Hvernig á að búa til rútínu til að hætta að sóa tíma

Efni.

Skref
Aðferð 1 af 3: Notaðu lista
Aðferð 2 af 3: Notaðu línurit
Aðferð 3 af 3: Útrýmdu truflunum
Svipaðar greinar

Þú gætir verið í fullu námi að reyna að verða betri í að stjórna tíma sínum, eða þú gætir verið vinnuveitandi að reyna að finna leið til að starfsmenn þeirra hætti að sóa tíma. Hver sem hlutverk þitt er, þá ertu líklega einbeittur að því hvernig á að búa til daglega rútínu sem gerir þér kleift að hætta að sóa tíma og nýta daginn sem best. Skipulagsáætlanir eins og listar og tímasetningar, svo og ráðstafanir til að draga úr truflunum sem eyða dýrmætum tíma, geta verið gagnlegar.

Skref

Aðferð 1 af 3: Notaðu lista

1 Skráðu byggingarnar fyrir daginn. Taktu blað og penna. Hugsaðu um verkefnin sem þú ætlar að vinna þann dag eða ábyrgð dagsins og skrifaðu þau öll á blað. Listinn getur verið svipaður og eitt af eftirfarandi: „Innkaup, þvottahús, þrif, heimavinna“ eða „Skýrslur fyrir viðskiptavini, athugun á pósti og sending bréfa, fundur, vinna með skjöl“.
- Bættu eins mörgum verkefnum við listann og þú getur hugsað þér, frá litlum til stórum. Þú þarft að muna allar skuldbindingar og verkefni dagsins til að vera viss um að setja þær á forgangslista.
2 Forgangsraða verkefnum. Ein leið til að vinna á áhrifaríkan hátt er að einbeita sér fyrst að verkefnum með forgangsverkefni og fara síðan niður á listann í þau verkefni með lægstu forgang. Þetta er kallað 80/20 reglan þar sem sú starfsemi sem veitir mestan ávinning ætti að taka 80% af tíma þínum og sú starfsemi sem veitir minnstan ávinning ætti að taka 20%.
- Farðu í gegnum listann og úthlutaðu hverju verki númeri sem samsvarar mikilvægi þess. Raðaðu þeim síðan þannig að listinn byrji með forgangsverkefni og gagnlegustu verkefnum og endi með þeim sem hafa minnst forgang og hagnast.
3 Hópatengd verkefni saman. Þegar þú hefur búið til og forgangsraðað verkefnalistanum þínum þarftu að flokka lítil verkefni í hópa þannig að þau mynda eitt ferli. Til dæmis getur þú flokkað verkefni eins og að svara tölvupósti og hringja í viðskiptavini í einn hóp, setja einn tíma fyrir þá og kalla þá „að tala við viðskiptavini“. Síðan geturðu auðveldlega og í rólegheitum unnið hvert verkefni innan úthlutaðs tímaramma.
- Reyndu að flokka öll verkefni á þennan hátt þannig að þú þurfir ekki að skipta yfir í mismunandi ferla og eyða tíma í að reikna út hvaða verkefni á að vinna næst. Flokkun tengdra verkefna getur hjálpað þér að skipuleggja tíma þinn á skilvirkari hátt og draga úr streitu meðan þú vinnur verkefnin af listanum.
4 Gefðu þér styttri tíma fyrir hvert verkefni. Samkvæmt Parkinsonslögum dregur það úr tíma sem þú þarft til að ljúka verkefninu með því að gefa þér styttri tíma til að ljúka verkefni. Í stað þess að setja af tíma til vara, takmarkaðu þann tíma sem þú setur til hliðar fyrir hvert verkefni svo að þú þurfir að gera það hraðar. Þú getur gert þetta hægt og smám saman dregið úr þeim tíma sem þú leggur í hvert verkefni þar til þú nærð þessum gullna meðalvegi þar sem þú finnur ekki fyrir mikilli pressu og flýti, en þú hefur ekki tíma til að fresta eða sóa tíma.
- Á einhverjum tímapunkti muntu þróa með þér góða tímastjórnun, sérstaklega ef þú þarft aðeins að eyða takmörkuðum tíma í hvert verkefni. Þetta getur verið mjög gagnlegt ef þú hefur tilhneigingu til að hafa sömu rútínu eða svipaðan verkefnalista á hverjum degi.
5 Verðlaunaðu sjálfan þig eftir að hafa lokið öllum verkefnum á listanum. Eftir að þú hefur farið yfir öll verkefnin af listanum, venjulega í lok dags, ættir þú að gefa þér smá hrós og dekur. Þetta getur verið dýrindis kvöldverður, vínglas eða frítími þegar þú getur gert eitthvað skemmtilegt og skemmtilegt. Lítil umbun mun vera hvatning til að ljúka öllum verkefnum dagsins.
- Þú getur ákveðið hver laun þín verða jafnvel áður en þú byrjar daginn svo að þú getir notað umbunina sem hvatningu til að klára verkefni. Til dæmis, segjum að þú þurfir að búa þig undir próf og hafa áætlun um að borða með vinum. Notaðu áætlanir þínar fyrir kvöldið sem afsökun til að halda áfram að læra og ljúka verkefnum allan daginn svo þú þurfir ekki að missa af kvöldmatnum seinna.

Aðferð 2 af 3: Notaðu línurit

1 Gerðu áætlun fyrir hverja klukkustund dagsins. Taktu blað eða notaðu dagatal tölvunnar til að búa til frumur fyrir hverja klukkustund vinnudagsins eða á hverja klukkustund. Það getur verið frá níu til fimm eða tíu í sjö. Þó að þú þurfir ekki að fylla út hvert tímabil niður í mínútu, þá væri gagnlegt að ganga úr skugga um að hver klukkustund dagsins sé tekin inn í áætlun þína.
- Byrjaðu að fylla út á hverjum klukkutíma með verkefnum sem þú þarft að ljúka. Þú getur byrjað á mikilvægustu verkefnunum og farið niður í þau mikilvægustu. Að auki, ef þú telur þig vera morgunmanneskju, reyndu þá að taka fyrri hluta dagsins fyrir erfiðari verkefni. En ef þú veist að þú hefur annan vind eftir hádegismat geturðu lagt til hliðar mikilvæg verkefni fyrir þennan tíma dags. Reyndu að hanna áætlun þína að þörfum þínum og vinnubrögðum. Þetta mun gera þér kleift að ná árangri og gera áætlun þína skilvirkari.
- Þú getur búið til sniðmát fyrir áætlun þína á töflu eða dagatali þannig að þú getur uppfært það á hverjum degi í samræmi við verkefni þín fyrir tiltekinn dag.
2 Taktu tíu mínútna hlé á klukkutíma fresti. Það getur verið erfitt að einbeita sér að verkefni eða hópi verkefna í meira en tvær klukkustundir. Vertu viss um að skipuleggja tíu mínútna hlé á klukkutíma fresti, svo að þér finnist þú ekki vera stressaður eða of þungur af vinnu. Í þessu smáhléi geturðu farið út af vinnustaðnum þínum og gengið um skrifstofuna eða spjallað við vinnufélaga í eldhúsinu á skrifstofunni. Þú getur gert þér kaffibolla eða farið í stuttan göngutúr í ferska loftinu. Reyndu að halda þig við 10 mínútur til að fylgjast með áætlun þinni.
- Þú getur líka tekið 10 langar, hægar, djúpar andadrættir á klukkutíma fresti til að hressa upp á hugann og taka stutt hlé. Þetta getur hjálpað þér að fá nýtt sjónarhorn á verkefnið sem þú ert að gera eða er að fara að klára og tryggir að þú gleymir ekki sjálfum þér þrátt fyrir annasaman dag.
3 Reyndu að klára verkefnið rétt í fyrsta skipti. Í stað þess að flýta þér og reyna að komast í gegnum öll verkefnin eins fljótt og auðið er, gefðu þér þann tíma sem þú þarft til að gera hvert verkefni rétt í fyrsta skipti. Að flýta fyrir póstinum getur dregið tölvupóstskipti þín út, sérstaklega ef þú ert að senda óskiljanleg eða óskýr skilaboð til viðskiptavinarins. Hægðu á og taktu nægan tíma til að semja skýrt tölvupóst eða lesa vandlega athugasemdir þínar. Að gera þetta rétt í fyrsta skipti mun spara þér mikinn sóun tíma til lengri tíma litið.
4 Biddu vin eða vinnufélaga til að athuga framvindu þína af og til svo þú haldir þér á réttri leið. Stundum þurfum við stuðning annarra til að einbeita okkur að verkefninu. Láttu náinn vin, foreldri, vinnufélaga, bróður eða systur athuga þig á nokkurra klukkustunda fresti til að ganga úr skugga um að þú sért á áætlun.
- Félagi þinn getur fært þér kaffibolla eða hvatt þig með fallegum orðum svo þú getir fengið smá truflun, hlegið eða brosað og farið aftur í dagleg verkefni. Þó að þú gætir verið upptekinn, munu nokkrar mínútur með vini hvetja þig og hjálpa þér að stjórna tíma þínum á áhrifaríkari hátt.

Aðferð 3 af 3: Útrýmdu truflunum

1 Þú þarft ekki stöðugt að athuga póstinn þinn. Þetta getur búið til upphaf-stopp-byrj-mynstur í vinnudeginum og leitt til sóunar á tíma. Reyndu ekki að opna póstinn þinn á daginn, sérstaklega ef þú þarft að einbeita þér að öðru verkefni. Settu til hliðar þrjá tíma til að athuga póstinn þinn í áætlun þinni: snemma morguns, rétt eftir hádegismat og undir lok dags. Þetta kemur í veg fyrir að trufla þig frá stöðugum tölvupóststreymi allan daginn og tryggir þér sérstakan tíma til að vinna með tölvupósta.
- Sömu meginreglur er hægt að beita á önnur samskipti, svo sem talhólf, textaskilaboð og símtöl. Reyndu ekki að hanga í símanum allan tímann, nema auðvitað að þú sért að búast við mikilvægum textaskilaboðum eða símtali. Þetta mun hjálpa til við að takmarka hlé á vinnuflæði og hjálpa þér að halda áætlun.
2 Þagga símann þinn og slökkva á internetinu. Ef mögulegt er skaltu velja að minnsta kosti klukkutíma á vinnudeginum þegar þú getur slökkt á símanum og slökkt á nettengingunni. Þetta gerir þér kleift að einbeita þér að vinnu sem krefst fullkominnar einbeitingar og skorts á truflunum eins og símanum eða internetinu.
- Að útrýma þessum þáttum, sem geta auðveldlega truflað þig, mun vera sérstaklega gagnlegt þegar þú ert að vinna að skólaverkefni eða stórri skýrslu. Taktu símann úr sambandi svo þú hafir enga ástæðu til að athuga hann á fimm mínútna fresti eða láta flakka þig við að horfa á fréttir á samfélagsmiðlum.
3 Varaðu aðra við að trufla þig ekki. Reyndu ekki að hvetja aðra til að trufla þig og ekki trufla aðra sjálfur. Láttu þá bara vita að þú ert að vinna. Þú getur lokað hurðinni eða sett upp upptekið skilti.Þú getur líka sent tölvupóst á skrifstofuna til að minna þig á að ákveðinn tími á skrifstofunni er rólegur vinnutími.
4 Reyndu ekki að víkja frá venjum þínum. Þegar þú hefur sett saman vinnulista eða tímaáætlun og varið þig frá truflunum, notaðu viljastyrk þinn og einbeitingu til að halda þér við venjuna. Flestir skilja muninn á tíma sem er vel varið og tímasóun, svo ekki reyna að falla í þá gryfju að sóa tíma. Byggðu á áætlun þinni og í lok dags geturðu notið tilfinningu um árangur og tíma vel varið.