Efni.

• Skref
• Aðferð 1 af 1: Setja dagskrá
• Ábendingar
• Viðvaranir

Dagskrá er ítarlegur listi yfir efni sem verður tekið fyrir á fundi eða fundi. Það er órjúfanlegur hluti af skipulagningu og framkvæmd funda, þar sem það lýsir tilgangi fundarins og þeim málum sem á að fjalla um, listar fyrirlesara og ákveður tíma fyrir hvert mál sem þarf að fjalla um. Ef þú þarft að skipuleggja fund skaltu safna öllum upplýsingum sem þú þarft og raða þeim á skipulagðan hátt á dagskrá. Eftirfarandi ábendingar munu hjálpa þér að fá það rétt.

Skref

Aðferð 1 af 1: Setja dagskrá

1. 1 Látið alla þátttakendur vita fyrirfram um fundinn.
   • Þú getur sent þeim tölvupóst eða dreift þjónustutilkynningum á prentuðu formi.
   • Settu inn dagsetningu, tíma, stað og tilgang fundarins.
   • Spyrðu viðtakendur um svar. Láttu þá vita að allir sem þiggja boð verða að mæta á fundinn.
2. 2 Láttu hver þátttakandi láta þig vita fyrirfram um hvaða mál hann ætlar að fjalla á fundinum.
   • Biddu hvern samstarfsmann að lýsa kjarna og smáatriðum málsins sem þeir vilja fjalla um á fundinum svo að þú getir sett það á dagskrá með réttum og nákvæmum hætti.
   • Tilgreindu hve langan tíma það mun taka fyrir þátttakandann að íhuga spurningu sína.
3. 3 Skráðu öll þau atriði sem eru á dagskrá.
   • Búðu til þriggja dálka töflu með fyrirsögnum „Dagskráratriði“, „kynningaraðili“ og „tími fyrir umræðu“.
   • Skráðu þau atriði sem eru til umfjöllunar í röð þeirra eftir útliti, mikilvægi eða mikilvægi.
   • Skrifaðu stutta lýsingu á hverju efni sem hver kynnir veitir.
   • Í titlinum, innihalda upplýsingar um fundinn - dagsetningu, tíma og staðsetningu, tilgang og lengd.
4. 4 Hafðu samband við hvern fyrirlesara hvort þeir séu sammála málflutningi sínum og þeim tíma sem tími er gefinn fyrir spurningu þeirra.
5. 5 Leiðréttið dagskrá eftir þörfum.
6. 6 Sendu afrit af samþykktri dagskrá til allra fundarmanna. Gerðu þetta fyrirfram svo þeir geti farið yfir innihaldið og undirbúið fundinn. Tveir dagar ættu að vera nóg.

Ábendingar

• Ef þú færð beiðni um að taka atriði á dagskrá sem ekki tengist efni fundarins skaltu bjóða kynningaraðila að íhuga málið á næsta fundi.

Viðvaranir

• Gefðu hverjum þátttakanda nægjanlegan tíma til að kynna efni sitt. Vertu meðvitaður um horfur þínar og ekki reyna að hafa of mikið af upplýsingum á einum fundi. Hafðu í huga að þátttakendur geta haft spurningar eða vilja ræða fleiri efni.