Sendu tölvupóst til þjónustuvers

Efni.

Að stíga
Hluti 1 af 3: Skoða vefsíðuna
2. hluti af 3: Skrifaðu netfangið
Hluti 3 af 3: Vertu kurteis
Viðvaranir

Sumir eiga erfitt með að senda tölvupóst til þjónustudeildar fyrirtækisins. Hvernig semur þú slíkt bréf í formi tölvupósts, þegar það var virkilega sett á blað áður? Hvaða gerðir eða samskiptareglur eiga við þegar þú spyrð spurningar til þjónustu við viðskiptavini? Þó að þetta sé mismunandi eftir atvinnugreinum, svæðum og menningu, þá eru nokkrar almennar leiðbeiningar til að tryggja að tölvupóstur þinn fái rétta móttöku hjá þjónustuveri.

Að stíga

Hluti 1 af 3: Skoða vefsíðuna

Leitaðu að svarinu. Áður en þú skrifar tölvupóst til þjónustuteymis fyrirtækis skaltu ganga úr skugga um að svarið sé ekki bara á vefsíðunni. Mörg fyrirtæki setja svör við algengum spurningum á sérstakri síðu vefsíðu sinnar, venjulega undir fyrirsögninni „FAQ“ eða „Algengar spurningar“.
- Þú getur venjulega fundið þessar síður með því að fletta alla leið neðst á síðunni og smella síðan á „Hafðu samband“ eða „Þjónustudeild“.
Finndu síðuna „Þjónustudeild“. Ef þú sérð ekki hlekk neðst á vefsíðunni geturðu stundum fundið síðuna með því að slá inn orðið í leitarreitinn. Þú munt venjulega sjá reit með stækkunarglerstákn efst í hægra horninu á heimasíðunni. Sláðu inn orð eins og „þjónustu við viðskiptavini“ eða „samband“ og ýttu síðan á enter.
- Síðan „Tengiliður“ inniheldur venjulega tölvupóstsform þar sem viðskiptavinir geta skrifað kvartanir eða athugasemdir.
  - Athugaðu þessa síðu til að sjá hvort þú færð afrit af sendu skilaboðunum; ef ekki, leitaðu á vefsíðunni að netfangi sem þú getur náð í frá persónulegum tölvupóstreikningi þínum svo að þú hafir sönnun fyrir bréfaskiptum.
Notaðu leitarreitinn. Leitaðu að umræðuefninu sem þú vilt spyrja um í sama glugga og þú notaðir til að finna netfang þjónustuversins. Ef þú leitar að umræðuefninu eða spurningunni á þennan hátt gætirðu fundið svarið án þess að þurfa að senda tölvupóst.
- Þetta er líka mikilvægt ef þú vilt vera gáfaður þegar þú sendir tölvupóstinn. Ef þú spyrð eitthvað þegar svarið er þegar skýrt tekið fram á vefsíðunni gætu þeir hugsað til þjónustu við viðskiptavini að þú sért krefjandi og latur og þar af leiðandi óarðbær.
- Skoðaðu einnig algengar spurningar (FAQ). Oft er spurningin sem þú vilt spyrja þegar innifalin í algengu spurningunum. Þess vegna hafa flestar vefsíður líka slíka síðu, til að halda tölvupóstinum í þjónustu við viðskiptavini í lágmarki.
Farið yfir stefnu fyrirtækisins. Ef þú finnur ekki svarið við spurningunni þinni með leitarreitnum eða algengum spurningum geturðu samt leitað á síðunni „Um okkur“ eða í skilastefnunni. Skrunaðu aftur neðst á vefsíðunni og sjáðu hvaða krækjur eru þar. Leitaðu að hlekk sem gæti innihaldið svarið við spurningunni þinni: um okkur, pöntun og afhendingu, skil, ábyrgð og viðgerð osfrv.
- Jafnvel þó að þú finnir ekki svarið á þessum krækjum getur það samt verið gagnlegt að skoða síðurnar svo að þú getir fundið frekari upplýsingar um fyrirtækið til að nota í tölvupóstinum þínum.

2. hluti af 3: Skrifaðu netfangið

Ákveðið hvort um er að ræða kvörtun eða hrós. Ekki þurfa öll skilaboð til þjónustu við viðskiptavini að vera kvartanir eða spurningar. Kannski viltu þakka þeim fyrir góða þjónustu. Jákvæð tölvupóstur er einnig velkominn, eins og tölvupóstur með spurningum.
- Það er staðreynd að það er stundum fljótlegra og beinara að tilkynna kvörtun símleiðis. Tölvupóstur virkar betur til að koma á framfæri þakklæti þínu eða spyrja spurningar sem krefjast ekki svara strax, en ef þú vilt leysa málið strax skaltu hringja.
Skrifaðu skýrt efni. Gakktu úr skugga um að efni tölvupóstsins sé skýrt og þroskandi. Þú vilt að þjónustufulltrúinn sjái tölvupóstinn þinn fyrst, svo þú fáir svar hraðar. Hafðu viðfangsefnið stutt, vertu viss um að það stytti tölvupóstinn þinn saman stuttlega og að starfsmaðurinn finni sig knúinn til að opna tölvupóstinn fljótt.
- Til dæmis: „Hundur át ábyrgðarkort - þarf að skipta um“
Byrjaðu með kveðju. Þegar þú ert kominn með gott umræðuefni er næsta skref að heilsa upp á þjónustufulltrúann. Ekki byrja með vandamál þitt strax. Þú heilsar einhverjum í símanum ágætlega, er það ekki? Það getur verið eitthvað eins einfalt og „Besta þjónustu við viðskiptavini“.
- Reyndu að finna nafn til að bæta við kveðjuna. Hjá smærri fyrirtækjum eru nöfn þjónustufulltrúa stundum skráð á vefsíðunni, þannig að notkun þeirra mun gera skilaboðin þín persónulegri og gera það notalegra að vinna með.
- Þú getur endað kveðjuna með kommu eða ristli. Kæri þjónustu við viðskiptavini, eða Besta þjónustu við viðskiptavini:
Haltu þig við venjulegu ritaðferðirnar. Fáðu virðingu starfsmannsins með því að nota staðlaðar ritaðferðir. Ekki skrifa allt með stórum stöfum og ekki nota sérstaklega stóra eða þykka letur. Notaðu venjuleg greinarmerki, stafsetningu og hástöfum. Þá verður tölvupósturinn þinn tekinn alvarlega.
Skrifaðu kurteisan tón. Skrifaðu kurteislega, jafnvel þó að þú kvartir eða viljir láta í ljós gremju þína. Þú verður þá metinn meira sem viðskiptavinur og líklega verður einnig farið með þig kurteislega.
Segðu hver þú ert. Kynntu þig eftir kveðjuna. Skrifaðu nafnið þitt og útskýrðu hvers konar viðskiptavinur þú ert og hvort þú hefur pantað eitthvað í fyrsta skipti eða ert viðskiptavinur sem kemur aftur. Í báðum tilvikum vildi starfsmaðurinn helst halda þér sem viðskiptavinur. Láttu landfræðilega staðsetningu þína fylgja með ef við á.
Vertu nákvæmur. Notaðu sérstakt tungumál í tölvupóstinum þínum. Forðastu almenn orð eins og „mín vara“. Í staðinn skaltu lýsa ítarlega hvaða vöru eða þjónustu er að ræða og hvers vegna þú sendir tölvupóst um það. Lýstu öllum viðburðum sem máli skipta svo starfsmaðurinn viti nákvæmlega hver vandamálið er. Ef þú setur þessar upplýsingar strax í fyrsta tölvupóstinn muntu forðast langan tölvupóstsskipti.
- Notaðu slóðina að vörunni ef þú ert með slíka, svo að starfsmaðurinn geti strax séð um hvað hún fjallar.
- Settu einnig pöntunarnúmerið þitt í tölvupóstinn, því flestir starfsmenn munu spyrja þig hvort sem er. Þessi pöntunarnúmer vísar til þess hvernig pöntunin er í kerfinu þeirra.
Spyrðu spurninga skýrt. Vertu skýr í tölvupóstinum þínum. Ekki berja í kring. Þegar þú hefur kvatt starfsmanninn og kynnt þig skaltu byrja á nýjum kafla sem útskýrir hvað er að gerast, á sama sérstaka tungumálinu og getið var í fyrra skrefi.
- Biddu strax um bæturnar sem þú vilt. Þú þorir kannski ekki að spyrja en leggur feimni þína til hliðar í tölvupóstinum þínum. Ef þú vilt eitthvað í skiptum fyrir gallaða vöru, segðu það.
Skrifaðu stuttar málsgreinar. Gakktu úr skugga um að málsgreinar þínar séu stuttar. Málsgrein í einni, tveimur eða að hámarki þrjár setningar er auðveldara að lesa. Starfsmaðurinn getur því skannað tölvupóstinn hraðar til að sjá hvort hann hefur forgang og ef þú hefur skrifað stóran textabálk geta skilaboðin þín verið sett neðst í stafla vegna þess að hann / hún skilur ekki strax hvað þú átt við .
Ljúktu með einfaldri undirskrift. Ljúktu tölvupóstinum með lokasetningu sem dregur saman beiðni þína eða hrós og síðan kveðja. Þú getur endað með „Kær kveðja“ en þú getur líka bara sett nafn þitt eða undirskrift tölvupósts strax. Þú getur líka sýnt fram á að þú viljir fá fljótleg viðbrögð með því að segja: „Beðið eftir svari þínu“ eða eitthvað þess efnis.
- Undirskrift tölvupósts er stutt textablokk sem inniheldur nafn þitt, starf og upplýsingar um tengiliði. Þú getur búið til tölvupóstsundirskrift í stillingum tölvupóstreikningsins þíns, þannig að hann birtist alltaf sjálfkrafa undir nýjum skilaboðum.
Ekki senda nein viðhengi ennþá. Ekki senda viðhengi með fyrstu skilaboðum ennþá. Margar vefsíður eru með ruslpóstsíur sem veiða út tölvupóst með viðhengjum og setja skilaboðin í ruslið áður en þau eru lesin.
- Þú verður auðvitað að bæta viðhengi við kynningarbréf þegar þú ert beðinn um að bæta ferilskránni þinni sem Word skjali.
- Láttu aldrei notendanöfn, lykilorð eða kreditkortaupplýsingar fylgja með.
Lestu skilaboðin þín aftur áður en þú sendir þau. Þegar netfangið þitt er tilbúið skaltu ekki ýta á „senda“ of ákefð. Þú ættir að lesa tölvupóstinn fyrst til að ganga úr skugga um að það séu engar innsláttarvillur eða stafsetningarvillur sem rýra skilaboðin þín. Jafnvel ef þú skrifaðir tölvupóstinn í snjallsímann þinn eru sjálfvirku skilaboðin „send frá iPhone mínum“ engin afsökun fyrir stafsetningarvillum eða málfræðilegum mistökum.
Sendu áminningu. Ef þú hefur ekki fengið svar við tölvupóstinum þínum eftir nokkra daga gæti verið að skilaboðin þín hafi endað í ruslpóstsboxinu eða neðst í staflinum. Skrifaðu tölvupóst þar sem þú nefnir fyrri tölvupóstinn og spurðu hvort hann hafi borist rétt.

Hluti 3 af 3: Vertu kurteis

Gakktu úr skugga um að þú hafir góða málfræði og stafsetningu. Þú áttar þig kannski ekki á því en góð málfræði og stafsetning er hluti af kurteislegum tón. Ef þú gerir þitt besta til að hafa skýr samskipti sýnirðu öðrum aðilanum virðingu og sýnir að þú ert almennt kurteis manneskja.
Sýndu að þú ert klár. Ekki vera tilgerðarlegur, en sýndu að þú ert klár með því að sýna umfangsmikinn orðaforða. Ef þú hefur skoðað heimasíðu fyrirtækisins og kynnt þér stefnu þeirra geturðu sýnt að þú hefur lesið allt rétt en hefur samt ekki fundið svar við spurningu þinni.
Ekki vera að grínast. Vitur ummæli og brandarar eiga sinn stað og það er ekki í tölvupósti sem ætti að taka alvarlega, að minnsta kosti ekki í fyrstu bréfaskriftunum. Slíkt tungumál er hægt að líta á sem óviðeigandi og þú vilt forðast það þegar þú hefur viðskipti við fyrirtæki.
- Þegar þú hefur sent fram og til baka fjölda tölvupósta með þjónustufulltrúa er líklegra að brandarar séu samþykktir og skilnir.
Ekki tjá þig með offorsi. Þó að þú gætir verið svekktur með hvernig farið hefur verið með vöru eða þjónustu, þá færðu þig hvergi með því að setja það í reiðan tölvupóst. Ef þú ræðir vandamál þitt af virðingu og kurteisi færðu það sem þú vilt fyrr.
- Mundu að það er erfitt að koma tilfinningum þínum í orð. Ef þú ert í uppnámi vegna vandamáls og vilt fá lausn strax, þá skaltu hringja betur.
Nefndu hollustu þína og þakklæti. Ef þú skrifar í tölvupóstinum hversu tryggur þú hefur alltaf verið við fyrirtækið mun starfsmaðurinn þakka skilaboð þín og svara hraðar.