu við viðskiptavini og beindu bréfi þínu til hans eða hennar persónulega. Byrjaðu bréfið þitt með Dear herra eða Frúá eftir eftirnafninu. Ef þú finnur ekki nafn þjónustustjóra skaltu bara skrifa Kæri herra / frú.
   • Þú ættir að geta fundið netfang þjónustu við viðskiptavini á vefsíðu fyrirtækisins eða á kynningar- eða kynningarefni fyrirtækisins eða á umbúðum eða merkimiðum.
2. Komdu fljótt að punktinum í bréfi þínu. Í fyrstu línu bréfs þíns ætti að koma skýrt fram hvers vegna þú skrifar bréfið og hver kvörtun þín er nákvæmlega. Vinsamlegast leggðu fram eins margar viðeigandi staðreyndir og mögulegt er, þar á meðal dagsetningu, tíma og stað þar sem þú keyptir eða fékkst þjónustuna, ásamt viðeigandi raðnúmerum eða líkanúmerum.
   • Viðtakandinn af bréfinu ætti að geta greint lykilatriði bréfsins innan fimm sekúndna, svo forðastu langar, samhengislausar kynningar.
   • Þú getur sett inn frekari upplýsingar eða skýringar á aðstæðum í málsgreininni á eftir upphafssetningu þinni, en fyrsta línan ætti strax að vekja athygli á kvörtun þinni eins skýrt og mögulegt er.
   • Til dæmis gæti opnunarlínan þín verið: „Ég er að skrifa til að kvarta yfir brotinni hárþurrku sem ég keypti frá fyrirtæki þínu 15. júlí, á A Street staðnum þínum, dæmi um borg.“
3. Tilgreindu sérstaklega hvaða niðurstöðu eða lækning þú vilt sjá. Ef þú vilt fá afleysingu, peningana þína til baka, viðgerð eða einhverjar aðrar bætur skaltu taka það skýrt fram í annarri málsgrein þinni. Þetta mun hjálpa þér að koma í veg fyrir eyðublað og gefa viðtakandanum eitthvað til að byrja með.
   • Reyndu að vera eins uppbyggileg og mögulegt er í athugasemdum þínum og leggðu til leiðir sem munu hjálpa þér og halda áfram sambandi við fyrirtækið. Ef þú biður um peningana þína til baka eða einhvers konar bætur á sama tíma og segir að þú ætlir að flytja til annars fyrirtækis, þá munu þeir ekki sjá sig knúna til að reyna að laga vandamálið.
   • Ef þú vilt að fyrirtækið leysi víðtækara vandamál, láttu það fylgja með í bréfi þínu, en viðurkenndu að það getur tekið tíma.
   • Ekki hóta málsókn í fyrsta bréfi þínu. Það getur verið lausnin sem þú þarft að lokum, en sendu fyrst kvörtunarbréf þitt og bíddu eftir svari.
4. Hengdu við afrit af fylgiskjölum. Þetta getur falið í sér kvittanir, ábyrgðarskírteini, afrit af ávísunum sem þú hefur sent og, ef við á, myndir eða myndskeið. Öll skjöl verða að fylgja með bréfi þínu.
   • Gakktu úr skugga um að þú eintök af öllum skjölunum sem þú vilt fylgja, ekki frumritunum. Þannig geta mikilvægar upplýsingar ekki tapast ef þú verður að sýna sönnunargögn fyrir einhverjum öðrum.
   • Vertu einnig viss um að þú tilgreinir nákvæman fjölda viðhengja í bréfatextanum. Til dæmis: „Meðfylgjandi finnur þú afrit af upprunalegu kvittuninni minni, sem og afrit af ábyrgðarkorti hárþurrkunnar og upplýsingum um raðnúmer.“
5. Gefðu þeim ákveðinn tíma til að laga vandamálið. Það getur hjálpað til við að veita nákvæmt tímabil þar sem þú vilt að vandamálið verði leyst. Þetta mun veita þér hugarró og hjálpa til við að leysa vandamálið fljótt.
   • Að setja tímamörk mun einnig hjálpa til við að koma í veg fyrir að bréf þitt glatist eða gleymist, sem getur leitt til frekari vandræða og gremju milli þín og fyrirtækisins.
   • Gakktu úr skugga um að tímabilið sem þú gefur sé sanngjarnt.Vika eða tvær er venjulega nóg, þó að það sé breytilegt eftir beiðni þinni.
6. Ljúktu bréfinu af virðingu. Þakka viðtakandanum fyrir hjálpina og láttu þá vita hvernig og hvenær þeir geta náð í þig til að leysa málið. Þetta mun gera starf þeirra mun auðveldara og leyfa þér að hlakka til skilvirkari niðurstaðna.
   • Enda bréfið með Með kveðju eða Kveðja (hið síðarnefnda er aðeins formlegra). Forðastu óformlegar lokunarformúlur eins og „Kveðja“.

Aðferð 2 af 3: Notaðu réttan tón og snið

1. Vertu kurteis. Þú gætir verið reiður og þú getur haft rétt fyrir þér, en að vera dónalegur gerir aðeins viðtakandann í vörn. Skrifaðu með virðingarverðum tón og forðastu að koma með ógnandi, reiða eða hæðnislegar athugasemdir hvað sem það kostar. Mundu að sá sem las bréfið þitt var ekki beint ábyrgur fyrir því sem gerðist og þeir munu vera mun jákvæðari og tilbúnir að hjálpa kurteisum, kurteisum viðskiptavini en reiður, ásakandi.
   • Mundu að fyrirtækið sem þú ert að skrifa til beinist ekki að þér. Flest fyrirtæki hafa hagsmuni af því að halda viðskiptavinum sínum ánægðum.
   • Þú munt ná mun meiri árangri ef þú kemur fram við viðtakandann sem einhvern sem vill hjálpa þér í stað þess að gera ráð fyrir að þeir séu illgjarnir.
   • Ekki skrifa þegar þú ert reiður. Bíddu við að róa þig áður en þú skrifar bréfið þitt. Eða ef þú vilt frekar, skrifaðu bréfið meðan gufan er enn að koma úr eyrunum á þér, bíddu síðan einn eða tvo daga áður en þú sendir það. Þú munt líklega vilja endurskipuleggja hlutina til að taka brúnina.
2. Vertu hnitmiðaður. Þjónustufulltrúar geta fengið hundruð bréfa á dag, svo það er nauðsynlegt að þú komist fljótt að því að þeir viti nákvæmlega hvað þeir eru að fást við um leið og þeir byrja að lesa. Ef bréf þitt er of langt eða ítarlegt mun lesandinn lesa það á heimsvísu og að lokum hefur hann ekki skýra hugmynd um nákvæmlega vandamálið eða óskað lausn.
   • Forðastu of smáatriði eða langa tirades eða monologues.
   • Reyndu að hafa bréfið þitt takmarkað við eina hlið, eða innan við um 200 orð.
3. Skipaðu virðingu. Að framfylgja virðingu í bréfi þínu gefur réttan tón og lætur fyrirtækið vita að taka ætti kvörtun þína alvarlega. Þetta á sérstaklega við um alvarlegri kvartanir sem geta haft verulegar fjárhagslegar afleiðingar.
   • Að framfylgja virðingu felur í sér ýmislegt, svo sem gæði tungumálsins, þekkingu þína á réttindum þínum og skyldum fyrirtækisins sem og faglegri framsetningu bréfsins.
   • Allir þessir hlutir veita þér trúverðugleika, sem ætti að hafa jákvæð áhrif á viðbrögðin við bréfi þínu.
4. Skipuleggðu bréfið þitt á skýran og réttan hátt. Eins og getið er hér að framan mun skipulagning bréfs þíns á faglegan hátt hafa jákvæð áhrif á hvernig kvörtun þín berst. Settu nafn þitt, heimilisfang og dagsetningu efst til vinstri og síðan nafn eða titil þess sem þú ert að skrifa til ásamt heimilisfang fyrirtækisins rétt fyrir ofan meginmál bréfsins.
   • Sláðu alltaf stafinn þinn í tölvu, þetta auðveldar lestur og lítur miklu snyrtilegra út. Ef þú verður að handskrifa bréfið skaltu ganga úr skugga um að rithöndin sé skýr og læsileg, án strikaðra orða eða blekbletti.
   • Til að skrifa undirskriftina skaltu skilja eftir autt bil hér að neðan Með kveðju eða Kveðja þar sem þú getur sett undirskriftina þína. Undir þessu bili skaltu slá inn nafnið þitt þannig að það sé vel læsilegt.
   • Haltu bréfinu snyrtilegu og vel skipulögðu, með málsgreinum um það bil sömu stærð.
5. Athugaðu stafsetningu og málfræði. Röng stafsetning og málfræði geta haft neikvæð áhrif á hvernig kvörtun þín berst. Gakktu úr skugga um að nota villuleit í tölvunni þinni áður en þú prentar bréfið eða láttu einhvern annan lesa það áður en þú sendir það.

Aðferð 3 af 3: Eftirfylgni

1. Bíddu eftir þeim tímamörkum sem þú hefur sett til að líða. Vertu þolinmóður og gerðu ekkert fyrr en tímamörkunum sem gefin eru í fyrsta bréfi þínu er lokið. Ef þessi dagsetning líður og þú hefur enn ekki heyrt neitt skaltu fylgja símtali eða tölvupósti til að athuga hvort bréfið hafi borist. Það er alltaf best að láta fyrirtækið njóta vafans.
   • Ef þú hefur enn ekki fengið upplýsingar sem tengjast bréfi þínu, eða ef þú hefur fengið en ástandið var ekki með fullnægjandi hætti, getur þú haldið áfram með því að senda kvörtun þína til einhvers í hærra sæti.
2. Vinna upp á við í skipan stjórnunar. Ef þér tekst ekki að eiga við þjónustustjóra viðskiptavina skaltu reyna að komast að því hver er ofar og skrifa til viðkomandi. Í hvert skipti sem þú færir þig upp stigann, hvort sem það er frá þjónustufulltrúa til forstöðumanns til varaformanns til forstjóra, skaltu bæta við bréfaskiptum sem þú hafðir á fyrra stigi. Þannig mun nýr sölufulltrúi þinn hjá fyrirtækinu vita hvað er að gerast og líklega er hægt að leysa málið án dómsmáls.
   • Það er betra að byrja með þjónustudeild viðskiptavinarins áður en þú færir þig upp hlíðina frekar en að fara beint á toppinn. Þetta er vegna þess að þjónustudeild viðskiptavinarins hefur meiri reynslu af meðferð slíkra kvartana og líklega verða bréf til forstjórans áfram send til þessarar deildar.
   • Ef svo er geta þjónustufulltrúar sjálfkrafa farið að sjá þig í óhagstæðu ljósi fyrir að reyna að komast yfir höfuð þeirra.
   • Mundu að ef þú ert að skrifa bréf til forstjóra eða framkvæmdastjóra ætti það að vera sérstaklega skýrt, hnitmiðað og vel skrifað, þar sem þeir vita líklega ekki um atvikið ennþá.
3. Ef þú vilt höfða mál, farðu til lögfræðings. Hann eða hún mun vita hvað hann á að gera. Mundu að málshöfðun er síðasta úrræðið og það að færa það fram strax í bréfi þínu mun setja neikvæðan tón og hætta á hliðarbótakröfum. Það getur líka verið neikvætt fyrir þig ef þeir taka eftir því að þú ert að blöffa.

Ábendingar

• Gefðu þér tíma til að hugsa um hvað gerðist áður en þú skrifar. Þegar þú hefur hugsað um allt og veist nákvæmlega hvað þú vilt og hvernig þú vilt biðja um það, ertu tilbúinn að skrifa bréfið þitt.
• Gakktu úr skugga um að nafn þitt, heimilisfang, tölvupóstur og símanúmer (heima, vinna og farsími ef mögulegt er) er á bréfinu þínu. Biddu einnig um upplýsingar lesandans svo að báðir geti verið uppfærðir um framfarir varðandi kvörtun þína.
• Lestu það aftur og vertu viss um að allt sé satt, einlægt og sannanlegt.
• Ekki sverja. Mundu að þú vilt fá bætur eða lausn og að móðga lesandann mun ekki stuðla að því. Ef þú vilt nota kröftugra tungumál, forðastu óvirka rödd og notaðu orð sem eru beinari og lýsandi. Kannski varstu það hneykslaður eða jafnvel fannst viðbjóður, sterkari orð en einfaldlega vonsvikinn.
• Að senda kvörtun þína skriflega hefur sterkari áhrif en að senda fyrirtækinu tölvupóst, fax eða athugasemdir á bloggið sitt eða vefsíðu. Flest fyrirtæki sjá um formlegar skriflegar kvartanir með meiri forgang.
• Ef þú ert að skrifa til að kvarta yfir tiltekinni manneskju, takmarkaðu bréf þitt við galla þeirra og kvartaðu ekki yfir samtökunum í heild. Ef þú ert að skrifa til að kvarta yfir stefnu fyrirtækisins, ekki móðga hlustandann eða stefnuna. Tilgreindu bara vandamál þitt og hvernig þú vilt að það verði leyst.
• Ekki senda vitnisburði undir eið. Reyndar, ef þú heldur að þú endir með því að fara fyrir dómstóla, viltu líklega ekki aðeins halda framburði, heldur nafni hennar líka. Hafðu líka í huga að það er líklega ekki ódýrt að fara fyrir dómstóla. Í flestum tilfellum er betra að ná samkomulagi óformlega eða í mesta lagi í gegnum deilunefnd.
• Það eru til neytendasíður þar sem þú getur sent inn kvartanir og séð hvort aðrir hafi verið í sömu aðstæðum og það tiltekna fyrirtæki.
• Haltu afrit af öllum bréfaskiptum og dagsetningunum sem bréf þín voru send.

Viðvaranir

• Það er ólöglegt að skrifa bréf þar sem hótað er líkamlegu ofbeldi, eyðingu eigna eða árás á heilsu eða öryggi. Hótun getur verið túlkuð sem ógnun og getur verið ástæða fyrir málsókn og getur verið sektuð eða jafnvel fangelsuð. Gerðu þér greiða og gleymdu ógnunum. Ekki setja þá á pappír eða senda!