Efni.

• Skref
• Ráð

Tilgangur fréttabréfa er að upplýsa hóp fólks um tiltekið mál eins og atburði, stefnu eða úrræði og hvetja þá til þess. Hér að neðan eru leiðbeiningar um hvernig á að skrifa áhrifarík og auðlesin fréttabréf.

Skref

Hluti 1 af 4: Ritun fréttabréfsefnis

1. 

   Sláðu inn orðið „TILKYNNING“ efst á síðunni. Strax utan textans er fréttabréfið. Skrifaðu orðið „TILKYNNING“ um það bil 4 cm efst á síðunni, feitletrað, miðju eða vinstri. Þú getur líka valið stærri leturstærð fyrir þetta orð.
   • Tvöfalt bil á milli lína í titlinum.

2. 

   
   
   Skipa viðeigandi. Fréttabréf eru formleg viðskiptasamskipti og því ættir þú að taka á þeim á viðeigandi hátt. Skrifaðu fullt nafn og titil þess sem þú munt tilkynna til.
   • Ef þú ert að senda bréf til allra starfsmanna gætirðu skrifað: „Móttakandi: Allir starfsmenn“.

3. 

   Bættu viðtakendum við í CC röðinni. „CC“ línan vísar til þeirra sem fá tilkynninguna í formi „Kæri Co“. Þetta er ekki markmið fréttabréfsins. Þetta er sá sem þarfnast upplýsinga um stefnuna eða málið sem þú ert að takast á við í bréfinu.

4. 

   
   
   Skrifaðu nafnið þitt í línuna „Sendandi“. Efni bréfsins ætti að innihalda nafn rithöfundarins og sendanda bréfsins. Fullt nafn þitt og titill er á þessari línu.

5. 

   Bæta við dagsetningum. Skrifaðu dagsetninguna í heild sinni, þar á meðal dag, mánuð og ár. Til dæmis, skrifaðu: “DATE: 5. janúar 2015” eða “DATE: 01.05. 2015. “

6. 

   
   
   Veldu ákveðna málsgrein fyrir efni þitt. Efnislínan ætti að segja lesandanum um hvað fréttabréfið snýst. Vertu nákvæmur og hnitmiðaður.
   • Til dæmis, í stað þess að skrifa viðfangsefnið sem: „Blek“, skrifaðu nánar eins og: „Bleknotkunarvandamál á skrifstofu“.

7. 

   Stilltu titilsnið eftir því. Titillinn ætti að vera efst á síðunni, vinstri stilltur. Töfluðu orðin „Móttakandi:“, „SENDI:“, „DAGsetning:“ og „UM STARF:“.
   • Dæmi um titil myndi líta svona út:
     Viðtakandi: Nafn og titill viðtakanda
     SENDANDI: Nafn þitt og titill
     DAGSETNING: Dagsetning, mánuður, ár þegar tilkynningin var skrifuð
     UM: (eða í tengslum við :) Vandamálið sem nefnt er í fréttabréfinu (varpa ljósi á einhvern hátt).
   • Þegar þú skrifar titla, vertu viss um að tvöfalda línurnar og stilla textann.
   • Þú getur bætt við línu fyrir neðan hausinn sem liggur yfir breidd síðunnar til að aðgreina fyrirsögn og meginfrétt fréttabréfsins.
   auglýsing

2. hluti af 4: Ritun á efni fréttabréfs

1. 

   Hugleiddu hver viðtakandinn er. Fyrir alla til að lesa og svara fréttabréfinu er mikilvægt að samræma orðalag, lengd og hátíðleika skilaboðanna við hver mun lesa það. Til að þetta gangi vel þarftu að hafa góða hugmynd um hver fær skilaboðin.
   • Hugsaðu um óskir lesenda og áhyggjur.
   • Reyndu að sjá fyrir þær spurningar sem lesandinn þinn gæti spurt. Hugsaðu um eitthvað af innihaldi fréttabréfsins, eins og dæmi, sönnunargögn eða aðrar upplýsingar til að sannfæra þau.
   • Athugaðu hvort lesendur þínir samþykki að þú getir talað um óviðeigandi upplýsingar eða tilfinningar.

2. 

   Slepptu helgisiðakveðjunum. Fréttabréfið byrjaði ekki með kveðju eins og „Kæri herra Edwards“. Í staðinn skaltu fara beint inn í málið sem fjallað verður um í skilaboðunum frá upphafi.

3. 

   Nefndu vandamálið í 1. mgr. Skrifaðu niður hvers vegna þú vilt að lesandinn grípi til aðgerða. Þetta er svolítið eins og inngangur að ritgerðinni, þ.e. að kynna vandamálið og ástæðuna fyrir vandamálinu.Þú getur einnig hugsað um innganginn sem yfirlit yfir allan fréttabréfið.
   • Venjulega tekur kynningin upp um eina málsgrein.

4. 

   Til dæmis gætirðu skrifað: „1. júlí 2015 mun XYZ Company innleiða nýja stefnu varðandi sjúkratryggingar. Starfsmennirnir fá sjúkratryggingu og fá greidd lágmarkslaun sem eru 6 milljónir á mánuði “.

5. 

   Veita upplýsingar um mál sem eru til umræðu. Lesandinn gæti þurft nokkrar almennar upplýsingar um málið sem þú ert að takast á við. Gefðu nokkrar upplýsingar, en þær eru stuttar og segðu bara hvað þarf.
   • Ef við á, haltu áfram tilkynningunni með því að tilgreina ástæðuna fyrir því að stefnan var framkvæmd. Til dæmis gætirðu skrifað: „Sveitarstjórn hefur kosið að krefjast þess að allir starfsmenn svæðisins fái lágmarkslaun upp á 6 milljónir VND á mánuði“.

6. 

   Styððu rökin í umræðunni. Taktu saman aðgerðirnar sem á að framkvæma. Sönnun og rök varðandi lausnina sem þú leggur til. Byrjaðu á mikilvægustu upplýsingum og farðu síðan yfir tilteknar eða stuðnings staðreyndir. Sýndu lesendum þínum að það sé gagnlegt að gera það sem þú leggur til eða að það sé skaðlegt að taka það ekki.
   • Ekki hika við að bæta við grafík, listum eða töflum, sérstaklega við lengri skilaboð. Vertu bara viss um að þessar upplýsingar séu virkilega viðeigandi og sannfærandi.
   • Fyrir lengri skilaboð skaltu íhuga að skrifa styttri fyrirsögn til að gera hvern hluta skýran. Til dæmis, í stað þess að skrifa „Stefna“, skrifaðu „Ný árstíðabundin starfsmannastefna“. Vertu nákvæmur og hnitmiðaður í hverri fyrirsögn þannig að lesandinn sjái greinilega grunnatriði fréttabréfsins.

7. 

   Leggðu til ráðstafanir sem lesandinn þarf að grípa til. Fréttabréf er ákall til aðgerða vegna tiltekins máls, hvort sem um er að ræða nýja vörutilkynningu frá fyrirtækinu, nýja stefnu um kostnaðarskýrslur eða kynningu á því hvernig fyrirtækið vinnur að því. viðfangsefni. Mundu aðgerðina sem lesandinn þarf að framkvæma í lokin eða setningunni.
   • Til dæmis gætirðu skrifað: „Allir starfsmenn verða að nota nýja bókhaldskerfið frá og með 1. júní 2015“.
   • Þú getur bætt við nokkrum gögnum til að styðja tillögur þínar.

8. 

   Ljúktu bréfinu með jákvæðri og hvetjandi samantekt. Síðasta málsgrein fréttabréfsins ætti að endurtaka næstu skref til að leysa málið. Þetta felur í sér áminningu um samstöðu skipulagsheildar.
   • Þú getur skrifað: "Ég væri fús til að ræða þetta við þig seinna og mun halda áfram að ræða ákvarðanir þínar."
   • Þú getur lokað með því að segja: „Við erum spennt fyrir þessum flokki stækkun. Við teljum að það muni hjálpa fyrirtækinu að vaxa og fyrirtækið muni starfa sjálfbærari “.
   • Þessi málsgrein er venjulega um það bil 1-2 setningar.
   auglýsing

Hluti 3 af 4: Heill fréttabréf

1. 

   Sniðið fréttabréf rétt. Notaðu venjulegt snið til að gera skilaboð auðlesin. Notaðu fontinn Times New Roman eða Arial í stærð 12. Vinstri, hægri og neðri spássíur eru 2,5 cm.
   • Réttu málsgreinar. Skipta málsgreinum, tvöfalt bil og spássíur eða ekki.

2. 

   Yfirferð fréttabréfs. Farðu yfir og breyttu skilaboðunum til að gera þau skýr, hnitmiðuð, sannfærandi og laus við innsláttarvillur. Athugaðu hvort samræmi sé í orðalagi. Tegundir fræðilegra orða eða fagorða.
   • Athugaðu hvort stafsetning, málfræði og innihaldsvillur séu fyrir hendi. Fylgstu sérstaklega með nöfnum, dagsetningum eða tölum.
   • Athugaðu hvort skilaboðin séu of löng og klipptu út óþarfa efni.

3. 

   Undirskriftir. Í fréttabréfinu var ekki undirskriftarlína. Þú ættir hins vegar að nota hausinn og við hliðina á nafni þínu. Það sannar að þú hefur staðfest fréttabréfið.

4. 

   Notaðu bréfpappír. Þú getur búið til sérstakt bréfpappír sérstaklega fyrir fréttabréf eða notað venjulegt bréfpappír fyrir fyrirtæki.
   • Ef þú ert að leggja drög að rafrænum skjölum (til dæmis með tölvupósti) þarftu að búa til sérstakt bréfpappír í Word sem inniheldur lógó fyrirtækisins þíns og grunnupplýsingar um tengiliði. Notaðu þann titil sem sniðmát fyrir fréttabréf sem þú sendir.

5. 

   Veldu hvernig á að senda póstinn þinn. Ákveðið besta leiðin til að senda fréttabréf. Þú getur prentað það út og dreift því til allra. Þú getur líka sent með tölvupósti.
   • Ef þú sendir skilaboðin með tölvupósti geturðu forsniðið HTML fyrir tölvupóstinn. Ef ekki, geturðu vistað skilaboðin sem PDF og hengt þau við sem tölvupóst.
   auglýsing

Hluti 4 af 4: Notkun fréttabréfssniðmátsins

1. 

   Finndu tiltæk bréfasniðmát. Hugleiddu hvort þú viljir nota sýnishornstafi í stað þess að skrifa í fyrsta lagi. Ef svo er, er fyrsta skrefið að finna góð póstmát á netinu. Microsoft Word hefur einnig bréfasniðmát. Sniðmátin nota oft sama grunnform en mismunandi leturgerðir, leturstærðir og útlit.
   • Sæktu rétt sniðmát fyrir þarfir þínar.
   • Vertu viss um að lesa notkunarskilmálana áður en þú notar hvaða sniðmát sem er á netinu.

2. 

   Opnaðu skilaboðasniðmátið sem hefur verið hlaðið niður á tölvuna þína. Eftir að ýtt hefur verið á niðurhalslykilinn hleðst bréfasniðmátið sjálfkrafa niður í tölvuna þína, eða hægt er að taka nokkur skref áður en niðurhal hefst. Bréfasniðmátinu er hlaðið niður sem zip-skrá, þú þarft að pakka niður og opna í Microsoft Word.
   • Mælt er með því að nota nýjustu útgáfuna af Microsoft Word til að tryggja að þú lendir ekki í ófyrirséðum hugbúnaðarvandræðum og að skeytasniðmátið virki ekki eins og hannað er. Ef þú ert með eldri útgáfu af Microsoft Word skaltu uppfæra hugbúnaðinn áður en þú hleður niður bréfasniðmátunum.

3. 

   Búðu til haus (haus). Mundu að meginmál sýnishornsins er háð breytingum. Þú getur sérsniðið hluta af sýnishorninu eins og þú vilt. Til dæmis er hægt að bæta við lógóum og höfundarréttartáknum í haus bréfasniðmátanna. Smelltu á hausinn og sláðu inn fyrirtækjaupplýsingar þínar.

4. 

   Fylltu út hlutana í haus bréfsformsins. Vertu viss um að slá inn „TIL“ og „FRÁ“, auk „CC“ og „SUBJECT“ reitirnir. gera oft mistök á meðan þú skrifar.

5. 

   Sláðu inn texta skilaboðanna. Skrifaðu inngang, ástæðu, umræður og samantekt í meginmál fréttabréfsins. Ef þú vilt geturðu notað byssukúlur eða búið til lista til að skipuleggja upplýsingar þínar.
   • Haltu sniði bréfasniðmátsins. Þetta tryggir að málsgreinar eru samstilltar, með réttum spássíum og leturstærð.
   • Ef þörf krefur geturðu jafnvel sérsniðið fréttabréfið til að nota töfluna. Stundum er það góð hugmynd, sérstaklega ef notkun punktalista eða svipaðra lista gerir skilaboð ruglingsleg eða erfitt að lesa.
   • Gakktu úr skugga um að eyða öllum texta úr sniðmátinu. Á sama tíma, athugaðu póstinn þinn vandlega áður en þú sendir hann.

6. 

   Mundu að athuga fótinn. Fóturinn er auða svæðið neðst á síðunni til að fá frekari upplýsingar. Þú getur bætt fyrirtækja- eða persónulegum tengiliðaupplýsingum við þessa síðu. Að taka sér tíma til að athuga nákvæmni upplýsinganna er mjög mikilvægt. Það síðasta sem þú vilt ekki að gerist er þegar skilaboðin eru fullkomlega skrifuð en hafa rangar upplýsingar um tengilið eða upplýsingar sem vantar.

7. 

   Stilltu útlit skilaboðanna. Eitt það athyglisverðasta við sýnishorn af skilaboðum er að þú getur breytt litnum á textanum. Þetta hjálpar þér að sýna einhvern persónuleika og gerir textann meira áberandi. Þú getur líka valið réttan lit fyrir þær aðstæður sem eru í gangi til að tryggja að fréttabréfið þitt sé framúrskarandi, ekki bara faglegt.

8. 

   Vistaðu fréttabréf sem stöðugan texta. Vertu viss um að vista afrit. Þú munt hafa öryggisafrit af skjölum til að auðvelda upplýsingaskipti.

9. 

   Vistaðu sniðmátið til síðari nota. Alltaf þegar þú þarft að nota sýnishorn af skilaboðum með breyttu viðfangsefni þarftu bara að aðlaga hlutina til að passa við tiltekið efni skilaboðanna. Þetta mun spara tíma, hjálpa þér að búa til sameinað, faglegt fréttabréf sem vekur athygli allra, svo það verður lesið strax. auglýsing

Ráð

• Ekki gefa of margar ástæður. Það er mikilvægt að útskýra hvers vegna þú vilt að eitthvað sé gert en ekki skrifa of mikið.
• Fréttabréfið ætti að vera stutt.