Skrifaðu vinnuskýrslu

Efni.

Að stíga
Hluti 1 af 3: Skipuleggja vinnuskýrslu
2. hluti af 3: Drög að vinnuskýrslu
Hluti 3 af 3: Að gera skýrsluna skilvirka
Ábendingar
Viðvaranir

Að skrifa vinnuskýrslu getur verið áhrifamikið, þó það geti verið auðveldara en þú heldur. Vinnuskýrslur eru venjulega notaðar til að útskýra framvindu vinnuverkefnis eða til að koma með ályktanir og tillögur varðandi vinnustaðamál. Til að skrifa auðveldlega árangursríka vinnuskýrslu, byrjaðu á því að íhuga markmið þitt, áhorfendur, rannsóknir og skilaboð. Undirbúðu síðan skýrsluna þína með venjulegu viðskiptaskýrslusniði. Að lokum er hægt að breyta skýrslunni til að hún verði árangursrík.

Að stíga

Hluti 1 af 3: Skipuleggja vinnuskýrslu

Ákveðið markmið og viðfang skýrslunnar. Kannski bað einhver þig um skýrslu. Markmiðið eða umfjöllunarefnið er líklegt með í beiðninni. Ef þú ert ekki viss um hvert markmiðið eða umræðuefnið er skaltu íhuga það sem þú ert að flytja áhorfendum þínum. Þú getur líka beðið yfirmann þinn eða umsjónarmann um skýringar.
- Til dæmis gæti markmiðið verið að greina viðskiptavanda, útskýra niðurstöður verkefnis sem þú hefur unnið að eða gefa umsjónarmanni yfirsýn yfir framvindu vinnu þinnar.
Finndu þann tón og tungumál sem hentar markhópnum. Hugleiddu það sem markhópurinn veit nú þegar, sem og hrognamálið sem þeir munu skilja. Þegar þú skrifar vinnuskýrslu geturðu oft notað meira fagmál og orðatiltæki en þegar þú skrifar fyrir almenning.
- Hver mun lesa skýrsluna? Láttu alla fylgja með áhorfendum þínum sem gætu með eðlilegum hætti notað skýrsluna.
- Ef þú ert að skrifa fyrir mismunandi tegundir lesenda, láttu allar nauðsynlegar upplýsingar fylgja svo að lesandi sem er minnst upplýstur geti auðveldlega skilið þær. Notaðu samt fyrirsagnir fyrir hvern hluta svo upplýstir lesendur geti sleppt upplýsingum sem þeim eru óþarfar. Þú getur einnig látið hluti fylgja fyrir hvern áhorfanda til að uppfylla þarfir hvers og eins.
Safnaðu rannsóknum þínum og stuðningsefni, ef við á. Láttu efnin fylgja sem þú notaðir til að draga ályktanir eða þróa meðmæli. Þú ætlar að vísa til þessa þegar þú undirbýr skýrsluna og þú gætir þurft að láta hana fylgja með viðaukunum við skýrsluna. Þetta eru tegundir af hlutum sem taka á við þegar skýrslan er undirbúin:
- Fjárhagslegar upplýsingar
- Töflur
- Línurit
- Tölfræði
- Kannanir
- Spurningalistar
- Samtöl við sérfræðinga, samstarfsmenn, viðskiptavini o.s.frv.
Skoðaðu framfarir þínar þegar þú skrifar áfangaskýrslu. Góð áfangaskýrsla gefur fljótt yfirlit yfir þá vinnu sem þú hefur unnið, hvað þú munt gera og hvort verkefnið sé á réttri leið. Það er best að hugsa um það sem svar við spurningum sem fólk hefur um verkefnið þitt. Hér er það sem á að taka með í skýrslunni:
- Hefur kjörtímabil verkefnisins breyst?
- Hvaða verkefni hefur þú verið að vinna frá síðustu áfangaskýrslu?
- Hvaða verkefni munt þú gera næst?
- Ertu á leiðinni að klára verkefnið á réttum tíma? Ef ekki, af hverju?
- Hvaða flöskuhálsa hefur þú lent í og hvernig ætlar þú að leysa þá?
- Lærðir þú eitthvað í þessum mánuði?
Gerðu útlínur með þeim upplýsingum sem koma fram í skýrslunni þinni. Skrifaðu hugmyndir þínar í yfirliti og notaðu þær sem ritaðstoð. Þegar þú gerir þetta skaltu þróa fyrirsagnir skýrslunnar til að hjálpa þér að skipuleggja hvað þú átt að segja. Yfirlitið þarf ekki að vera snyrtilegt eða vel þróað, því það er eingöngu til eigin nota.
- Í flestum tilfellum ættir þú að byrja skýrsluna á því að útskýra niðurstöðurnar og ályktanirnar eða tillögurnar. Útskýrðu síðan hvernig þú komst að þessum tímapunkti og rök þín, ef við á.
- Ef þú ert að fara að taka umdeilda ályktun eða tilmæli skaltu fyrst útskýra ferlið og rökhugsunina svo að markhópurinn þinn geti skilið af hverju þú komst með þessa hugmynd.

2. hluti af 3: Drög að vinnuskýrslu

Notaðu forsíðu eða titilsíðu. Titilsíðan ætti að innihalda nafn skýrslunnar og síðan dagsetninguna - á sérstakri línu - þegar þú sendir hana inn. Í þriðju línu tilgreinir þú nöfn allra höfunda. Skrifaðu síðan nafn stofnunarinnar á fjórðu línu.
- Í sumum tilvikum getur þú einnig látið fylgja hvatningarbréf þar sem þú útskýrir af hverju þú skrifaðir skýrsluna, hvað í henni felst og hvað þér finnst að þú ættir að gera næst. Þetta er algengara með skýrslur sem hafa tekið langan tíma að undirbúa eða krefjast frekari skýringa áður en lesandinn skoðar skýrsluna sjálfa.
- Með framvinduskýrslu tilgreinir þú nafn þitt, nafn verkefnis, dagsetningu og skýrslutíma á titilsíðu. Settu hvern hlut á aðskilda línu. Þú getur merkt hverja línu með „nafni“, „heiti verkefnis“, „dagsetningu“ og „skýrslutímabili“ eða þú getur bara skráð upplýsingarnar.
- Spurðu yfirmann þinn hvort það séu einhverjar sérstakar ráðleggingar varðandi snið vinnuskýrslunnar. Hann eða hún er besta heimildin til að undirbúa skýrsluna þína.
Gefðu yfirlit yfir mikilvægustu upplýsingarnar. Láttu niðurstöður þínar, réttlætingar og ráðleggingar fylgja með. Þetta gerir manni kleift að skilja meginatriði skýrslunnar án þess að þurfa að lesa skýrsluna í heild sinni. Þú þarft ekki að skrifa nákvæmar skýringar en lesandinn ætti að geta skilið hvað skýrslan fjallar um. Yfirlitið ætti að vera ein til fimm blaðsíður.
- Þú þarft ekki að taka saman heildarskýrsluna. Einbeittu þér aðeins að meginhugmyndum skýrslunnar, svo sem helstu ráðleggingum eða niðurstöðum sem þú leggur fram.
- Ef þú ert að skrifa framvinduskýrslu geturðu sleppt þessum kafla.
Láttu innihaldsyfirlit fylgja með því sem er í skýrslunni. Tilgreindu fyrirsagnir hlutanna í efnisyfirlitinu og blaðsíðunúmerin þar sem sá hluti byrjar. Þetta gerir lesendum kleift að fletta auðveldlega í gegnum skýrsluna til að finna nauðsynlegar upplýsingar.
- Notaðu titla og fyrirsagnir fyrir hvern hluta svo skýrslan sé auðlesin.
- Þegar þú skrifar framvinduskýrslu þarftu venjulega ekki að láta innihaldsyfirlit fylgja með nema yfirmaður þinn vilji það frekar. Bættu þó við titlum og hausum fyrir hvern hluta til að auðvelda flakk um skýrsluna.
Skrifaðu inngang að gefa yfirlit yfir skýrsluna. Segðu lesandanum hvers vegna þú skrifaðir þessa vinnuskýrslu. Taktu saman samhengið í kringum skýrsluna og útskýrðu markmið þitt. Tilgreindu spurningarnar sem þú munt svara eða vandamálið sem þú munt leysa. Tilgreindu tímabil skýrslunnar og aðgerðaáætlun með innihaldi hennar.
- Inngangurinn þarf ekki að vera langur. Vertu beinn og sértækur svo lesandinn skilji samhengið og tilganginn án langra skýringa.
- Skrifaðu tvær til fjórar málsgreinar til inngangs.
- Í framvinduskýrslu getur inngangurinn ekki innihaldið meira en eina eða tvær málsgreinar. Það ætti að draga verkefnið saman og hvað þú vonar að ná. Þú getur einnig gefið til kynna hvað þú hefur þegar lokið og hvað þú munt gera næst.
Útskýrðu niðurstöðurnar eða ályktanirnar sem þú kynnir. Gefðu grunn yfirlit yfir þær rannsóknir eða mat sem þú hefur lokið í tengslum við þetta verkefni. Ræddu síðan og túlkaðu athuganir þínar og hvernig þær tengjast viðfangsefni skýrslunnar.
- Í flestum tilvikum inniheldur þessi hluti inngangsgrein og lista yfir þær niðurstöður sem þú hefur komist að.
- Svona lítur ein niðurstaða út: „1. Íbúar okkar eldast, sem leiðir til meiri heilsufarsáhættu fyrir viðskiptavini okkar. “
- Þegar þú skrifar framvinduskýrslu hefurðu engar niðurstöður eða niðurstöður að leggja fram. Í staðinn skaltu skrá afrek eða unnin verkefni í þeim kafla sem fylgir framköllun þinni. Þú getur einnig skrifað stutta 2- til 4-setningar málsgrein í þessum kafla. Listi dugar þó yfirleitt. Þú getur skráð: „€ 200 safnað til að greiða fyrir hátíðartjaldið,“ „Samið við aðilaáætlunina til að stjórna hátíðarskipulagningu“ og „kannaði 1.500 íbúa til að safna opinberu framlagi.“
Gefðu þér ráð fyrir framtíðina. Tillögur þínar ættu að skýra hvað mun gerast í framtíðinni. Útskýrðu hvað lausnirnar munu framleiða og hvernig þær tengjast niðurstöðum þínum. Eftir að þú hefur skrifað skýringar þínar skaltu gefa ráðleggingar þínar í formi aðgerðarpunkta í númeruðum lista. Skráðu ráðleggingar þínar frá mikilvægustu og minnstu máli.
- Til dæmis er hægt að skrifa: „1. Þjálfa alla starfsmenn til að framkvæma endurlífgun. “
- Ef þú ert að skrifa framvinduskýrslu, í staðinn, tilgreindu þá verkefni eða markmið sem þú vilt ná á næsta vinnutímabili. Til dæmis er hægt að skrá „Finndu birgja fyrir hátíðina“, „Samþykkja hönnun hátíðarinnar“ og „Pantaðu kynningarplakat“.
Ræddu ferlið og rökin sem leiddu til ályktana þinna. Útskýrðu hvernig þú fjallaðir um efnið, vandamálið eða málið. Farðu yfir athuganir þínar og útskýrðu síðan hvernig þær leiða til ráðlegginga þinna. Aðgreindu umræðuna í mismunandi kafla með fyrirsögnum sem segja lesandanum hvað er í þeim kafla.
- Þetta felur í sér lengri umræðu um rannsóknirnar og matið.
- Þessi hluti ætti að vera sá lengsti í skránni.
- Ef þú ert að skrifa framvinduskýrslu geturðu sleppt þessum kafla. Láttu í staðinn hluta um hindranirnar sem þú lentir í þegar þú vannst við verkefnið og hvernig þú tókst á við þær. Þú gætir skrifað, „Margir íbúar skiluðu ekki könnuninni vegna þess að hún var ekki burðargjald. Í framtíðinni munum við taka fyrirframgreiddan póst inn í kannanir okkar eða leyfa íbúum að ljúka könnuninni með stafrænum hætti. “
Skráðu allar tilvísanir sem þú notaðir við undirbúning skýrslunnar. Tilvísanir geta falið í sér tímaritsgreinar, fréttir, viðtöl, kannanir, spurningalista, tölfræði og aðrar tengdar upplýsingar. Vitnaðu í þessar tilvísanir í lok skýrslunnar og merktu síðuna sem „Tilvísanir“.
- Notið APA sniðið fyrir viðskiptaskýrslur nema annað sé tekið fram.
- Þú getur sleppt þessum kafla ef þú ert að undirbúa áfangaskýrslu.
Gefðu út viðhengi á efni eins og kannanir, spurningalista eða tölvupóst. Ekki þurfa allir vinnuskýrslur viðhengi. Þú getur þó látið þá fylgja með ef þú vilt láta lesendum í té efni sem þú hefur vísað til eða ef þú vilt veita viðbótarupplýsingar sem geta hjálpað þeim að skilja betur umræðuefnið eða athuganir þínar. Merktu hvert viðhengi með sérstökum staf.
- Til dæmis: „Viðauki A“, „Viðauki B“ og „Viðauka C.“
- Ef þú ert að skrifa framvinduskýrslu þarftu ekki að láta þennan hluta fylgja með.
Lokaðu stuttri niðurstöðu ásamt yfirliti yfir athuganir þínar eða framfarir. Þú þarft kannski ekki að taka ályktun en að skrifa hana getur verið ágæt samantekt á viðleitni þinni. Hafðu niðurstöðu þína í þremur til fjórum setningum þar sem dregnar eru saman upplýsingarnar sem þú settir fram í skýrslunni.
- Þú gætir skrifað: „Skipulagsverkefni listahátíðar er á réttri braut og verður lokið samkvæmt áætlun. Við höfum lokið 90% af undirbúningsstarfsemi okkar og erum núna að færa áherslu á að kaupa nauðsynlegan búnað. Verkefnið hefur engar framúrskarandi hindranir en við munum smám saman taka á öllum hindrunum í framtíðinni. “

Hluti 3 af 3: Að gera skýrsluna skilvirka

Notaðu skýrar fyrirsagnir til að hjálpa áhorfendum að vafra um skýrsluna. Búðu til fyrirsagnir sem eru beinar og komast beint að efninu. Lesandinn verður að vita nákvæmlega hvað skýrslan inniheldur.
- Fyrirsagnirnar gætu verið kynning, verkefni lokið, markmið næsta ársfjórðungs, hindranir og lausnir og niðurstaða.
- Passaðu fyrirsagnirnar við upplýsingarnar í skýrslunni.
- Í áfangaskýrslu eru lesendur líklega umsjónarmaður þinn, teymið eða viðskiptavinirnir.
Notaðu einfalt og beint tungumál til að koma hugmyndum þínum á framfæri. Vinnuskýrsla þarf ekki að innihalda erfið orð og skapandi setningar. Þú þarft bara að koma punktinum þínum á framfæri við lesandann. Tjáðu hugmyndir þínar með einföldustu orðum og mögulegt er.
- Þú gætir skrifað „Tekjur hækka um 50% á fjórða ársfjórðungi“ í stað „Tekjur hækka um 50% til að skapa miklar tekjur á fjórða ársfjórðungi.“
Skrifaðu stuttlega til að halda skýrslunni eins stutt og mögulegt er. Óþarfa skrif sóa bæði tíma þínum og lesenda. Vertu ekki yfirborðskenndur og farðu beint í viðskipti.
- Hafðu í huga að sumar vinnuskýrslur geta verið nokkuð langar þar sem þær geta innihaldið miklar upplýsingar. Hins vegar ættu skrif þín alltaf að vera hnitmiðuð.
- Það er allt í lagi að skrifa, „Salan jókst á síðasta ársfjórðungi eftir að sölumenn beittu köldu kalli,“ í staðinn fyrir, „Við sáum veldishækkun tekna á síðasta ársfjórðungi þar sem hæfileikaríkir og hollir sölumenn okkar voru hugsanlegir viðskiptavinir hringja til að biðja þá um að kaupa fleiri vörur. '
Tjáðu hugmyndir þínar á hlutlægu og tilfinningalausu máli. Haltu þig við staðreyndir og láttu lesandann draga sínar ályktanir út frá hlutlægri sýn á viðfangsefnið. Þó að þú getir komið með tillögur um vandamál, ekki reyna að vekja lesendur til að sannfæra þá. Leyfðu lesandanum að mynda sínar eigin hugmyndir og dómgreind út frá hlutlægri sýn á staðreyndir.
- Í stað þess að skrifa: „Ótengdir starfsmenn hafa lítinn móral og gera skrifstofuna að sálarlausri vél,“ gætirðu skrifað, „Starfsmenn sem fengu einkunnir framleiðni skora lægri en aðrir sögðust vera óráðnir.“
Forðastu að nota slangur, svo og orðið „ég“ í flestum skýrslum. Það getur verið viðeigandi að nota „mig“ í framvinduskýrslu þegar þú ert að skrifa um verkefni sem þú ert að vinna einn. Ef ekki, ekki nota orðið „ég“ eða annað slangur í starfsskýrslunni þinni. Það er hins vegar allt í lagi að nota „þig“ þegar beina er setningu að ætluðum lesanda.
- Haltu tungumálafræðingi þínum alla skýrsluna.
Farðu yfir skýrsluna þína til að ganga úr skugga um að hún sé laus við villur. Málfræði og stafsetningarvillur grafa undan fagmennsku vinnuskýrslunnar. Það er nauðsynlegt að þú skoðir skýrsluna til að ganga úr skugga um að þú hafir ekki notað innsláttarvillur, rangt orðalag eða misnotuð orð. Best er að athuga skýrsluna að minnsta kosti tvisvar.
- Ef mögulegt er, láttu einhvern annan athuga skýrsluna fyrir þig, þar sem það er erfitt að koma auga á eigin mistök.
- Þegar tíminn leyfir, ættir þú að setja skýrsluna til hliðar í að minnsta kosti 24 klukkustundir áður en þú skoðar hana.

Ábendingar

Eftir að þú hefur skrifað fyrstu vinnuskýrsluna þína geturðu notað hana sem sniðmát fyrir framtíðarskýrslur.
Þú ert líklega þegar með sniðmát fyrir vinnuskýrslur á þínum vinnustað. Hafðu samband við yfirmann þinn til að sjá hvort þú getir notað sniðmát fyrir skýrsluna þína.
Ef mögulegt er, byggðu skýrslusnið þitt á núverandi vinnuskýrslu frá fyrirtæki þínu eða stofnun. Athugaðu skrárnar á skrifstofunni þinni eða biððu samstarfsmann eða umsjónarmann þinn um afrit af núverandi skýrslu.